Tujuan Pengembangan Koleksi Faktor-faktor penghambat pengembangan koleksi

3. Kebutuhan pengguna 4. Jenis koleksi 5. Kriteria bahan perpustakaan 6. Jumlah eksemplar 7. Bahasa Dari kebijakan di atas dapat disimpulkan bawa pengembangan koleksi harus direncanakan terlebih dahulu agar pengembangan koleksi perpustakaan dapat berjalan secara baik dan dapat memenuhi kebutuhan pengguna.

2.3 Tujuan Pengembangan Koleksi

Pengembangan koleksi merupakan suatu keharusan di dalam perpustakaan perguruan tinggi hal ini perlu dilakukan agar informasi yang ada di perpustakaan tidak ketinggalan. Penyediaan koleksi di perpustakaan perguruan tinggi bertujuan membantu pelaksanaan program pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman 2004: 41 tujuan pengembangan koleksi perpustakaan perlu dirumuskan dan disesuaikan dengan kondisi serta kenyataan yanga ada di perguruan tinggi agar dapat secara berencana mengembangkan koleksinya. Sedangkan Sulistyo-Basuki dalam bukunya Pengantar Ilmu Perpustakaan 1991: 226 menyatakan bahwa: Untuk menilai apakah bahan pustaka berkualitas atau tidak dilakukan dengan cara sebagai berikut: a. Membandingkan koleksi perpustakaan dengan tandar yang diterbitkan. b. Membandingkan koleksi perpustakaan dengan koleksi peerpustakaan sejenis terutama dengan perpustakaan sejenis yang besar. c. Melakukan kajian beberapa banyak koleksi yang digunakan. d. Meminta bantuan pakar untuk menilai koleksi yang yang ada sesuai dengan bidang spesialis masing-masing. Dari pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa tujuan pengembangan koleksi adalah untuk menambah koleksi perpustakaan sehingga mampu memenuhi kebutuhan yang berubah sesuai dengan perkembangan ilmu Universitas Sumatera Utara pengetahuan dan teknologi.

2.4 Prinsip-prinsip Pengembangan Koleksi

Dalam memberikan pelayanan yang baik kepada pengguna, perpustakaan harus mampu menambah koleksi baru dan penggantian buku yang rusak ataupun yang ilang. Hal ini dimaksudkan untuk memberikan informasi yang mutakhir kepada pengguna dan dapat mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Untuk memberikan pelayanan informasi yang baik bagi pengguna perpustakaan perguruan tinggi, maka perlu diperhatikan hal-hal yang berhubungan dengan prinsip-prinsip pengembangan koleksi. Menurut Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman 2004: 41. prinsip-prinsip yang perlu diperhatikan dalam pengembangan koleksi perpustakaan perguruan tinggi, adalah: 1. Kerelevanan Koleksi hendaknya relevan dengan program pendidikan, pendidikan, pengajaran, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Karena itu perpustakaan perguruan tinggi perlu diperhatikan jenis dan jenjang program yang ada. 2. Berorientasi pada kebutuhan pengguna Pengembangan koleksi harus ditujukan kepada pemenuhan kebutuhan pengguna. Pengguna perpustakaan perguruan tinggi adalah mahasiswa, tenaga pengajar, tenaga peneliti, karyawan yang dimana kebutuhan akan informasinya berbeda-beda. 3. Kelengkapan Koleksi hendaknya jangan hanya terdiri atas buku ajar yang langsung dalam perkuliahan saja, tetapi juga meliputi bidang ilmu yang berkaitan erat dengan program yang ada secara lengkap. 4. Kemuktahiran Koleksi hendaknya mencerminkan kemuktahiran. Ini berarti bahwa perpustakaan perguruan tinggi harus mengadakan dan memperbaharui pustaka sesuai dengan perkembangan ilmu penetahuan. 5. Kerjasama Universitas Sumatera Utara Koleksi hendaknya merupakan hasil kerjasama semua pihak yamg berkepentingan dalam pengembangan koleksi, yaitu antara pustakawan, tenaga pengejar, dan mahasiswa. Dengan kerjasama diharapkan pengembangan koleksi dapat berdayaguna dan berhasil guna. Dari uraian di atas jelas bahwa untuk memenuhi kebutuhan pengguna dengan baik, prinsip diatas perlu dilakukan perpustakaan untuk mencapai hasilyang memuaskan dan mampu memenuhi kebutuhan pemakai secara efisien. 2.5 Pemilihan Bahan Pustaka Pemilihan bahan pustaka adalah proses pengkajian bahan pustaka yang dibutuhkan oleh pengguna pertpustakaan serta menetapkan judul dan subjek bahanpustaka yang perlu diadakan, setelah meneliti judul-judul bahan pustaka melalui katalog penerbit dan usul pengguna perpustakaan. Dalam pemilihan bahan pustaka, perpustakaan tidak dapat mengumpulkan semua buku yang diterbikan baik dalam jumlah maupun jenis koleksinya, karena pengadaan buku dibatasi oleh tujuan dan sasaran yang ingin dicapai oleh perpustakaan, dengan adanya keterbatasan tersebut maka penambahan koleksi harus diseleksi agar koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan benar-benar sesuai dengan kebutuhan pengguna. Menurut Sulistyo-Basuki 1994: 427” Tujuan pemilihan bahan pustaka adalah mengembangkan koleksi perpustakaan yang baik dan seimbang, sehingga mampu melayani kebutuhan pengguna yang berubah dan tuntutan pengguna masa kini serta masa mendatang”. Dalam pernyataan di atas jelas bahwa perpustakaan diharapkan dapat mengembangkan koleksinya secara baik dan seimbang agar tujuan pemilihan bahan pustaka tersebut dapat tercapai. Salah satu prinsip pemilihan bahan pustaka adalah unsur kerjasama dengan berbagai pihak. Agar koleksi perpustakaan sesuai dengan kebutuhan pengguna maka pemilihan bahan pustaka dilakukan atas kerjasamadengan pihak-pihak tertentu. Adapun pihak-pihak yang dilibatkan dalam pemilihan bahan pustaka menurut Siregar 1998: 7 adalah: 1. Pustakawan Universitas Sumatera Utara Pustakawan memegang peranan penting dalam pemilihan bahan pustaka dan pembinaan koleksi pustakawan mengarahkanmengkordinir seluruh proses pemilihan, meyakinkan pimpinan akan dana yang dibutuhkan, menjalin kerjasama dengan pihak lain, menyusun kebijakan seleksi, memikirkan penggunaan dana secara literatur dari berbagai bibliografi, majalah, tinjauan buku, katalog penerbit, secara umum tugas pustakawan adalah sebagai berikut: 1. Sebagai penentu apakah satu buku dibeli atau tidak 1. Menyeleksi permintaaan pemakaipakar 2. Bertanggung jawab akan pembinaan koleksi 3. Mengarahkan dan mengkordinir pemilihan buku 4. Membina kerjasama dengan pihak lain yang berhubungan dengan pembinaan koleksi.misalnya para pakarkomisi perpustakaan. 5. Membina hubungan baik dengan penerbit agen.

