PROJECT PROCUREMENT MANAGEMENT

BAB 9 PROJECT PROCUREMENT MANAGEMENT

Manajemen Pengadaan Proyek mencakup proses-proses yang diperlukan untuk membeli atau memperoleh produk, jasa, atau hasil yang dibutuhkan dari luar tim proyek. Organisasi dapat berupa pembeli atau penjual produk, jasa, atau hasil proyek. Manajemen Pengadaan Proyek meliputi proses manajemen kontrak dan pengendalian perubahan yang diperlukan untuk mengembangkan dan mengelola kontrak atau pesanan pembelian yang dikeluarkan oleh anggota tim proyek yang berwenang

9.1 Rencana Pengelolaan Pengadaan

Rencana Pengelolaan Pengadaan adalah proses mendokumentasikan keputusan pengadaan proyek, menentukan Pendekatan, dan mengidentifikasi penjual yang potensial

1.1.65 Inputs

1.1.65.1 Rencana Manajemen Proyek Rencana manajemen proyek menggambarkan kebutuhan, justifikasi, persyaratan, dan batas saat ini untuk proyek tersebut. Ini termasuk, namun tidak terbatas pada, isi ruang lingkup dasar:

 pernyataan lingkup proyek.  WBS  WBS kamus.

1.1.65.2 Persyaratan dokumentasi Persyaratan dokumentasi mungkin termasuk:  Informasi penting tentang persyaratan proyek yang dianggap selama perencanaan untuk pengadaan, dan

 Persyaratan dengan implikasi kontrak dan hukum yang mungkin termasuk kesehatan, keselamatan, keamanan, kinerja, lingkungan, asuransi, hak

yang sama, yang sama,

1.1.65.3 Daftar resiko Daftar resiko menyediakan daftar risiko, bersama dengan hasil analisis risiko dan perencanaan respon resiko. Update ke daftar risiko disertakan dengan update dokumen proyek.

1.1.65.4 . Kegiatan kebutuhan sumber daya Kebutuhan sumber daya aktivitas berisi informasi tentang kebutuhan khusus seperti orang, peralatan, atau lokasi.

1.1.65.5 Jadwal Proyek Jadwal proyek berisi informasi tentang jadwal yang diperlukan atau mandat tanggal penyampaian.

1.1.65.6 Perkiraan biaya kegiatan Perkiraan biaya yang dikembangkan oleh aktivitas pengadaan digunakan untuk mengevaluasi kewajaran tawaran atau proposal yang diterima dari penjual potensial.

1.1.65.7 Daftar Stakeholder Stakeholder mendaftar memberikan rincian tentang peserta proyek dan mereka kepentingan dalam proyek.

1.1.65.8 Perusahaan Faktor Lingkungan

1.1.65.9 Perusahaan Faktor Lingkungan

1.1.66 Tools & Techniques

1.1.66.1 Analisis Buat-atau-Beli

Sebuah analisis make-or-buy adalah teknik manajemen umum digunakan untuk menentukan apakah pekerjaan tertentu dapat terbaik dicapai oleh tim proyek atau harus dibeli dari sumber luar.

1.1.66.2 Penghakiman Ahli Penilaian ahli sering digunakan untuk menilai masukan dan keluaran dari proses ini. Penghakiman pembelian ahli juga dapat digunakan untuk mengembangkan atau memodifikasi kriteria yang akan digunakan untuk mengevaluasi proposal penjual.

1.1.66.3 Riset pasar Riset pasar termasuk pemeriksaan industri dan vendor tertentu dan kemampuan. Tim Pengadaan mungkin yang diperoleh di konferensi, ulasan secara online dan berbagai sumber untuk mengidentifikasi kemampuan pasar.

1.1.66.4 Rapat Penelitian sendiri tidak dapat memberikan informasi spesifik untuk merumuskan strategi pengadaan tanpa tambahan pertemuan pertukaran informasi dengan penawar potensial.

1.1.67 Outputs

1.1.67.1 Rencana Pengelolaan Pengadaan Rencana manajemen pengadaan adalah komponen dari rencana manajemen proyek yang menggambarkan bagaimana sebuah proyek Tim akan memperoleh barang dan jasa dari luar organisasi melakukan

1.1.67.2 Pernyataan Pengadaan Pekerjaan Pernyataan kerja (SOW) untuk setiap pengadaan dikembangkan dari proyek lingkup baseline dan mendefinisikan hanya bagian dari ruang lingkup proyek yang akan dimasukkan dalam kontrak yang bersangkutan.

