BAB III LANDASAN TEORI
3.1. Sistem Distribusi
1
Distribusi adalah usaha perpindahanpengiriman produk dari akhir lini produksi
kepada konsumen.
Kegiatan distribusi
meliputi transportasipengangkutan,
proteksi terhadap
pengemasan, pengendalian
persediaan, bangunan pabrik, pemilihan lokasi gudang, pemrosesan pesanan, peramalan pasar dan layanan pelanggan.
Sistem distribusi diklasifikasikan atas 2 jenis yaitu : 1.
Sistem Tarik Pull System Sistem tarik adalah sistem pengisian persediaan barang dimana setiap DC
menentukan kebutuhannya dan memesan dari Center Supply Facilities CSF. 2.
Sistem Dorong Push System Sistem dorong adalah sistem pengisian persediaan dimana CSF menentukan
bagaimana mengalokasikan produksi ke DC daripada menunggu mereka memesan.
1
Biegel, J.E., 1980, Production Control : A Quantitative Approach, Prentice Hall. Hal. 50-52
Universitas Sumatera Utara
3.2. Distribution Resource Planning DRP
2
DRP adalah proses manajemen yang menentukan kebutuhan lokasi penyimpanan persediaan Inventory Stocking LocationISL dan memastikan
bahwa sumber pasokan akan mampu memenuhi permintaan. Distribution Resource Planning mengantisipasi kebutuhan mendatang dengan
perencanaan pada setiap level yang ada pada jaringan distribusi. Metode ini dapat memprediksi masalah sebelum masalah tersebut terjadi serta memberikan titik
pandang terhadap jaringan distribusi. Sebagai akibatnya kegiatan distribusi barang dapat memperoleh keuntungan besar dalam hal perbaikan pelayanan pelanggan,
pengurangan biaya persediaan dan pengurangan sedikitnya biaya barang yang rusak.
3
3.2.1. Input Distribution Resource Planning
Input-input DRP umum meliputi data sebagai berikut : 1.
Bill of Distribution Bill of Distribution adalah informasi tentang hubungan antara supplier dan
yang disuplainya tersusun dalam bentuk level per level. Informasi ini menunjukkan arah informasi material produk dari level yang tinggi ke level
yang rendah. Sehingga akan membantu menentukan kebutuhan kotor yang lebih tinggi.
2. Lead Time Distribusi
2
Vincent Gaspersz, 2005, Production Palnning and Inventory Control, Jakarta : Gramedia Pustaka Utama, Hal : 300-301.
3
Andre J. Martin, 1995, Distribution Resource Planning, The Gateway to True Quick Response and Continous Replenishment, Revisi Kedua, New York : John Wiley Sons, Inc, Hal : 47-49.
Universitas Sumatera Utara
Lead time distribusi adalah waktu yang diperlukan dari pelepasan order sampai order diterima di DC. Lead time distribusi disusun dari beberapa
komponen yaitu pelepasan order, pemuatan barang, pengangkutan barang, dan pembongkaran barang ke DC.
3. Order Entry
Order entry merupakan proses penerimaan dan penerjemahan apa yang diinginkan konsumen kepada bagian distribusi. Hal ini dapat merupakan
sebuah proses yang sederhana seperti pembuatan dokumen penerimaan untuk finished good product, sampai kepada aktivitas rumit yang meliputi usaha
engineering untuk produk make to order. 4.
Forecasting Forecasting adalah hasil peramalan permintaan produk pada masing-masing
DC yang langsung berhubungan dengan konsumen. 5.
Inventory Record Inventory record adalah catatan keadaan persediaan produk pada masing-
masing gudang di DC.
3.2.2. Logika Distribution Resource Planning DRP
Pada intinya logika dari proses DRP adalah proses-proses yang hampir sama dengan MRP yaitu :
1. Netting
Netting adalah proses perhitungan kebutuhan bersih net requirement. Kebutuhan bersih adalah selisih antara kebutuhan kotor gross requirement
Universitas Sumatera Utara
dengan keadaan persediaan yaitu persediaan yang dimiliki on-hand dan sedang dipesan on-order. Dimana kebutuhan kotor untuk DC adalah hasil
ramalan permintaan produk pada DC tersebut. Data yang harus diketahui untuk menentukan kebutuhan bersih pada setiap periode adalah persediaan
yang masih dipunyai project on-hand pada awal perencanaan dan jadwal penerimaan untuk tiap periode perencanaan.
