sistem akuntansi penggajian, perangkat lunak yang digunakan oleh CU Cindelaras Tumangkar adalah Microsoft excel.
1. Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Penggajian CUCT
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian Credit Union Cindelaras Tumangkar adalah:
a. Dokumen Pendukung Perubahan Gaji
Dokumen pendukung perubahan gaji dibuat oleh pengurus inti dan Manajer Credit Union Cindelaras Tumangkar. Dokumen ini dibuat tujuan
agar pembayaran gajiupah sesuai dengan aturan dan kriteria standarisasi yang ditetapkan oleh Credit Union Cindelaras Tumangkar.
b. Daftar Hadir absensi karyawan
Daftar absensi harian ini dibuat setiap bulan secara manual oleh Kepala TP Tempat Pelayanan sebagai bentuk data kehadiran karyawan yang
dicatat oleh setiap tempat pelayanan yang bertanggung jawab. Dokumen ini berisi nama, nomor pokok, serta rekapitulasi mengenai keterangan
hadir atau tidaknya karyawan tersebut. Daftar absensi harian ini kemudian diotorisasi oleh pejabat yang berwenang dimana dokumen ini berguna
untuk pemrosesan dan pengolahan data penggajian. Serta mempengaruhi besar kecilnya gaji yang akan diterima oleh karyawan dan sebagai salah
satu untuk memberikan reward kepada karyawan.
c. Daftar Gaji
Daftar gaji dibuat oleh pengurus, dalam hal ini adalah manajer. Daftar gaji berisi gaji pokok serta tunjangan-tunjangan yang menjadi hak setiap
karyawan. Fungsi daftar gaji adalah agar terjadi kesesuaian masing- masing kriteria, ukuran atau patokan dalam pembayaran gaji.
d. Rekap Daftar Gaji
Rekap gaji dibuat oleh Manajer, rekap gaji karyawan merupakan dokumen ringkasan gaji yang dibuat berdasarkan daftar gaji. Fungsi rekap
gaji merupakan sebagai alat bukti jika suatu saat diperlukan. e.
Slip Gaji Dokumen ini berguna untuk mengetahui besar gaji dan komponen gaji,
dan dokumen ini juga sebagai tanda terima gaji atau bukti pembayaran yang diberikan kepada setiap karyawan setiap tanggal yang telah
ditetapkan. Slip gaji dibuat sesuai dengan nomor urut karyawan, jabatan, nama lengkap. Slip gaji tersebut dicetak oleh pengolah data penggajian
yang berisi nominal gaji setelah itu diotorisasi oleh pihak berwenang. kemudian diserahkan kepada staf untuk dicairkan. Lampiran_3
f. Slip Uang Keluar
Dokumen ini digunakan sebagai surat perintah pengeluaran uang yang di pegang oleh Bagian Keuangan dan Akuntansi Kasir. Slip uang keluar ini
merupakan bukti bayar yang dibuat berdasarkan nomor urut bukti keluar, tanggal serta nama lengkap yang yang mengeluarkan jumlah nominal gaji
karyawan. Selain itu, bukti kas keluar harus sesuai dengan nominal yang tercantum dari rekap gaji dan ditunjukan kepada yang bersangkutan serta
diotorisasi oleh pejabat berwenang. g.
Amplop Gaji Dokumen yang digunakan untuk memasukan uang gaji karyawan yang
berisi informasi nama karyawan, nomor identitas dan jumlah gaji bersih yang diterima.
h. Daftar Nilai Kerja Karyawan
Daftar nilai kerja karyawan digunakan sebagai dokumen untuk memberikan penilaian atas kerja masing-masing karyawan di CU
Cindelaras Tumangkar. Formulir ini selanjutnya akan digunakan sebagai pendukung
dalam mempertimbangkan
pemberian insentif
dan perpanjangan masa kerja bagi karyawan. Daftar nilai kegiatan kerja di
distribusikan oleh manajer kepada karyawan. Lampiran_4 i.
Rekapitulasi Gaji Dokumen yang digunakan untuk pendukung penentuan besarnya gaji.
Lampiran _7 j.
Kwintansi Kwitansi adalah sebagai bukti bahwa uang sudah diambil oleh karyawan.
2. Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Penggajian
CUCT
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian Credit Union Cindelaras Tumangkar adalah:
a. Jurnal Umum
Jurnal Umum adalah catatan akuntansi yang dibuat oleh bagian keuangan dan akuntansi kasir Credit Union Cindelaras Tumangkar untuk
mencatat besarnya biaya yang dikeluarkan oleh Credit Union Cindelaras Tumangkar atas pembayaran gaji karyawan yang ada di CU Cindelaras
Tumangkar. Jurnal Umum dibuat berdasarkan rekap daftar gaji yang dibuat oleh Manajer .
b. Tabel Perhitungan Gaji
Tabel perhitungan ini merupakan catatan mengenai penghasilan yang diterima karyawan, prestasi kerja dan jam kerja dan dimasukan ke daftar
gaji karyawan. Potongan-potongan terdapat di daftar gaji dan ini termasuk bagian potongan gaji karyawan.
c. Database Penggajian
Dalam transaksi penggajian, software yang digunakan adalah Microsoft excel yang digunakan untuk menghitung gaji karyawan yang di
dalamnya terdapat informasi nama karyawan, jabatan, gaji pokok, biaya gaji, tunjangan, golongan dan dana pensiun.
3. Bagian-Bagian yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Penggajian CUCT
Bagian-bagian yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian Credit Union Cindelaras Tumangkar adalah:
a. Fungsi Kepegawaian
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru,
membuat tarif gaji, kenaikan pangkat, dan gaji, pemberhetian karyawan dan membuat surat pemberitahuan cuti karyawan.
b. Fungsi Pencatatan Kehadiran
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat catatan kehadiran atau absensi bagi semua karyawan. Fungsi ini ditangani oleh Kepala TP
Tempat pelayanan, bertanggung jawab untuk menyelenggarakan waktu hadir bagi semua karyawan di Credit Union Cindelaras Tumangkar.
c. Fungsi Pembuatan Daftar Gaji
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji yang berisi gaji pokok dan tunjangan-tunjangan yang menjadi hak karyawan serta
menghitung potongan yang dibebankan karyawan. Fungsi ini dijalankan oleh manajer. Daftar gaji tersebut dikelola oleh bagian pembuat daftar
gaji yang akan diberikan oleh bagian keuangan dan akuntansi kasir untuk pembayaran gaji pegawai.
d. Fungsi Akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab melakukan verifikasi terhadap Slip uang keluar yang dilampirkan dalam slip daftar gaji karyawan sebelum biaya
gaji dikeluarkan. Slip uang keluar dicocokan dengan daftar gaji sebelum Slip uang keluar yang diotorisasi. Fungsi ini bertugas untuk mencatat
segala transaksi pembayaran gaji. Fungsi ini dijalankan oleh bagian keuangan dan akuntansi kasir.
e. Fungsi Keuangan
Fungsi ini bertanggung jawab dalam mencairkan gaji karyawan. Fungsi ini juga bertanggung jawab atas pencatatan pada jurnal umum kegiatan yang
berkaitan dengan penggajian. Fungsi ini berada ditangan bagian keuangan dan akuntansi kasir.
4. Prosedur-Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Penggajian
CUCT
Prosedur yang membentuk sistem akuntansi penggajian Credit Union Cindelaras Tumangkar adalah:
a. Prosedur Pencatatan Kehadiran absensi
Prosedur pencatatan daftar hadir bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Daftar hadir juga sangat penting untuk menentukan
produktifitas serta kinerja karyawan yang nantinya akan digunakan sebagai dasar kenaikan gaji. Pencatatan kehadiran dibuat langsung dan
ditandatangani setiap karyawan yang datang kerja dan pulang kerja
sebagai bukti hadir. Setelah aktivitas di koperasi selesai bagian Kepala TP Tempat pelayanan mencatat daftar hadir karyawan dan di kirim ke
bagian daftar gaji. Prosedur ini diselenggarakan oleh Kepala TP Tempat pelayanan.
b. Prosedur Pembuatan Daftar Gaji
Pembuatan daftar gaji dibuat berdasarkan rumusan kesepakatan bersama pengurus yang sudah dibuat sebelumnya melalui sebuah keputusan rapat
atau lokakarya. Bagian pembuatan daftar gaji yaitu manajer bertanggungjawab
membuat daftar
gaji setiap
bulannya dan
memperhitungkan prestasi karyawan serta jumlah gaji yang akan di berikan kepada karyawan dengan ketentuan dan perhitungan yang berlaku
di CU Cindelaras Tumangkar. c.
Prosedur Pembuatan Slip Uang Keluar Pembuatan slip uang keluar dilaksanakan oleh bagian akuntansi dan
keuangan kasir berdasarkan dokumen daftar gaji yang diterima dari bagian pembuat daftar gaji. Pengeluaran jumlah nominal gaji yang
dikeluarkan harus sesuai dengan daftar jumlah gaji karyawan dan slip uang keluar diotorisasi oleh bagian Akuntansi dan keuangan kasir.
d. Prosedur Pembayaran Gaji
Dalam prosedur pembayaran gaji, gaji di Credit Union Cindelaras Tumangkar dilakukan setiap tanggal 15 setiap bulannya. Agar karyawan
mengetahui jumlah gaji serta tujangan yang diterimanya. Gaji para karyawan dibayar secara tunai kepada karyawan.
5. Unsur Sistem Pengendalian Intern dalam Sistem Akuntansi Penggajian
Organisasi
a. Fungsi pembuatan daftar gaji dilakukan oleh manajer dan fungsi
keuangan dilakukan oleh bagian keuangan dan akuntansi kasir. b.
Fungsi pencatatan waktu hadir dilakukan oleh kepala Pelayanan TP dan terpisah dari fungsi operasi di CU Cindelaras Tumangkar.
Sistem Otorisasi
a. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji harus memiliki
surat pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh ketua tetapi melalui rekomendasi menajer.
b. Setiap perubahan gaji karyawan kerana pangkat, perubahan tarif gaji,
tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan yang diotorisasi oleh manajer kemudian di sampaikan kepada bagian
keuangan dan akuntansi kasir. c.
Setiap potongan atas gaji karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan Surat Pemotongan gaji yang diotorisasi oleh
manajer CU Cindelaras Tumangkar berkaitan dengan kehilangan dan kerusakan property perusahaan. Selain itu juga diotorisasi oleh fungsi
keuangan dan akuntansi berkaitan dengan pembelajaan karyawan di koperasi.
d. CU Cindelaras Tumangkar menyebutnya kartu jam hadir dengan buku
presensi. Buku presensi tidak diotorisasi. Presensi tersebut digunakan secara manual dengan menandatangani buku presensi karyawan dan
yang bertanggungjawab atas buku presensi adalah kepala pelayanan TP.
e. Perintah lembur harus diotorisasi oleh manajer CU Cindelaras
Tumangkar. f.
Daftar gaji karyawan diotorisasi oleh manajer CU Cindelaras Tumangkar.
g. Slip uang keluar diotorisasi oleh fungsi keuangan dan akuntansi kasir.
Prosedur Pencatatan
a. Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan
daftar gaji karyawan.
Praktik yang sehat
a. Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatatan waktu harus
diawasi oleh fungsi pencatatan waktu. CU Cindelaras Tumangkar tidak menggunakan kartu jam hadir tetapi menggunakan buku presensi untuk
melihat kehadiran karyawan CU Cindelaras Tumangkar. b.
Pembuatan daftar gaji harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitunganya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran.
Manajer yang melakukan kebenaran dan ketelitian perhitungannya atas
gaji karyawan serta untuk pembayaran gaji karwayan dilaksanakan oleh manajer CU Cindelaras Tumangkar.
c. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum
kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja. CU Cindelaras Tumangkar belum menggunakan kartu jam hadir
dan kartu jam kerja masih menggunakan buku presensi manual untuk daftar hadir karyawan.
d. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh pihak yang berwenang.
e. Penghitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan
penghasilan karyawan. Belum ada perhitungan tentang perhitungan pajak di CU Cindelaras Tumangkar.
Karyawan yang kompeten
a. Perekrutan karyawan melalui proses seleksi calon karyawan berdasarkan
persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya. CU Cindelaras Tumangkar melakukan rekuitmen dengan persyaratan dan tes karyawan yang
berlaku CU Cindelaras Tumangkar misalnya calon pelamar minimal
berpendidikaan S1 dan menguasai komputer
b. Telah dilakukan pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi
karyawan koperasi, sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya. CU Cindelaras Tumangkar melakukan pengembangan pendidikan dan
pelatihan karyawan baik secara internal maupun eksternal. Misalnya,
karyawan berhak mengikuti pelatihan, magang, seminar, capacity
building, dan studi banding.