2.5.1 Prinsip Pemilihan Bahan Pustaka

Kegunaan pemulihan bahan pustaka adalah untuk menyesuaikan koleksi dengan kebutuhan pengguna baik kualitas maupun kuantitasnya. Selain itu pemilihan bahan pustaka dilakukan berdasarkan kemampuan dana yang tersedia. Prinsip keoleksi merupakan salah satu acuan yang digunakan perpustakaan untuk mengisi koleksi perpustakaannya. Dalam pelaksanaan pemilihan buku ada prinsip-prinsip yang telah ditetapkan oleh perpustakan. Berdasarkan prinsip dasar dalam pemilihan buku menurut Siregar 1998: 6 antara lain: Relevansi atau kesesuaian Perpustakaan hendaknya mengusahakan agar koleksi perpustakaan relevan dengan fungsi dan tujuan perpustakaan serta tujuan lembaga induknya. 2. Orientasi kepada pengguna Dalam pengadaan koleksi hendaknya mengutamakan kepentingan pengguna perpustakaan, sehingga kebutuhan pengguna terpenuhi dan tingkat keterpakaianya keleksi dapat ditingkatkan. 3. Unsur kelengkapan Pengadaan koleksi hendaknya dilakukan dengan berpedoman kepada Universitas Sumatera Utara kelengkapan koleksi yang dibutuhkan oleh pengguna, bukan berpedoman kepada jumlah eksemplar dari kelengkapanjumlah judul dan kualitas yang dimilik. 4. Unsure kemuktahiran Perpustakaan harus berusaha untuk memyediakan sumber-sumber informasi yang paling muktahir, sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan tehnologi. 5. Unsur kerjasama dengan berbagai pihak Perpustakaan sebaiknya menjalin kerjasama dengan pihak seperti para pakar ilmu pengetahuan, pengguna dalam melaksanakan pemilihan bahan pustaka agar relevansi koleksi dengan kebutuhan pengguna dapat dipenuhi. 6. Menggunakan alat bantu pemilihan Untuk memudahkan dan untuk mengetahui informasi buku secara langsung, hendaknya pemilihan bahan pustaka dilakukan dengan menggunakan alat bantu pemilihan bahan pustaka. Selain prinsip-prinsip di atas ada beberapa asas yang perlu dpertimbangkan dalam pemilihan bahan pustaka. Dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman 2004: 48 dinyatakan bahwa asas yang perlu dipertimbangkan adalah: 1 Wibawa penulis buku dan pentingnya buku terdebut untuk bidang studi tertentu. 2 Isi bahan perpustakaan cukup bermakna bagi perkembangan bidang studi. 3 Bahasan bahan perpustakaan memuat pan dangan yang seimbang, khususnyabuku yang memuat masalah yang kontroversial. 4 Kualitas isi bahan perpustakaan. 5 Kepantasan harga. 6 Bahasa 7 Terbitan terbaru memperoleh prioritas diatas terbitan lama. Bahan perpustakaan lama biasa diadakan sejauh tersedianya dana dan biasa mengisi kekurangan koleksi bidang tertentu. Universitas Sumatera Utara 8 Bahan perpustakaan renik, misalnya mikrofis, jangan dirangkapi dengan bentuk buku kecuali jika ada alasan tertentu yang bisa diterima. 9 Setiap bahan perpustakaan rujukan cukup diadakan satu perangkat. 10 Buku ajar diadakan dalam jumlah eksemplar yang terbatas. 11 Media bahan perpustakaan dipilih sesuai dengan kebutuhan pengguna. Dilihat dari prinsip dan asas pemilihan di atas dapat disimpulkan bahwa Perpustakaan harus mampu menyediakan koleksi yang relevan dan bermanfaat bagi penggunanya sesuai dengan tujuan dan fungsi perpustakaan.

