PROJECT STAKEHOLDER MANAGEMENT
BAB 10 PROJECT STAKEHOLDER MANAGEMENT
Manajemen Stakeholder Proyek mencakup proses-proses yang diperlukan
kelompok, atau organisasi yang dapat mempengaruhi atau dipengaruhi oleh proyek, menganalisis harapan stakeholder dan mereka berdampak pada proyek, dan untuk mengembangkan strategi pengelolaan yang tepat bagi para pemangku kepentingan secara efektif terlibat dalam keputusan dan pelaksanaan proyek
10.1 Mengidentifikasi Stakeholder
Identifikasi Stakeholder adalah proses mengidentifikasi orang, kelompok, atau organisasi yang dapat mempengaruhi atau dipengaruhi oleh keputusan, kegiatan, atau hasil proyek, menganalisis dan mendokumentasikan informasi yang relevan tentang kepentingan mereka, keterlibatan, saling ketergantungan, pengaruh, dan dampak potensial terhadap keberhasilan proyek
10.1.1 Input
10.1.1.1 Proyek Charter Proyek charter dapat memberikan informasi tentang pihak internal dan eksternal terkait dengan proyek dan dipengaruhi oleh hasil atau pelaksanaan proyek, seperti proyek sponsor (s), pelanggan, anggota tim, kelompok dan departemen yang berpartisipasi dalam proyek, dan orang-orang atau organisasi lain terkena proyek.
10.1.1.2 Pengadaan dokumen Jika proyek adalah hasil dari kegiatan pengadaan atau didasarkan pada mapan kontrak, para pihak dalam kontrak yang merupakan pemangku kepentingan kunci proyek. Pihak terkait lainnya, seperti pemasok, harus juga dianggap sebagai bagian dari daftar proyek stakeholder.
10.1.1.3 Perusahaan Faktor Lingkungan
10.1.1.4 Aset Proses organisasi
10.1.2 Tools & Techniques
10.1.2.1 Analisis Stakeholder Analisis stakeholder adalah teknik sistematis mengumpulkan dan menganalisis kuantitatif dan kualitatif informasi untuk menentukan kepentingan siapa yang harus diperhitungkan seluruh proyek.
10.1.2.2 Penghakiman Ahli Untuk memastikan identifikasi dan daftar stakeholder yang komprehensif, penilaian dan keahlian harus dicari dari kelompok atau individu dengan pelatihan khusus atau keahlian materi pelajaran, seperti:
Manajemen senior; unit lain dalam organisasi; Mengidentifikasi stakeholder kunci;
10.1.2.3 Rapat Profil pertemuan analisis adalah pertemuan proyek yang dirancang untuk mengembangkan pemahaman tentang proyek besar pemangku kepentingan, dan mereka dapat digunakan untuk saling bertukar dan menganalisis informasi tentang peran, minat, pengetahuan, dan Posisi keseluruhan masing-masing stakeholder yang dihadapi proyek.
10.1.3 Outputs
10.1.3.1 Daftar Stakeholder Output utama dari proses Identifikasi Stakeholders adalah daftar pemangku
kepentingan. Ini berisi semua rincian yang terkait kepada para pemangku kepentingan yang diidentifikasi termasuk, namun tidak terbatas pada:
Informasi Identifikasi. Informasi Penilaian Klasifikasi Stakeholder.
10.2 Rencana Manajemen Stakeholder
Rencana Stakeholder Manajemen adalah proses pengembangan strategi pengelolaan yang tepat untuk secara efektif melibatkan para pemangku kepentingan di seluruh siklus hidup proyek, didasarkan pada analisis kebutuhan, minat, dan potensi berdampak pada keberhasilan proyek
10.2.1 Inputs
1.1.70.1 Rencana Manajemen Proyek Informasi yang digunakan untuk pengembangan rencana pengelolaan pemangku kepentingan termasuk, namun tidak terbatas pada:
Siklus hidup yang dipilih untuk proyek dan proses-proses yang akan diterapkan pada setiap tahap; Deskripsi bagaimana pekerjaan akan dijalankan untuk mencapai tujuan proyek;
10.2.1.1 Daftar Stakeholder Stakeholder mendaftar menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk merencanakan sesuai cara untuk melibatkan pemangku kepentingan proyek.
