85
9. Manajer Marketing
menerima data laporan
Laporan penjualan disajikan kepada
manajer
Bagian Gudang Bagian
Pemasaran
Staff SPG Laporan persediaan
barang disajikan ke manajer
Data penjualan
Staff inventory
Staff inventory
3. Laporan persediaan
barang dan barang oleh pihak
gudang 4. Menyerahkan
laporan barang masuk dan keluar
Tidak terintegrasinya aplikasi antara pihak
gudang dan pemasaran membuat kendala
keterlambatan didalam pencatatan persediaan
Data yang dikelola masih manual menggunakan
exel membutuhkan waktu
dan dapat pula terjadi human error
1. Sales melakukan
pre order ke outside sales
Outside sales
mencatat pre order
customer dari kuitansi
penjualan 2.
5. Pengecekkan Barang Persediaan oleh staff gudang
6. Dilakukannya pembuatan laporan
7. outside sales membuat laporan
penjualan untuk manajer
8.staff inventory membuat laporan
barang untuk manajer
Gambar 4.2 Sistem Yang Berjalan
4.1.3 Identifikasi Masalah
Permasalahan yang ada didalam pengawasan penjualan yang ada saat ini adalah : 1.
Pelaporan Penjualan memakan banyak waktu, dari pihak staf gudang dikirim ke outside sales dimana disini sistem yang ada belum terintegrasi dengan baik.
Terkadang dari pihak marketing jikalau dari pihak gudang belum memberikan laporan stok barang yang ada maka akan mengecek ulang ke bagian gudang
yang dilakukan oleh pihak marketing untuk memastikan barang tersebut.
86 2.
Di dalam pencatatan penjualan masih menggunakan manual yakni menggunakan bon yang nantinya akan dicatat ulang ke Microsoft Excel yang
mana nantinya digunakan untuk penginputan data penjualan yang diperuntukan untuk laporan akhir penjualan ke pihak manajer.
3. Tingkat keakuratan data penjualan yang dibuat masih minim, karena data yang
diinputkan banyak data secara bersamaan dan dan berbeda-beda waktunya, sehingga akan menimbulkan masalah.
4. Data tidak dapat langsung diolah secara otomatis untuk menghasilkan sebuah
informasi mengenai penjualan sehingga penyampaian informasi data penjualan sehingga menjadi lambat.
Tabel 4.1 Cause and Effect Analysis Analisa Sebab Akibat
No. Problems
Masalah Cause and Effects
Sebab dan Akibat
1. Penggunaan sistem yang
konvensional.
Cause: Sistem informasi yang
berjalan saat ini masih bersifat manual, mulai dari transaksinya.
Effect: Penyimpanan
data penjualan yang dilakukan masih
mengandalkan berkas-berkas
dokumen.
2. Proses pengolahan data
aplikasi kesebuah laporan akhir masih sangat rumit
untuk meghasilkan data yang
Cause: Sistem yang berjalan
masih lamban,
masih menggunakan Ms.Excel dalam
menghasilkan data berupa grafik
87 brupa grafik dan diagram.
dan diagram dalam membuat laporan penjualan .
Effect: Proses menjadi lebih lama dan tidak efisien waktu.
Opportunities Kesempatan
Cause-Effect Sebab-Akibat
1. Penyediaan sistem yang
mampu melakukan pengorganisasian data jenis
pekerjaan yang rapih dalam dokumen Excel.
Cause:
Penyusunan data
penjualan yang dikelompokkan menjadi beberapa jenis.
Effect: Melanjutkan desain form
data yang telah ada.
2. Database yang mampu
mengintegrasikan semua data yang ada.
Cause:
Penyimpanan dan
pencatatan semua jenis data dapat diintegrasikan.
Effect:
Mempercepat proses
pengaksesan data.
Tabel 4.2 System Improvement objective tujuan
– tujuan perbaikan sistem
System Objective Tujuan sistem
System Constraint Batasan sistem
1. 1. Menghubungkan secara
online antara bagian satu kebagian lainnya.
1.1 Keterbatasan infrastruktur baik dari segi PC yang ada
sekarang maupun jaringan yang tersedia.
1.2 Besarnya biaya awal
88 pengimplementasian sistem
online dan biaya operasionalnya kemudian, baik untuk
maintenance maupun upgrade sistem.
2. 2. Memudahkan proses
penginputan dan mengotomasikan proses pengolahan data
2.1. 2.1 Belum adanya sistem informasi yang menghubungkan
antara bagian satu dengan yang lainnya secara online.
3. 3. Mencegah kehilangan,
duplikasi atau kesalahan data baik pada saat penginputan hingga
pengolahan data. 3.1. 3.1 Jumlah data yang semakin
bertambah yang disebabkan banyaknya data perkembangan
pekerjaan yang dikerjakan pada waktu yang bersamaan.
4. 4. Mempercepat dan
mempermudah proses pengolahan data sampai menghasilkan data
statistik 4.1. 4.1 Jumlah data yang banyak
dan masih ada yang tidak lengkap
Kebutuhan sistem yang dijelaskan pada table system improvement objectives juga merupakan sebagian hasil permintaan pengguna yang sebelumnya telah
dilakukan pendekatan terhadap mereka. Sehingga diharapkan tidak ada lagi error dan kelalaian pembuatan sistem informasi laporan penjualan pada PT. I-
Cube Creativindo. Untuk itu diperlukan sistem usulan yang dapat mencakup kebutuhan dari proses pengolahan data laporan penjualan. Sistem usulan ini
89 setidaknya dapat memperbaiki kekurangan dari sistem sebelumnya dan
mengurangi tingkat kesulitan dalam menjalankan proses pada sistem berjalan.
4.1.4 Solusi Penyelesaian Masalah
