Sistem Akuntansi Penggajian LANDASAN TEORI

d. Fungsi akuntansi. Bertugas untuk mencatat semua transaksi mengenai kewajiban yang timbul dalam hal pembayaran gaji dan upah terhadap pegawai. Fungsi ini berada di tangan: bagian utang, bagian kartu biaya, dan bagian jurnal. e. Fungsi keuangan Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah serta menguakan cek tersebut ke bank. Fungsi ini berada ditangan Bagian Kasa. 3. Jaringan prosedur yang membentuk sistem penggajian. Prosedur yang membentuk sistem akuntansi penggajian adalah Mulyadi 2010: 385-386 yaitu: a. Prosedur pencatat waktu hadir. Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan ini diselenggarakan untuk mengetahui apakah karyawan dapat memperoleh gaji penuh atau harus dipotong akibat ketidakhadiran atau bahkan menerima tunjangan lembur karena bekerja diluar jam biasa. b. Prosedur pembuatan daftar hadir. Fungsi pembuatan daftar gaji membuat daftar gaji karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, penghentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya dan daftar hadir. Jika gaji karyawan melebihi penghasilan kena pajak, maka informasi mengenai potongan PPh Pasal 21 dihitung oleh fungsi pembuatan daftar gaji atas dasar data yang tercantum dalam kartu penghasilan karyawan. 1 Bagian utang Bagian ini memegang fungsi pencatat utang yang dalam sistem akuntansi penggajian bertanggungjawab untuk memproses pembayaran gaji yang tercantum dalam daftar gaji. Bagian ini menerbitkan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi pembayaran gaji seperti tercantum dalam daftar gaji. 2 Bagian kartu biaya Bagian ini memegang fungsi akuntansi biaya yang dalam sistem akuntansi penggajian bertanggungjawab untuk mencatat distribusi biaya kedalam kartu harga pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan kartu jam kerja. 3 Bagian jurnal Bagian ini memegang fungsi pencatatan jurnal yang bertanggungjawab untuk mencatat biaya gaji dalam jurnal umum. c. Prosedur distribusi biaya gaji. Dalam prosedur distribusi biaya gaji, biaya tenaga kerja di distribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi biaya gaji di maksudkan untuk mengendalikan biaya dan perhitungan harga pokok produk. d. Prosedur pembuatan bukti kas keluar. Bukti kas keluar dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan berdasarkan informasi dalam daftar gaji yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji. Prosedur ini dibuat sebagai perintah pengeluaran uang untuk membayar gaji karyawan. e. Prosedur pembayaran gaji. Prosedur pembayaran gaji melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji. Dokumen yang digunakan yaitu: 1 Dokumen pendukung perubahan gaji. Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat keputusan mengenai pengangkatan, pemberhentian, kenaikan, perubahan tarif gaji dan penurunan jabatan. 2 Kartu jam hadir. Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan. 3 Daftar gaji. Dokumen ini berisi jumlah gaji kotor setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa pph pasal 21, utang karyawan, serta iuran untuk organisasi karyawan. 4 Rekap daftar gaji. Dokumen ini merupakan ringkasan gaji per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji. Dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan, rekap gaji dibuat untuk membebankan upah langsung dalam hubungannya dengan produk kepada pesanan yang bersangkutan. 5 Surat pernyataan gaji. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji yang diterima setiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban. 6 Amplop gaji. Dokumen yang digunakan untuk memasukkan uang gaji karyawan yang berisi informasi nama karyawan, nomor identitas dan jumlah gaji bersih yang diterima. 7 Bukti kas keluar. Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji. 4. Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Pencatatan Gaji menurut Mulyadi 2010: 382 adalah: a. Jurnal umum. Digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen dalam perusahaan. b. Kartu harga pokok. Digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung dan dikeluarkan untuk pesanan tertentu. c. Kartu biaya. Digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja non-produktif setiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatannya adalah bukti memorial. d. Kartu penghasilan karyawan. Merupakan kartu untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongan yang diterima oleh setiap karyawan. Selain itu digunakan sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan dengan ditandatanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkutan. 