Pengadaan Pengadaan bahan informasi

rambu. Disamping itu, dalam menghitung luas lantai perlu diperhatikan rencana pperkembangan perpustakaan untuk 10 tahun mendatang.

5. Sistem

Sebagai suatu sistem pengelolaan informasi, perpustakaan memiliki beberapa sistem kegiatan untuk menunjang visi, misi dan tujuan perpustakaan. Sistem ini berupa serangkaian pedoman atau prosedur kerja yang harus dilaksanakan dalam menyelesaikan kegiatan tertentu. Kegiatan ini dapat berupa pengadaan bahan informasi, pencatatan, katalogisasi, klasifikasi dan pelayanan informasi. Untuk mendukung kegiatan ini agar proses kerja dapat dilakukan dengan cepat dan tepat maka perpustakaan dapat mengadopsi teknologi seperti computer untuk membantu tugas pustakawan. Program untuk database atau untuk layanan, katalogisasi dan kegiatan administrasi lainnya dapat dirancang oleh ahli yang berhubungan dengan teknologi, atau dengan mengadopsi software gratis dari UNESCO yaitu CDSISIS. Banyak software perpustakaan diperoh dari internet. Dan hal ini bisa menjadi pertimbangan bagi pengambil kebijakan di perpustakaan.

a. Pengadaan bahan informasi

1. Pengadaan

Pengadaan atau akuisisi koleksi bahan pustaka merupakan proses awal dalam mengisi perpustakaan dengan sumber-sumber informasi. Sebelum proses pengadaan bahan pustaka dilakukan harus disesuaikan dengan jenis perpustakaan. Dalam buku Manajemen Perpustakaan disebutkan ada beberapa hal-hal pokok yang harus ditetapkan dengan koleksi adalah 1. Menyusun rencana operasional pengadaan bahan pustaka meliputi: a. Perumusan kebijakan tentang koleksi, mencakup pedoman, peraturan, penekanan stressing, penyediaan anggaran. b. Mempelajari peta dan kondisi masyarakat pemakai c. Presentasi bidang-bidang pengetahuan bahan pustaka yang akan diadakan d. Seleksi, dengan berpedoman kepada atau bersumber pada kataog terbitan brosur dan selebaran, bibliografi, daftar tambahan accession list, permintan pemakai, perkembangan penerbitan, perkembangan informasi, dan lain-lain. Universitas Sumatera Utara 2. Menghimpun alat seleksi bahan pustaka Kegiatan ini adalah mengumpulkan semua sumber informasi literatur yang akan dipergunakan dalam proses penyeleksian dan penentuan bahan pustaka. Sumber-sumber informasi ini seperti: katalog penerbit, bibliografi, bulletin, abstrak, brosur terbitan baru, dan lain-lain. 3. survai minat pemakai Kegiatan ini pada dasarnya adalah membuat instrument, mengumpulkan, mengolah dan menganalis data serta membuat laporan hasil survai untuk mengetahui bidang atau subjek yang diminati pemakai, jenis pustaka yang diperlukan, termasuk jenis layanan yang dikehendakinya. 4. Survai bahan pustaka Kegiatan mengamati langsung keberadaan bahan pustaka di penerbit, toko buku, pameran dan perpustakaan lainnya. 5. Membuat dan menyusun desiderata Kegiatan ini adalah membuat deskripsi bahan pustaka dalam bentuk kartu atau daftar dan disusun menurut aturan tertentu untuk digunakan sebagai bahan seleksi bahan pustaka untuk pengadaan. 6. Menyeleksi bahan pustaka Dengan menggunakan daftar desiderata, laporan hasil survai minat pemakai dan laporan hasil survai maka diadakanlah penyeleksian bahan pustaka yang akan diadakan oleh perpustakaan untuk satu periode tahun anggaran atau pengadaan secara insidentil untuk terbitan yang sedang “in” manakala tersedia anggaran, sehingga dapat segera disajikan kepada pengunjung sesegera mungkin. Menurut Sulistyo-Basuki, metode pengadaan bahan pustaka dapat dilakukan dengan 4 cara yaitu: 1. Pembelian Pemesanan langsung dapat dilakukan pada penerbit ataupun pada toko buku 2. Pertukaran Pustaka tertentu tidak dapat di beli di toko buku, hanya dapat diperoleh melalui pertukaran ataupun hadiah. 3. Hadiah Perpustakaan dapat menerima pustaka sebagai hadiah. Hadiah hanya diterima bila memenuhi peryaratan yang ditetapkan oleh perpustakaan Universitas Sumatera Utara manakala perpustakaan telah meneliti dengan seksama subjek koleksi hadiah tersebut dikaitkan dengan tujuan perpustakaan. 4. Keanggotaan organisasi Kadang-kadang perpustakaan ataupun badan induk perpustakaan menjadi anggota sebuah perhimpunan atau organisasi. Biasanya, anggota perhimpunan atau organisasi tersebut memperoleh terbitan perhimpunan atau organisasi secara cuma-cuma. Bila tidak cuma-cuma, terbitan organisasi dapat diperoleh oleh anggota dengan harga sangat murah. Sulistyo-Basuki 1993 : 222 Pengadaan koleksi tidak terlepas dari kebijakan setiap institusi yang menjadi induk perpustakaan bila perpustakaan merupakan unsur penunjang suatu organisasi. Kebijakan anggaran dan kebijakan pengadaan merupakan landasan utama kegiatan pengadaan koleksi antara lain seleksi. Seleksi dilakukan atas usulan-usulan yang diterima oleh pihak media-media tertentu, baik itu manual ataupun teautomasi atau bahkan online.

b. Pencatatan