2. Lot Sizing
Lot sizing adalah proses untuk menentukan besarnya pesanan pada setiap item berdasarkan kebutuhan bersih yang dihasilkan dari proses netting. Biasanya
cara yang digunakan adalah Economic Order Quantity EOQ. 3.
Offsetting Offsetting bertujuan untuk menentukan saat yang tepat untuk melakukan
rencana pemesanan guna memenuhi kebutuhan bersih. 4.
Exploding Exploding adalah proses perhitungan kebutuhan kotor untuk item pada level
yang lebih tinggi. Dasar untuk menentukan kebutuhan item pada level tergantung pada posisinya pada struktur distribusi.
3.2.3. Output Distribution Resource Planning DRP
Sistem DRP denga nyata menghasilkan dua output yaitu DRP Worksheet untuk seiap DC dan master schedule yang merupakan DRP Worksheet untuk CSF
disamping terdapat pegging information yang dapat melacak kembali sumber dari permintaan pada CSF. DRP Worksheet memiliki 2 bagian penting yaitu :
Universitas Sumatera Utara
1. Time Phased Information
Time phased information adalah informasi-informasi yang dikeluarkan berdasarkan pada suatu time phased yang menunjukkan perkiraan keadaan
pada time phased tersebut. Informasi time-phased meliputi : a.
Demands Forecast Demand forecast merupakan hasil peramalan permintaan akan suatu
produk pada masing-masing DC. b.
Planned Shipments-Receipt Date Planned Shipments-Receipt Date adalah jumlah item atau produk yang
dijadwalkan untuk dimasukkan dalam stok. Planned Shipments-Receipt Date produk tidak harus dalam perjalanan, tetapi dapat juga berupa order
yang masih dalam pengemasan dan pemuatan. c.
Planned Shipments-Ship Date Planned Shipments-Ship Date adalah order yang belum dilepas dan masih
dalam perencanaan. Pada DC, Planned Shipments-Ship Date adalah jadwal untuk pengiriman produk pada masa yang akan datang dari CSF.
d. Project On-Hand
Project on-hand adalah proyeksi jumlah persediaan yang ada pada suatu time phased tertentu. Project on-hand merupakan suatu perencanaan
jumlah persediaan pada DC dan CSF yang dijadikan gambaran persediaan yang ada pada masa yang akan datang. Sehingga dengan project on-hand
ini, setiap komponen sistem distribusi dapat mengetahui masing-masing inventory level sistem tersebut.
Universitas Sumatera Utara
2. Description Information
Description information adalah atribut-atribut masukan pada awal perencanaan. Description information ini berupa pengolahan data awal untuk
masukan sistem DRP. Description information meliputi : a.
On-hand Balance On-hand balance adalah jumlah persediaan produk yang terdapat dalam
DC pada awal perencanaan. On-hand balance tidak termasuk pada produk yang berada dalam transit dan produk yang rusak. Jadi produk yang ada
pada DC adalah jumlah produk yang tersedia untuk dikirimkan. b.
Safety Stock Safety stock adalah persediaan pengaman yang digunakan untuk
memproteksi keadaan apabila penjualan melebihi apa yang diramalkan. c.
Lead Time Distribusi Lead time distribusi adalah waktu yang dibutuhkan untuk melepaskan
suatu order sampai waktu order diterima di distribusi. Lead time distribusi dimulai saat menentukan kebutuhan untuk sebuah penambahan
replenishment sampai saat inventory yang dibutuhkan. d.
Order Quantity Order quantity adalah jumlah produk yang telah ditentukan untuk dikirim.
Sedangkan pegging information adalah suatu cara untuk dapat melacak kembali sumber dari permintaan pada CSF untuk satu waktu tertentu.
Pegging information sangat berguna bilamana seluruh demand dari sebuah item tidak dapat dipenuhi. Penggunaan pegging ini penting dilakukan
Universitas Sumatera Utara
untuk menghemat waktu dalam memperoleh sumber masalah untuk perencanaan penditribusian bilamana demand melebihi supply. Dengan
bantuan pegging information, perencanaan dapat lebih banyak menghabiskan waktu untuk pemecahan masalah tersebut daripada mencari
dimana terjadi kelebihan demand. Berikut DRP Worksheet yang ditunjukkan pada Tabel 3.1
Tabel 3.1. Distribution Resource Planning Sheet
Distribution Resource Planned Sheet untuk Distribution X On Hand Balance
: Lead Time
: Safety Stock
: Order Quantity
: Distribution Center
: Past
Due Week
1 2
3 4
5 6
7 8
9 10
Demands Forecast In Transit
Project on Hand Planned Shipments-Receipt Date
Planned Shipments-Ship Date Sumber : Andre J. Martin, Distribution Resource Planning
3.2.4. Langkah-Langkah Proses DRP
Proses Distribution Resource Planning memiliki langkah-langkah sebagai berikut :
1. Langkah Pertama
DRP menerima input berupa : a.