2.5.2 Alat Bantu Pemilihan Bahan Pustaka

Untuk dapat melaksanakan pemilihan buku dengan mudah dan mengetahui bahan informasi buku secara lengkap hendaknya seorang pustakawan menggunakan alat bantu untuk memudahkan seleksi. Adapun alat bantu pemilihan buku menurut Siregar 1998: 9 adalah: katalog penerbit, bibliografi nasionaldaerahkhusus, daftar buku beranotasi dengan keterangan singkat, book in print, tinjauan buku, majalah yang sering memuat resensi buku, abstrak, sari karangan, saran dari pengguna. Sedangkan dalam Buku Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi 1999: 14 alat bantu pemilihan buku adalah sebagai berikut: 1. Bibliografi subjuk khususu 2. Daftar tambahan koleksi accession list perpustakaan lain. 3. Timbangan buku Sedangkan dalam Buku Pedoman Umum Penelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi 1999: 14 alat bantu pemilihan buku adalah sebagai berikut: 1. Bibliografi subjek khusus 2. Daftar tambahan koleksi accession list perpustakaan lain 3. Timbangan buku 4. Masukan dari pengguna perpustakaan Menurut Siregar 1998: 7 Adapun fungsi alat bantu pemilihan bahan pustaka yaitu untuk memudahkan dan untuk mengetahui informasi buku secara Universitas Sumatera Utara lengkap. Melalui alat bantu tersebut di atas informasi yang dapat diketahui mengenai buku yang akan dipesan antara lain: 1. Nama Pengarang 2. Judul Buku 3. Edisi atau cetakan 4. Impresum tempat terbit, penerbit dan tahun terbit 5. ISBN 6. Harga, dan Keterangan singkat tentang isi buku tersebut. Siregar 1998 :9 Dari alat bantu pemilihan yang telah diuraikan di atas dapat diketahui keterangan mengenai buku yang akan dipesan sesuai dengan kebutuhan pengguna.

2.5.3 Prosedur Pemilihan Bahan Pustaka

Prosedur pemilihan bahan pustaka bertujuan mengatur mekanisme pemilihan bahan pustaka yang akan dibeli oleh perpustakaan agar diperoleh hasil yang sesuai dengan masyarakat yang dilayaninya. Siregar 1998: 10 menyatakan bahwa pemilihan bahan pustaka dilaksanakan dengan cara berikut: 1. Pemilihan buku dapat dilakukuan berdasarkan saran perpustakaan 2. Pemilihan buku dapat dilakukan dengan menggunakan alat bantu pemilihan buku, seperti: katalog penerbit, bibliografi dan abstrak. 3. Pemilihan buku dapat dilakukan dengan mengevaluasi bukunya secara langsung melalui contoh yang dikirim oleh penerbit untuk diperiksa oleh perpustakaan desk copy. 4. Berdasarkan hasil pembicaraan atau diskusi tentang buku dari kelompok atau media komunikasi. Sedangkan menurut Buku Pedoman Pembinaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi 1982: 12 langkah-langkah yang ditempuh dalam pemilihan bahan pustaka adalah: a. Inisiatif pemilihan dimulai oleh pemakai, baik atas kemauan sendiri atau atas permintaan pustakawan. b. Pengusul menyusun daftar usulan dengan mengisi formulir dengan data bibliografi yang lengkap. Universitas Sumatera Utara 1. Data untuk terdiri dari pengarang, judul edisi, tahun, tahun terbit, ISBN, jumlah yang dipesan, harga. 2. Data untuk majalah terdiri dari judul, alamat penerbit, ISSN kalau ada, harga bilamana mulai berlangganan dan disertai pula persetujuan atasan si pengusul. c. Daftar usulan dapat diserahkan langsung kepada pimpinan perpustakaan atau atasan pengontrol. d. Petugas pengadaan mengadakan verifikasi dengan cara: 1. Memeriksa dan melengkapi data bibliografi dari setiap bahan yang diusulkan dengan memakai alat bantu pemilihan. 2. Memcocokkan daftar usulan dengan koleksi yang ada melalui katalog perpustakaan, katalog majalah dan sebagainya. 3. Diteliti pula apakah ada yang sedang dalam pemesanan 4. Apabila oleh karena anggaran, sehingga tidak semua usul dapat diterima, maka dibuatkan kartu desiderata yang akan dipertimbangkan, kemudian apabila tersedia dana, atau diusahakan dari sumber lain. 5. Apabila dad bahan yang diusulkan yang sudah ada atau yang sedang dalam pemesanan, perlu di putuskan apakah perlu ditambah atau tidak. usul diterima bila yang dipesan merupakan edisi yang lebih baru dan edisi yang memiliki perpustakaan. 6. Keputusan yang diambil, melalui pimpinan perpustakaan.

