Sistem Distribusi Strategi Persediaan Strategi Rantai Pasokan Supply Chain

BAB III LANDASAN TEORI

3.1. Sistem Distribusi

1 Distribusi adalah usaha perpindahanpengiriman produk dari akhir lini produksi kepada konsumen. Kegiatan distribusi meliputi transportasipengangkutan, proteksi terhadap pengemasan, pengendalian persediaan, bangunan pabrik, pemilihan lokasi gudang, pemrosesan pesanan, peramalan pasar dan layanan pelanggan. Sistem distribusi diklasifikasikan atas 2 jenis yaitu : 1. Sistem Tarik Pull System Sistem tarik adalah sistem pengisian persediaan barang dimana setiap DC menentukan kebutuhannya dan memesan dari Center Supply Facilities CSF. 2. Sistem Dorong Push System Sistem dorong adalah sistem pengisian persediaan dimana CSF menentukan bagaimana mengalokasikan produksi ke DC daripada menunggu mereka memesan. 1 Biegel, J.E., 1980, Production Control : A Quantitative Approach, Prentice Hall. Hal. 50-52 Universitas Sumatera Utara

3.2. Distribution Resource Planning DRP

2 DRP adalah proses manajemen yang menentukan kebutuhan lokasi penyimpanan persediaan Inventory Stocking LocationISL dan memastikan bahwa sumber pasokan akan mampu memenuhi permintaan. Distribution Resource Planning mengantisipasi kebutuhan mendatang dengan perencanaan pada setiap level yang ada pada jaringan distribusi. Metode ini dapat memprediksi masalah sebelum masalah tersebut terjadi serta memberikan titik pandang terhadap jaringan distribusi. Sebagai akibatnya kegiatan distribusi barang dapat memperoleh keuntungan besar dalam hal perbaikan pelayanan pelanggan, pengurangan biaya persediaan dan pengurangan sedikitnya biaya barang yang rusak. 3

3.2.1. Input Distribution Resource Planning

Input-input DRP umum meliputi data sebagai berikut : 1. Bill of Distribution Bill of Distribution adalah informasi tentang hubungan antara supplier dan yang disuplainya tersusun dalam bentuk level per level. Informasi ini menunjukkan arah informasi material produk dari level yang tinggi ke level yang rendah. Sehingga akan membantu menentukan kebutuhan kotor yang lebih tinggi. 2. Lead Time Distribusi 2 Vincent Gaspersz, 2005, Production Palnning and Inventory Control, Jakarta : Gramedia Pustaka Utama, Hal : 300-301. 3 Andre J. Martin, 1995, Distribution Resource Planning, The Gateway to True Quick Response and Continous Replenishment, Revisi Kedua, New York : John Wiley Sons, Inc, Hal : 47-49. Universitas Sumatera Utara Lead time distribusi adalah waktu yang diperlukan dari pelepasan order sampai order diterima di DC. Lead time distribusi disusun dari beberapa komponen yaitu pelepasan order, pemuatan barang, pengangkutan barang, dan pembongkaran barang ke DC. 3. Order Entry Order entry merupakan proses penerimaan dan penerjemahan apa yang diinginkan konsumen kepada bagian distribusi. Hal ini dapat merupakan sebuah proses yang sederhana seperti pembuatan dokumen penerimaan untuk finished good product, sampai kepada aktivitas rumit yang meliputi usaha engineering untuk produk make to order. 4. Forecasting Forecasting adalah hasil peramalan permintaan produk pada masing-masing DC yang langsung berhubungan dengan konsumen. 5. Inventory Record Inventory record adalah catatan keadaan persediaan produk pada masing- masing gudang di DC.

3.2.2. Logika Distribution Resource Planning DRP

Pada intinya logika dari proses DRP adalah proses-proses yang hampir sama dengan MRP yaitu : 1. Netting Netting adalah proses perhitungan kebutuhan bersih net requirement. Kebutuhan bersih adalah selisih antara kebutuhan kotor gross requirement Universitas Sumatera Utara dengan keadaan persediaan yaitu persediaan yang dimiliki on-hand dan sedang dipesan on-order. Dimana kebutuhan kotor untuk DC adalah hasil ramalan permintaan produk pada DC tersebut. Data yang harus diketahui untuk menentukan kebutuhan bersih pada setiap periode adalah persediaan yang masih dipunyai project on-hand pada awal perencanaan dan jadwal penerimaan untuk tiap periode perencanaan. 2. Lot Sizing Lot sizing adalah proses untuk menentukan besarnya pesanan pada setiap item berdasarkan kebutuhan bersih yang dihasilkan dari proses netting. Biasanya cara yang digunakan adalah Economic Order Quantity EOQ. 3. Offsetting Offsetting bertujuan untuk menentukan saat yang tepat untuk melakukan rencana pemesanan guna memenuhi kebutuhan bersih. 4. Exploding Exploding adalah proses perhitungan kebutuhan kotor untuk item pada level yang lebih tinggi. Dasar untuk menentukan kebutuhan item pada level tergantung pada posisinya pada struktur distribusi.

