Control Costs

4.4 Control Costs

Biaya Pengendalian adalah proses pemantauan status proyek untuk memperbarui biaya proyek dan mengelola perubahan pada dasar biaya. Manfaat utama dari proses ini adalah bahwa ia menyediakan sarana untuk mengenali varians dari rencana untuk mengambil tindakan korektif dan meminimalkan risiko.

1.1.32 Inputs

1.1.32.1 Project management plan Rencana manajemen proyek berisi informasi berikut yang digunakan untuk mengendalikan biaya:

 Biaya awal. Biaya awal dibandingkan dengan hasil aktual untuk menentukan apakah perubahan, tindakan korektif, atau tindakan preventif

yang diperlukan.  Rencana pengelolaan Biaya. Rencana manajemen biaya menjelaskan bagaimana biaya proyek akan dikelola dan dikendalikanProject funding

requirements

1.1.32.2 Project Funding Requirements Kebutuhan dana proyek mencakup pengeluaran diproyeksikan ditambah kewajiban diantisipasi.

1.1.32.3 Work performance data Data kinerja mencakup informasi tentang kemajuan proyek, seperti yang kegiatan sudah mulai, kemajuan mereka, dan yang kiriman telah selesai. Informasi juga mencakup biaya-biaya yang telah ditempatkan dan dikeluarkan.

1.1.32.4 Organizational process assets Aset proses organisasi yang dapat mempengaruhi proses Biaya Control meliputi:

 Ada kebijakan biaya formal dan informal terkait kontrol, prosedur, dan pedoman;  Alat pengendalian biaya; dan

 Metode Pemantauan dan pelaporan yang akan digunakan.

1.1.33 Tools & Techniques

1.1.33.1 Earned value management Manajemen nilai yang diperoleh (EVM) adalah metodologi yang menggabungkan ruang lingkup, jadwal, dan pengukuran sumber daya untuk menilai kinerja proyek dan kemajuan. Ini adalah metode yang umum digunakan pengukuran kinerja untuk proyek-proyek. Ini mengintegrasikan dasar lingkup dengan baseline biaya, bersama dengan dasar jadwal, sebagai acuan kinerja, yang membantu tim manajemen proyek menilai dan mengukur kinerja proyek dan kemajuan. Ini adalah teknik manajemen proyek yang memerlukan pembentukan dasar terpadu terhadap yang kinerja dapat diukur untuk durasi proyek. Prinsip- prinsip EVM dapat diterapkan untuk semua proyek dalam industri apapun. EVM mengembangkan dan memantau tiga dimensi kunci untuk setiap paket pekerjaan dan rekening kontrol:

 Nilai yang direncanakan. Nilai yang direncanakan (PV) adalah anggaran resmi ditugaskan untuk pekerjaan dijadwalkan. Hal ini anggaran resmi

direncanakan untuk pekerjaan yang akan dilakukan untuk suatu kegiatan atau pekerjaan struktur rincian komponen, tidak termasuk cadangan manajemen. Anggaran ini dialokasikan oleh fase selama umur proyek, tetapi pada saat tertentu, nilai yang direncanakan mendefinisikan pekerjaan fisik yang seharusnya dicapai. Total PV kadang-kadang disebut sebagai dasar pengukuran kinerja (PMB). Nilai total yang direncanakan untuk pekerjaan yang akan dilakukan untuk suatu kegiatan atau pekerjaan struktur rincian komponen, tidak termasuk cadangan manajemen. Anggaran ini dialokasikan oleh fase selama umur proyek, tetapi pada saat tertentu, nilai yang direncanakan mendefinisikan pekerjaan fisik yang seharusnya dicapai. Total PV kadang-kadang disebut sebagai dasar pengukuran kinerja (PMB). Nilai total yang

 Memperoleh nilai. Nilai yang diterima (EV) adalah ukuran kerja yang dilakukan dinyatakan dalam anggaran resmi untuk pekerjaan itu. Ini

adalah anggaran yang terkait dengan pekerjaan resmi yang telah selesai. EV yang diukur harus terkait dengan PMB, dan EV diukur tidak dapat lebih besar dari anggaran PV resmi untuk komponen. EV ini sering digunakan untuk menghitung persen lengkap proyek. Kriteria pengukuran Kemajuan harus ditetapkan untuk setiap komponen WBS untuk mengukur pekerjaan yang sedang berjalan. Manajer proyek memonitor EV, baik secara bertahap untuk menentukan status saat ini dan secara kumulatif untuk menentukan tren kinerja jangka panjang.

 Biaya sebenarnya. Biaya aktual (AC) adalah biaya yang dikeluarkan untuk menyadari pekerjaan yang dilakukan pada kegiatan selama periode

waktu tertentu. Ini adalah total biaya yang dikeluarkan dalam menyelesaikan pekerjaan yang EV diukur. AC perlu sesuai dalam definisi dengan apa yang dianggarkan dalam PV dan diukur dalam EV (misalnya, jam langsung saja, biaya langsung saja, atau semua biaya termasuk biaya tidak langsung). AC tidak akan memiliki batas atas; apa pun yang dihabiskan untuk mencapai EV akan diukur.