2.6 Pengadaan Bahan Pustaka

Pengadaan bahan pustaka merupakan rangkaian dari kebijakan pengembangan koleksi perpustakaan. Koleksi yang menjadi prioritas pengadaan sudah ditentukan dalam kebijakan pengembangan koleksi. Hal ini penting dilaksanakan dengan tujuan untuk menghindari buku yang sebenarnya kurang bermanfaat bagi pengguna perpustakaan. Yulia 1993: 41 menyatakan bahwa pengadaan buku mencakup: a. Peroleh buku melalui pembilian, hadiah atau pertukaran. b. Pembayaran atau tanda terima pembayaran . c. Memelihara catatan-catatan yang berkaitan dengan pengadaan. Universitas Sumatera Utara Sedangkan menurut Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman 2004: 54 pengadaan bahan pustaka dapat dilaksanakan sebagai berikut: 1. Pembelian dan pelagganan 2. Hadiah 3. Pertukaran 4. Wajib simpan terbitan perguruan tinggi 5. Titipan Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pengadaan buku dapat dilakukan dengan beberapa cara mulai dari pembelian, hadiahsumbangan, pertukaran, titipan dan penerbitan sendiri.

2.6.1 Pembelian

Pengadaan bahan pustaka melalui pembelian dapat dilakukan dengan beberapa cara yaitu dengan memesan langsung kepada penerbit, pembeli bahan pustaka melalui toko buku dari agen atau distributor. Pembelian dilakukan melalui penelitian yang cermat dengan cara memperhatikan atau meneliti kembali bahan pustaka yang ada di perpustakaan, agar buku yang dibeli hendaknya beriorientasi pada kebutuhan pengguna sesuai dengan fungsi dan tujuan perpustakaan. Dalam hal pembelian dibutuhkan anggaran dana yang cukup, karena mengingat mahalnya harga buku. Hal iani yang mengakibatkan pustakawan dan pihak yang dilibatkan dalam pemilihan bahan pustaka harus selektif agar tidak terjadi kekecewaan. Menurut Buku Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi 1999: 15 cara-cara pembelian buku yaitu: a. Pemesanan langsuns kepada penerbit Cara ini dapat di tempuh baik untuk bahan yang diterbitkan di dalam negeri maupun di luar negeri. Dalam hal tertentu pembelian juga dapat dilakukan langsung di toko buku di dalam negeri. b. Pemesanan melalui agen Pemesanan melalui agen dilakukan melalui agen dalam negeri Universitas Sumatera Utara ataupun luar negeri. Tata cara pemesanan melalui agen ini ditempatkan apabila bahan yang dipesan dalam jumlah banyak dan diterbitkan oleh bermacam-macam penerbit. c. Pemesanan secara tetap standing order Pustaka yang terbit secara berkala atau berseri atau yang dilengkapi dengan suplemen dapat dipesan melalui pesanan tetap. Dengan cara ini setiap kali bahan pustaka terbit, secara otomatis pemesan akan memproleh bahan tersebut. Sedangkan menurut Yulia 1993: 43 pembelian buku dapat dilakukan melalui berbagai saluran yang ada yaitu: 1. Pembelian buku melalui toko buku 2. Pemesanan buku melalui penerbit, baik di dalam negeri maupun luar negeri. 3. Pemesanan buku melalui agen buku, baik di dalam maupun di luar negeri.

