37
BAB IV. ANALISIS SISTEM
IV.1 DESKRIPSI SISTEM
Perencanaan distribusi dan transportasi merupakan sebuah sistem kompleks yang diperlukan perusahaan untuk melengkapi manajemen rantai pasoknya. Distribusi dan transportasi berada pada
bagian paling akhir dalam rantai pasokan, mengatur manajemen aliran produk dari manufacture ke konsumen akhir. Setiap perusahaan menginginkan sistem distribusi dan transportasi dengan biaya
murah, kualitas produk terjaga, dan sampai di tujuan tepat waktu. Diperlukan sebuah sistem yang dapat mempermudah manajemen tersebut, agar kinerja rantai pasok semakin baik.
Triport 0.1 merupakan sistem untuk mengatur manajemen distribusi dan transportasi dengan menerapkan teknik penggalian data pada finished product delivery. Sistem ini akan membentuk rules
agar pengantaran produk selalu sampai tepat waktu di tujuan. Rules yang terbentuk akan terus diperbaharui sesuai jumlah data yang masuk ke dalam basis data sistem. Triport 0.1 mencakup
manajemen penggudangan industri, memperhitungkan jumlah produk yang masuk, stock in hand, dan produk keluar. Manajemen distribusi pada sistem ini menggunakan teknik Distribution Requirements
Planning DRP, sehingga industri dapat merencanakan berapa jumlah produk di gudang dalam periode waktu tertentu. Struktur distribusi industri yang bertingkat juga dapat diaplikasikan dalam
sistem menggunakan teknik Bill of Distribution BOD. Manajemen tranportasi yang dilakukan Triport 0.1 mencoba untuk menentukan rute paling optimal yang akan dilewati truk pengantar, dengan
teknik Minimum Spanning Tree MST dimana bobot yang dipakai adalah jarak antar kota tujuan. Informasi yang dibutuhkan dalam manajemen penggudangan adalah aliran produk yang masuk
dan keluar gudang. Manajemen distribusi memerlukan data permintaan produk setiap distributor yang harus dimasukkan sebulan sebelum pengiriman. Sistem tidak melakukan peramalan permintaan setiap
distributor, tetapi langsung memasukkan order dari distributor. Data setiap distributor juga akan dipertimbangkan mulai dari cakupan gudang regional sampai lead time. Manajemen transportasi
memerlukan data jarak antar gudang regional yang digunakan sebagai bobot untuk perhitungan MST. Sumber data diambil dari PT. Goodyear Indonesia, Tbk, pada bagian finished goods warehouse
yang manajemennya ditangani oleh PT. Kamadjaja Logistic, sedangkan data jarak antar gudang regional diambil menggunakan Google Maps dan sumber-sumber data lainnya.
IV.2 KEBUTUHAN FUNGSIONAL SISTEM
Triport 0.1 didesain dengan baik dan mudah untuk digunakan, kebutuhan fungsional sistem meliputi kebutuhan perangkat keras, perangkat lunak, kebutuhan sumber daya manusia SDM, serta
pemeliharaan sistem. 1. Kebutuhan perangkat lunak dan perangkat keras
Kebutuhan perangkat keras untuk menjalankan Triport 0.1 adalah sebuah komputer dengan spesifikasi minimal sebagai berikut: Prosesor Intel Pentium IV 1,66 GHz atau yang
memiliki kemampuan sama, RAM sebesar 512 MB, disc space pada hardisk minimal 1 GB, perangkat input data seperti mouse dan keyboard, perangkat keluaran data seperti printer dan
monitor, serta koneksi internet untuk mengakses database online pada MySQL. Kebutuhan perangkat lunak untuk menjalankan Triport 0.1 juga sederhana, minimal telah
menggunakan sistem operasi windows XP dan MySQL sebagai manajemen basis data, serta dilengkapi dengan komponen ODBC open database connection yang berfungsi sebagai
perantara untuk koneksi ke database MySQL.
38 2. Kebutuhan Sumber Daya Manusia SDM
Salah satu bagian penting dalam pembuatan sistem informasi adalah para pelaku yang turut serta di dalamnya. Setiap SDM memiliki spesifikasi keahlian masing-masing dan kemudian
digabung dalam sebuah rancangan. Sistem Triport 0.1 yang ditujukan untuk membantu perencanaan distribusi dan transportasi, membutuhkan SDM sebagai berikut:
a. Analis sistem, seseorang yang memiliki pengetahuan dalam manajemen rantai pasok, terutama dalam bidan distribusi dan transportasi. Selain itu analis sistem juga
berkemampuan untuk menggunakan teknik data mining. Teknik ini akan ditempatkan pada salah satu bagian dalam sistem yang dapat membantu proses perencanaan
distribusi dan transportasi. Berbekal keahlian tersebut, analis sistem berkewajiban untuk mendesain secara global sistem yang akan dibuat.
b. Administrator, keberadaan administrator dalam sistem adalah sebagai penanggung jawab keamanan dan kebenaran data dalam sistem informasi. Seorang administrator
harus memahami struktur dan lalu lintas data dalam sistem. c. Programmer, tugas dari programmer adalah menerjemahkan desain sistem ke dalam
bahasa pemprograman, sehingga perangkat lunak dapat terbentuk. Seorang programmer harus menguasai bahasa pengkodean dan tatacara untuk
mentransformasikan desain sistem menjadi sebuah aplikasi komputer. d. Data collector, sistem informasi terbentuk karena adanya sebuah proses pengolahan
data menjadi informasi. Tugas untuk mengumpulkan data tersebut dilakukan oleh data collector. Seorang data collector harus mampu untuk mendapatkan data yang terjamin
kebenarannya dan jelas darimana data diperoleh. e. Pengguna, sasaran akhir dari pembuatan sistem adalah membantu pengguna untuk
melakukan proses-proses dalam kehidupan. Triport 0.1 dapat digunakan oleh perusahaan atau pihak-pihak yang terlibat dalam perencanaan distribusi dan
transportasi. Biasanya digunakan pada bagian akhir supply chain perusahaan yang membutuhkan pengelolaan data untuk mengkoordinasikan aliran produk dari
manufacture ke pengguna akhir.
IV.3 ANALISIS KEBUTUHAN INFORMASI PENGGUNA
