Sistem Pelayanan Akademik Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM STUDI DIPLOMA III

SISTEM PELAYANAN AKADEMIK PADA FAKULTAS

EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

TUGAS AKHIR

Diajukan Oleh WINDA WULANDARI

082101071

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk menyelesaikan

Pendidikan Pada Program Studi Diploma III

Fakultas Ekonomi

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kehadirat Allah SWT atas limpahan rezeki dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas akhir ini dengan judul ‘SISTEM PELAYANAN AKADEMIK PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA’, sebagai salah satu syarat untuk memenuhi syarat untuk menyelesaikan pendidikan pada Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Selama penulisan Tugas Akhir ini, banyak pihak yang telah membantu penulis. Baik itu bantuan moril, materi, dorongan serta bimbingan dari berbagai pihak. Pada kesempatan ini penulis menyampaikan penghargaan dan terima kasih sebesar-besarnya kepada:

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec., selaku Dekan Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara

2. Bapak Prof. Dr. Paham Ginting, MS selaku Ketua Jurusan Program Studi

Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

3. Bapak Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si selaku Sekretaris Jurusan

Program Studi Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan selaku dosen pembimbing yang telah meluangkan waktunya untuk membimbing penulis dalam penulisan tugas akhir ini.

4. Bapak dan Ibu Dosen dan Staf pegawainya yang banyak membantu Penulis

selama menjalankan pendidikan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

5. Khususnya penulis ucapkan terima kasih kepada orangtuaku tercinta Ayahanda Supomo dan Ibunda Khairani Nasution yang telah memberikan kasih sayangnya, dorongannya baik moral dan spiritual,semangat dan pengorbanannya yang begitu besar sehingga penulis dapat menyelesaikan studi.

6. Keluarga-keluargaku tersayang uwak Ferry Hermita Nasution dan uwak

Zulkarnain serta sepupu-sepupuku tersayang Windy Aginta, Nanda Mia ,Atina Nopiyanti dan Aldin Lukman Hakim yang telah memberikan semangat dan dukungannya.

7. Sahabat- sahabatku tersayang Lydia Utami dan Sekar Putri Ningrum yang

selalu setia menemani penulis di dalam penulisan Tugas Akhir ini

8. Teman-teman Jurusan keuangan stambuk 08 terutama Ratna, Windy, Tyas,

Nobe, Fina, Nina,Diva.

Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih terdapat kekurangan-kekurangan dan masih jauh dari sempurna. Untuk itu penulis mengharapkan saran dan kririk dari semua pihak yang bersifat membangun, guna kesempurnaan Tugas Akhir ini.

Medan, 2010 Penulis,

(Winda Wulandari) NIM. 082101071

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1.Latar Belakang Masalah ... 1

1.2.Perumusan Masalah ... 6

1.3.Tujuan Penelitian ... 7

1.4.Manfaat Penelitian ... 7

1.5.Sistematika Penulisan ... 8

BAB II PROFIL PERUSAHAAN ... 9

2.1.Sejarah Ringkas FE USU ... 9

2.2.Struktur Organisasi ... 12

2.3.Uraian Tugas ... 14

2.4.Jaringan Usaha/Kegiatan ... 17

2.5.Kinerja Usaha Terkini ... 18

2.6.Rencana Kegiatan... ... 19

BAB III PEMBAHASAN... 21

3.1.Pengertian Sistem ... 21

3.2.Pengertian Pelayanan ... 22

3.3.Karakteristik Pelayanan ... 25

3.4.Kualitas Pelayanan ... 28

3.5.Bentuk Pelayanan ... 30

3.6.Sistem Pelayanan Akademik FE USU ... 33

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 39

4.1.Kesimpulan ... 39

4.2.Saran ... 40 DAFTAR PUSTAKA

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah

Tiang utama dalam mengatur segala hal yang berkaitan dengan penyelenggaraan perkuliahan di dalam suatu Perguruan Tinggi adalah dengan melalui sistem pelayanan akademiknya.Jika sistem pelayanan akademiknya baik tentu nantinya mampu menjalankan semua hal yang berkaitan dengan perkuliahan maupun hal-hal lainnya dengan baik.

Pelayanan akademik merupakan suatu kegiatan atau urutan kegiatan yang terjadi dalam interaksi langsung antara mahasiswa dengan pegawai pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, dan menyediakan informasi kepada mahasiswa. Pelayanan sebagai usaha melayani kebutuhan mahasiswa agar proses belajar mengajar berjalan dengan baik, sedangkan melayani adalah membantu menyiapkan (mengurus) apa yang diperlukan oleh mahasiswa.

Mahasiswa merupakan salah satu bagian dari sumber daya manusia yang ada di Indonesia dan sekaligus merupakan aset bangsa yang kelak akan menjadi generasi penerus dalam membangun bangsa. Di sisi lain, mahasiswa merupakan insan yang memiliki berbagai dimensi yaitu sebagai bagian dari civitas akademika dan bagian dari generasi muda yang terlatih sebagai pelaku sejarah yang ikut berperan dan menentukan sejarah perkembangan bangsa Indonesia.

Mahasiswa sebagai generasi muda yang setidaknya mempunyai dua kedudukan yang penting di dalam kehidupan berbangsa dan bernegara. Pertama,

mengingat mahasiswa merupakan aset nasional dan sumber daya insani yang strategis maka perlu diberi peluang dan kesempatan seluas-luasnya untuk mengaktualisasikan diri secara utuh dan bertanggung jawab. Sebagai civitas akademika dalam rangka pengembangan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni dan sekaligus merupakan mitra dosen dalam proses belajar mengajar yang dialogis Dalam proses pengembangan diri mahasiswa, para pembimbing kemahasiswaan senantiasa menunjukkan sikap ulur tangan dan sedikit mungkin campur tangan. Karena nantinya mahasiswa akan menjadi aset pembangunan nasional guna mengisi kebutuhan masyarakatakan tenaga yang mahir, terampil, mampu berdiri sendiri dan peka terhadap perubahan sosial, ilmu dan teknologi. Secara spesifik tujuan dari pendidikan yang diberikan untuk mahasiswa ialah untuk menghasilkan lulusan mahasiswa yang mempunyai klasifikasi sebagai berikut:

1. Berjiwa Pancasila dan memiliki integritas kepribadian yang tinggi sebagai sarjana.

2. Bersifat terbuka, tanggap terhadap perubahan dan kemajuan ilmu dan

teknologi maupun masalah yang dihadapi masyarakat, khusus yang berkaitan dengan bidang keahliannya..

3. Menerapkan pengetahuan dan keterampilan teknologi yang dimiliki sesuai

dengan bidang keahliannya dalam kegiatan produktif dan pelayanan kepada masyarakat.