Bill of Distribution b.
Lead time distribusi
Universitas Sumatera Utara
c. Order entry
d. Forecasting
e. Inventory record
2. Tahap kedua
Begitu semua input diterima, DRP membangkitkan model berdasarkan pada waktu untuk mendukung strategi logistik dimana dengan adanya model
tersebut dapat ditentukan: a.
Produk apa yang diperlukan, berapa banyak dan dimana serta kapan produk tersebut diperlukan.
b. Kapasitas transportasi yang diperlukan.
c. Tempat, tenaga manusia dan kapasitas peralatan yang dibutuhkan oleh
CSF. d.
Jumlah inventory yang diperlukan ISL Inventory Stocking Location e.
Level produksi yang diperlukan. 3.
Tahap ketiga DRP membandingkan sumber-sumber yang diperlukan dengan apa yang akan
ada di masa mendatang. Dengan adanya informasi ini maka akan dapat diketahui tindakan apa yang harus dilakukan untuk memperlancar atau
menunda pembelianpemesanan,
sehingga dengan
demikian dapat
menyeimbangkan supply dan demand. Langkah ketiga ini mendorong integrasi dan memberikan umpan balik ke sistem kemudian menutup loop
antara produksi, pembelian dan logistik maupun konsumen.
Universitas Sumatera Utara
3.2.5. Konsep Distribution Resource Planning
Distribution Resource Planning adalah suatu metode untuk menangani pengadaan persediaan dalam suatu jaringan distribusi multi eselon. Metode ini
menggunakan demand independent, dimana dilakukan peramalan untuk mengetahui struktur pengadaannya. Berapapun banyaknya level yang ada dalam
jaringan distribusi, semoga merupakan variabel yang dependent level yang langsung memenuhi permintaan konsumen. Distribution Resource Planning lebih
menekankan pada aktivitas penjadwalan daripada aktivitas pemesanan. DRP mengantisipasi kebutuhan mendatang dengan perencanaan pada setiap level pada
jaringan distribusi. Metode ini dapat memprediksi masalah sebelum masalah- masalah tersebut terjadi memberikan titik pandang terhadap jaringan distribusi.
4
DRP menghubungkan perencanaan produksi dan distribusi bersama-sama dengan menentukan waktu bertahap agregat kebutuhan bersih pada titik yang
sama pada aliran material sebagai jadwal produksi induk. Ketika item pada MPS bukan produk akhir dan memerlukan finishing, kemasan atau fabrikasi ke
perakitan akhir, operasi akhir ini dapat dilihat sebagai tahap pertama dalam distribusi. James Hesket menunjukkan bahwa perusahaan perakitan mobil
dilengkapi pusat distribusi untuk menerima pesanan, membangun secara individual konsfigurasi perakitan akhir yang dirancang dari komponen standar,
dan mengirimnya dalam waktu yang wajar.
5
4
Richard J. Tersine. 1994. Principles Inventory and Materials Management. Fourth Edition. Prentice-Hall Edition. Hal. 464-468
5
Donald W. Fogarty. John H. Blacstone. Thomas R. Hoffmann. 1991. Production Inventory Management.2nd Edition. APICS. United States of America. Hal. 311
Universitas Sumatera Utara
3.2.6. Sumber-Sumber Perubahan yang Mempengaruhi Rencana DRP
Bebrapa perubahan yang mungkin akan mempengaruhi rencana DRP adalah :
1. Kesalahan peralaman
2. Perbaikan-perbaikan peramalan
3. Variasi lead time
4. Kehilangan atau kerusakan dari inventory
5. Pemogokan karyawanpekerja
3.2.7. Stok Pengaman dalam DRP
Stok pengaman
dalam DRP
digunakan untuk
mengantisipasi ketidakpastian permintaan relatif terhadap ramalan-ramalan yang dibuat.
Ketidakpastian ini paling mingkin terjadi apabila permintaan benar-benar independent pada pusat-pusat distribusi yang secara langsung melayani
pelanggan. Tingkat stok pengaman secara keseluruhan dalam sistem distribusi seharusnya menjadi lebih kecil untuk push system daripada pull system.