3.2.3. Output Distribution Resource Planning DRP

Sistem DRP denga nyata menghasilkan dua output yaitu DRP Worksheet untuk seiap DC dan master schedule yang merupakan DRP Worksheet untuk CSF disamping terdapat pegging information yang dapat melacak kembali sumber dari permintaan pada CSF. DRP Worksheet memiliki 2 bagian penting yaitu : Universitas Sumatera Utara 1. Time Phased Information Time phased information adalah informasi-informasi yang dikeluarkan berdasarkan pada suatu time phased yang menunjukkan perkiraan keadaan pada time phased tersebut. Informasi time-phased meliputi : a. Demands Forecast Demand forecast merupakan hasil peramalan permintaan akan suatu produk pada masing-masing DC. b. Planned Shipments-Receipt Date Planned Shipments-Receipt Date adalah jumlah item atau produk yang dijadwalkan untuk dimasukkan dalam stok. Planned Shipments-Receipt Date produk tidak harus dalam perjalanan, tetapi dapat juga berupa order yang masih dalam pengemasan dan pemuatan. c. Planned Shipments-Ship Date Planned Shipments-Ship Date adalah order yang belum dilepas dan masih dalam perencanaan. Pada DC, Planned Shipments-Ship Date adalah jadwal untuk pengiriman produk pada masa yang akan datang dari CSF. d. Project On-Hand Project on-hand adalah proyeksi jumlah persediaan yang ada pada suatu time phased tertentu. Project on-hand merupakan suatu perencanaan jumlah persediaan pada DC dan CSF yang dijadikan gambaran persediaan yang ada pada masa yang akan datang. Sehingga dengan project on-hand ini, setiap komponen sistem distribusi dapat mengetahui masing-masing inventory level sistem tersebut. Universitas Sumatera Utara 2. Description Information Description information adalah atribut-atribut masukan pada awal perencanaan. Description information ini berupa pengolahan data awal untuk masukan sistem DRP. Description information meliputi : a. On-hand Balance On-hand balance adalah jumlah persediaan produk yang terdapat dalam DC pada awal perencanaan. On-hand balance tidak termasuk pada produk yang berada dalam transit dan produk yang rusak. Jadi produk yang ada pada DC adalah jumlah produk yang tersedia untuk dikirimkan. b. Safety Stock Safety stock adalah persediaan pengaman yang digunakan untuk memproteksi keadaan apabila penjualan melebihi apa yang diramalkan. c. Lead Time Distribusi Lead time distribusi adalah waktu yang dibutuhkan untuk melepaskan suatu order sampai waktu order diterima di distribusi. Lead time distribusi dimulai saat menentukan kebutuhan untuk sebuah penambahan replenishment sampai saat inventory yang dibutuhkan. d. Order Quantity Order quantity adalah jumlah produk yang telah ditentukan untuk dikirim. Sedangkan pegging information adalah suatu cara untuk dapat melacak kembali sumber dari permintaan pada CSF untuk satu waktu tertentu. Pegging information sangat berguna bilamana seluruh demand dari sebuah item tidak dapat dipenuhi. Penggunaan pegging ini penting dilakukan Universitas Sumatera Utara untuk menghemat waktu dalam memperoleh sumber masalah untuk perencanaan penditribusian bilamana demand melebihi supply. Dengan bantuan pegging information, perencanaan dapat lebih banyak menghabiskan waktu untuk pemecahan masalah tersebut daripada mencari dimana terjadi kelebihan demand. Berikut DRP Worksheet yang ditunjukkan pada Tabel 3.1 Tabel 3.1. Distribution Resource Planning Sheet Distribution Resource Planned Sheet untuk Distribution X On Hand Balance : Lead Time : Safety Stock : Order Quantity : Distribution Center : Past Due Week 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Demands Forecast In Transit Project on Hand Planned Shipments-Receipt Date Planned Shipments-Ship Date Sumber : Andre J. Martin, Distribution Resource Planning