4. Menguasai dasar-dasar ilmiah serta pengetahuan dan metodologi sehingga mampu menemukan, memahami, menjelaskan, dan merumuskan cara penyelesaian masalah yang ada di dalam keahliannya.

5. Menguasai dasar-dasar ilmiah sehingga mampu berfikir, bersikap, dan

bertindak sebagai ilmuwan.

6. Mampu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan keterampilan

sesuai dengan bidangnya.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara memiliki tiga bagian pelayanan yang berhubungan dengan mahasiswa:

1. Bagian Akademik

Pegawai pada bagian Akademik memberikan pelayanan kepada mahasiswa, sesuai dengan apa yang ingin di ketahui oleh mahasiswa agar mahasiswa mengetahui informasi yang berhubungan dengan akademik mahasiswa dan mahasiswa dapat melaksanakan proses belajar mengajar dengan baik. Ada pun pelayanan pada bagian akademik yaitu sebagai berikut:

a. Perkuliahan

Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk mendapatkan transfer of

knowledge and science (aplikasi praktek) di bidang manajemen antara

dosen sebagai fasilitator dan mahasiswa, sehingga mahasiswa dapat dimengerti, memahami, mampu mengekspresikan dalam perilaku (aspek efektif), dan memiliki keterampilan (aspek skill) di lapangan.

Sedangkan ruang lingkupnya adalah proses ini berlaku mulai dari penetapan KRS mahasiswa sampai dengan proses persiapan ujian.

b. Ujian

Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk mengevaluasi hasil proses perkuliahan yang telah dilakukan. Sedangkan ruang lingkupnya adalah proses ini berlaku mulai ketika tatap muka sudah mencapai 14 kali tatap muka sampai dengan pengumuman hasil ujian.

c. Kartu Hasil Studi dan Transkip

Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk mensosialisasikan hasil evaluasi akhir studi mahasiswa pada setiap semester dan akhir studi secara keseluruhan. Sedangkan ruang lingkupnya adalah proses ini berlaku mulai penyetoran nilai hasil ujian sampai dengan penyerahan Kartu Hasil Studi.

1. Bagian Kemahasiswaan

Pegawai memberikan informasi yang berhubungan dengan kemahasiswaan, sehingga mahasiswa mengetahui informasi sesuai yang dibutuhkan mahasiswa.

2. Bagian Keuangan

Mahasiswa menghubungi bagian keuangan ketika membutuhkan pelayanan dalam pembayaran administrasi.

Pelayanan yang berhubungan dengan Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS) harus sudah dilaksanakan dan diisi sebelum perkuliahan dimulai. Setiap mahasiswa yang mengikuti mata kuliah harus menghadiri tatap muka minimum 80% dari jumlah perkuliahan oleh dosen atau asisten, agar diijinkan mengikuti ujian akhir semester. Administrasi Nilai Ujian, hasil ujian diserahkan oleh masing-masing dosen pengasuh paling lambat 2 (dua) minggu terhitung sejak tanggal ujian, hasil dibuat dalam rangkap 3 (tiga), digunakan untuk:

a. Satu set untuk pengumuman kepada mahasiswa b. Satu set untuk administrasi Sub Bagian Akademik

Nilai ujian yang ada di Sub Bagian Akademik akan digunakan untuk data pribadi mahasiswa dan untuk mengisi nilai setiap mahasiswa ke Kartu Hasil Studi (KHS).

Mahasiswa khususnya di Fakultas Ekonomi sangat membutuhkan pelayanan akademik yang baik. Kita tahu bahwa kelancaran belajar mengajar di tentukan dari pelayanan Akademik,. Mahasiswa dapat lancar belajarnya apabila segala urusan yang dari pelayanan pegawai di bagian Akademik, misalnya

pengurusan KRS, transkip nilai, jadwal perkuliahan, pengumuman-pengumuman yang penting bagi mahasiswa tersebut. Jadi peranan sistem pelayanan akademik sangatlah penting untuk mempelancar cara belajar mahasiswa. Pelayanan akademik sangatlah berperan penting untuk mempelancar kegiatan belajar mengajar mahasiswa. Kita tahu apabila pelayanan dari bagian Akademik macet, misalnya jadwal kuliah yang bentrokan, jadwal ujian yang tidak sesuai dengan mata kuliahnya, dengan adanya masalah seperti ini sudah sangat menghambat kelancaran proses belajar mengajar.

Berdasarkan uraian diatas terlihat jelas bahwa sistem pelayanan akademik yang diberikan kepada mahasiswa mempunyai peranan yang sangat penting dalam mendukung proses belajar mengajar antara mahasiswa dengan dosen, untuk mencapai tujuan yang baik. Oleh karena itu, penulis terdorong untuk mengetahui mengenai sistem pelayanan akademik di Fakultas Ekonomi yang kita cintai ini sehingga akhirnya si penulis menuliskannya, Adapun judul dari tugas akhir ini adalah “Sistem Pelayanan Akademik pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.”

1.2 Perumusan Masalah

Dari uraian diatas, maka dapat dibuat perumusan pokok masalah agar materi yang akan dibahas tidak menyimpang dari pokok pembahasan dan sesuai dengan kebutuhan yang diharapkan.

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas, maka masalah pokok yang dibahas dalam tugas akhir ini adalah: “Apakah Sistem pelayanan

Akademik pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah dilaksanakan dengan baik sehingga dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan.” 1.3 Tujuan Penelitian

Adapun yang menjadi tujuan dari penelitian yang dilakukan oleh penulis adalah :

1. Untuk mengetahui bagaimana sistem pelayanan akademik yang ada pada

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

2. Untuk meningkatkan bagaimana pelayanan kepada mahasiswa agar

mahasiswa dapat mengetahui berbagai pengetahuan di akademik.

3. Untuk mengetahui pelayanan kepada mahasiswa dalam upaya

meningkatkan efisiensi kinerja pegawai pada bagian akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

1.4 Manfaat Penelitian

Adapun manfaat yang ingin dicapai dari penelitian yang dilakukan oleh Penulis adalah :

1. Menambah pengetahuan dan wawasan pemikiran penulis tentang

pelayanan kepada mahasiswa pada Akademik Fakultas Ekonomi Sumatera Utara

2. Sebagai pengalaman yang sangat berharga bagi penulis karena dapat

langsung terjun ke lapangan untuk mendapatkan data dan informasi mengenai pelayanan kepada mahasiswa yang dijalankan oleh Fakultas Ekonomi USU.

3. Dapat digunakan sebagai bahan masukan dan pertimbangan bagi instansi agar dapat melaksanakan aktivitas dengan lebih efisien, efektif serta lebih bijaksana dalam pengambilan keputusan demi kelancaran instansi dalam mencapai tujuannya.