1.1.67.3 Dokumen Pengadaan

Dokumen pengadaan yang digunakan untuk meminta proposal dari calon penjual.

1.1.67.4 Kriteria seleksi Sumber Kriteria pemilihan sumber sering disertakan sebagai bagian dari dokumen pengadaan. Kriteria tersebut dikembangkan dan digunakan untuk proposal tingkat atau skor penjual, dan bisa objektif atau subjektif.

1.1.67.5 Make-atau-Beli keputusan Sebuah make-or-buy hasil analisis dalam keputusan apakah pekerjaan tertentu yang dapat disempurnakan oleh tim atau kebutuhan proyek yang akan dibeli dari sumber luar.

1.1.67.6 Permintaan perubahan Sebuah keputusan yang melibatkan barang pengadaan, jasa, atau sumber daya biasanya membutuhkan permintaan perubahan. Lain keputusan selama perencanaan pengadaan juga dapat membuat kebutuhan akan perubahan permintaan tambahan.

1.1.67.7 Dokumen Proyek Terbaru Dokumen proyek yang dapat diperbarui termasuk, namun tidak terbatas pada:

 Persyaratan dokumentasi,  Persyaratan traceability matrix, dan  mendaftar Risiko

9.2 Perilaku Pengadaan

Perilaku Pengadaan adalah proses mendapatkan respon penjual, memilih penjual, dan pemberian kontrak. Manfaat utama dari proses ini adalah bahwa ia menyediakan penyelarasan harapan pemangku kepentingan internal dan eksternal melalui perjanjian didirikan

1.1.68 Inputs

1.1.68.1 Rencana Pengelolaan Pengadaan Rencana pengelolaan pengadaan menjelaskan bagaimana proses pengadaan akan dikelola dari pengembangan dokumentasi pengadaan melalui penutupan kontrak.

1.1.68.2 Dokumen Pengadaan Dokumen pengadaan memberikan jejak audit untuk kontrak dan lainnya perjanjian.

1.1.68.3 Kriteria Seleksi Sumber Kriteria pemilihan sumber dapat mencakup informasi tentang diperlukan tanggal kemampuan, kapasitas, pengiriman pemasok,biaya produk, biaya siklus hidup, keahlian teknis, dan pendekatan kontrak.

1.1.68.4 Proposal Penjual Proposal penjual, disiapkan dalam menanggapi paket dokumen pengadaan,

yang akan digunakan oleh badan evaluasi untuk memilih satu atau penawar lebih sukses (penjual)

1.1.68.5 Dokumen Proyek Dokumen proyek yang sering dianggap termasuk kontrak yang terkait dengan resiko keputusan termasuk dalam daftar risiko.

1.1.68.6 Buat-atau-Beli keputusan Organisasi pengadaan barang atau jasa menganalisis kebutuhan, mengidentifikasi sumber daya, dan kemudian membandingkan strategi pengadaan saat memutuskan untuk membeli..

1.1.68.7 Pernyataan Pengadaan Pekerjaan

Pernyataan pengadaan pekerjaan menyediakan pemasok dengan set jelas dinyatakan tujuan, persyaratan, dan hasil dari mana mereka dapat memberikan respon diukur

1.1.68.8 Aset Proses organisasi

1.1.69 Tools & Techniques

1.1.69.1 Konferensi Penawar Konferensi penawar (kadang-kadang disebut konferensi kontraktor, konferensi penjual, dan konferensi pra-bid) adalah pertemuan antara pembeli dan penjual semua calon sebelum pengajuan dari tawaran atau proposal

1.1.69.2 Teknik Evaluasi Proposal Pada pengadaan yang kompleks, di mana pemilihan sumber akan dibuat berdasarkan

didefinisikan sebelumnya Kriteria tertimbang, evaluasi proses formil akan ditentukan oleh kebijakan pengadaan pembeli

1.1.69.3 Perkiraan Independen Bagi banyak item pengadaan, organisasi pengadaan dapat memilih untuk mempersiapkan independen sendiri estimasi, atau memiliki perkiraan biaya yang disiapkan oleh estimator profesional di luar, untuk melayani sebagai patokan pada tanggapan yang diusulkan

1.1.69.4 Penghakiman Ahli Penilaian ahli dapat digunakan dalam mengevaluasi proposal penjual

1.1.69.5 Iklan Daftar yang ada pada penjual potensial sering dapat diperluas dengan menempatkan iklan di sirkulasi umum publikasi seperti koran dipilih atau dalam publikasi perdagangan khusus

1.1.69.6 Teknik Analisis Pengadaan melibatkan mendefinisikan kebutuhan dalam sedemikian rupa sehingga vendor dapat membawa nilai melalui penawaran mereka.