2.6.2 Pertukaran

Pengadaan koleksi dapat juga diperoleh dengan cara tukar menukar dengan perpustakaan lain. Untuk pengadaan bahan pustaka melalui tukar menukar, perpustakaan harus mempunyai bahan yang dapat dipertukarkan. Pertukaran biasanya dilakukan karena perpustakaan mempunyai koleksi yang dianggap tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna ataupun berlebihan jumlahnya eksemplarnya. Bahan yang dapat dipertukarkan dapat berupa terbitan yang diterbitkan oleh perpustakaan itu sendiri atau lembaga induk perpustakaan tersebut. Menurut Buku Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi 1996: 16 hal-hal yangperlu dilaksanakan perpustakaan dalam kegiatan tukar menukar adalah sebagai berikut: a Mendaftar pustaka yang akan dipertukarkan b Mengirim daftar penawaran yang telah dipilih oleh pemesan c Mencatat alamat pemesan d Menyampaikan pustaka yang dipilih kepada pemesan Universitas Sumatera Utara Sedangkan menurut Soetminah 1992: 74 langkah yang dilakukukan dalam melakukan tukar menukar adalah sebagai berikut: 1. Setiap pustaka yang akan ditukarkan harus dikeluarkan dari koleksi, diambil kategorinya dan diberi stempel tanda pengeluaran dari koleksi. Didalam buku inventaris juga dicatat sebagai keterangan, sehingga sudah resmi bukan milik perpustakaan yang bersangkutan. 2. Sejumlah pustaka yang akan ditukarkan didaftar secara berturut-turut berdasarkan abjad, misalnya: Buku = Nama, Pengarang, dan Judul Majalah = judul, Volume, Tahun, Nomor 3. Perpustakaan mengirim daftar tersebut kepada sejumlah perpustakaan yang diperkirakan yang akan membutuhkan, lengkap dengan syarat penukaran, misalnya ongkos kirim yang dibebankan kepada perpustakaan penerima. 4. Perpustakaan penerima memilih pustaka yang diperlukan dan mengirim daftar pustaka yang ditawarkan sebagai gantinya. 5. Apabila kedua perpustakaan telah sepakat, maka proses tukar menukar dapat dilakukan dan masing-masing dapat mulai menginventarisasi pustaka koleksi. Dari uraian di atas jelas bahwa pustaka dapat diperoleh melalui tukar menukar dengan membuat kesepakatan antara perpustakaan dengan perpustakaan lain yang dianggap dapat melakukan tukar menukar koleksi.

2.6.3 SumbanganHadiah

Selain dengan cara pembelian dan tukar menukar, pengadaan bahan pustaka dapat diperoleh dengan menerima sumbangan atau hadiah dari pihak lain baik perorangan maupun lembaga. Satu hal yang perlu diperhatikan dari pengadaan koleksi yang tidak sesuai dengan kebutuhan perpustakaan dan koleksi yang diterima sudah kadaluwarsa. Pemilihan buku hadiah kebanyakan dilakukan sesudah buku diterima.untuk Universitas Sumatera Utara itu perpustakaan harus dapat mengambil kebijakan mengenai buku yang tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna perpudtakaan. Sehubungan dengan hal-hal tersebut penuangan hadiah harus dalam kebijakan pengembangan koleksi siregar,Belling 1998: 4 . Dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi: Pedoman 2004: 55 dinyatakan bahwa perpustakaan menerima hadiah secara langsung perlu melakukan langkah-langkah berikut: 1. Meneliti kiriman bahan perpustakaan hadiah dan mencocokkannya dengan surat pengantar 2. Memilih bahan perpustakaan hadiah yang dibutuhkan. 3. Menyisihkan bahan perpustakaan hadiah yang tidak diperlukan. Pengadaan bahan pustaka dengan cara menerima hadiahsumbangan adakalanya perpustakaan mengjukan permintaan sumbangan buku kepada lembaga, instansi pemerintah, penerbit atau perorangan. Menurut Buku Pedoman Umum Pengelolaan Perpustakaan Perguruan Tinggi 1999: 17 hal-hal yang perlu dilakukan perpustakaan untuk keperluan tersesebut adalah: a. Menyusun daftar pustaka yang diperlukan b. Mengirim surat permohonan sumbangan. c. Memeriksa dan mencocokkan daftar kiriman dengan surat pengantarnya bila pustaka sumbangan sudah diterima d. Mengirimkan kembali surat pengantar disertai ucapan terima kasih. Sedangakan menurut Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman 2004: 55 langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam permintaan sumbangan buku adalah sebagai berikut: 1. Menyusun daftar bahan perpustakaan yang diperlukan. 2. Mengirimkan surat permohonan bahan perpustakaan hadiah dan setelah bahan Perpustakaan diterima. 3. Memeriksa dan mencocokkan daftar kiriman bahan hadiah dengan surat pengantar. 4. Mengirimkan kembali surat pengantar disertai ucapan terima kasih. 5. Mengolah bahan perpustakaan hadiah yang diterima seperti pengolahan Universitas Sumatera Utara bahan Perpustakaan biasa. Dari uraian di atas disimpulkan walaupun bahan pustaka dapat diperoleh melalui sumbangan atau hadiah, namun perpustakaan harus menyeleksi terlebih dahulu bahan pustaka tersebut agar sesuai dengan kebutuhan pegguna.