4. Sebagai bahan masukan dan bahan pertimbangan Tugas Akhir bagi

peneliti lain yang ingin meneliti mengenai pelayanan kepada mahasiswa. 1.5 Sistematika Penulisan

Tugas Akhir ini dibagi dalam 4 bab yang setiap bab nya terdiri dari beberapa sub bagian, yaitu:

BAB I : PENDAHULUAN

Membahas tentang latar belakang, permasalahan, maksud dan tujuan, dan rencana penulisan yang terdiri dari jadwal survey / observasi dan rencana isi.

BAB II : PROFIL FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Membahas tentang sejarah ringkas, struktur organisasi dan personalia, job

description, jaringan usaha / kegiatan, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan.

BAB III : TOPIK PENELITIAN

Berisikan pembahasan masalah yang terdiri dari pengertian sistem, pengertian pelayanan, strategi layanan, karakteristik pelayanan, kualitas pelayanan, serta sistem pelayanan Akademik pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara . BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Membahas mengenai kesimpulan pembahasan, dan saran yang berkaitan dengan sistem pelayanan akademik pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB II

PROFIL PERUSAHAAN / INSTANSI

2.1. Sejarah Ringkas FE USU

Universitas Sumatera Utara (USU) diprakarsai oleh pemuka masyarakat Sumatera Utara dan Aceh dengan membentuk Yayasan USU dan mendirikan Fakultas Kedokteran pada 20 Agustus 1952 sebagai fakultas pertama. Menyusul kemudian Fakultas Hukum, Pertanian, dan Teknik. Sementara Fakultas Ekonomi USU pertama kali didirikan oleh Yayasan USU berlokasi di Kutaraja (sekarang Kota Banda Aceh) pada tahun 1959.

Berhubung Fakultas Ekonomi USU yang berkedudukan di Banda Aceh menjadi bagian dari Universitas Syiah Kuala, pada tahun 1961, USU membuka kembali Fakultas Ekonomi di Medan. Penetapan dilakukan dengan surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi RI No. 64/1961 tanggal 24 November 1961 yang berlaku terhitung mulai 1 Oktober 1961. Berdasarkan surat keputusan tersebut, tanggal 24 November diperingati sebagai hari lahir atau Dies Natalis Fakultas Ekonomi USU.

Pada tahun 1975 AAN (Akademi Administrasi Niaga) Medan dilebur ke Fakultas Ekonomi USU menjadi PAAP (Pendidikan Ahli Administrasi dan Perusahaan). PAAP kemudian menjadi program diploma tiga (DIII) dengan tiga program studi, yakni DIII Keuangan, DIII Akuntansi, dan DIII Kesekretariatan.Dalam perjalanan yang panjang, pada tahun 2003 USU menjadi PT BHMN (Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik Negara) berdasarkan

Peraturan Pemerintah Nomor 56 tahun 2003, tanggal 11 November 2003, di mana Fakultas Ekonomi USU merupakan salah satu dari 10 Fakultas dan Program Pascasarjana yang ada pada saat USU menjadi PT BHMN.Setelah menjadi PT BHMN, dengan dibentuknya Fakultas Farmasi dan Fakultas Psikologi pada tahun 2007 USU telah memiliki 12 Fakultas.Namun sekarang USU akan diubah dari BHMN menjadi BLU (Badan Layanan Umum).

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No. 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan Tinggi No. 131/DIKTI/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987, dan No. 26/DIKTI/Kep/1987 Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata -1 dan Program Pendidikan Diploma III. Program Pendidikan Strata -1 meliputi 3 (tiga) departemen, yaitu:

a. Departemen Ekonomi Pembangunan

b. Departemen Manajemen

c. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma III terdiri dari: a. Jurusan Kesekretariatan

b. Jurusan Keuangan

c. Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima mahasiswa/i pada bulan Agustus 1961.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam

bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar.

b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan

pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan Fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku

pelanggan (customer) dan stakeholder lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerja sama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan internasional.

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing dan menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional.

b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian

dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan / perubahan.

2.2. Struktur Organisasi

Struktur organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efesiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal,

melalui saluran tunggal. Struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada gambar dibawah ini:

2.3 Uraian Tugas

Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada bagian tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang terdiri dari :

2.3.1. Bagian Tata Usaha Tugas bagian tata usaha adalah :

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan bagian dan mempersiapkan

penyusunan rencana kerja dan anggaran tahunan Fakultas.

b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan dibidang

ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik,

administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan,

kepegawaian, keuangan dan kearsipan.

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas.

f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian /

pelayanan kepada masyarakat.

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.

h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

2.3.2. Sub Bagian Akademik Tugas sub bagian akademik adalah :

a. Menyusun program kerja tahunan bagian

b. Menghimpun, mengolah dan menganalisis data/informasi di bidang akademi

yang meliputi pendidikan dan pengajaran,penelitian dan pengabdian masyarakat.

c. Menghimpun, mengolah dan menganalisis data/informasi di bidang registrasi

dan evaluasi perkembangan kemajuan belajar mahasiswa per mata kuliah pada setiap jurusan dan program studi.

d. Mengkomunikasikan dan memberikan pelayanan informasi di bidang

akademik, sarana akademik, registrasi,pencatatan, evaluasi perkembangan kemajuan belajar dan statistik mahasiswa.

e. Mengkoordinasi pelaksanaan pendaftaran ujian masuk ke universitas

f. Melaksanakan pencatatan pengolahan, dan analisis data perkembangan

pelaksanaan program akademik serta mempersiapkan usul pengadaan blanko ijazah dan penyusutan kalender akademik

g. Menyusun lapangan pelaksanaan program kerja bagian

2.3.3. Sub Bagian Umum dan Keuangan Tugas sub bagian umum dan keuangan adalah :

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan sub bagian dan

b. Mengumpulkan dan mengelolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan. c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.

d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan pertemuan

ilmiah di lingkungan fakultas.

e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

f. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

g. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.

h. Menyusun laporan kerja sebagian dan mempersiapkan laporan bagian.

2.3.4. Sub Bagian Kepegawaian Tugas sub bagian kepegawaian adalah :

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan sub bagian dan

mempersiapkan penyusunan rencana kerja dan anggaran tahunan bagian. b. Menyusun konsep juklak / juknis di bidang kepegawaian.

c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.

d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.

e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.

g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional.

h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

2.3.5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugas sub bagian kemahasiswaan dan alumni adalah :

c. Melakukan urusan pemberian izin / rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.

d. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.

e. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.

f. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.

g. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.

h. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni.

2.3.6. Sub Bagian Perlengkapan Tugas sub bagian perlengkapan adalah :

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan sub bagian dan

mempersiapkan penyusunan rencana kerja dan anggaran tahunan bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.

c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.

d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan, dan keamanan lingkungan.