10.2.1.2 Perusahaan Faktor Lingkungan
10.2.1.3 Aset Proses organisasi
10.2.2 Tools & Techniques
10.2.2.1 Penghakiman Ahli Berdasarkan tujuan proyek, manajer proyek harus menerapkan penilaian ahli untuk memutuskan tingkat keterlibatan yang diperlukan pada setiap tahap proyek dari masing-masing stakeholder.
10.2.2.2 Rapat Pertemuan harus diadakan dengan para ahli dan tim proyek untuk menentukan tingkat keterlibatan yang diperlukan dari semua pemangku kepentingan. Informasi ini dapat digunakan untuk menyiapkan rencana pengelolaan pemangku kepentingan.
10.2.2.3 Teknik Analisi Tingkat keterlibatan saat ini dari semua pemangku kepentingan perlu dibandingkan
yang direncanakan diperlukan untuk berhasil menyelesaikan proyek. Pelibatan pemangku kepentingan di seluruh siklus hidup dari proyek ini adalah penting bagi keberhasilan proyek.
10.2.3.1 Rencana Pengelolaan Stakeholder Rencana pengelolaan pemangku kepentingan merupakan komponen dari rencana manajemen proyek dan mengidentifikasi strategi manajemen yang dibutuhkan untuk secara efektif melibatkan pemangku kepentingan. Rencan Manajemen pemangku kepentingan a dapat formal atau informal, sangat rinci atau dibingkai luas, berdasarkan pada kebutuhan proyek.
10.2.3.2 Dokumen Proyek Terbaru Dokumen proyek yang dapat diperbarui termasuk, namun tidak terbatas pada:
jadwal proyek, dan Stakeholder mendaftar.
10.3 Manage Stakeholder Engagement
Mengelola Stakeholder Engagement adalah proses berkomunikasi dan bekerja sama dengan para pemangku kepentingan untuk memenuhi kebutuhan / harapan, isu-isu mereka karena mereka terjadi, dan mendorong keterlibatan pemangku kepentingan yang tepat dalam proyek kegiatan sepanjang siklus hidup Mengelola Stakeholder Engagement adalah proses berkomunikasi dan bekerja sama dengan para pemangku kepentingan untuk memenuhi kebutuhan / harapan, isu-isu mereka karena mereka terjadi, dan mendorong keterlibatan pemangku kepentingan yang tepat dalam proyek kegiatan sepanjang siklus hidup
10.3.1 Inputs
10.3.1.1 Stakeholder Management Plan Rencana pengelolaan pemangku kepentingan memberikan pedoman bagaimana berbagai stakeholder dapat terbaik terlibat dalam proyek. Rencana pengelolaan pemangku kepentingan menjelaskan metode dan teknologi yang digunakan untuk komunikasi pemangku kepentingan.
10.3.1.2 Communications Management Plan Rencana pengelolaan komunikasi memberikan panduan dan informasi di mengelola ekspektasi pemangku kepentingan.
10.3.1.3 Change Log Log perubahan digunakan untuk mendokumentasikan perubahan yang terjadi selama proyek. Ini Perubahan-dan dampaknya terhadap proyek dari segi waktu, biaya, dan risiko dikomunikasikan dengan tepat pemangku kepentingan.
10.3.1.4 Organizational Process Assets
10.3.2 Tools & Techniques
10.3.2.1 Communication Methods Metode komunikasi diidentifikasi untuk setiap pemangku kepentingan di rencana pengelolaan komunikasi yang digunakan selama manajemen keterlibatan pemangku kepentingan. Berdasarkan kebutuhan komunikasi para pemangku kepentingan, manajer proyek memutuskan bagaimana, kapan, dan dimana ini metode komunikasi yang akan digunakan dalam proyek.