2.6.4 Titipan

Penambahan koleksi dengan titipan adalah penambahan bahan pustaka perorangan atau lembaga lain yang ditempatkan pada suatu perpustakaan agar bias dimanfaatkan oleh pengguna. Dalam melaksanakan pengadaan koleksi melalui titipan perlu ada kesepakatan antara perpustakaan dengan pihak yang menitipkan bahan pustaka. Jangka waktu penitipan bahan pustaka juga perlu diperhatikan agar tidak terlalu singkat, karena akan merugikan dari segi ekonomi. Bahan pustaka titipan biasanya memerlukan tempat dan pelayanan khusus. Langkah-langkah penerimaan bahan pustaka titipan menurut Soetminah 1992 : 74 adalah sebagai berikut: 1. Pustaka beserta daftarnya diterima, kemudian dicocokkan dan apabila sudah cocok pustaka dapat langsung diinventarisasikan dan diproses sampai dapat dipinjamkan. 2. PerpustaSkaan dan penitip menandatangani surat serah terima yang dilengkapi dengan keterangan seperti: a Pustaka sesuai daftar terlampir dititipkan pada perpustakaan selama jangka waktu…….x …….tahun. b Pustaka boleh dipinjamkan kepada masyarakat pemakai, maka boleh diperlukan sama dengan sama dengan koleksi yang lain. c Perpustakaan akan memelihara dan merawat pustaka Sebaik- sebaiknya seperti koleksi yang lain. d Apabila ada pustaka yang rusak, perpustakaan akan memperbaiki, tetapi apabila hilang perpustakaan tidak menggantinya. e Setelah ketentuan itu disepakati bersama,maka kedua belah pihak menandatanganinya dan masing-masing menyimpan satu dokumen serah terima. Kesimpulan dari langkah-langkah di atas bawa koleksi perpustakaan melalui titipan Dapat dimanfaatkan oleh pengguna tetapi statusnya tetap milik Universitas Sumatera Utara penitip. Siregar 1998: 5 menyatakan bahwa: Dalam menerima titipan perpustakaan harus hati-hati karena penitipan buku sering disertai dengan persyaratan yang tidak mungkin dipenuhi oleh perpustakaan. Misalnya pihak yang menitipkan buku tersebut meminta agar disediakan ruangan khusus untuk koleksi. Hal ini akan menyulitkan perpustakaan karena harus menyediakan tempat dan tenaga untuk menjaga koleksi tersebut.