2.3. Jaringan Usaha/Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian / pelayanan masyarakat dan pembinaan sivitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan

penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.

2.4. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan, dimana fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal di perlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja di dalam organisasi yang di jalankan fakultas adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagian universitas, mahasiswa dan masyarakat serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

2.5. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan yang dilakukan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain sebagai berikut :

a. menyusun jadwal perkuliahan semester ganjil/genap setiap tahun tahun

ajaran

b. Merancang kegiatan Akhir Semester (UAS) pada semester ganjil/genap

setiap tahun ajaran

c. Penyusunan Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS)

semester ganjil/genap setiap tahun ajaran

d. Pelaksanaan wisuda mahasiswa

Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut:

1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan dapat ditingkatkan

2. Jumlah lulusan meningkat dan diharapkan lulus tepat waktu, serta indeks

prestasi lebih baik.

3. Melakukan inovasi database Mahasiswa, Kartu Rencana Mahasiswa, Kartu

Hasil Studi, Jadwal Kuliah, Jadwal Ujian Mid Semester, dan Jadwal Ujian Semester yang telah terprogram.

4. Memperbaiki ruang kuliah Mahasiswa dan Dosen, Departemen dan Ruang

baca.

5. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti Program Pekerti Applied Approach,

6. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan kurikulum dan harus ada rumpun ilmunya.

7. Membutuhkan proses kenaikan pangkat dan jabatan Dosen.

8. Melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat yang harus dirapatkan

oleh Departemen.

9. Memberi dorongan kepada Dosen muda untuk melanjutkan program studi S2

BAB III

PEMBAHASAN

3.1. Pengertian Sistem

Sistem merupakan suatu model untuk menunjang pemikiran kita, yakni suatu cara untuk mengatur proses-proses pemikiran. Berpikir secara sistem, secara sederhana berarti pemahaman bahwa pemikiran secara objektif dan reflektif mencakup pengorganisasian konsep-konsep serta ide-ide ke dalam aneka macam pola dan hubungan untuk tujuan-tujuan yang bersifat spesifik. Sebuah sistem juga merupakan sebuah model tentang hal-hal yang ingin kita pelajari, ia mewakili sesuatu hal yang ada, benak kita hanya dapat menyerap informasi dalam jumlah tertentu, dan pendekatan sistem membantu kita dalam hal mempertimbangkan banyak elemen kompleks pada macam-macam problem yang sering kali mempunyai sasaran-sasaran yang berbentukan satu sama lain. Sebuah sistem juga merupakan suatu keseluruhan yang tidak dapat dipisah-pisahkan tanpa ia mengalami kehilangan ciri-ciri esensialnya, hingga ia harus di pelajari secara keseluruhan.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah suatu model untuk menunjang proses pemikiran kita agar berfikir lebih spesifik, tentang hal-hal yang kita pelajari yang sifatnya menyeluruh dan tidak dapat dipisah-pisahkan tanpa mengalami kehilangan ciri-ciri esensialnya. Sistem juga merupakan sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan (related) atau

subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (common purpose).

3.2. Pengertian Pelayanan

Pelayanan menurut Kotler dalam Samparan Lukman (dalam Lijan Poltak 2006:4) Pelayanan adalah setiap kegiatan yang menguntungkan dalam suatu kumpulan atau kesatuan, dan menawarkan kepuasan meskipun hasilnya tidak terikat pada suatu produk atau fisik. Pelayanan menurut Lethinen, 1983 (dalam Rambat Lupiyoadi 2008:5) adalah sebuah layanan adalah aktifitas atau rangkaian aktifitas yang berinteraksi langsung dengan orang atau pun mesin dan memberikan kepuasan kepada konsumen .Menurut Sugiarto, 2002 (dalam Majid 2009:34), jasa merupakan, aktivitas, manfaat atau kepuasan yang di tawarkan. Sementara pelayanan adalah suatu tindakan yang di lakukan untuk memenuhi kebutuhan orang lain, konsumen, pelanggan, tamu, penumpang, klien, pembeli, pasien, dan lain-lain yang tingkat pemuasnya hanya dapat di rasakan oleh orang yang melayani maupun yang dilayani.

Produk yang di hasilkan oleh produsen dapat berupa barang (goods) maupun jasa (services).

Menurut Majid (2009:35)

1. Pelayanan adalah sebuah kata kerja yang bersifat aktif bukan pasif,

dinamis bukan statis, proaktif bukan reaktif, tanggap dan peduli terhadap orang lain bukan cuek, mau menolong orang lain bukan diam atau menghindar.

2. Suatu tindakan nyata dan segera untuk menolong orang lain (pelanggan, mitra kerja, mitra bisnis, dan sebagainya), disertai dengan senyuman yang ramah dan tulus.

Dengan demikian, pelayanan yang baik dan berkualitas adalah pelayanan yang cepat, menyenangkan, tidak mengandung kesalahan, mengikuti prosedur yang telah di tetapkan. Pelayanan yang baik dan berkualitas akan mampu memenuhi harapan. Kegiatan pelayanan adalah kegiatan sadar yang di lakukan oleh seseorang dalam memenuhi kebutuhan orang lain dengan cara yang terbaik.

Melayani adalah kesediaan seseorang untuk memberikan pada orang lain. Kesediaan memberi haruslah muncul dari sebuah kesadaran dalam diri seseorang tanpa adanya paksaan dari pihak manapun. Agar seseorang mau melakukan secara sadar dan ikhlas dalam melakukan sesuatu haruslah bermula dari cara pandang seseorang terhadap dirinya dan orang lain.

Pelayanan atau jasa dapat diklasifikasikan berdasarkan beragam kriteria menurut (Tjiptono 2005 :23) jasa dapat diklasifikasikan:

Berdasarkan sifat tindakan jasa

Jasa di kelompokkan ke dalam sebuah matriks yang terdiri atas dua sumbu,dimana sumbu vertikalnya menunjukkan sifat tindakan jasa (tangible action dan intangible action),sedangkan sumbu horizontalnya merupakan penerima jasa (manusia)

1. Berdasarkan hubungan dengan pelanggan

Jasa dikelompokkan kedalam sebuah matriks yang terdiri dari dua sumbu yakni sumbu vertikalnya menunjukkan tipe hubungan antara perusahaan jasa dan

pelanggannya (status keanggotaan dan hubungan temporer) sedangkan sumbu horizontalnya tidak sifat penyampaian jasa (penyampaian secara berkesinambungan/kontinu dan penyampaian diskrit).

2. Berdasarkan tingkat customization dan kemampuan mempertahankan

standar konstan dalam penyampaian jasa.