1.1.69.7 Negosiasi Pengadaan Negosiasi pengadaan memperjelas struktur, persyaratan, dan istilah lain dari pembelian sehingga saling kesepakatan dapat dicapai sebelum penandatanganan

kontrak

1.1.70 Outputs

1.1.70.1 Penjual yang Dipilih Penjual yang dipilih adalah mereka yang telah dinilai berada dalam kisaran kompetitif berdasarkan hasil evaluasi proposal atau penawaran, dan yang telah menegosiasikan draft kontrak yang akan menjadi kontrak yang sebenarnya ketika penghargaan dilakukan.

1.1.70.2 Perjanjian Perjanjian pengadaan termasuk syarat dan kondisi, dan dapat menggabungkan barang-barang lain yang pembeli menentukan mengenai apa yang penjual untuk melakukan atau memberikan

1.1.70.3 Kalender sumber daya Jumlah dan ketersediaan sumber daya dikontrak dan tanggal tersebut di mana setiap sumber daya tertentu atau kelompok sumber daya dapat aktif atau idle didokumentasikan.

1.1.70.4 Permintaan perubahan Ubah permintaan untuk rencana manajemen proyek, rencana anak perusahaan, dan komponen lainnya diproses untuk review dan disposisi melalui Lakukan Change Control Terpadu proses

1.1.70.5 Rencana Manajemen Proyek Terbaru

Elemen rencana manajemen proyek yang dapat diperbarui termasuk, namun tidak terbatas pada:

 Biaya awal,  Lingkup dasar,  Jadwal awal,  Rencana pengelolaan Komunikasi, dan  Rencana pengelolaan Pengadaan.

1.1.70.6 Dokumen Proyek Terbaru Dokumen proyek yang dapat diperbarui termasuk, namun tidak terbatas pada:

 Persyaratan dokumentasi,  Dokumentasi Persyaratan traceability,  mendaftar Risiko, dan  Stakeholder mendaftar.

9.3 Control Procurements

Kontrol Pengadaan adalah proses mengelola hubungan pengadaan, pemantauan kinerja kontrak, dan membuat perubahan dan koreksi kontrak yang sesuai. Manfaat utama dari proses ini adalah bahwa hal itu memastikan bahwa kinerja baik penjual dan pembeli memenuhi persyaratan pengadaan sesuai dengan ketentuan hokum kesepakatan.

9.3.1 Inputs

9.3.1.1 Project Management Plan Rencana manajemen proyek menggambarkan bagaimana proses

pengadaan akan dikelola dari pengembangan dokumentasi pengadaan melalui penutupan kontrak.

9.3.1.2 Procurement Documents

Dokumen pengadaan mengandung catatan pendukung yang lengkap untuk administrasi proses pengadaan; ini termasuk pengadaan penghargaan kontrak dan laporan kerja.

9.3.1.3 Agreements

9.3.1.4 Approved Change Requests Permintaan perubahan disetujui dapat mencakup modifikasi dengan

syarat dan kondisi kontrak, termasuk Pernyataan pengadaan pekerjaan, harga, dan deskripsi produk, jasa, atau hasil yang akan diberikan. Semua perubahan terkait dengan pengadaan secara resmi didokumentasikan secara tertulis dan disetujui sebelum dilaksanakan melalui proses kontrol Pengadaan.

9.3.1.5 Work Performance Reports • Dokumentasi teknis. Dokumentasi teknis Penjual dikembangkan

dan informasi penyampaian lainnya disediakan sesuai dengan ketentuan kontrak.

• informasi kinerja kerja. Laporan kinerja penjual menunjukkan yang memiliki kiriman telah selesai dan yang belum.

9.3.1.6 Work Performance Data Data kinerja meliputi (1) sejauh mana standar kualitas yang puas, (2)

biaya yang telah dikeluarkan atau dilakukan, dan (3) identifikasi faktur penjual yang telah dibayar. Semua data yang dikumpulkan sebagai bagian dari pelaksanaan proyek.