5. Unsur pengendalian intern dalam siklus penggajian Unsur pengendalian intern dalam siklus penggajian dan pengupahan Mulyadi 2010: 387-391 ; a. Organisasi 1 Fungsi pembuatan daftar gaji harus terpisah dari fungsi pembayaran gaji. Fungsi pembuat daftar gaji merupakan fungsi akuntansi yang bertanggung jawab atas perhitungan penghasilan setiap karyawan yang berada di bawah departemen personalia dan umum. Fungsi keuangan merupakan fungsi penyimpanan yang berada di fungsi pembayaran gaji atau kasir. Kedua fungsi tersebut harus dipisahkan agar ketelitiannya dan keterandalannya dapat terjamin serta dapat dibayarkan ke karyawan yang berhak. 2 Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi. Ketelitian dan keterandalan waktu hadir karyawan sangat menentukan ketelitian dan keterandalan gaji dan upah karyawan. Oleh karena itu, kedua fungsi tersebut harus dipisahkan. b. Sistem Otorisasi 1 Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji harus memiliki surat keputusan pengakatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh Direktur utama. Hal ini dilakukan agar pembayaran kepada karyawan yang tidak berhak dapat dihindari. 2 Setiap perubahan gaji karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji, tambahan keluarga harus didasari pada surat keputusan Direksi keuangan. Menjamin data gaji karyawan, setiap perubahan unsur yang dipakai sebagai dasar perhitungan penghasilan karyawan harus diotorisasi oleh yang berwenang. 3 Setiap potongan atas gaji karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan surat potongan gaji . Oleh karena itu, tidak setiap fungsi dapat melakukan pemotongan tersebut tanpa mendapatkan otorisasi dari fungsi kepegawaian. 4 Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatatan waktu. Hal ini dilakukan agar kartu jam hadir menjadi sah sebagai dasar penghitungan gaji dan untuk keperluan lainnya. 5 Perintah lembur harus diotorisasi oleh Kepala Departemen karyawan yang bersangkutan. Hal ini dilakukan agar karyawan yang melakukan kerja lembur mendapatkan haknya sesuai yang dikerjakan, karena gaji lembur akan berbeda dengan gaji biasa. 6 Daftar gaji harus diotorisasi oleh fungsi personalia untuk menunjukkan bahwa: a Karyawan yang tercantum dalam daftar gaji adalah karyawan diangkat menurut surat keputusan pejabat yang berwenang. b Tarif gaji dan upah sebagai dasar perhitungan gaji dan upah adalah tarif yang berlaku sesuai surat keputusan pejabat yang berwenang. c Data yang dipakai sebagai dasar perhitungan gaji telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. d Perkalian dan perjumlahan yang tercantum dalam daftar gaji telah dicek ketelitiannya. 7 Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi. Bukti kas keluar yang telah diotorisasi adalah perintah untuk mengeluarkan uang pada tanggal tertentu untuk pembayaran gaji kepada karyawan. c. Prosedur Pencatatan 1 Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji karyawan. Hal ini dilakukan untuk mengecek ketelitian data yang tercantum dalam kartu penghasilan karyawan. 2 Tarif gaji dicatumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi oleh fungsi akuntansi. Hal ini dilakukan memudahkan pendistribusian biaya tenaga kerja ke dalam kartu harga pokok produk. d. Praktik yang sehat 1 Kartu jam harus dibandingkan dengan kartu jam kerja. 2 Kartu jam hadir yang dimasukan ke mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu. Hal ini dilakukan untuk menghindari perekaman jam hadir oleh karyawan yang tidak benar- benar hadir di perusahaan. 3 Perubahan daftar gaji harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungan oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran. . Ini dilakukan untuk menjamin bukti kas keluar dibuat atas dasar dokumen sumber yang handal. 4 Perhitungan pajak penghasilan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan. Ini digunakan untuk memverifikasi berapa utang pajak penghasilan karyawan yang harus disetorkan perusahaan ke Negara. 5 Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuatan daftar gaji. Setelah ditandatangani oleh karyawan, kartu penghasilan karyawan ini disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji ke dalam arsip menurut abjad nama karyawan. Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah : a Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang. b Pemeriksaan mendadak surprised audit c Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain. Perputaran jabatan job rotation d Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak. e Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya.

