56 Gambar 4.1 Koleksi skripsi, thesis dan disertasi tercetak perpustakaan UNIMED
4.3.2.2 Penyaringan
Pada perpustakaan Universitas Negeri Medan UNIMED tidak terjadi proses penyaringan bahan pustaka. Semua hasil karya yang diserahkan diterima
seperti penyataan I
2
: “…semuanya diterima, tidak ada yang di filter atau di saring. Jadi semua
yang menyerahkan ya diterima, diperiksa kelengkapan hardcopy dan softcopy CD nya terus diserahkan ke pengolahan dan kemudian di
publish”
Dari hasil wawancara yang dilakukan dapat diketahui bahwa proses penyaringan tidak dilakukan untuk koleksi grey literature karena koleksi ini sudah
terpilih dan berbeda dengan buku yang harus diseleksi sesuai dengan kebutuhan pengguna sebelum diadakan di perpustakaan. Hal ini sudah dimaklumi karena
57 adanya ketentuan dan peraturan tentang koleksi apa saja yang dijadikan koleksi
grey literature dan repository. Namun proses penyaringan dokumen elektronik dilakukan apabila
dokumen tidak memenuhi syarat atau ketentuan kelengkapan isi dokumen sebagai berikut:
1. Dokumen diserahkan dalam bentuk CD
2. Isi dokumen CD harus sesuai dengan dokumen tercetak
3. Isi dokumen dibuat dalam bentuk word document doc dan pdf
4. Susunan dokumen tidak boleh dipisah mulai dari cover sampai dengan
lampiran Apabila terdapat ketidaksesuaian kelengkapan yang di atas maka dokumen
tersebut akan dikembalikan kepada mahasiswa tersebut untuk diperbaiki dan jika sudah sesuai maka dokumen tercetak dan elektronik dapat diterima dan
diserahkan ke bagian pengolahan. Dalam proses inilah terjadinya proses penyaringan dokumen yaitu penyaringan dokumen elektronik yang tidak sesuai
syarat kelengkapan perpustakaan UNIMED.
4.3.3 Pengorganisasian dan Penyimpanan Grey Literature 4.3.3.1 Pengorganiasaian Grey Literature Tercetak
Pengorganisasian koleksi merupakan kegiatan yang berhubungan erat dengan pengelompokan dan pengklasifikasian koleksi sesuai dengan cabang-
cabang ilmu yang telah ditentukan. Kegiatan ini dilakukan sejak bahan pustaka diterima di perpustakaan sampai siap dilayankan dan digunakan oleh pengguna.
58 Kegiatan kerja bagian pengolahan yaitu katalogisasi, klasifikasi, kelengkapan
koleksi tercetak, penyimpanan dan penyusunan koleksi shelving. Pada perpustakaan UNIMED pengolahan bahan pustaka telah terintegrasi
dengan sistem automasi perpustakaan dan diaplikasikan di perpustakaan unimed. Klasifikasi di perpustakaan UNIMED menggunakan system Dewey Decimal
Classification DDC 21 dan proses penentuan tajuk subjek menggunakan pedoman Library of Congress Subject Headings LCSH. Berikut pernyataan I
1:
“disini menggunakan DDC 21 untuk nomor kelas nya dan untuk penentuan subjeknya pakai LCSH..”
Library of Congres Subject Heading LCSH: Golongan Utama Dewey
000 Generalities
100 Philosophy Psycology
200 Religion
300 Sosial Science
400 Language
500 Natural Science Mathematics
600 Technology Applied Science
700 The Arts
800 Literature Rhetoric
900 Geography History
59 Contoh Penjabaran Golongan Utama
600 Technology
650 Management and Auxiliary Service
658 General Management
658.1 Organization and finance
658.15 Financial Management
658.151 Financial Control
658.151 1 Managerial Accounting
Semakin panjang nomor klasifikasinya semakin rinci materi yang dikandung ko tersebut. Nomor klasifikasi tersebut yang dijadikan sebagai nomor
panggil call number untuk setiap koleksi yang terdapat pada setiap punggung dokumen. Berikut adalah contoh nomor klasifikasi nomor panggil sebuah tesis:
Gambar 4.2 Contoh nomor klasifikai pada punggung koleksi tesis mengunakan DDC 21
60 Keterangan :
TS = Singkatan dari Tesis
375.001 = Nomor klasifikasi DDC
Ram = Tiga huruf pertama pengarang
P = Huruf pertama judul
Namun kedepannya perpustakaan UNIMED tidak akan menggunakan DDC 21 lagi dalam pemberian nomor klasifikasi koleksi grey literature
melainkan menggunakan “code in house”. Kode ini adalah kode yang digunakan perpustakaan unimed sendiri agar memudahkan pengguna menemukan grey
literature yang dibutuhkan di rak koleksi. Karena “code in house” dibuat agar susunan di rak koleksi disesuaikan dengan program studi hasil karya itu berasal.
Berikut format “code in house” yang akan dibuat :
Keterangan : SK = Skripsi Kategori hasil karya
2015 = Tahun terbitan hasil karya
SIM = Tiga huruf pertama pengarang
01 = Nomor urut saat penerimaan hasil karya
SK – 2015 SIM
01
61 Adapun prosedur kerja yang dilakukan dalam pengolahan koleksi grey
literature yaitu sebagai berikut: 1.
Membuat deskripsi bibliografi yang lengkap sesuai isi dokumen 2.
Jika deskripsi benar, kemudian menentukan tajuk subjek sesuai pedoman LCSH
3. Kemudian berdasarkan subjek tersebut tentukan nomor kelas
menggunakan DDC edisi 21 4.
Tuliskan nomor panggil call number pada setiap dokumen kemudian entri data dokumen tersebut ke database perpustakaan.
5. Membuat label , penyampulan dan kelengkapan dokumen
6. Serahkan dokumen ke unit layanan deposit lalu dokumen disimpan
dan disusun dirak sesuai peraturan perpustakaan Unimed. Prosedur kerja inilah yang dijadikan sebagai panduan untuk melakukan
pengolahan koleksi grey literature, oleh sebab itu pustakawan bagian pengolahan dapat mengetahui apa saja yang harus dilakukan dalam sehingga dapat
mengefisiensi waktu pengolahan dokumen tersebut.
4.3.3.2 Pengorganisasian Grey Literature Elektronik
Kategori