1.1.33.2 Forecasting Sebagai proyek berlangsung, tim proyek dapat mengembangkan perkiraan untuk estimasi pada penyelesaian (EAC) yang mungkin berbeda dari anggaran pada penyelesaian (BAC) berdasarkan kinerja proyek. Jika itu menjadi jelas bahwa BAC tidak lagi layak, manajer proyek harus mempertimbangkan diperkirakan EAC. Peramalan EAC melibatkan membuat proyeksi kondisi dan kejadian di masa depan proyek berdasarkan informasi kinerja saat ini dan pengetahuan lain yang tersedia pada saat ramalan. Prakiraan dihasilkan, diperbarui, dan diterbitkan kembali berdasarkan pekerjaan data kinerja yang disediakan sebagai proyek dijalankan. Informasi kinerja meliputi kinerja masa lalu proyek dan informasi yang dapat mempengaruhi proyek di masa depan.

EACS biasanya didasarkan pada biaya aktual yang dikeluarkan untuk pekerjaan yang telah diselesaikan, ditambah perkiraan untuk menyelesaikan (ETC) pekerjaan yang tersisa. Ini adalah kewajiban bagi tim proyek untuk memprediksi apa yang mungkin mengalami untuk melakukan dll, berdasarkan pengalaman sampai saat ini. Metode EVM bekerja dengan baik dalam hubungannya dengan perkiraan panduan biaya EAC yang diperlukan. Yang paling umum pendekatan peramalan EAC adalah manual, bottom-up penjumlahan oleh manajer proyek dan tim proyek.

Metode EAC bottom-up Manajer proyek dibangun berdasarkan biaya aktual dan pengalaman yang dikeluarkan untuk pekerjaan yang telah diselesaikan, dan membutuhkan perkiraan baru untuk menyelesaikan pekerjaan proyek yang tersisa. Persamaan: EAC = AC + bottom-up ETC.

1.1.33.3 To-complete performance index (TCPI) Indeks untuk-lengkap kinerja (TCPI) adalah ukuran kinerja biaya yang diperlukan untuk dicapai dengan sumber daya yang tersisa untuk memenuhi tujuan manajemen yang ditetapkan, dinyatakan sebagai rasio biaya untuk menyelesaikan pekerjaan yang tertunda untuk sisa anggaran. TCPI adalah indeks kinerja biaya dihitung yang dicapai pada sisa pekerjaan untuk memenuhi tujuan manajemen tertentu, seperti BAC atau EAC. Jika itu menjadi jelas bahwa BAC tidak lagi layak, manajer proyek harus mempertimbangkan diperkirakan EAC. Setelah disetujui, EAC dapat menggantikan BAC dalam perhitungan TCPI. Persamaan untuk TCPI berdasarkan BAC: (BAC - EV) / (BAC - AC).

The TCPI secara konseptual ditampilkan pada Gambar 7-13. Persamaan untuk TCPI ditampilkan di bagian kiri bawah sebagai sisa pekerjaan (didefinisikan sebagai BAC dikurangi EV) dibagi dengan sisa dana (yang dapat berupa BAC minus AC, atau EAC minus AC).

Jika kumulatif CPI turun di bawah baseline (seperti yang ditunjukkan pada Gambar 7-13), semua pekerjaan masa depan proyek perlu dilakukan segera di kisaran TCPI (BAC) (sebagaimana tercermin dalam bagian atas Gambar 7- 13) untuk tetap dalam BAC berwenang. Apakah tingkat kinerja dapat dicapai adalah panggilan penghakiman didasarkan pada sejumlah pertimbangan, termasuk risiko, Jika kumulatif CPI turun di bawah baseline (seperti yang ditunjukkan pada Gambar 7-13), semua pekerjaan masa depan proyek perlu dilakukan segera di kisaran TCPI (BAC) (sebagaimana tercermin dalam bagian atas Gambar 7- 13) untuk tetap dalam BAC berwenang. Apakah tingkat kinerja dapat dicapai adalah panggilan penghakiman didasarkan pada sejumlah pertimbangan, termasuk risiko,

1.1.33.4 Performance reviews Ulasan kinerja membandingkan kinerja biaya dari waktu ke waktu, jadwal kegiatan atau paket pekerjaan overrunning dan underrunning anggaran, dan estimasi dana yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan yang sedang berjalan. Jika EVM sedang digunakan, informasi berikut ditentukan:

 Analisis varians. Analisis varians, seperti yang digunakan dalam EVM, adalah penjelasan (penyebab, dampak, dan tindakan korektif) untuk biaya (CV = EV - AC), jadwal (SV = EV - PV), dan varians pada penyelesaian

