penitip. Siregar 1998: 5 menyatakan bahwa: Dalam menerima titipan
perpustakaan harus hati-hati karena penitipan buku sering disertai dengan persyaratan yang tidak mungkin dipenuhi oleh perpustakaan. Misalnya pihak yang
menitipkan buku tersebut meminta agar disediakan ruangan khusus untuk koleksi. Hal ini akan menyulitkan perpustakaan karena harus menyediakan tempat
dan tenaga untuk menjaga koleksi tersebut.
2.6.5 Terbitan Sendiri
Untuk melengkapi koleksinya, perpustakaan hendaknya menghimpun semua Bahan pustaka yang terbitan oleh lembaga yang bersangkutan, misalnya
bulletin, brosur, jurnal ilmiah, majalah, laporan penelitian dan lain-lain. Koleksi ini sangat membantu kelancaran tugas lembaga ilmiah dalam penyebaran
informasi yang diterbitkan oleh lembaga tersebut, karena bahan jenis ini biasanya tidak diperjualbelikan sedangkan infomasinya sangat penting bagi lembaga ilmiah
lainnya.
Dalam Buku Pedoman Pembinaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi 1982 : 19 penerbitan sendiri mencakup:
1. Penerbitan dari lembaga induk tempat perpustakaan berada a. Perpustakaan hendaknya dijadikan pusat penyimpanan depository
semua penrbitan lembaga itu. b. Perpustakaan dapat ditunujuk sebagai penyalur dari semua penerbitan
lembaga yang bersangkutan. Penerbitan oleh perpustakaan sendiri seperti daftar tambahan koleksi, bulletin,
manual bibliografi dan sebagainya. 2.7
Inventarisasi
Langkah awal yang harus dilakukan terhadap buku yang sudah diterima harus diperiksa terlebih dahulu agar tidak terjadi kekeliruan koleksi. Pustakawan
mencocokkan buku yang diterima dengan kartu pesanan dan bila ada perbedaan, cacat atau rusak, perpustakaan dapat melakukan klaim kepada pengirimasal buku
tersebut. Pada waktu penerimaan buku yang dipesan, faktur dicocokkan dengan buku yang ada dalam file perpstakaan.
Universitas Sumatera Utara
Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman 2004: 54 menyatakan bahwa prosedur penerimaan bahan perpustakaan yang dibeli atau dilanggan
adalah sebagai berikut: 1.
Memeriksa secara teiliti bahan perpustakaan yang diterima dan surat pengantarnya.
2. Mencocokkan bahan perpustakaan yang diterima dengan arsip
pesanan. 3.
Menyisihkan dan mengembalikan bahan perpustakaan yang tidak sesuai dengan pesanan, cacat, atau rusak disertai dengan permintaan.
4. Menandatangani tada terima atau faktur dan mengembalikannya
kepada pengirim 5.
Menandai kepemilikan bahan perpustakaan dengan membubuhkan cap perpustakaan.
6. Membuat berita acara penerimaan.
Sedangkan menurut Yulia 1993: 143 pada prinsipnya bahan pustaka baik yang berupa buku, majalah, laporan, bahan bukan buku yang baru diterima oleh
suatu perpustakaan, sebelum diproses lebih lanjut diregristasi haus dilakuakan tahapan sebagai berikut:
1. Periksa alamat pengirim dan penerimanya, jika sesuai buka
amplopnya. 2.
Periksa kiriman apakah sesuai dengan surat pengantar dan daftar pesanan kita. Sekaligus periksa kondisi fisiknya, apakah dalam
keadaan baik atau rusak. 3.
Jika ada yang tidak sesuai dengan pesanan, baik judul, pengarang atau keadaannya rusak. Kiriman disisihkan dan dikembalikan ke pengirim
disertai dengan surat permintaan penggantian yang sesuai. 4.
Untuk kiriman yang sesuai dengan surat pengantar dan daftar pesanan serta kondisi fisiknya baik, dibuatkan tanda terima dan kirimkan ke
pengirim sebagai bukti penerimaan. 5.
Bahan pustaka siap di catat dalam buku induk, yang sebelumnya diberi stempel inventaris dan stempel perpustakaaninstans
Universitas Sumatera Utara
Gambar1: Diagram Alur Prosedur Penerimaan dan Pengindukan Buku
Sumber: Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman 2004: 58. Setelah pemeriksaan di atas selesai buku yang diterima harus
diinventariskan. Menurut Yulia 1993: 144 Inventarisasi koleksi bahan pustaka adalah kegiatan pencatatan setiap bahan pustaka yang diterima perpstakaan
kedalam buku inventarisasi atau buku induk sebagai tanda bukti perbendaharaan Mulai
Buku dari penerbit penyalur
Mencocokkan dengan arsip pesanan
Sesuai? Inventarisasi
Kebagian Klasifikasi
Buku Terdaftar diterima
Rusak
Klaim kepada penerbitpenyalur
Selesai Surat Klaim
Out of Print
Universitas Sumatera Utara
atau pemilikan perpustakaan. Buku inventaris atau buku induk dibuat kolom-kolom untuk mencatat ciri
tertentu dari suatu bahan pustaka. Informasi yang dicatat dalam buku induk menurut Siregar 1998: 13 adalah:
1. Tanggal penerimaan buku. Tanggal ini juga dicantumkan pada
bukunya. 2.
Nomor Urut Induk. Setiap eksemplar buku diberi nomor tersendiri. 3.
Pengarang 4.
Judul buku 5.
Penerbit 6.
Tahun terbit 7.
Asalsumber, dalam kolom ini dicatat darimana buku berasal apakah dari hasil pembelian, hadiah dan pertukaran.
8. Harga buku
9. Golongan nomor klasifikasi kolom ini dicatat setelah buku diproses
10. Keterangan. Dalam kolom ini dicantumkan hal-hal lain yang dianggap
perludan belum dicantumkan dalam kolom yang disediakan. Dalam Buku Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan
Tinggi 1999: 19 kegiatan inventarisasi adalah sebagai berikut: 1. Setiap bahan yang diterima dibubuhi cap perpustakaan pemilik
2. Setiap bahan yang dicacat dalam buku induk dengan kolom-kolom antara lain: 1. Nomor induk
Nomor induk ini dapat diurutkan terus menerus dari tahun ke tahun, atau setiap berganti tahun dimulai pemberian nomor baru. Nomor induk ini
dibubuhkan juga pada pustaka, pada tempat yang telah ditentukan. a. Tanggal pendaftaran
b. Pengarang c. Judul
d. Edisi dan tahun e. Penerbit
f. Harga kalau ada g. Sumber kalau hadiah atau tukar menukar
2. Setelah dicatat bahan dikirim kebagian pengelolaan dikirim kebagian
pengelolaan untuk diolah lebih lanjut.
Universitas Sumatera Utara
Tabel 1: Kolom Inventaris tersebut dapat dilihat pada tabel berikut:
Tanggal No
induk Penga
rang Judul
buku Penerbit
Asal Hrg
No Kls
Ket Penerbit
Tempat Terbit
Thn Terbit
B H T
Sumber: Siregar 1998:13 Dengan inventarisasi, perpustakaan dapat membuat laporan, memyusun
statistik, Memeriksa bahan perpustakaan ang memiliki atau mengetahui bahan pustaka yang dimiliki atau mengetahui bahan pustaka yang belumsudah dimiliki.
Selain itu dapat diketahui bahan pustaka yang hilang.
3.8 Faktor-faktor penghambat pengembangan koleksi