9.3.2 Tools & Techniques

9.3.2.1 Contract Change Control System Sebuah sistem pengendalian perubahan kontrak mendefinisikan proses

dimana pengadaan dapat dimodifikasi. Ini mencakup dokumen, sistem, prosedur penyelesaian sengketa, dan tingkat persetujuan yang diperlukan untuk otorisasi pelacakan perubahan. Kontrak sistem kontrol perubahan yang terintegrasi dengan sistem kontrol perubahan yang terintegrasi.

9.3.2.2 Procurement Performance Reviews Sebuah tinjauan kinerja pengadaan adalah review terstruktur kemajuan

penjual untuk memberikan ruang lingkup proyek dan kualitas, dalam biaya dan penjual untuk memberikan ruang lingkup proyek dan kualitas, dalam biaya dan

9.3.2.3 Inspections and Audits Inspeksi dan audit yang dibutuhkan oleh pembeli dan didukung oleh

penjual, sebagaimana ditentukan dalam pengadaan kontrak, dapat dilakukan selama pelaksanaan proyek untuk memverifikasi kepatuhan dalam proses kerja penjual atau kiriman. Jika diizinkan oleh kontrak, beberapa tim inspeksi dan audit dapat mencakup personil pengadaan pembeli.

9.3.2.4 Performance Reporting Kinerja data dan laporan yang diberikan oleh penjual dievaluasi terhadap

persyaratan perjanjian. Informasi kinerja dari evaluasi ini kemudian dilaporkan sesuai. Pelaporan kinerja menyediakan manajemen dengan informasi tentang cara efektif penjual mencapai tujuan kontrak.

9.3.2.5 Payment Systems Pembayaran kepada penjual biasanya diproses oleh akun sistem hutang

pembeli setelah sertifikasi kerja yang memuaskan oleh orang yang berwenang pada tim proyek. Semua pembayaran harus dilakukan dan didokumentasikan sesuai ketat dengan syarat-syarat kontrak.

9.3.2.6 Claims Administration Perubahan diperebutkan dan potensi perubahan konstruktif adalah

mereka perubahan yang diminta di mana pembeli dan penjual tidak dapat mencapai kesepakatan mengenai kompensasi untuk perubahan atau tidak setuju bahwa perubahan telah terjadi. Ini Perubahan diperebutkan bervariasi disebut klaim, perselisihan, atau banding. Klaim didokumentasikan, diproses, dipantau, dan dikelola di seluruh siklus hidup kontrak, biasanya sesuai dengan syarat-syarat mereka perubahan yang diminta di mana pembeli dan penjual tidak dapat mencapai kesepakatan mengenai kompensasi untuk perubahan atau tidak setuju bahwa perubahan telah terjadi. Ini Perubahan diperebutkan bervariasi disebut klaim, perselisihan, atau banding. Klaim didokumentasikan, diproses, dipantau, dan dikelola di seluruh siklus hidup kontrak, biasanya sesuai dengan syarat-syarat

9.3.2.7 Records Management System Sebuah sistem manajemen catatan digunakan oleh manajer proyek untuk

mengelola kontrak dan pengadaan dokumentasi dan catatan. Ini terdiri dari satu set tertentu dari proses, fungsi kontrol terkait, dan otomatisasi alat yang dikonsolidasikan dan digabungkan sebagai bagian dari sistem informasi manajemen proyek.

9.3.3 Outputs

9.3.3.1 Work Performance Information Informasi kinerja memberikan dasar untuk identifikasi masalah saat ini

atau potensial untuk mendukung nanti klaim atau pengadaan baru. Dengan melaporkan kinerja vendor, organisasi meningkatkan pengetahuan dari kinerja pengadaan, yang mendukung peningkatan peramalan, manajemen risiko, dan keputusan pembuatan. Laporan kinerja juga membantu dalam hal terjadi sengketa dengan vendor.

9.3.3.2 Change Requests Ubah permintaan untuk rencana manajemen proyek, rencana anak

perusahaan, dan komponen lainnya, seperti dasar, jadwal awal, dan rencana pengelolaan pengadaan biaya, dapat mengakibatkan dari Pengadaan Kontrol Proses. Perubahan permintaan diproses untuk diperiksa dan disetujui melalui Lakukan Terpadu Pengendalian Perubahan Proses.

