Sistem Akuntansi Penggajian LANDASAN TEORI
d. Fungsi akuntansi. Bertugas untuk mencatat semua transaksi mengenai kewajiban yang
timbul dalam hal pembayaran gaji dan upah terhadap pegawai. Fungsi ini berada di tangan: bagian utang, bagian kartu biaya, dan bagian jurnal.
e. Fungsi keuangan Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji
dan upah serta menguakan cek tersebut ke bank. Fungsi ini berada ditangan Bagian Kasa.
3. Jaringan prosedur yang membentuk sistem penggajian. Prosedur yang membentuk sistem akuntansi penggajian adalah Mulyadi
2010: 385-386 yaitu: a. Prosedur pencatat waktu hadir.
Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan ini diselenggarakan untuk mengetahui apakah karyawan dapat
memperoleh gaji penuh atau harus dipotong akibat ketidakhadiran atau bahkan menerima tunjangan lembur karena bekerja diluar jam biasa.
b. Prosedur pembuatan daftar hadir. Fungsi pembuatan daftar gaji membuat daftar gaji karyawan. Data
yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat,
penghentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya dan daftar hadir. Jika gaji karyawan melebihi penghasilan kena pajak,
maka informasi mengenai potongan PPh Pasal 21 dihitung oleh fungsi pembuatan daftar gaji atas dasar data yang tercantum dalam kartu
penghasilan karyawan. 1 Bagian utang
Bagian ini memegang fungsi pencatat utang yang dalam sistem akuntansi
penggajian bertanggungjawab
untuk memproses
pembayaran gaji yang tercantum dalam daftar gaji. Bagian ini menerbitkan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada
fungsi pembayaran gaji seperti tercantum dalam daftar gaji. 2 Bagian kartu biaya
Bagian ini memegang fungsi akuntansi biaya yang dalam sistem akuntansi penggajian bertanggungjawab untuk mencatat distribusi
biaya kedalam kartu harga pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan kartu jam kerja.
3 Bagian jurnal Bagian
ini memegang
fungsi pencatatan
jurnal yang
bertanggungjawab untuk mencatat biaya gaji dalam jurnal umum. c. Prosedur distribusi biaya gaji.
Dalam prosedur distribusi biaya gaji, biaya tenaga kerja di distribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat
tenaga kerja. Distribusi biaya gaji di maksudkan untuk mengendalikan biaya dan perhitungan harga pokok produk.
d. Prosedur pembuatan bukti kas keluar. Bukti kas keluar dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan
berdasarkan informasi dalam daftar gaji yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji. Prosedur ini dibuat sebagai perintah pengeluaran uang untuk
membayar gaji karyawan. e. Prosedur pembayaran gaji.
Prosedur pembayaran gaji melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada
fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji. Dokumen yang digunakan yaitu:
1 Dokumen pendukung perubahan gaji. Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat
keputusan mengenai
pengangkatan, pemberhentian,
kenaikan, perubahan tarif gaji dan penurunan jabatan.
2 Kartu jam hadir. Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat
jam hadir setiap karyawan. 3 Daftar gaji.
Dokumen ini berisi jumlah gaji kotor setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa pph pasal 21, utang karyawan, serta iuran
untuk organisasi karyawan.
4 Rekap daftar gaji. Dokumen ini merupakan ringkasan gaji per departemen, yang dibuat
berdasarkan daftar gaji. Dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan, rekap gaji dibuat untuk membebankan upah
langsung dalam hubungannya dengan produk kepada pesanan yang bersangkutan.
5 Surat pernyataan gaji. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai
rincian gaji yang diterima setiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban.
6 Amplop gaji. Dokumen yang digunakan untuk memasukkan uang gaji karyawan
yang berisi informasi nama karyawan, nomor identitas dan jumlah gaji bersih yang diterima.
7 Bukti kas keluar. Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh
fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji.
4. Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Pencatatan Gaji menurut Mulyadi 2010: 382 adalah:
a. Jurnal umum. Digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap
departemen dalam perusahaan. b. Kartu harga pokok.
Digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung dan dikeluarkan untuk pesanan tertentu.
c. Kartu biaya. Digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya
tenaga kerja non-produktif setiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatannya adalah bukti memorial.
d. Kartu penghasilan karyawan. Merupakan kartu untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongan yang
diterima oleh setiap karyawan. Selain itu digunakan sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan dengan ditandatanganinya kartu tersebut oleh
karyawan yang bersangkutan.
5. Unsur pengendalian intern dalam siklus penggajian Unsur pengendalian intern dalam siklus penggajian dan pengupahan
Mulyadi 2010: 387-391 ; a.