3.2.4. Langkah-Langkah Proses DRP

Proses Distribution Resource Planning memiliki langkah-langkah sebagai berikut : 1. Langkah Pertama DRP menerima input berupa : a. Bill of Distribution b. Lead time distribusi Universitas Sumatera Utara c. Order entry d. Forecasting e. Inventory record 2. Tahap kedua Begitu semua input diterima, DRP membangkitkan model berdasarkan pada waktu untuk mendukung strategi logistik dimana dengan adanya model tersebut dapat ditentukan: a. Produk apa yang diperlukan, berapa banyak dan dimana serta kapan produk tersebut diperlukan. b. Kapasitas transportasi yang diperlukan. c. Tempat, tenaga manusia dan kapasitas peralatan yang dibutuhkan oleh CSF. d. Jumlah inventory yang diperlukan ISL Inventory Stocking Location e. Level produksi yang diperlukan. 3. Tahap ketiga DRP membandingkan sumber-sumber yang diperlukan dengan apa yang akan ada di masa mendatang. Dengan adanya informasi ini maka akan dapat diketahui tindakan apa yang harus dilakukan untuk memperlancar atau menunda pembelianpemesanan, sehingga dengan demikian dapat menyeimbangkan supply dan demand. Langkah ketiga ini mendorong integrasi dan memberikan umpan balik ke sistem kemudian menutup loop antara produksi, pembelian dan logistik maupun konsumen. Universitas Sumatera Utara

3.2.5. Konsep Distribution Resource Planning

Distribution Resource Planning adalah suatu metode untuk menangani pengadaan persediaan dalam suatu jaringan distribusi multi eselon. Metode ini menggunakan demand independent, dimana dilakukan peramalan untuk mengetahui struktur pengadaannya. Berapapun banyaknya level yang ada dalam jaringan distribusi, semoga merupakan variabel yang dependent level yang langsung memenuhi permintaan konsumen. Distribution Resource Planning lebih menekankan pada aktivitas penjadwalan daripada aktivitas pemesanan. DRP mengantisipasi kebutuhan mendatang dengan perencanaan pada setiap level pada jaringan distribusi. Metode ini dapat memprediksi masalah sebelum masalah- masalah tersebut terjadi memberikan titik pandang terhadap jaringan distribusi. 4 DRP menghubungkan perencanaan produksi dan distribusi bersama-sama dengan menentukan waktu bertahap agregat kebutuhan bersih pada titik yang sama pada aliran material sebagai jadwal produksi induk. Ketika item pada MPS bukan produk akhir dan memerlukan finishing, kemasan atau fabrikasi ke perakitan akhir, operasi akhir ini dapat dilihat sebagai tahap pertama dalam distribusi. James Hesket menunjukkan bahwa perusahaan perakitan mobil dilengkapi pusat distribusi untuk menerima pesanan, membangun secara individual konsfigurasi perakitan akhir yang dirancang dari komponen standar, dan mengirimnya dalam waktu yang wajar. 5 4 Richard J. Tersine. 1994. Principles Inventory and Materials Management. Fourth Edition. Prentice-Hall Edition. Hal. 464-468 5 Donald W. Fogarty. John H. Blacstone. Thomas R. Hoffmann. 1991. Production Inventory Management.2nd Edition. APICS. United States of America. Hal. 311 Universitas Sumatera Utara

3.2.6. Sumber-Sumber Perubahan yang Mempengaruhi Rencana DRP

Bebrapa perubahan yang mungkin akan mempengaruhi rencana DRP adalah : 1. Kesalahan peralaman 2. Perbaikan-perbaikan peramalan 3. Variasi lead time 4. Kehilangan atau kerusakan dari inventory 5. Pemogokan karyawanpekerja

3.2.7. Stok Pengaman dalam DRP

Stok pengaman dalam DRP digunakan untuk mengantisipasi ketidakpastian permintaan relatif terhadap ramalan-ramalan yang dibuat. Ketidakpastian ini paling mingkin terjadi apabila permintaan benar-benar independent pada pusat-pusat distribusi yang secara langsung melayani pelanggan. Tingkat stok pengaman secara keseluruhan dalam sistem distribusi seharusnya menjadi lebih kecil untuk push system daripada pull system. Salah satu cara untuk menyelesaikan masalah ketidakpastian permintaan dan penawaran lead time uncertainty adalah mengkombinasikan data yang menunjukkan rata-rata permintaan. Hal ini akan menghasilkan ukuran variasi yang lebih besar, namun dapat diterapkan sebagai perhitungan dalam keadaan normal. Untuk menentukan stok pengaman guna mencapai tingkat pelayanan yang diinginkan yaitu : Universitas Sumatera Utara SS = z x s Dimana : SS = Stok pengaman yang disediakan untuk menghadapi ketidakpastian permintaan dan penawaran z = faktor pengganda pada tingkat pelayanan yang diinginkan s = simpangan baku di sekitar rata-rata peramalan