9.3.3.3 Project Management Plan Updates

9.3.3.4 Project Documents Updates Dokumen proyek yang dapat diperbarui termasuk, namun tidak terbatas

pada, dokumentasi pengadaan. Dokumentasi pengadaan mungkin termasuk kontrak pengadaan dengan semua jadwal pendukung, diminta perubahan kontrak yang tidak disetujui, dan permintaan perubahan disetujui. Dokumentasi pengadaan juga termasuk salah penjual-dikembangkan dokumentasi teknis dan informasi pada, dokumentasi pengadaan. Dokumentasi pengadaan mungkin termasuk kontrak pengadaan dengan semua jadwal pendukung, diminta perubahan kontrak yang tidak disetujui, dan permintaan perubahan disetujui. Dokumentasi pengadaan juga termasuk salah penjual-dikembangkan dokumentasi teknis dan informasi

9.3.3.5 Organizational Process Assets Updates

9.4 Close Procurements

9.4.1 Inputs

9.4.1.1 Project Management Plan Rencana manajemen proyek berisi rencana manajemen pengadaan, yang

memberikan rincian dan pedoman untuk menutup pengadaan.

9.4.1.2 Procurement Documents Untuk menutup kontrak, semua dokumentasi pengadaan dikumpulkan,

diindeks, dan diajukan. Informasi tentang kontrak jadwal, lingkup, kualitas, dan kinerja biaya bersama dengan semua dokumen perubahan kontrak, catatan pembayaran, dan hasil inspeksi katalog. Informasi ini dapat digunakan untuk pelajaran informasi dan sebagai dasar untuk mengevaluasi kontraktor untuk kontrak masa depan.

9.4.2 Tools & Techniques

9.4.2.1 Procurement Audits Audit pengadaan adalah review terstruktur dari proses pengadaan yang

berasal dari Rencana Pengadaan Proses manajemen melalui Control Pengadaan. Tujuan dari audit pengadaan adalah untuk mengidentifikasi keberhasilan dan kegagalan yang menjamin pengakuan dalam penyusunan atau administrasi kontrak pengadaan lainnya pada proyek, atau proyek-proyek lain dalam organisasi melakukan.

9.4.2.2 Procurement Negotiations Dalam semua hubungan pengadaan, penyelesaian yang adil akhir dari

semua yang beredar isu, klaim, dan perselisihan dengan negosiasi adalah tujuan utama. Setiap kali penyelesaian tidak dapat dicapai melalui negosiasi langsung, beberapa bentuk alternatif penyelesaian sengketa (ADR) termasuk mediasi atau semua yang beredar isu, klaim, dan perselisihan dengan negosiasi adalah tujuan utama. Setiap kali penyelesaian tidak dapat dicapai melalui negosiasi langsung, beberapa bentuk alternatif penyelesaian sengketa (ADR) termasuk mediasi atau

9.4.2.3 Records Management System Sebuah sistem manajemen catatan digunakan oleh manajer proyek untuk

mengelola kontrak dan dokumentasi dan catatan pengadaan. Dokumen kontrak dan korespondensi diarsipkan melalui sistem manajemen catatan sebagai bagian dari proses Tutup Pengadaan.

9.4.3 Outputs

9.4.3.1 Closed Procurements Pembeli, biasanya melalui administrator pengadaan resminya,

menyediakan penjual dengan yang tertulis melihat bahwa kontrak telah selesai. Persyaratan penutupan pengadaan formal biasanya didefinisikan dalam syarat dan kondisi kontrak dan termasuk dalam rencana manajemen pengadaan.

9.4.3.2 Organizational Process Assets Updates Elemen aset proses organisasi yang dapat diperbarui termasuk, namun

tidak terbatas pada: •

File Pengadaan. Sebuah set lengkap dokumentasi kontrak diindeks, termasuk kontrak tertutup, adalah siap untuk dimasukkan dengan file tugas akhir.

• penerimaan Deliverable. Dokumentasi penerimaan formal kiriman- penjual yang disediakan mungkin diperlukan untuk ditahan oleh organisasi. The Close Proses Pengadaan memastikan dokumentasi ini persyaratan puas. Persyaratan penerimaan penyampaian formal dan bagaimana mengatasi kiriman yang tidak sesuai biasanya didefinisikan dalam perjanjian.

• Pelajaran dokumentasi. Pelajaran, apa yang telah dialami, dan proses rekomendasi perbaikan, harus dikembangkan untuk file proyek untuk meningkatkan pengadaan masa depan.