6. Bagan Alir Sistem Akuntansi Penggajian di CU Cindelaras Tumangkar
Membuat Daftar
Hadir karyawan
Daftar Hadir karyawan
Kepala Pelayanan TP
Mulai
Gambar 4.1 Sistem Akuntansi Penggajian Pada CUCT Sumber: Data diolah dari Hasil Wawancara
1
Manajer
Menghitung prestasi kerja
dengan Mc. Excel
Membuat Daftar Gaji
Membuat RDG
Gambar 4.1 Sistem Akuntansi Penggajian Pada CUCT Sumber: Data diolah dari Hasil Wawancara
2 RDG 1
2
2 5
SUK 2 RDG 1
DG 1
Membuat Slip gaji
SUK 2 RDG 1
DG 1 2
1 Slip Gaji
6 T
Menerima Uang dari kasir
6
2 1
Slip Gaji
Membuat Kwintansi
Kwitansi 2
1 Slip Gaji
N Di masukkan Kedalam
amplop untuk kemudian di berikan kepada
karyawan beserta jumlah uang gaji karyawan
secara tunai Karyawan
Keterangan RDG = Rekap Daftar Gaji
DG = Daftar Gaji SUK = Slip Uang Keluar
1 Daftar Hadir
T
DG 1
Bagian Keuangan dan Akuntansi kasir
2 2
RDG 1 2
1 Daftar Gaji
Menverifikasi kebenaran
DG dan RDG
Gambar 4.1 Sistem Akuntansi Penggajian Pada CUCT Sumber: Data diolah dari Hasil Wawancara
Mengotorisasi daftar gaji dan
rekap gaji 2
RDG 1 2
DG 1
Membuat Slip Uang
keluar Mengotorisasi
slip uang keluar
2 1
SUK
3 3
Mengotorisasi slip uang
keluar
5 4
4 RDG 2
DG 2 1
SUK
Membuat Jurnal
Transaksi
Keterangan RDG = Rekap Daftar Gaji
DG = Daftar Gaji SUK = Slip Uang Keluar
RDG 2 DG 2
1 SUK
Jurnal Umum
N
2 RDG 1
2 DG 1
2 1
SUK
Penjelasan Bagan alir sistem akuntansi penggajian pada CU Cindelaras Tumangkar adalah sebagai berikut:
a. Kepala pelayanan TP, membuat daftar hadir karyawan digunakan untuk
mengetahui kehadiran karyawan di CU Cindelaras Tumangkar setelah itu dokumen daftar hadir karyawan CU Cindelaras Tumangkar diserahkan
kepada bagian pembuat daftar gaji yaitu manajer untuk menghitung prestasi kerja karyawan selama karyawan bekerja di CU Cindelaras
Tumangkar b.
Manajer menerima dokumen daftar hadir karyawan dari kepala pelayanan TP dan di simpan menurut tanggal. Daftar hadir kemudian digunakan
untuk menghitung prestasi kerja dengan menggunakan Microsoft excel serta membuat daftar gaji dan rekap daftar gaji karyawan atas dasar-dasar
ketentuan CU Cindelaras Tumangkar yang menghasilkan dokumen yaitu 2 rangkap daftar gaji dan 2 rangkap rekap gaji kemudian diserahkan kepada
bagian keuangan dan akuntansi kasir. c.
Bagian keuangan dan akuntansi memproses dokumen yang diserahkan dari manajer untuk diverifikasi kebenarannya antara daftar gaji dan rekap
gaji yang berisi masing-masing 2 rangkap dokumen. Kemudian mengotorisasi daftar gaji dan rekap gaji karyawan. Setelah itu, bagian
keuangan dan akuntansi kasir membuat 2 rangkap slip uang keluar dengan jumlah nominal uang yang akan dikeluarkan secara tunai yang
tertera di daftar gaji dan rekap daftar gaji karyawan kemudian
mengotorisasi slip uang keluar. Dokumen daftar gaji rangkap 2, rekap daftar gaji rangkap 2 dan slip uang keluar rangkap 1 semua dokumen
diproses untuk membuat jurnal transaksi yaitu jurnal umum kemudian diarsipkandisimpan secara permanen sesuai dengan nomor urut.
Sedangkan Dokumen daftar gaji rangkap 1, rekap gaji rangkap 1, dan slip uang keluar rangkap 2 sekaligus uang tunai yang dikeluarkan dari bagian
keuangan dan akuntansi kasir untuk keperluan gaji karyawan semua
diserahkan kepada menajer untuk diproses.
d. Manajer menerima uang secara tunai dari bagian keuangan dan akuntansi
kasir sekaligus dengan dokumen daftar gaji rangkap 1, rekap gaji rangkap 1, dan slip uang keluar rangkap 2 kemudian diarsipkan secara
permanen sesuai dengan kronologi tanggal yang dikeluarkan. Setelah itu menajer membuat 2 rangkap slip gaji karyawan dan membuat kwitansi
untuk karyawan sebagai bukti pengambilan uang dan tanda terima gaji karyawan. Dokumen slip gaji rangkap 1 diarsipkandisimpan sesuai
dengan nomor urut. Sedangkan dokumen slip gaji rangkap 2 dimasukan ke dalam amplop berserta jumlah uang tunai gaji karyawan untuk diberikan
kepada karyawan.