2.6.5 Terbitan Sendiri

Untuk melengkapi koleksinya, perpustakaan hendaknya menghimpun semua Bahan pustaka yang terbitan oleh lembaga yang bersangkutan, misalnya bulletin, brosur, jurnal ilmiah, majalah, laporan penelitian dan lain-lain. Koleksi ini sangat membantu kelancaran tugas lembaga ilmiah dalam penyebaran informasi yang diterbitkan oleh lembaga tersebut, karena bahan jenis ini biasanya tidak diperjualbelikan sedangkan infomasinya sangat penting bagi lembaga ilmiah lainnya. Dalam Buku Pedoman Pembinaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi 1982 : 19 penerbitan sendiri mencakup: 1. Penerbitan dari lembaga induk tempat perpustakaan berada a. Perpustakaan hendaknya dijadikan pusat penyimpanan depository semua penrbitan lembaga itu. b. Perpustakaan dapat ditunujuk sebagai penyalur dari semua penerbitan lembaga yang bersangkutan. Penerbitan oleh perpustakaan sendiri seperti daftar tambahan koleksi, bulletin, manual bibliografi dan sebagainya. 2.7 Inventarisasi Langkah awal yang harus dilakukan terhadap buku yang sudah diterima harus diperiksa terlebih dahulu agar tidak terjadi kekeliruan koleksi. Pustakawan mencocokkan buku yang diterima dengan kartu pesanan dan bila ada perbedaan, cacat atau rusak, perpustakaan dapat melakukan klaim kepada pengirimasal buku tersebut. Pada waktu penerimaan buku yang dipesan, faktur dicocokkan dengan buku yang ada dalam file perpstakaan. Universitas Sumatera Utara Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman 2004: 54 menyatakan bahwa prosedur penerimaan bahan perpustakaan yang dibeli atau dilanggan adalah sebagai berikut: 1. Memeriksa secara teiliti bahan perpustakaan yang diterima dan surat pengantarnya. 2. Mencocokkan bahan perpustakaan yang diterima dengan arsip pesanan. 3. Menyisihkan dan mengembalikan bahan perpustakaan yang tidak sesuai dengan pesanan, cacat, atau rusak disertai dengan permintaan. 4. Menandatangani tada terima atau faktur dan mengembalikannya kepada pengirim 5. Menandai kepemilikan bahan perpustakaan dengan membubuhkan cap perpustakaan. 6. Membuat berita acara penerimaan. Sedangkan menurut Yulia 1993: 143 pada prinsipnya bahan pustaka baik yang berupa buku, majalah, laporan, bahan bukan buku yang baru diterima oleh suatu perpustakaan, sebelum diproses lebih lanjut diregristasi haus dilakuakan tahapan sebagai berikut: 1. Periksa alamat pengirim dan penerimanya, jika sesuai buka amplopnya. 2. Periksa kiriman apakah sesuai dengan surat pengantar dan daftar pesanan kita. Sekaligus periksa kondisi fisiknya, apakah dalam keadaan baik atau rusak. 3. Jika ada yang tidak sesuai dengan pesanan, baik judul, pengarang atau keadaannya rusak. Kiriman disisihkan dan dikembalikan ke pengirim disertai dengan surat permintaan penggantian yang sesuai. 4. Untuk kiriman yang sesuai dengan surat pengantar dan daftar pesanan serta kondisi fisiknya baik, dibuatkan tanda terima dan kirimkan ke pengirim sebagai bukti penerimaan. 5. Bahan pustaka siap di catat dalam buku induk, yang sebelumnya diberi stempel inventaris dan stempel perpustakaaninstans Universitas Sumatera Utara Gambar1: Diagram Alur Prosedur Penerimaan dan Pengindukan Buku Sumber: Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman 2004: 58. Setelah pemeriksaan di atas selesai buku yang diterima harus diinventariskan. Menurut Yulia 1993: 144 Inventarisasi koleksi bahan pustaka adalah kegiatan pencatatan setiap bahan pustaka yang diterima perpstakaan kedalam buku inventarisasi atau buku induk sebagai tanda bukti perbendaharaan Mulai Buku dari penerbit penyalur Mencocokkan dengan arsip pesanan Sesuai? Inventarisasi Kebagian Klasifikasi Buku Terdaftar diterima Rusak Klaim kepada penerbitpenyalur Selesai Surat Klaim Out of Print Universitas Sumatera Utara atau pemilikan perpustakaan. Buku inventaris atau buku induk dibuat kolom-kolom untuk mencatat ciri tertentu dari suatu bahan pustaka. Informasi yang dicatat dalam buku induk menurut Siregar 1998: 13 adalah: 1. Tanggal penerimaan buku. Tanggal ini juga dicantumkan pada bukunya. 2. Nomor Urut Induk. Setiap eksemplar buku diberi nomor tersendiri. 3. Pengarang 4. Judul buku 5. Penerbit 6. Tahun terbit 7. Asalsumber, dalam kolom ini dicatat darimana buku berasal apakah dari hasil pembelian, hadiah dan pertukaran. 8. Harga buku 9. Golongan nomor klasifikasi kolom ini dicatat setelah buku diproses 10. Keterangan. Dalam kolom ini dicantumkan hal-hal lain yang dianggap perludan belum dicantumkan dalam kolom yang disediakan. Dalam Buku Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi 1999: 19 kegiatan inventarisasi adalah sebagai berikut: 1. Setiap bahan yang diterima dibubuhi cap perpustakaan pemilik 2. Setiap bahan yang dicacat dalam buku induk dengan kolom-kolom antara lain: 1. Nomor induk Nomor induk ini dapat diurutkan terus menerus dari tahun ke tahun, atau setiap berganti tahun dimulai pemberian nomor baru. Nomor induk ini dibubuhkan juga pada pustaka, pada tempat yang telah ditentukan. a. Tanggal pendaftaran b. Pengarang c. Judul d. Edisi dan tahun e. Penerbit f. Harga kalau ada g. Sumber kalau hadiah atau tukar menukar 2. Setelah dicatat bahan dikirim kebagian pengelolaan dikirim kebagian pengelolaan untuk diolah lebih lanjut. Universitas Sumatera Utara Tabel 1: Kolom Inventaris tersebut dapat dilihat pada tabel berikut: Tanggal No induk Penga rang Judul buku Penerbit Asal Hrg No Kls Ket Penerbit Tempat Terbit Thn Terbit B H T Sumber: Siregar 1998:13 Dengan inventarisasi, perpustakaan dapat membuat laporan, memyusun statistik, Memeriksa bahan perpustakaan ang memiliki atau mengetahui bahan pustaka yang dimiliki atau mengetahui bahan pustaka yang belumsudah dimiliki. Selain itu dapat diketahui bahan pustaka yang hilang.

