36 Sebagai pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang
dihasilkan oleh suatu perguruan tinggi, setiap publikasi di lingkungan perguruan tinggi wajib diserahkan ke perpustakaan. Melalui pusat deposit ini, perpustakaan
memungkinkan untuk mendapat tambahan bahan pustaka yang bersifat grey literature. Dalam perpustakaan perguruan tinggi, kegiatan pengumpulan atau
pengadaan koleksi grey literature dilakukan melalui wajib simpan terbitan perguruan tinggi sesuai keputusan rektor. Siagian 2009, 48
2.2.3.2 Pengorganisasian dan Penyimpanan Koleksi Grey Literature
Kegiatan pengorganisasian dilakukan sejak koleksi Grey literature masuk ke perpustakaan sampai siap untuk dilayankan dan dimanfaatkan oleh pengguna.
Kegiatan ini bertujuan agar semua koleksi dapat ditemukan dan dipergunakan dengan mudah oleh pengguna. Dalam organisasi perpustakaan, pengorganisasian
lebih dikenal dengan proses klasifikasi, katalogisasi serta pembuatan metadata koleksi. Klasifikasi yaitu kegiatan penomoran koleksi dengan menggunakan
standar klasifikasi seperti DDC, UDC, LC dan penentuan subjek menggunakan LCSH. Sedangkan untuk koleksi elektronikdigital digunakan standar metadata
Dublin Core. Kegiatan pengorganisasian diikuti dengan kegiatan penyimpanan koleksi.
Koleksi yang sudah selesai diolah, disimpan dan ditempatkan ke rak penyimpanan koleksi yang biasa disebut dengan shelving. Sedangkan koleksi digitalelektronik
disimpan dalam repository melalui website perpustakaan.
37
2.2.3.3 Pengaksesan dan Temu Kembali
Kecepatan perubahan dan penambahan informasi menyebabkan dibutuhkannya suatu sistem yang dapat mengakses dan menyediakan berbagai
informasi tersebut. Dengan munculnya keragaman kebutuhan manusia dan keterbatasan komputer yang hanya bisa bekerja jika langkah-langkah kerja itu
teratur atau terpola sebelumnya. Maka persoalan keragaman kebutuhan ini menimbulkan persoalan relevansi. Sistem temu kembali hanya bisa bekerja
dengan efektif jika pemakai melakukan tindakan-tindakan yang terpola juga. Jika pemakai sistem bertingkah laku serampangan, sistem komputer akan bingung juga
akhirnya. Dalam konteks ini, temu kembali informasi berkaitan dengan representasi,
penyimpanan, dan akses terhadap dokumen representasi dokumen. Dokumen yang ditemukan tidak dapat dipastikan apakah relevan dengan kebutuhan informasi
pengguna yang dinyatakan dalam query. Pengguna Sistem Temu Kembali informasi sangat bervariasi dengan kebutuhan informasi yang berbeda-beda. Oleh
karena itu strategi penelusuran sangat penting dirumuskan bagi seorang penelusur sebelum melakukan penelusuran, terutama agar penelusuran berjalan efektif. