Mengelola komunikasi

7.2 Mengelola komunikasi

Mengelola Komunikasi adalah proses menciptakan, mengumpulkan, mendistribusikan, menyimpan, mengambil, dan akhir disposisi informasi proyek sesuai dengan rencana pengelolaan komunikasi. Manfaat utama dari proses ini adalah bahwa hal itu memungkinkan aliran yang efisien dan efektif komunikasi antara stakeholder proyek

1.1.53 Input

1.1.53.1 Rencana Pengelolaan komunikasi Rencana pengelolaan komunikasi menggambarkan bagaimana komunikasi proyek akan direncanakan, terstruktur, dipantau, dan dikendalikan.

1.1.53.2 Laporan Prestasi Kerja Laporan kinerja adalah kumpulan kinerja dan status proyek informasi yang dapat digunakan untuk memfasilitasi diskusi dan menciptakan komunikasi. Untuk mengoptimalkan proses ini, penting untuk dipahami bahwa laporan harus lengkap, akurat, dan tersedia pada waktu yang tepat.

1.1.53.3 Faktor Lingkungan Perusahaan

Faktor lingkungan perusahaan tertentu yang dapat mempengaruhi Proses Manajemenkomunikasi termasuk, namun tidak terbatas pada:

 budaya dan struktur organisasi,  standar dan peraturan pemerintah atau industri, dan  sistem informasi manajemen proyek.

1.1.53.4 Organisasi Proses Aset Aset proses organisasi yang dapat mempengaruhi Proses Mengelola Komunikasi meliputi, tetapi tidak terbatas pada:

 Kebijakan, prosedur, proses, dan pedoman mengenai pengelolaan komunikasi;  Template; dan

 Informasi historis dan pelajaran. 

1.1.54 Tools & Techniques

1.1.54.1 Teknologi komunikasi Pilihan teknologi komunikasi adalah suatu pertimbangan penting dalam mengelola proses komunikasi. Karena hal ini dapat bervariasi secara signifikan dari

sepanjang hidup proyek, fokusnya adalah untuk memastikan bahwa tepat sasaran untuk informasi yang sedang dikomunikasikan.

1.1.54.2 Model komunikasi Pilihan model komunikasi adalah suatu pertimbangan penting dalam proses ini. Sebagai komponen dalam komunikasi semua berkontribusi terhadap efektif dan efisien Proses komunikasi, fokusnya adalah untuk memastikan bahwa pilihan model komunikasi yang sesuai untuk proyek yang dilakukan dan bahwa setiap hambatan (noise) diidentifikasi dan dikelola.

1.1.54.3 Metode komunikasi

Pilihan metode komunikasi adalah suatu pertimbangan penting dalam hal ini. Seperti akan ada banyak potensi hambatan dan tantangan selama proses ini, fokusnya adalah untuk memastikan bahwa informasi yang telah dibuat dan didistribusikan telah diterima dan dipahami untuk memungkinkan respon dan umpan balik.

1.1.54.4 Sistem Informasi Manajemen Informasi proyek dikelola dan didistribusikan dengan menggunakan berbagai alat, termasuk:

 Hard-copy dokumen manajemen: surat, memo, laporan, dan siaran pers;  manajemen komunikasi elektronik: e-mail, fax, voice mail, telepon, video

dan web conferencing, website, dan penerbitan web; dan  alat manajemen proyek Elektronik: antarmuka web untuk penjadwalan dan manajemen proyek perangkat lunak, pertemuan dan virtual perangkat lunak

perkantoran dukungan, portal, dan alat-alat manajemen kerja kolaboratif. 

1.1.54.5 Pelaporan Kinerja Pelaporan kinerja adalah tindakan mengumpulkan dan mendistribusikan informasi kinerja, termasuk laporan status, kemajuan pengukuran, dan prakiraan. Pelaporan kinerja melibatkan pengumpulan periodik dan analisis dasar dibandingkan data aktual untuk memahami dan berkomunikasi kemajuan proyek dan kinerja serta meramalkan hasil proyek.

1.1.55 Outputs

1.1.55.1 Komunikasi Proyek Proses Manajemen Komunikasi melibatkan kegiatan yang diperlukan untuk informasi yang akan dibuat, didistribusikan, diterima, diakui, dan dipahami. Komunikasi proyek dapat termasuk tetapi tidak terbatas pada: laporan kinerja, Penyerahan status, kemajuan jadwal, dan biaya yang dikeluarkan

1.1.55.2 Rencana Manajemen Proyek Terbaru

Rencana manajemen proyek memberikan informasi tentang baseline proyek, manajemen komunikasi, dan manajemen pemangku kepentingan. Masing- masing daerah memerlukan update berdasarkan kinerja saat ini terhadap dasar pengukuran kinerja (PMB).

1.1.55.3 Dokumen Proyek Terbaru Dokumen proyek yang dapat diperbarui termasuk, namun tidak terbatas pada:

 log Issue,  jadwal proyek, dan  kebutuhan dana proyek.

1.1.55.4 Organisasi Proses Aset Terbaru Aset proses organisasi, yang dapat diperbarui termasuk, namun tidak terbatas pada:

 pemberitahuan pemangku kepentingan.  Laporan Proyek  presentasi Proyek  catatan proyek.