3.8 Faktor-faktor penghambat pengembangan koleksi

Dalam melaksanakan kegiatan perpustakaan koleksi, pustakawan sering menghadapi berbagai hambatan yang memungkinkan timbulnya kesulitan dalam menentukan bahan pustaka yang sesuai dengan kebijakan perpustakaan. Ada beberapa faktor penghambat yang mempengaruhi pengembangan koleksi menurut Yulia 1993: 19 adalah: 1. Ledakan informasi Dalam desawarsa terakhir dunia mengalami peningkatan dalam produksi buku. Diperkirakan sekitar 600.000 judul buku baru terbit setiap tahun. Untuk Indonesia dugaan buku yang terbit berkisar antara 5.000-7.000 judul pertahun. Dengan banyaknya buku baru terbit, perpustakaan mengalami kesulitan dalam memilih buku yang sesuai dengan tujuan perpustakaan yang bersangkutan. Universitas Sumatera Utara 2. kebijakan pemerintah Banyakperpustakaan, terutama perpustakaan pemerintah menerima anggaran menurut tahun anggaran. Tahun anggaran dimulai pada tanggal 1 april dan berakhir tanggal1 Maret tahun berikutnya. Dalam kenyataan sering mengalami keterlambatan sehingga pustakawan mengalami kesulitan dalam pengaturan anggaran. 3. Transportasi Buku Luar Negeri Buku yang di pesan dari luar negeri memakan waktu lama sekali sekitar 2 sampai 12 Bulan, sehingga pemakai baru bisa membaca setelah satu tahun kedepan. 4. Penawasan Bibliografi Pustakawan mengalami kesilitan mengenai buku dalam negeri kerena sedikit data yang kurang tersediannya sarana bibliografi di Indonesia. Sedangkan Siregar 1998: 10 menyatakan bahwa kendala-kendala yang sering dihadapi pustakawan dalam pengembangan koleksi adalah: a. Anggaran yang diberikan untuk perpustakaan terbatas jumlahnya. b. Harga buku mahal dan ada kecenderungan setiap tahun harga naik. c. Masalah sensor, dalam hal ini pustakawan sulit menentukan buku mana yang dilarang atau dibaca pengguna. Sulistyo-Basuki 1991: 221 dalam bukunya Pengantar Ilmi Perpustakaan, menyatakan Bahwa persoalan yang sering dihadapi pustakawan dalam hai pengadaan buku adalah : 1. Bagi buku terbitan dalam negeri, pusat penerbitan terlalu berpusat di pulau jawa. Bagi pepustakaan yang berada di luar pulau jawa, pengadaan buku berarti menambah tugas korespondensi yang makan waktu lama, jawaban tidak selalu cepat, serta kemungkinan buku sudah terjual habis. 2. Lebih sulit memperoleh buku serta informasi dari Asia dari pada Eropa Barat atau Amerika. Misalnya untuk memperoleh buku terbitan Thailand atau india adalah jauh lebih sulit daripada membeli buku terbitan inggris ataupun Australia. Kendala itu terjadi karena kurangnya fasilitas perdagangan, informasi terbatas, pembatasan Universitas Sumatera Utara ekspor, hubungan politik yang tidak selalu lancer dan kurang bibliografi mutakhir. 3. Prosedur pembayaran sering kali terlalu berbelit-belit, baik untuk pembayaran dalam bentuk rupiah maupun mata uang asing. 4. Dana yang tersedia tidak selalu tersedia pada waktunya. 5. Terbatasnya informasi mengenai buku yang tersedia. Buku yang diterbitkan oleh penerbit swasta umumnya dapat dibeli di pasaran bebas. Tidak demikian terbitan dalam jumlah terbatas oleh lembaga penelitian atau badan pemerintah. 6. Adakalanya seorang panulis harus merangkap bagai penerbit sekaligus sebagai distributor bukunya. Karena situasi demikian itu maka bukunya tidak selalu dapat diperoleh melalui toko buku. 7. Adanya ketentuan harus membayar dimuka terutama untuk pelanggan majalah asing. Ini sering kali diatasi dengan perbuatan pro forma invoice namun demikian situasi tidak menentu majalah datangnya terlambat. 8. Prosedur administratif yang berbelit-belit. Pengadaan buku dari luar negeri harusmenghadapi masalah pemeriksaan oleh petugas bea cukai, kejaksaan, serta instansi lain. Bahkan untuk mengambil mikrofil disertai saja harus minta izin dari Badan sensor Film. Adanya hambatan tersebut di atas membuat tugas pustakawan semakin sulit dan Berat. Hal ini merupakan tantangan bagi pustakawan untuk dapat menyediakan bahan pustaka yang relevan dengan kebutuhan pengguna. Universitas Sumatera Utara BAB III FAKTOR-FAKTOR PENGHAMBAT PENGEMBANGAN KOLEKSIPADA PERPUSTAKAAN INSTITUTE AGAMA ISLAM NEGERI IAIN SUMATERA UTARA

3.1 Sejarah Singkat Perpustakaan IAIN Sumatera Utara