61 Adapun prosedur kerja yang dilakukan dalam pengolahan koleksi grey
literature yaitu sebagai berikut: 1.
Membuat deskripsi bibliografi yang lengkap sesuai isi dokumen 2.
Jika deskripsi benar, kemudian menentukan tajuk subjek sesuai pedoman LCSH
3. Kemudian berdasarkan subjek tersebut tentukan nomor kelas
menggunakan DDC edisi 21 4.
Tuliskan nomor panggil call number pada setiap dokumen kemudian entri data dokumen tersebut ke database perpustakaan.
5. Membuat label , penyampulan dan kelengkapan dokumen
6. Serahkan dokumen ke unit layanan deposit lalu dokumen disimpan
dan disusun dirak sesuai peraturan perpustakaan Unimed. Prosedur kerja inilah yang dijadikan sebagai panduan untuk melakukan
pengolahan koleksi grey literature, oleh sebab itu pustakawan bagian pengolahan dapat mengetahui apa saja yang harus dilakukan dalam sehingga dapat
mengefisiensi waktu pengolahan dokumen tersebut.
4.3.3.2 Pengorganisasian Grey Literature Elektronik
Dalam proses pengorganisasian grey literature elektronik meliputi proses digitalisasi yang dilakukan melalui 4 tahapan yaitu pembongkaran, scanning,
editing dan uploading. Koleksi grey literature yang tua yang merupakan koleksi tahun terbitan dibawah 2012 tentu saja memerlukan tindakan khusus dalam
pemanfaatan dan pengolahannya.
62 Berikut ini adalah proses digitalisasi koleksi grey literature yaitu
1. PEMBONGKARAN : Dokumen yang dipilih adalah skripsi dan thesis
dibawah tahun 2012 yang belum di digitalisasi. Dokumen dibongkar jilidnya agar mudah discan seperti Gambar 4.4 di bawah ini.
Gambar 4.3 Koleksi Skripsi yang telah dibongkar jilidnya 2.
SCANNING : Dokumen discan mulai dari halaman judul hingga lampiran dan disimpan dalam format PDF seperti Gambar 4.5 di
bawah ini.
Gambar 4.4 Scanner yang digunakan dalam proses scanning
63 3.
EDITING : Dokumen yang sudah berbentuk pdf kemudian dipisah sesuai dengan bagiannya seperti abstrak, kata pengantar, daftar isi, bab
1-bab 4 dan seterusnya. Kemudian diberikan watermark dan footer serta security dihalaman yang perlu.
4. UPLOADING : File diupload dalam website satu per-satu dan
kemudian masukkan metadata seperti judul, pengarang, subjek deskripsi bibliografi lainnya dalam database perpustakaan. Gambar 4.6
berikut ini adalah contoh metadata file elektronik skripsi.
Gambar 4.5 Metadata Dokumen Repository menggunakan Standar Dublin Core Metadata yang digunakan pada e-repository perpustakaan UNIMED
adalah standar Dublin Core. Metadata Repository Perpustakaan Unimed terdiri dari :
1. Category
2. Title
3. Short Title
64 4.
1
st
Creator , 2
nd
Creator 5.
Subject 6.
Alternative Subject 7.
Keyword 8.
Description 9.
Alternative Description 10.
Publisher Date, Type, Format, Source, Language, Coverage, Right, Owner Department
11. Collection ID
12. Call Number
13. Relative Subject
Proses-proses pengolahan e-repository dapat dilihat pada skema Gambar 4.7 berikut:
Gambar 4.6 Skema Proses Digitalisasi Dokumen
DOKUMEN TERCETAK
SCANNING EDITING
File PDF
UPLOADING
WEB
SELESAI FILE
ELEKTRONIK
65 Dari hasil pengamatan, penyimpanan storage yang dilakukan
perpustakaan Unimed masih belum memiliki server tersendiri yang khusus menyimpan semua data perpustakaan namun menyatu pada data centre induk
organisasi Unimed itu sendiri yang disimpan di PUSKOM UNIMED. Namun kedepannya perpustakaan akan memiliki server tersendiri untuk penyimpanan
semua data koleksi perpustakaan. Hal ini dilakukan agar data koleksi aman dan terbackup jika suatu saat terjadi bencana yang mengakibatkan hilangnya seluruh
data yang berada di data centre puskom unimed.
4.3.4 Penyebaran dan Akses Temu Kembali Grey Literature
