84
4.1.2 Identifikasi Sistem Berjalan
Sistem pengawasan penjualan PT.I-Cube Creativindo yang berjalan, dimulai dari staf gudang yang melakukan pemeriksaan barang yang telah dikirim oleh pihak
supplier yang mana pihak staf gudang melakukan pemeriksaan sesuai dengan surat purchase order yang sebelumnya telah dibuat. Lalu dari pihak gudang langsung
melaporkan semua data barang yang masuk kepada bagian staf gudang. Dibagian staf gudang melakukan penginputan pelaporan yang berguna untuk pelaporan ke bagian
marketing yang mana masih berjalan manual mengirim dengan mengunakan email. Lalu dipihak marketing sendiri menerima laporan penjualan dari staf sales
yang masih menggunakan bon lalu dicata kembali ke Microsfts Excel yang dilakukan pihak marketing. Dan hasil dari pelaporan tersebut dikumpulkan didalam Microsoft
Excel tersebut ditambah data stok barang yang sebelumnya dikirim pihak gudang. Pihak marketing juga terkadang mengeluhkan data laporan dari pihak gudang yang
terlalu memakan waktu dan perlunya pengecekan ulang oleh pihak marketing didalam pengawasaanya. Maka akan memakan waktu kembali sehingga pelaporan
penjualan yang nantinya akan diserahkan ke pihak manajer sedikit telat karena proses tersebut.
Dan pihak manajer mengeluhkan data pelaporan penjualan yang diajukan kurang menarik untuk dilihat oleh pihak manajer itu sendiri, karena menggunakan
Microsoft Excel dan telah diprint. Manager hanya diberikan informasi-informasi ataupun laporan pada akhir periode bulan saja. Hal ini membuat mereka kesulitan
untuk mengakses informasi-informasi ataupun laporan yang seharusnya bisa mereka akses kapanpun.
85
9. Manajer Marketing
menerima data laporan
Laporan penjualan disajikan kepada
manajer
Bagian Gudang Bagian
Pemasaran
Staff SPG Laporan persediaan
barang disajikan ke manajer
Data penjualan
Staff inventory
Staff inventory
3. Laporan persediaan
barang dan barang oleh pihak
gudang 4. Menyerahkan
laporan barang masuk dan keluar
Tidak terintegrasinya aplikasi antara pihak
gudang dan pemasaran membuat kendala
keterlambatan didalam pencatatan persediaan
Data yang dikelola masih manual menggunakan
exel membutuhkan waktu
dan dapat pula terjadi human error
1. Sales melakukan
pre order ke outside sales
Outside sales
mencatat pre order
customer dari kuitansi
penjualan 2.
5. Pengecekkan Barang Persediaan oleh staff gudang
6. Dilakukannya pembuatan laporan
7. outside sales membuat laporan
penjualan untuk manajer
8.staff inventory membuat laporan
barang untuk manajer
Gambar 4.2 Sistem Yang Berjalan
4.1.3 Identifikasi Masalah