Jasa diklasifikasikan berdasarkan dua sumbu yaitu tingkat costumization karakteristik jasa sesuai dengan kebutuhan pelanggan individual (tinggi dan rendah) dan tingkat kemampuan penyedia jasa dalam mempertahankan standar yang konstan (tinggi dan rendah)

3. Berdasarkan sifat permintaan dan penawaran jasa

Jasa diklasifikasikan ke dalam sebuah matriks yang terdiri atas dua sumbu dimana sumbu vertikalnya menunjukkan sejauh mana penawaran jasa menghadapi masalah sehubungan dengan terjadinya permintaan puncak (permintaan puncak dapat dipenuhi tanpa penundaan berarti dari permintaan puncak biasanya melampaui penawaran) sedangkan sumbu horizontalnya adalah tingkat fluktuasi permintaan sepanjang waktu (tinggi dan rendah).

4. Berdasarkan Metode Penyampaian jasa

Jasa dikelompokkan ke dalam sebuah matrik yang terdiri atas dua sumbu, dimana sumbu vertikalnya menunjukkan sifat interaksi antara pelanggan dan perusahaan jasa (pelanggan mendatangi perusahaan jasa; perusahaan jasa mendatangi pelanggan; serta pelanggan melakukan transaksi melalui surat atau media elektronik). Sedangkan sumbu horizontalnya adalah ketersediaan outlet jasa (single site dan multiple sites)

3.3. Karakteristik Pelayanan

Menurut Majid (2009:37) jasa memiliki 4 karakter utama : 1. Tidak Berwujud (Intangibility)

Sifat Jasa tidak berwujud (Service Intangibility), artinya jasa tidak dapat dilihat,dikecap,dirasakan, didengar, dicium sebelum dibeli.

2. Tidak Terpisahkan (Inseparability)

Berarti bahwa jasa tidak dapat dipisahkan dari penyedianya, baik penyedianya manusia atau mesin.

3. Keanekaragaman (Variability)

Keanekaragaman jasa (service variability) berarti bahwa mutu jasa tergantung pada siapa yang menyediakan jasa disamping waktu, tempat dan bagaimana disediakan.

4. Tidak tahan lama (perishability)

Jasa tidak tahan lama (service perishability) berarti jasa tidak dapat disimpan untuk dijual atau dipakai kemudian.

Sementara itu dalam kegiatan pelayanan yang selama ini diberikan oleh para petugas pelayanan publik diinstansi pemerintahan,budaya melayani masihlah sangat langka. Mereka beranggapan bahwa melayani merupakan sikap yang cenderung merendahkan diri sendiri karena mereka memahami selama ini bahwa pemerintah adalah penguasa dan masyarakatlah yang membutuhkan kehadiran

penguasa untuk memenuhi kebutuhan hidupnya. Namun pelayanan yang baik saja tidak cukup, pelayanan yang diberikan harus bermutu dan berkualitas.

Pada prinsipnya dapat disimpulkan bahwa pelayanan yang baik yang dilakukan oleh suatu organisasi baik pemerintah maupun swasta termasuk di bidang ketata usahaan harus memuat beberapa aspek antara lain :

1. Keterbukaan,yaitu adanya informasi pelayanan yang berupa loket informasi

yang dimilikinya dan terpampang dengan jelas.

2. Kesederhanaan yaitu mencakup prosedur pelayanan dan persyaratan

pelayanan.

3. Kepastian yaitu menyangkut informasi waktu, biaya dan petugas pelayanan

yang jelas.

4. Perilaku petugas pelayanan menyenangkan pelanggan, yaitu harus tanggap

dan peduli dalam memberikan pelayanan dengan tidak mempersulit pelanggan untuk mencari keuntungan pribadi.

Untuk dapat melayani mahasiswa dengan baik, karyawan ataupun pegawai harus bisa memahami karakteristik dari mahasiswa ataupun masyarakat pada umumnya. Adapaun cirri-ciri pelayanan yang baik menurut Laksana (2008:88) adalah: 1. Tersedianya Sarana dan prasarana yang baik

Untuk melayani mahasiswa salah satu hal yang paling penting untuk diperhatikan adalah sarana dan prasarana yang dimiliki instansi seperti meja dan kursi harus nyaman untuk diduduki.

Kenyamanan mahasiswa juga sangat tergantung dari petugas staf pengajar yang melayaninya . Petugas staf pengajar harus ramah,sopan dan menarik. Disamping itu,petugas staf pengajar harus cepat tanggap, pandai berbicara,menyenangkan dan pintar. Demikian cara kerjanya juga harus cepat dan cekatan.

3. Bertanggung jawab kepada setiap mahasiswa sejak awal hingga selesai

Dalam menjalankan kegiatan pelayanan, petugas harus mampu melayani dari awal sampai tuntas atau selesai.

4. Mampu melayani secara cepat dan tepat

Dalam melayani mahasiswa petugas harus melakukannya sesuai dengan prosedur. Layanan yang diberikan sesuai jadwal untuk pekerjaan tertentu dan jangan membuat kesalahan dalam arti pelayanan yang diberikan sesuai dengan keinginan mahasiwa, antara lain:

a. Mampu berkomunikasi

Petugas harus mampu berbicara kepada setiap mahasiswa dan dengan cepat memahami keinginan mahasiswa. Artinya, petugas harus dapat berkomunikasi dengan bahasa yang jelas dan mudah di mengerti, jangan menggunakan istilah yang sulit dimengerti.

b. Berusaha memahami kebutuhan mahasiswa

Petugas harus cepat tanggap apa yang diinginkan mahasiswa. Usahazkan mengerti da memahamai keinginan dan kebutuhan manusia.

Jasa merupakan sesuatu yang sangat sensitif terhadap kemajuan informasi dan teknologi karena data-data mengenai konsumen,transaksi, dan

karyawan-karyawan adalah informasi yang sangat penting yang dapat memebedakan jasa tersebut dengan penting. Hal ini berpengaruh terhadap peningkatan kualitas pelayanan itu sendiri.

3.4. Kualitas Pelayanan

Menurut Laksana (2008:88) kualitas adalah tingkat mutu yang diharapkan dan pengendalian keragaman dalam mencapai mutu tersebut untuk memenuhi kebutuhan konsumen.Untuk dapat memberikan kualitas pelayanan yang baik maka perlu dibina hubungan yang erat antar perusahaan.untuk itu kualitas merupakan kunci sukses dari suatu organisasi.

Adapun dimensi kualitas pelayanan menurut laksana (2008:90) :

1. Tengibles (fasilitas fisik) meliputi fasilitas tempat parkIr, fasilitas

gedung,tata letak dan tampilan barang, kenyamanan fasilitas fisik, peralatan dan perlengkapan yang modern.