Salah satu cara untuk menyelesaikan masalah ketidakpastian permintaan dan penawaran lead time uncertainty adalah mengkombinasikan data yang
menunjukkan rata-rata permintaan. Hal ini akan menghasilkan ukuran variasi yang lebih besar, namun dapat diterapkan sebagai perhitungan dalam keadaan
normal. Untuk menentukan stok pengaman guna mencapai tingkat pelayanan yang diinginkan yaitu :
Universitas Sumatera Utara
SS = z x s
Dimana : SS = Stok pengaman yang disediakan untuk menghadapi ketidakpastian
permintaan dan penawaran z = faktor pengganda pada tingkat pelayanan yang diinginkan
s = simpangan baku di sekitar rata-rata peramalan
3.2.8. Fungsi dan Tujuan Distribution Resource Planning
Distribution Resource Planning sangat berperan baik untuk sistem distribusi manufaktur yang integrasi maupun sistem distribusi murni. Dengan
kebutuhannya persediaan time phasing pada setiap level jaringan distribusi. DRP memiliki kemampuan untuk memprediksi suatu problem benar-benar terjadi.
Tujuan dari DRP adalah mensimulasikan kejadian yang sebenarnya di suatu perusahaan agar dapat diketahui apa yang akan dilakukan untuk masa yang
akan datang dengan sumber-sumber yang ada, Penambahan kecil dan sering dalam batasan pesanan dan pesanan yang ekonomis. DRP mengolah informasi ini
untuk memperlancar dan mengatur pemasaran, sehingga dapat menyeimbangkan antara supply dan demand. Diharapkan dengan adanya perencanaan
pendistribusian yang baik, keberhasilan pemenuhan permintaan pelanggan akan menjadi optimal dan dengan demikian diharapkan dapat meningkatkan kinerja
penjualan dengan mampu memenuhi pesanan tepat waktu.
Universitas Sumatera Utara
3.3. Strategi Persediaan
Persediaan merupakan bahan atau barang yang disimpan untuk tujuan tertentu, antara lain untuk proses produksi, jika berupa bahan mentah maka akan
diproses lebih lanjut. Persediaan merupakan bagian terbesar dalam penggunaan modal kerja perusahaan dan merupakan aktivas yang selalu mengalami perubahan
setiap saat. Persediaan juga mengalami perputaran yang berbeda-beda, tinggi rendahnya perputaran akan berpengaruh langsung terhadap besar kecilnya dana
yang ditawarkan atau dibutuhkan dalam persediaan tersebut. Syarat persediaan yang ideal :
1. Peningkatan layanan kepada pelanggan, melalui pemberian layanan berupa
penyediaan bahan atau barang yang dibutuhkan pelanggan service availability
2. Penekanan biaya
Persediaan tidak hanya sekedar menyediakan bahan atau barang sesuai kebutuhan saja, tetapi harus mempertimbangkan hal-hal lain seperti ketepatan
waktu, ketepatan mutu, biaya yang ekonomis, dan ketepatan jumlah.
3.4. Strategi Rantai Pasokan Supply Chain
Strategi supply chain adalah strategi manajmnen yang membahas tentang bagaimana upaya perusahaan memposisikan pemasok-pemasoknya sebagai bagian
dalam proses produksinya. Upaya agar konsumen menjadi loyal adalah dengan kepuasan pelanggan. Kebutuhan dan keinginan pelanggan sangat beragam, dari
produk berwujud hingga produk estetika, dan faktor yang terpenting adalah
Universitas Sumatera Utara
psikologis keramahan pelayanan, rasa aman. Perusahaan dapat memuaskan keinginan dan kebutuhan konsumen dengan mengembangkan dan mencapai misi
dan strategi. Strategi adalah rencana aksi organisasi untuk mencapai misi. Strategi dapat dijalankan setelah perusahaan menetapkan misi. Secara umum strategi
perusahaan ada dua, tujuan komersial dan tujuan sosial, yaitu: 1.
Tujuan komersil atau yang disebut dengan profit oriented yaitu tujuan perusahaan untuk mencari atau memperoleh keuntungan.
2. Tujuan sosial atau yang disebut dengan social oriented yaitu perusahaan yang
didirikan dengan tujuan untuk membantu kalangan-kalangan tertentu yang membutuhkan.
Penciptaan strategi perusahaan dimulai dari bersihnya image perusahaan, selanjutnya proses pandangan visioning dimana hal-hal tidak lazim, tidak
terdengar dan bahkan strategi melawan pesaing juga harus dipertimbangkan. Terdapat penempatan empat komponen untuk strategi yang baik yaitu, konsumen,
pemasok, pesaing dan perusahaan.
3.5. Strategi Logistik