Organisasi 1
Fungsi pembuatan daftar gaji harus terpisah dari fungsi pembayaran gaji. Fungsi pembuat daftar gaji merupakan fungsi akuntansi yang
bertanggung jawab atas perhitungan penghasilan setiap karyawan yang berada di bawah departemen personalia dan umum. Fungsi keuangan
merupakan fungsi penyimpanan yang berada di fungsi pembayaran gaji atau kasir. Kedua fungsi tersebut harus dipisahkan agar
ketelitiannya dan keterandalannya dapat terjamin serta dapat dibayarkan ke karyawan yang berhak.
2 Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi.
Ketelitian dan keterandalan waktu hadir karyawan sangat menentukan ketelitian dan keterandalan gaji dan upah karyawan. Oleh karena itu,
kedua fungsi tersebut harus dipisahkan. b.
Sistem Otorisasi 1
Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji harus memiliki surat keputusan pengakatan sebagai karyawan perusahaan
yang ditandatangani oleh Direktur utama. Hal ini dilakukan agar pembayaran kepada karyawan yang tidak berhak dapat dihindari.
2 Setiap perubahan gaji karyawan karena perubahan pangkat, perubahan
tarif gaji, tambahan keluarga harus didasari pada surat keputusan Direksi keuangan. Menjamin data gaji karyawan, setiap perubahan
unsur yang dipakai sebagai dasar perhitungan penghasilan karyawan harus diotorisasi oleh yang berwenang.
3 Setiap potongan atas gaji karyawan selain dari pajak penghasilan
karyawan harus didasarkan surat potongan gaji . Oleh karena itu, tidak setiap fungsi dapat melakukan pemotongan tersebut tanpa
mendapatkan otorisasi dari fungsi kepegawaian. 4
Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatatan waktu. Hal ini dilakukan agar kartu jam hadir menjadi sah sebagai dasar
penghitungan gaji dan untuk keperluan lainnya. 5
Perintah lembur harus diotorisasi oleh Kepala Departemen karyawan yang bersangkutan. Hal ini dilakukan agar karyawan yang melakukan
kerja lembur mendapatkan haknya sesuai yang dikerjakan, karena gaji lembur akan berbeda dengan gaji biasa.
6 Daftar gaji harus diotorisasi oleh fungsi personalia untuk menunjukkan
bahwa: a
Karyawan yang tercantum dalam daftar gaji adalah karyawan diangkat menurut surat keputusan pejabat yang berwenang.
b Tarif gaji dan upah sebagai dasar perhitungan gaji dan upah adalah
tarif yang berlaku sesuai surat keputusan pejabat yang berwenang.
c Data yang dipakai sebagai dasar perhitungan gaji telah diotorisasi
oleh pejabat yang berwenang. d
Perkalian dan perjumlahan yang tercantum dalam daftar gaji telah dicek ketelitiannya.
7 Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji harus diotorisasi oleh fungsi
akuntansi. Bukti kas keluar yang telah diotorisasi adalah perintah untuk mengeluarkan uang pada tanggal tertentu untuk pembayaran gaji
kepada karyawan. c.
Prosedur Pencatatan 1
Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji karyawan. Hal ini dilakukan untuk mengecek ketelitian data
yang tercantum dalam kartu penghasilan karyawan. 2
Tarif gaji dicatumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi oleh fungsi akuntansi. Hal ini dilakukan memudahkan pendistribusian biaya
tenaga kerja ke dalam kartu harga pokok produk. d.
Praktik yang sehat 1
Kartu jam harus dibandingkan dengan kartu jam kerja. 2
Kartu jam hadir yang dimasukan ke mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu. Hal ini dilakukan untuk
menghindari perekaman jam hadir oleh karyawan yang tidak benar- benar hadir di perusahaan.
3 Perubahan daftar gaji harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian
perhitungan oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran. . Ini dilakukan untuk menjamin bukti kas keluar dibuat atas dasar
dokumen sumber yang handal. 4
Perhitungan pajak penghasilan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan. Ini digunakan untuk memverifikasi berapa
utang pajak penghasilan karyawan yang harus disetorkan perusahaan ke Negara.
5 Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuatan daftar
gaji. Setelah ditandatangani oleh karyawan, kartu penghasilan karyawan ini disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji ke dalam arsip
menurut abjad nama karyawan. Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam
menciptakan praktik yang sehat adalah : a
Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang.
b Pemeriksaan mendadak surprised audit
c Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh
satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain. Perputaran jabatan job rotation
d Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.
e Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan
catatannya.