2. Credibility (kredibilitas) meliputi kepercayaan,keyakinan, dan kejujuran

dalam pelayanan

3. Competence (kompeten) meliputi keterampilan dan pengetahuan

pelayanan

4. Acces (akses) meliputi meberikan / menyediakan keinginan pelanggan dan

pelayanan mudah dihubungi

5. Reliability (reabilitas) meliputi efektifitas informasi jasa, penampilan

6. Responsiveness (responsive) yang membantu dengan segera memecahkan

masalah

7. Courtesy (kesopanan) meliputi kesopanan, penghargaan, bijaksana dan

keramahan pelayanan

8. Communication (komunikasi) meliputi komunikasi yang baik yang bisa

mendengarkan pendapat pelanggan.

9. Understanding the customer (memahami pelanggan) yaitu mengerti dan

memahami kebutuhan dari pelanggan.

10. Security (Keamanan) yaitu memberikan rasa nyaman dan membebaskan

dari segala resiko atau keragu-raguan pelanggan.

Penilaian kualitas dapat dilihat dari dua sisi yaitu sisi konsumen dan sisi penyedia jasa. Kualitas merupakan totalitas dari suatu karakteristik pelayanan yang sesuai dengan persyaratan atau standar, kualitas terdiri dari sejumlah keistimewaan produk, yang memenuhi keinginan pelanggan dengan demikian memberikan kepuasan atas penggunaan produk.Kualitas selalu berfokus pada pelanggan. Jasa dilakukan untuk memenuhi kepuasan. Jasa tidak terpisahkan maksudnya jasa dihasilkan dan di konsumsi secara bersamaan, tidak seperti barang fisik yang di produksi. Jasa bervariasi maksudnya jasa bergantung pada siapa yang menyediakan serta kapan dan dimana jasa itu dilakukan .

Faktor utama yang membedakan untuk perusahaan-perusahaan jasa adalah kualitas layanan pelanggan. Dalam literature pemasaran layanan pelanggan sering kali dilihat sebagai bagian dari unsur bauran pemasaran ‘place’ (tempat) dan dikaitkan dengan komponen distribusi dan logistik dari unsure tersebut.

Pandangan ini mengenai layanan pelanggan sebagai hasil fungsi distribusi dan logistik berupaya menjelaskan signifikansinya dalam hal cara jasa disampaikan dan sejauh mana pelanggan puas, khususnya dalam konteks reliabilitas dan kecepatan penyampaian.

3.5. Bentuk Pelayanan

Layanan umum yang dilakukan oleh siapapun bentuknya tidak terlepas dari 3 (tiga ) macam yaitu:

1. Layanan dengan lisan

Layanan dengan lisan memiliki syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh pelaku layanan, yaitu:

a. memahami benar-benar masalah yang termasuk dalam bidang

tugasnya

b. Mampu memberikan penjelasan apa yang perlu dengan lancar

singkat tetapi cukup jelas sehingga memuaskan bagi mereka yang ingin memperoleh kejelasan mengenai sesuatu

c. Bertingkah laku sopan dan ramah tamah

2. Layanan melalui tulisan

Layanan melalui tulisan merupakan bentuk layanan yang paling menonjolkan pelaksanaan tugas. Tidak hanya dari segi jumlah tetapi dari segi perannya. Pada dasarnya layanan tulisan cukup efisien terutama bagi layanan jarak jauh karena faktor biaya.

a. Layanan berupa petunjuk,informasi dan yang sejenis ditunjukkan pada orang-orang yang berkepentingan agar memudahkan mereka dalam berurusan dengan instansi atau lembaga

b. Layanan berupa reaksi tertulis atas permohonan, laporan, keluhan, pemberian/penyerahan, pemberitahuan dan lain sebagainya

c. Layanan berbentuk perbuatan

Umumnya layanan dalam bentuk perbuatan 70-80% dilakukan oleh petugas-petugas tingkat menengah dan bawah. Karena itu faktor keahlian dan keterampilan petugas tersebut sangat menentukan terhadap hasil perbuatan atau pekerjaan.

Saran Manajemen pelayanan umum sederhana saja, yaitu kepuasan. Meskipun sasaran itu sederhana tetapi untuk mencapainya diperlukan kesungguhan dan syarat-syarat yang seringkali tidak mudah dilakukan. Hal ini berkaitan dengan masalah kepuasan yang tidak dapat diukur dengan pasti, paling hanya dapat dikenali dari beberapa sudut.

Kepuasan sebagai sasaran utama manajemen pelayanan, didalamnya terdiri atas 2 (dua) komponen besar yaitu komponen layanan dan produk yaitu:

1. Layanan

Agar layanan dapat memuaskan kepada orang atau sekelompok orang yang dilayani, maka harus dapat memenuhi 4 syarat pokok, ialah:

b. Cara menyampaikan sesuatu yang berkaitan dengan apa yang sebenarnya diterima oleh orang yang bersangkutan

c. Waktu penyampaian yang tepat

d. Keramahtamahan

2. Produk yang di maksud dalam hubungan dengan sasaran

manajemen pelayan yaitu kepuasan yang dapat berbentuk barang, jasa, surat-surat berharga.

Layanan haruslah aktif dan dinamis,karena dalam layanan pada dasarnya manusialah yang menjadi sasaran baik perseorangan, maupun berkelompok dalam bentuk badan maupun organisasi.

Pelayanan untuk masyarakat atau umum tidak terlepas dari masalah kepentingan umum. pelayanan umum dapat juga timbul karena adanya kewajiban sebagai suatu proses penyelenggaraan kegiatan organisasi Pada prinsipnya dapat disimpulkan bahwa pelayanan yang baik yang dilakukan oleh suatu organisasi baik pemerintah maupun swasta termasuk bidang ketatausahaan harus memuat beberapa aspek, antara lain :

1. Keterbukaan, yaitu adanya informasi pelayanan yang berupa loket informasi

yang dimilikinya dan terpampang dengan jelas

2. Kesederhanaan yaitu mencakup prosedur palayanan dan persyaratan

pelayanan

3. Kepastian yaitu menyangkut informasi waktu, biaya dan petugas pelayanan

4. Keadilan yaitu memberi perhatian yang sama terhadap pelanggan tanpa adanya diskriminasi yang dapat dilihat dari materi atau kedekatan seseorang

5. Keamanan dan kenyamanan hasil produk pelayanan memenuhi kualitas teknis

dan dilengkapi dengan jaminan purna pelayanan secara administrasi

6. Perilaku petugas pelayanan menyenangkan pelanggan, yaitu harus tanggap

dan peduli dalam memberikan pelayanan dengan tidak mempersulit pelanggan untuk mencari keuntungan pribadi

3.6. Sistem Pelayanan Akademik Faklutas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem pelayanan adalah suatu cara untuk memenuhi kebutuhan yang berbentuk pekerjaan atau prestasi yang disediakan guna untuk mendapatkan suatu kepuasan. Sistem pelayanan akademik pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat beberapa komponen pendukung yang saling berkaitan satu sama lain dan merupakan unsur yang memperlancar dari suatu keberhasilan kegiatan akademik yaitu

a. Bagian Akademik

Pelayanan yang diberikan di bagian akademik Fakultas Ekonomi Sumatera Utara meliput i:

Perkuliahan

Perkuliahan adalah kegiatan terjadwal yang dapat merubah tutorial, seminar, praktikum, atau kerja lapangan. Sebagai dasar evaluasi keberhasilan mahasiswa.

Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk mendapatkan transfer of knowledge

and science ( aplikasi praktek) di bidang manajemen antara dosen sebagai

fasilitator dan mahasiswa, sehingga mahasiswa dapat dimengerti, memahami, mampu mengekspresikan dalam perilaku (aspek efektif), dan memiliki keterampilan (aspek skill) di lapangan. Sedangkan ruang lingkupnya adalah proses ini berlaku mulai dari penetapan KRS mahasiswa sampai dengan proses persiapan ujian.

Ujian

Ujian adalah kegiatan evaluasi keberhasilan belajar proses belajar mengajar yang dilakuakn dalam bentuk test tertulis dan atas lisan dan serta terjadwal. Ujian ini terdiri dari Ujian Tengah Semester (UTS) dan Ujian Akhir Semester (UAS). Untuk mata kuliah seminar dan praktikum, dosen dapat mengganti tes tertulis dengan cara ujian lain, misalnya kualitas makalah, presentasi mahasiswa, dan aktivitas mahasiswa dalam seminar. Dalam alasan apapun, fakultas tidak menyelenggarakan ujian tengah semester maupun akhir semester susulan.

Mahasiswa dapat mengikuti ujian akhir semester jika telah mengikuti sekurang-kurangnya 80% dari perkuliahan untuk semester yang bersangkutan serta memenuhi ketentuan lainnya.

Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk mengevaluasi hasil proses perkuliahan yang telah dilakukan. Sedangkan ruang lingkupnya adalah proses ini berlaku mulai ketika tatap muka sudah mencapai 14 kali tatap muka sampai dengan pengumuman hasil ujian.

Kartu Hasil Studi dan Transkip

KHS merupakan dokumen akademik yang menginformasikan seluruh hasil kegiatan proses belajar mahasiswa pada semester tertentu yang mencakup jumlah mata kuliah yang diambil, jumlah sks, nilai masing-masing mata kuliah, Indeks Prestasi Semester (IPS), Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) dan jumlah sks yang dapat diambil pada semester berikutnya.

Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk mensosialisasikan hasil evaluasi akhir studi mahasiswa pada setiap semester dan akhir studi secara keseluruhan. Sedangkan ruang lingkupnya adalah proses ini berlaku mulai penyetoran nilai hasil ujian sampai dengan penyerahan Kartu Hasil Studi. Seperti yang telah dipaparkan diatas bahwa Perkuliahan adalah kegiatan sterjadwal yang dapat merubah tutorial, seminar, praktikum, atau kerja lapangan. Sebagai dasar evaluasi keberhasilan mahasiswa.

Sistem Pelayanan yang diterapkan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ada dua yaitu secara manual dan secara online.

Sistem Pelayanan akademik yang masih menggunakan cara manual yaitu : 1. Transkip Nilai

Apabila suatu bebas mata kuliah transkip dapat keluar dan diberikan ke departemen setelah itu dicek dan di paraf oleh ketua departemen lalu dikembalikan lagi ke bagian pendidikan untuk dicek ulang oleh kassubag pendidikan dan diberikan ke Pembantu Dekan I setelah itu di tanda tangani oleh Dekan.

2. Legalisir Ijazah

Fotocopy asli diparaf oleh deoartemen kembali ke bagian pendidikan dan di tanda tangani oleh Dekan.

3. Ujian Khusus

Harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut : 1. Setelah nilai tugas akhir, nilai magang sudah ada 2. Maksimal 8 sks tidak boleh lebih

3. Nilai Minimum D

4. Lampiran nilai tugas akhir

5. Fotocopy SPP

6. Surat Permohonan khusus yang disetujui oleh Pembantu Dekan I

7. Hubungi dosen untuk konfirmasi soal 4. KHS Bersih

Harus memenuhi syarat-syarat yaitu: lulus mata kuliah semua termasuk nilai magang, nilai tugas akhir dan dinyatakan bebas mata kuliah setelah itu baru bisa mendaftar wisuda.

5. PKRS (Perbaikan Kartu Rencana Studi)

Apabila ada perubahan mata kuliah maka KRS online pada jadwal yang sudah ditentukan setelah melapor ke bagian pendidikan untuk diproses. 6. Informasi-informasi lainnya

Sistem informasi alumni seperti registrasi dan statis penataran, daftar nama mahasiswa yang akan diwisuda, dies natalis, jumlah lulusan mahasiswa

putus kuliah dan mutasi, semua informasi tersebut berada di bagian akademik.

Sistem Pelayanan akademik yang menggunakan online :

1. Pengisian KRS Online

2. Melihat hasil sementara KHS sebelum nantinya KHS akan dikeluarkan oleh

jurusan masing-masing Program Studi. b. Bagian Kemahasiswaan

Selain dididik untuk mengembangkan kemampuan akademisnya, mahasiswa juga diberi kesempatan untuk mengembangkan aspirasi, harapan, minat, kegemaran dan perilaku pribadi agar menjadi lulusan-lulusan yang memiliki intelektual ( IQ ) yang bagus, kehidupan sosial ( EQ ) yang matang serta beragama dan beretika ( SQ ) secara mantap.

Mahasiswa yang berprestasi dalam berbagai kejuaraan, Rektor memberikan penghargaan berupa piagam penghargaan sebagai mahasiswa berprestasi dan sejumlah uang sesuai SK Rektor. Pemberian penghargaan ini diberikan pada peringatan dies natalis USU. Penghargaan ini merupakan bentuk kebanggaan almamater pada mahasiswanya dan diharapkan akan memacu semangat mahasiswa yang lain untuk mengukir prestasi yang membanggakan almamaternya.

Selain itu diadakanya program beasiswa, baik pada program studi diploma (D-III) dan program S-1. Program bea siswa ini diharapkan dapat menjadi motivasi dalam meningkatkan semangat belajar dan sedikit banyaknya dapat

membantu mahasiswa dalam mengurangi beban orang tua dalam membayar SPP di setiap semester.

c. Bagian Keuangan

Bagian akademik, bagian kemahasiswaan dan bagian keuangan saling berhubungan satu dengan yang lainnya.