F. Gaji

1. Pengertian Gaji Definisi gaji Menurut Mulyadi 2010: 373, yaitu “Pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, yang dibayarkan secara tetap per bulan”. Gaji merupakan unsur biaya cukup besar yang harus dikeluarkan perusahaan dibandingkan dengan unsur biaya lainnya. “Gaji meliputi semua gaji yang dibayarkan perusahaan kepada para karyawannya dan tarif gaji biasanya dinyatakan dalam gaji per bulan”. Gaji dapat dikategorikan sebagai hak nisbi atau hak yang memberikan wewenang kepada seorang atau beberapa orang tertentu untuk menuntut orang lain memberikan, melakukan atau tidak melakukan sesuatu. Dengan demikian, gaji muncul sebagai hak tagih karena prestasi kerja. Yusuf, 2001: 239. Pengertian gaji salary biasanya digunakan untuk “Pembayaran atas jasa manajerial, administratif, dan jasa-jasa yang sama. Tarif gaji biasanya dieks presikan dalam periode bulanan” Niswonger 1999: 446. Definisi gaji menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia yaitu upah pekerja dibayar dalam waktu yang tetap atau balas jasa yang diterima pekerja dalam bentuk uang berdasarkan waktu tertentu. Pengertian gaji tersebut tentunya memberikan suatu gambaran bahwa munculnya gaji itu adanya suatu perikatan antara pihak pengusaha dengan pekerja atau buruh. 2. Metode Distribusi Gaji Distribusi gaji ditunjukan untuk menghasilkan laporan biaya tenaga kerja menurut jenisnya, hubungannya atau kombinasi diantara berbagai jenis klasifikasi tersebut. Distribusi biaya gaji Menurut Mulyadi 2010: 405, umumnya dilakukan dengan metode berikut: a. Metode rekening berkolom. Rekening berkolom digunakan jika misalnya manajemen menginginkan laporan biaya tenaga kerja menurut jenisnya per departemen. Pada akhir bulan, setiap kolom rupiah dalam rekening berkolom dijumlah, dan hasilnya disajikan dalam laporan biaya tenaga kerja per departemen. Input dari rekening berkolom ini adalah rekap daftar gaji atau jurnal umum. b. Metode summary strip: Tiket Tunggal. Metode ini digunakan untuk mengelola upah karyawan, baik upah langsung maupun upah tak langsung. Jumlah rupiah biaya tenaga kerja tak langsung menurut klasifikasi jenis dan departemen diposting ke dalam summary strip, yang sekaligus berfungsi sebagai laporan biaya tenaga kerja. c. Metode distribusi dengan komputer. Metode ini dilakukan dengan memberi kode transaksi penggajian yang terjadi sesuai dengan klasifikasi yang diinginkan. Proses sortasi akan dilakukan oleh komputer melalui program.

G. Pengendalian Intern

1. Pengertian Pengendalian Intern Pengendalian intern menurut Mulyadi 2010: 163, meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian, dan keandalan data akuntansi untuk mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Menurut COSO Committee of Sponsoring Organizations dalam Jusuf 2001: 252 mendefinisikan pengendalian intern sebagai suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan komisaris, manajemen, dan personil satuan usaha lainnya, yang direncanakan untuk mendapatkan keyakinan memadai tentang pencapaian tujuan dalam hal-hal berikut : a. Keandalan pelaporan keuangan. b. Kesesuaian dengan undang-undang dan peraturan yang berlaku. c. Efektivitas dan efisiensi operasi. Konsep dasar yang terkandung dalam definisi diatas adalah sebagai berikut Jusuf , 2001: 25, yaitu: a. Pengendalian intern adalah suatu proses. Ini berarti bahwa pengendalian intern merupakan cara untuk mencapai tujuan, bukan tujuan itu sendiri. b. Pengendalian intern dipengaruhi oleh manusia. Pengendalian intern bukan hanya terdiri dari buku pedoman kebijakan dan formulir-formulir, tetapi juga orang-orang berbagai jenjang dalam suatu organisasi, termasuk dewan komisaris, manajemen, serta personil lainnya.