B. Teknik analisis data yang digunakan untuk menjawab rumusan masalah
yang pertama dengan langkah kedua adalah membandingkan antara teori dengan praktik yang ada pada CU Cindelaras Tumangkar.
1. Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Penggajian.
Tabel 12 Perbandingan kajian teori tentang fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian dengan yang ada di CU Cindelaras
Tumangkar, dapat dirangkum dengan tabel sebagai berikut:
Teori Praktik
Keterangan Ada
Tidak
Fungsi Kepegawaian
√
Tugas mencari karyawan baru, penempatan karyawan baru, membuat surat kenaikan
gaji, pangkat dan
golongan, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan
Credit Union Cindelaras Tumangkar. Yang bertanggung jawab di fungsi pengawaian
yang di pegang oleh Manajer.
Fungsi pencatatan
waktu
√
Penyelenggaraan catatan waktu hadir bagi semua
karyawan CU
Cindelaras Tumangkar
dilakukan oleh
fungsi pencatatan waktu di pegang oleh Kepala
TP Tempat Pelayaan. Fungsi
pembuatan daftar gaji
√
Yang bertanggungjawab besar atas gaji karyawan dan membuat rekap daftar gaji
dalam hal ini adalah manajer, namun di awasi oleh pengawas. Agar tidak terjadi
kesalahan
atau kekeliruan
dalam menghitung.
Fungsi akuntansi
√
Dalam praktiknya di CU Cindelaras Tumangkar untuk besaran pengeluaran atas
gaji karyawan
di CU
Cindelaras Tumangkar dilakukan fungsi akuntansi
namun masih menjadi satu bagian dengan fungsi keuangan kasir.
Fungsi keuangan
√
Dalam praktiknya fungsi keuangan masih menjadi
satu bagian
dengan fungsi
akuntansi.
Sumber: Data diolah
Berdasarkan hasil tabel perbandingan di atas, tentang fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian yang ada di CU Cindelaras
Tumangkar, maka dapat disimpulkan bahwa CU Cindelaras Tumangkar sudah berjalan baik sesuai dengan kajian teori yang ada, dalam menerapkan
fungsi-fungsi sistem akuntansi penggajian. Meskipun terdapat rangkap jabatan yaitu fungsi akuntansi dan fungsi keuangan kasir. Fungsi-fungsi
diatas, yang saling berkaitan akan memudahkan perusahaan dalam menjalankan sistem akuntansi penggajian di CU Cindelaras Tumangkar.
2. Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi penggajian
Tabel 13 Perbandingan kajian teori tentang jaringan prosedur sistem akuntansi penggajian dengan yang ada di CU Cindelaras
Tumangkar, dapat dirangkum dengan tabel sebagai berikut:
Teori
Praktik
Keterangan Ada Tidak
Prosedur pencatatan
waktu hadir
√
Credit Union Cindelaras Tumangkar melakukan pencatatan daftar hadir
dengan cara tanda tangan presensi karyawan.
Prosedur pembuatan
daftar gaji
√
Fungsi ini dilaksanakan oleh Manager, baik
berkaitan dengan
penilaian karyawan
Prosedur distribusi
biaya gaji
√
Untuk pendistribusian gaji karyawan di CU Cindelaras Tumangkar langsung
dilakukan oleh
Manager. Pendistribusian gaji karyawan ini
dilakukan sesuai dengan perhitungan gaji karyawan dan ketentuan yang ada
di CU Cindelaras Tumangkar.
Berdasarkan hasil perbandingan tabel diatas, tentang jaringan prosedur
yang membentuk sistem akuntansi penggajian dengan yang ada di CU Cindelaras Tumangkar, maka dapat disimpulkan bahwa CU Cindelaras
Tumangkar telah menerapkan jaringan prosedur yang berkaitan dalam sistem akuntansi penggajian sudah berjalan baik sesuai dengan kajian teori
yang ada. Prosedur
pembuatan bukti kas
keluar
√
Prosedur Pembuatan bukti kas keluar dilaksanakan oleh kasir, karena kas yang
keluar akan langsung melalui kasir dan melakukan pengecekan pada akhir jam
kerja.
Prosedur pembayaran
gaji
√
CU Cindelaras Tumangkar melakukan prosedur ini setiap tanggal 15 setiap
bulannya, Bagian keuangan dan akuntansi kasir
menyediakan dana
untuk membayar gaji karyawan melalui otorisasi
manajer.
Sumber : Data diolah
Tabel 13 Lanjutan Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi penggajian
Kategori