Misalnya bagian akademik dengan bagian keuangan saling berhubungan dalam hal :

1. Pembayaran uang legalisir berkas-berkas mahasiswa seperti KHS, KRS,

Transkip nilai dan Ijazah

2. Bagian keuangan mendanai kegiatan di bagian akademik seperti mendanai

kegiatan yang berhubungan administrasi seperti pencetakan blanko, pembelian tinta,dll

3. Pembayaran Sertifikat Komputer

4. Pembayaran uang surat aktif kuliah

5. Pembayaran uang seminar proposal

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan, pemaparan dan penjelasan yang telah di bahas dalam sistem pelayanan akademik Fakultas Ekonomi Sumatera Utara, maka kesimpulannya adalah:

1. Bagian akademik, bagian kemahasiswaan dan bagian keuangan merupakan 3

bagian yang saling berkaitan satu dengan yang lainnya dalam mendukung kelancaran sistem pelayanan yang berada di Fakultas Ekonomi Sumatera utara.

2. Bagian akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menerapkan

sistem pelayanan secara manual dan online untuk mahasiswa, sedangkan bagian kemahasiswaan melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan mahasiswa. Bagian keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi sarana pendukung kegiatan akademik dalam melayani mahasiswa untuk urusan administrasi.

3. Pelayanan akademik di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah

baik, hanya saja dari apa yang penulis lihat langsung di lapangan para pegawai sering tidak menggunakan waktu dengan efektif dan efesien sehingga pekerjaan yang sebenarnya bisa di lakukan dengan cepat akhirnya membutuhkan waktu yang lama.

4.2. Saran

1. Sistem pelayanan akademik hendaknya dilakukan dengan cepat sehingga

kegiatan akademik mahasiswa tidak terganggu yang dapat menghambat kegiatan akademik mahasiswa tersebut.

2. Sistem pelayanan akademik yang ada di Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara hendaknya lebih mengoptimalkan layanan online sehingga kebutuhan mahasiswa dalam urusan akademik dapat diselesaikan lebih cepat dan efisien.

DAFTAR PUSTAKA

FE USU, 2007. Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi 2007 – 2008, USU Press, Medan

Laksana, Fajar. 2008. Manajemen Pemasaran, Edisi Pertama. Yogyakarta : Penerbit Graha ilmu.

Lupiyoadi, Hamdani. 2008. Manajemen Pemasaran Jasa, Edisi Kedua. Jakarta : Penerbit Salemba Empat

Majid, Suharto abdul. 2009. Customer Service Dalam Bisnis Jasa Transportasi. Jakarta: Penerbit PT Raja Grafindo Persada

O’Brien James, A. 2006. Pengantar Sistem Informasi, Edisi 12. Jakarta :Penerbit Salemba Empat

LAMPIRAN

Prosedur transkrip nilai

1. Membuat permohonan ditujukan kepada Pembantu Dekan I

Dalam surat permohonan harus ada:

a. Nama lengkap sesuai ijazah SMU

b. Tempat dan Tanggal lahir sesuai dengan ijazah SMU

c. NIM (Nomor Induk Mahasiswa)

d. Nomor Alumni

e. Tanggal pendaftaran wisuda

2. Melampirkan pas photo 3 x 4 sebanyak 2 (dua) lembar (hitam putih)

Proses Pengambilan Ijazah

Penyelesaian Tugas Akhir

Memenuhi kewajiban administratif yang berlaku di Universitas dan Fakultas serta menyerahkan pasphoto ke jurusan

Mengikuti wisuda tingkat Universitas

Proses Pengambilan KRS

Pembayaran SPP Lihat IPK - 24 SKS / IP >3,00

- 22 SKS / IP >2,50 - 17 SKS / IP >2,00 Online

Ambil KRS di departemen masing-masing

Tanda-tangani - Ketua Jurusan

- Dosen Wali - Mahasiswa

Stempel di bagian departemen - 1 lembar di jurusan

Proses Pengambilan KHS

Ujian Semester

Ambil KHS di departemen masing-masing

Fotocopy rangkap 2 (dua) - 1 lembar di jurusan

4.2. Saran

1. Sistem pelayanan akademik hendaknya dilakukan dengan cepat sehingga kegiatan akademik mahasiswa tidak terganggu yang dapat menghambat kegiatan akademik mahasiswa tersebut.

2. Sistem pelayanan akademik yang ada di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara hendaknya lebih mengoptimalkan layanan online sehingga kebutuhan mahasiswa dalam urusan akademik dapat diselesaikan lebih cepat dan efisien.

DAFTAR PUSTAKA

FE USU, 2007. Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi 2007 – 2008, USU Press, Medan

Laksana, Fajar. 2008. Manajemen Pemasaran, Edisi Pertama. Yogyakarta : Penerbit Graha ilmu.

Lupiyoadi, Hamdani. 2008. Manajemen Pemasaran Jasa, Edisi Kedua. Jakarta : Penerbit Salemba Empat

Majid, Suharto abdul. 2009. Customer Service Dalam Bisnis Jasa Transportasi. Jakarta: Penerbit PT Raja Grafindo Persada

O’Brien James, A. 2006. Pengantar Sistem Informasi, Edisi 12. Jakarta :Penerbit Salemba Empat

LAMPIRAN

Prosedur transkrip nilai

1. Membuat permohonan ditujukan kepada Pembantu Dekan I Dalam surat permohonan harus ada:

a. Nama lengkap sesuai ijazah SMU

b. Tempat dan Tanggal lahir sesuai dengan ijazah SMU c. NIM (Nomor Induk Mahasiswa)

d. Nomor Alumni

e. Tanggal pendaftaran wisuda

2. Melampirkan pas photo 3 x 4 sebanyak 2 (dua) lembar (hitam putih) 3. Melampirkan fotocopy ijazah SMU sebanyak 1 (satu) lembar

Proses Pengambilan Ijazah

Penyelesaian Tugas Akhir

Memenuhi kewajiban administratif yang berlaku di Universitas dan Fakultas serta menyerahkan pasphoto ke jurusan

Mengikuti wisuda tingkat Universitas

Ambil Ijazah di jurusan

Proses Pengambilan KRS

Pembayaran SPP Lihat IPK - 24 SKS / IP >3,00 - 22 SKS / IP >2,50 - 17 SKS / IP >2,00 Online

Ambil KRS di departemen masing-masing

Tanda-tangani - Ketua Jurusan - Dosen Wali - Mahasiswa

Stempel di bagian departemen - 1 lembar di jurusan dan fotocopy rangkap 2 (dua) - 1 lembar di pendidikan

Proses Pengambilan KHS

Ujian Semester

Ambil KHS di departemen masing-masing

Fotocopy rangkap 2 (dua) - 1 lembar di jurusan - 1 lembar di pendidikan