Control Communications

7.3 Control Communications

Kontrol Komunikasi adalah proses pengawasan dan pengendalian komunikasi sepanjang seluruh yang Proyek siklus hidup untuk memastikan kebutuhan informasi dari para stakeholder proyek terpenuhi. Manfaat utama dari proses ini adalah bahwa hal itu menjamin aliran informasi yang optimal antara semua peserta komunikasi, pada setiap saat dalam waktu.

7.3.1 Inputs

7.3.1.1 Project Management Plan Rencana manajemen proyek menggambarkan bagaimana proyek akan

dijalankan, dipantau, dikendalikan, dan ditutup.

7.3.1.2 Project Communications Proses Kontrol Komunikasi melibatkan kegiatan yang diperlukan untuk

informasi dan komunikasi yang akan dimonitor, ditindaklanjuti, dan dirilis ke stakeholders. Proyek komunikasi berasal dari berbagai sumber dan dapat bervariasi secara signifikan dalam format mereka, tingkat detail, tingkat formalitas dan kerahasiaan.

7.3.1.3 Issue Log Log masalah digunakan untuk mendokumentasikan dan memantau

penyelesaian masalah. Mungkin digunakan untuk memfasilitasi komunikasi dan memastikan pemahaman umum dari masalah. Sebuah dokumen log yang ditulis dan membantu untuk memantau siapa yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan masalah-masalah tertentu dengan target waktu. Resolusi masalah alamat hambatan yang dapat memblokir tim dari mencapai tujuannya. Informasi ini penting untuk Komunikasi Kontrol Proses karena menyediakan baik repositori untuk apa yang telah terjadi dalam proyek dan platform untuk selanjutnya komunikasi yang akan disampaikan.

7.3.1.4 Work Performance Data Data kinerja mengatur dan merangkum informasi yang dikumpulkan, dan

menyajikan hasil analisis komparatif terhadap dasar pengukuran kinerja.

7.3.1.5 Organizational Process Assets

7.3.2 Tools & Techniques

7.3.2.1 Information Management Systems Sebuah sistem informasi manajemen menyediakan satu set alat standar

untuk manajer proyek untuk menangkap, menyimpan, dan mendistribusikan informasi kepada stakeholder tentang biaya proyek, kemajuan jadwal, dan kinerja. Beberapa paket perangkat lunak memungkinkan manajer proyek untuk mengkonsolidasikan laporan dari beberapa sistem dan memfasilitasi laporan distribusi kepada para pemangku kepentingan proyek. Contoh format distribusi mungkin termasuk pelaporan meja, spreadsheet analisis, dan presentasi. Kemampuan grafis dapat digunakan untuk membuat representasi visual kinerja proyek Informasi.

7.3.2.2 Expert Judgment Penilaian ahli sering diandalkan oleh tim proyek untuk menilai dampak

dari komunikasi proyek, perlu tindakan atau intervensi, tindakan yang harus diambil, tanggung jawab mengambil tindakan seperti itu, dan rentang waktu untuk mengambil tindakan.

7.3.2.3 Meetings Proses Kontrol Komunikasi membutuhkan diskusi dan dialog dengan tim

proyek untuk menentukan cara yang paling tepat untuk memperbarui dan berkomunikasi kinerja proyek, dan untuk menanggapi permintaan dari stakeholder untuk informasi. Ini diskusi dan dialog biasanya difasilitasi melalui pertemuan, yang dapat dilakukan tatap muka atau online dan di lokasi yang berbeda, seperti lokasi proyek atau situs klien. Pertemuan proyek juga mencakup diskusi dan dialog dengan pemasok, vendor, dan proyek lainnya pemangku kepentingan.

7.3.3 Outputs

7.3.3.1 Work Performance Information Informasi kinerja mengatur dan merangkum data kinerja dikumpulkan.

Data kinerja ini biasanya memberikan status dan kemajuan informasi tentang proyek di tingkat detail yang diperlukan oleh berbagai pemangku kepentingan. Informasi ini kemudian dikomunikasikan kepada pemangku kepentingan sesuai.

7.3.3.2 Change Requests Proses Kontrol Komunikasi sering mengakibatkan perlunya penyesuaian,

tindakan, dan intervensi. Akibatnya, permintaan perubahan akan dihasilkan sebagai output.

7.3.3.3 Project Management Plan Updates Proses pengendalian Komunikasi dapat memicu update rencana

pengelolaan komunikasi serta komponen lain dari rencana manajemen proyek (misalnya pemangku kepentingan dan rencana pengelolaan sumber daya manusia).

7.3.3.4 Project Documents Updates Dokumen proyek dapat diperbarui sebagai hasil dari proses kontrol

Communications.

7.3.3.5 Organizational Process Assets Updates Aset proses organisasi yang dapat diperbarui termasuk, namun tidak

terbatas pada, format laporan dan pelajaran dokumentasi. Dokumentasi ini mungkin menjadi bagian dari database historis untuk kedua ini proyek dan organisasi melakukan dan mungkin termasuk penyebab masalah, alasan di balik tindakan korektif dipilih, dan jenis-jenis pelajaran selama proyek.