10.3.2.2 Interpersonal Skills
10.3.2.3 Management Skills Manajer
manajemen untuk mengkoordinasikan dan menyelaraskan kelompok ke arah mencapai tujuan proyek.
proyek
berlaku
keterampilan
10.3.3 Outputs
10.3.3.1 Issue Log Pelibatan pemangku kepentingan Mengelola dapat mengakibatkan pengembangan log masalah. Log ini diperbarui baru masalah diidentifikasi dan isu-isu saat ini diselesaikan.
10.3.3.2 Change Requests Pelibatan pemangku kepentingan Mengelola dapat mengakibatkan permintaan perubahan produk atau proyek. Mungkin juga mencakup tindakan korektif atau preventif untuk proyek itu sendiri atau interaksi dengan para pemangku kepentingan yang terkena dampak, seperti sesuai.
10.3.3.3 Project Management Plan Updates Elemen rencana manajemen proyek yang dapat diperbarui termasuk, namun tidak terbatas pada, stakeholder rencana pengelolaan. Rencana ini diperbarui ketika persyaratan stakeholder baru atau diubah diidentifikasi. Untuk Sebagai contoh, beberapa komunikasi mungkin tidak lagi diperlukan, metode komunikasi efektif mungkin digantikan oleh metode lain, atau persyaratan komunikasi baru dapat diidentifikasi. Hal ini juga diperbarui sebagai hasilnya menangani masalah dan menyelesaikan masalah. Sebagai contoh, dapat ditentukan bahwa pemangku kepentingan memiliki tambahan kebutuhan informasi.
10.3.3.4 Project Documents Updates Dokumen proyek yang dapat diperbarui termasuk, namun tidak terbatas pada, register pemangku kepentingan. Ini diupdate informasi mengenai pemangku kepentingan berubah, ketika para pemangku kepentingan baru diidentifikasi, atau jika stakeholder terdaftar ada lagi terlibat dalam atau terkena dampak proyek, atau pembaruan lainnya bagi para pemangku kepentingan khusus yang diperlukan.
10.3.3.5 Organizational Process Assets Updates
10.4 Control Stakeholder Engagement
Kontrol Keterlibatan Stakeholder adalah proses pemantauan hubungan proyek pemangku kepentingan secara keseluruhan dan menyesuaikan strategi dan rencana untuk melibatkan para pemangku kepentingan. Manfaat utama dari proses ini adalah bahwa hal itu akan mempertahankan atau meningkatkan efisiensi dan Kontrol Keterlibatan Stakeholder adalah proses pemantauan hubungan proyek pemangku kepentingan secara keseluruhan dan menyesuaikan strategi dan rencana untuk melibatkan para pemangku kepentingan. Manfaat utama dari proses ini adalah bahwa hal itu akan mempertahankan atau meningkatkan efisiensi dan
10.4.1 Inputs
10.4.1.1 Project Management Plan
10.4.1.2 Issue Log Masalah log diperbarui sebagai masalah baru diidentifikasi dan isu-isu saat ini diselesaikan.
10.4.1.3 Work Performance Data Data kinerja adalah pengamatan primer dan pengukuran diidentifikasi selama kegiatan yang dilakukan untuk melaksanakan pekerjaan proyek. Berbagai pengukuran pada proyek kegiatan dan kiriman yang dikumpulkan selama berbagai proses pengendalian. Data sering dipandang sebagai tingkat terendah abstraksi dari mana informasi diperoleh dengan proses lainnya.
10.4.1.4 Project Documents Beberapa dokumen proyek yang berasal dari inisiasi, perencanaan, pelaksanaan, atau proses pengendalian dapat digunakan sebagai mendukung input untuk mengendalikan keterlibatan pemangku kepentingan.
10.4.2 Tools & Techniques
10.4.2.1 Information Management Systems Sebuah sistem informasi manajemen menyediakan alat standar untuk manajer proyek untuk menangkap, menyimpan, dan mendistribusikan informasi kepada para pemangku kepentingan mengenai biaya proyek, kemajuan jadwal, dan kinerja. Hal ini juga memungkinkan manajer proyek untuk mengkonsolidasikan laporan dari beberapa sistem dan memfasilitasi distribusi laporan stakeholder proyek. Contoh format distribusi dapat mencakup meja pelaporan, analisis spreadsheet, dan presentasi. Kemampuan grafis dapat digunakan untuk membuat representasi visual kinerja proyek Informasi.