(VAC = BAC - EAC) varians. Biaya dan jadwal varians adalah pengukuran yang paling sering dianalisis. Untuk proyek tidak menggunakan tata nilai yang diperoleh, varian serupa analisis dapat dilakukan dengan membandingkan biaya kegiatan yang direncanakan terhadap biaya aktivitas yang sebenarnya untuk mengidentifikasi varians antara dasar biaya dan kinerja proyek yang sebenarnya. Analisis lebih lanjut dapat dilakukan untuk menentukan penyebab dan tingkat varians relatif terhadap baseline jadwal dan tindakan korektif atau pencegahan yang diperlukan. Pengukuran kinerja biaya yang digunakan untuk menilai besarnya variasi biaya dasar asli. Sebuah aspek penting dari pengendalian biaya proyek meliputi penentuan penyebab dan tingkat varians relatif terhadap baseline biaya dan memutuskan apakah tindakan korektif atau preventif diperlukan. Kisaran persentase varians diterima akan cenderung menurun karena lebih banyak pekerjaan dilakukan.

 Analisis Trend. Analisis kecenderungan mengkaji kinerja proyek dari waktu ke waktu untuk menentukan apakah kinerja membaik atau

memburuk. Teknik analisis grafis yang berharga untuk memahami kinerja sampai saat ini dan untuk perbandingan dengan tujuan kinerja masa depan dalam bentuk BAC vs EAC dan tanggal penyelesaian.

 Memperoleh kinerja nilai. Kinerja nilai yang diperoleh membandingkan kinerja pengukuran dasar dengan jadwal aktual dan kinerja biaya. Jika

EVM tidak digunakan, maka analisis baseline biaya terhadap biaya EVM tidak digunakan, maka analisis baseline biaya terhadap biaya

1.1.33.5 Project management software Perangkat lunak manajemen proyek sering digunakan untuk memantau tiga dimensi EVM (PV, EV, dan AC), untuk menampilkan tren grafis, dan untuk meramalkan berbagai kemungkinan hasil tugas akhir.

1.1.33.6 Reserve analysis Selama pengendalian biaya, analisis cadangan digunakan untuk memantau status cadangan kontingensi dan manajemen proyek untuk menentukan apakah cadangan tersebut masih dibutuhkan atau jika cadangan tambahan perlu diminta. Sebagai bekerja pada proyek berlangsung, cadangan tersebut dapat digunakan seperti yang direncanakan untuk menutupi biaya acara mitigasi risiko atau kontinjensi lainnya. Atau, jika kejadian risiko kemungkinan tidak terjadi, cadangan kontingensi yang tidak terpakai dapat dihapus dari anggaran proyek untuk membebaskan sumber daya untuk proyek-proyek atau operasi lainnya. Analisis risiko tambahan selama proyek dapat mengungkapkan kebutuhan untuk meminta tambahan cadangan ditambahkan ke anggaran proyek.

1.1.34 Outputs

1.1.34.1 Work performance information Yang dihitung CV, SV, CPI, nilai SPI, TCPI, dan VAC untuk komponen WBS, khususnya paket pekerjaan dan rekening kontrol, didokumentasikan dan dikomunikasikan kepada pemangku kepentingan.

1.1.34.2 Cost forecasts Entah nilai EAC dihitung atau nilai EAC bottom-up didokumentasikan dan dikomunikasikan kepada pemangku kepentingan.

1.1.34.3 Change requests Analisis kinerja proyek dapat mengakibatkan permintaan perubahan ke dasar biaya atau komponen lain dari rencana manajemen proyek. Perubahan permintaan tersebut dapat mencakup tindakan preventif atau korektif, dan diproses untuk diperiksa dan disposisi melalui Lakukan proses Integrated Change Control.

1.1.34.4 Project management plan updates

Elemen dari rencana manajemen proyek meliputi:  Biaya awal. Perubahan baseline biaya digabungkan dalam menanggapi

perubahan yang disetujui dalam lingkup, sumber daya kegiatan, atau perkiraan biaya. Dalam beberapa kasus, varians biaya bisa begitu parah sehingga biaya awal direvisi diperlukan untuk memberikan dasar yang realistis untuk pengukuran kinerja.

 Rencana pengelolaan Biaya. Perubahan terhadap program manajemen biaya, seperti perubahan untuk mengontrol ambang batas atau tingkat

tertentu akurasi yang diperlukan dalam pengelolaan biaya proyek, dimasukkan dalam menanggapi umpan balik dari pemangku kepentingan yang relevan.

1.1.34.5 Project documents updates Project documents meliputi:  Cost estimates  Basis of estimates

1.1.34.6 Organizational process assets updates Organizational process assets meliputi:

 Penyebab varians,  Tindakan korektif yang dipilih dan alasan,  Database Keuangan,  Jenis lain dari pelajaran yang dipetik dari pengendalian biaya proyek