3.2.8. Fungsi dan Tujuan Distribution Resource Planning

Distribution Resource Planning sangat berperan baik untuk sistem distribusi manufaktur yang integrasi maupun sistem distribusi murni. Dengan kebutuhannya persediaan time phasing pada setiap level jaringan distribusi. DRP memiliki kemampuan untuk memprediksi suatu problem benar-benar terjadi. Tujuan dari DRP adalah mensimulasikan kejadian yang sebenarnya di suatu perusahaan agar dapat diketahui apa yang akan dilakukan untuk masa yang akan datang dengan sumber-sumber yang ada, Penambahan kecil dan sering dalam batasan pesanan dan pesanan yang ekonomis. DRP mengolah informasi ini untuk memperlancar dan mengatur pemasaran, sehingga dapat menyeimbangkan antara supply dan demand. Diharapkan dengan adanya perencanaan pendistribusian yang baik, keberhasilan pemenuhan permintaan pelanggan akan menjadi optimal dan dengan demikian diharapkan dapat meningkatkan kinerja penjualan dengan mampu memenuhi pesanan tepat waktu. Universitas Sumatera Utara

3.3. Strategi Persediaan

Persediaan merupakan bahan atau barang yang disimpan untuk tujuan tertentu, antara lain untuk proses produksi, jika berupa bahan mentah maka akan diproses lebih lanjut. Persediaan merupakan bagian terbesar dalam penggunaan modal kerja perusahaan dan merupakan aktivas yang selalu mengalami perubahan setiap saat. Persediaan juga mengalami perputaran yang berbeda-beda, tinggi rendahnya perputaran akan berpengaruh langsung terhadap besar kecilnya dana yang ditawarkan atau dibutuhkan dalam persediaan tersebut. Syarat persediaan yang ideal : 1. Peningkatan layanan kepada pelanggan, melalui pemberian layanan berupa penyediaan bahan atau barang yang dibutuhkan pelanggan service availability 2. Penekanan biaya Persediaan tidak hanya sekedar menyediakan bahan atau barang sesuai kebutuhan saja, tetapi harus mempertimbangkan hal-hal lain seperti ketepatan waktu, ketepatan mutu, biaya yang ekonomis, dan ketepatan jumlah.

3.4. Strategi Rantai Pasokan Supply Chain

Strategi supply chain adalah strategi manajmnen yang membahas tentang bagaimana upaya perusahaan memposisikan pemasok-pemasoknya sebagai bagian dalam proses produksinya. Upaya agar konsumen menjadi loyal adalah dengan kepuasan pelanggan. Kebutuhan dan keinginan pelanggan sangat beragam, dari produk berwujud hingga produk estetika, dan faktor yang terpenting adalah Universitas Sumatera Utara psikologis keramahan pelayanan, rasa aman. Perusahaan dapat memuaskan keinginan dan kebutuhan konsumen dengan mengembangkan dan mencapai misi dan strategi. Strategi adalah rencana aksi organisasi untuk mencapai misi. Strategi dapat dijalankan setelah perusahaan menetapkan misi. Secara umum strategi perusahaan ada dua, tujuan komersial dan tujuan sosial, yaitu: 1. Tujuan komersil atau yang disebut dengan profit oriented yaitu tujuan perusahaan untuk mencari atau memperoleh keuntungan. 2. Tujuan sosial atau yang disebut dengan social oriented yaitu perusahaan yang didirikan dengan tujuan untuk membantu kalangan-kalangan tertentu yang membutuhkan. Penciptaan strategi perusahaan dimulai dari bersihnya image perusahaan, selanjutnya proses pandangan visioning dimana hal-hal tidak lazim, tidak terdengar dan bahkan strategi melawan pesaing juga harus dipertimbangkan. Terdapat penempatan empat komponen untuk strategi yang baik yaitu, konsumen, pemasok, pesaing dan perusahaan.

3.5. Strategi Logistik