Sedangkan menurut Soetminah 1992: 74 langkah yang dilakukukan dalam melakukan tukar menukar adalah sebagai berikut:
1. Setiap pustaka yang akan ditukarkan harus dikeluarkan dari koleksi,
diambil kategorinya dan diberi stempel tanda pengeluaran dari koleksi. Didalam buku inventaris juga dicatat sebagai keterangan,
sehingga sudah resmi bukan milik perpustakaan yang bersangkutan. 2.
Sejumlah pustaka yang akan ditukarkan didaftar secara berturut-turut berdasarkan abjad, misalnya:
Buku = Nama, Pengarang, dan Judul Majalah = judul, Volume, Tahun, Nomor
3. Perpustakaan mengirim daftar tersebut kepada sejumlah
perpustakaan yang diperkirakan yang akan membutuhkan, lengkap dengan syarat penukaran, misalnya ongkos kirim yang dibebankan
kepada perpustakaan penerima. 4.
Perpustakaan penerima memilih pustaka yang diperlukan dan mengirim daftar pustaka yang ditawarkan sebagai gantinya.
5. Apabila kedua perpustakaan telah sepakat, maka proses tukar
menukar dapat dilakukan dan masing-masing dapat mulai menginventarisasi pustaka koleksi.
Dari uraian di atas jelas bahwa pustaka dapat diperoleh melalui tukar menukar dengan membuat kesepakatan antara perpustakaan dengan perpustakaan
lain yang dianggap dapat melakukan tukar menukar koleksi.
2.6.3 SumbanganHadiah
Selain dengan cara pembelian dan tukar menukar, pengadaan bahan pustaka dapat diperoleh dengan menerima sumbangan atau hadiah dari pihak lain
baik perorangan maupun lembaga. Satu hal yang perlu diperhatikan dari pengadaan koleksi yang tidak sesuai dengan kebutuhan perpustakaan dan koleksi
yang diterima sudah kadaluwarsa.
Pemilihan buku hadiah kebanyakan dilakukan sesudah buku diterima.untuk
Universitas Sumatera Utara
itu perpustakaan harus dapat mengambil kebijakan mengenai buku yang tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna perpudtakaan. Sehubungan dengan hal-hal
tersebut penuangan hadiah harus dalam kebijakan pengembangan koleksi siregar,Belling 1998: 4 .
Dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi: Pedoman 2004: 55 dinyatakan bahwa perpustakaan menerima hadiah secara langsung perlu
melakukan langkah-langkah berikut: 1. Meneliti kiriman bahan perpustakaan hadiah dan mencocokkannya
dengan surat pengantar 2. Memilih bahan perpustakaan hadiah yang dibutuhkan.
3. Menyisihkan bahan perpustakaan hadiah yang tidak diperlukan. Pengadaan bahan pustaka dengan cara menerima hadiahsumbangan
adakalanya perpustakaan mengjukan permintaan sumbangan buku kepada lembaga, instansi pemerintah, penerbit atau perorangan. Menurut Buku
Pedoman Umum Pengelolaan Perpustakaan Perguruan Tinggi 1999: 17 hal-hal yang perlu dilakukan perpustakaan untuk keperluan tersesebut adalah:
a. Menyusun daftar pustaka yang diperlukan b. Mengirim surat permohonan sumbangan.
c. Memeriksa dan mencocokkan daftar kiriman dengan surat pengantarnya bila pustaka sumbangan sudah diterima
d. Mengirimkan kembali surat pengantar disertai ucapan terima kasih. Sedangakan menurut Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman
2004: 55 langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam permintaan sumbangan buku adalah sebagai berikut:
1. Menyusun daftar bahan perpustakaan yang diperlukan. 2. Mengirimkan surat permohonan bahan perpustakaan hadiah dan setelah
bahan Perpustakaan diterima. 3. Memeriksa dan mencocokkan daftar kiriman bahan hadiah dengan surat
pengantar. 4. Mengirimkan kembali surat pengantar disertai ucapan terima kasih.
5. Mengolah bahan perpustakaan hadiah yang diterima seperti pengolahan
Universitas Sumatera Utara
bahan Perpustakaan biasa. Dari uraian di atas disimpulkan walaupun bahan pustaka dapat diperoleh
melalui sumbangan atau hadiah, namun perpustakaan harus menyeleksi terlebih dahulu bahan pustaka tersebut agar sesuai dengan kebutuhan pegguna.
2.6.4 Titipan