10.4.2.2 Expert Judgment Untuk memastikan identifikasi yang komprehensif dan daftar stakeholder baru, ulang pemangku kepentingan saat ini dapat dilakukan. Input harus dicari dari kelompok atau individu dengan pelatihan khusus atau subjek keahlian.
10.4.2.3 Meetings Pertemuan tinjauan Status digunakan untuk bertukar dan menganalisis informasi tentang keterlibatan pemangku kepentingan.
10.4.3 Outputs
10.4.3.1 Work Performance Information Informasi kinerja adalah data kinerja yang dikumpulkan dari berbagai proses pengendalian, dianalisis dalam konteks, dan terintegrasi berdasarkan pada hubungan di daerah. Jadi data kinerja kerja telah diubah menjadi informasi kinerja. Data per se tidak digunakan dalam proses pengambilan keputusan, karena artinya mungkin disalahartikan. Informasi, bagaimanapun, berkorelasi dan kontekstual dan memberikan suara dasar untuk keputusan proyek.
10.4.3.2 Change Requests Analisis kinerja proyek dan interaksi dengan para pemangku kepentingan sering menghasilkan permintaan perubahan. Ini permintaan perubahan diproses melalui Lakukan Change Control Terpadu proses.
10.4.3.3 Project Management Plan Updates Sebagai stakeholder terlibat dengan proyek keefektifan strategi manajemen pemangku kepentingan dapat dievaluasi. Seperti dibutuhkan perubahan dalam pendekatan atau strategi diidentifikasi, terkena bagian dari proyek rencana pengelolaan mungkin perlu diperbarui untuk mencerminkan perubahan ini.
10.4.3.4 Project Documents Updates Dokumen proyek yang dapat diperbarui termasuk, namun tidak terbatas pada:
• Stakeholder mendaftar. Hal ini diperbarui informasi mengenai pemangku kepentingan berubah, ketika para pemangku kepentingan baru diidentifikasi, atau jika stakeholder yang terdaftar tidak lagi
terlibat atau dipengaruhi oleh proyek, atau lainnya update bagi para pemangku kepentingan khusus yang diperlukan.
• log Issue. Hal ini diperbarui sebagai masalah baru diidentifikasi dan isu-isu saat ini diselesaikan.
10.4.3.5 Organizational Process Assets Updates Aset proses organisasi, yang dapat diperbarui termasuk, namun tidak terbatas pada:
• Pemberitahuan pemangku kepentingan. Informasi dapat diberikan kepada pemangku kepentingan tentang masalah diselesaikan, disetujui
perubahan, dan status proyek umum. • Proyek melaporkan. Laporan proyek formal dan informal menggambarkan status proyek dan termasuk pelajaran, log masalah,
laporan penutupan proyek, dan output dari Daerah Pengetahuan lainnya.
• Presentasi proyek. Informasi secara formal maupun informal yang disediakan oleh tim proyek untuk setiap atau semua stakeholder
proyek. • Catatan proyek. Catatan proyek meliputi korespondensi, memo, menit
pertemuan, dan dokumen lainnya menggambarkan proyek. • Umpan balik dari para pemangku kepentingan. Informasi yang
diterima dari para pemangku kepentingan mengenai operasi proyek dapat didistribusikan dan digunakan untuk memodifikasi atau meningkatkan kinerja masa depan proyek.
• Pelajaran dokumentasi. Dokumentasi termasuk penyebab analisis akar masalah yang dihadapi, alasan di balik tindakan korektif yang dipilih,
dan jenis-jenis pelajaran tentang pemangku kepentingan manajemen. Pelajaran yang diambil didokumentasikan dan didistribusikan sehingga mereka menjadi bagian dari sejarah database untuk kedua proyek dan organisasi melakukan.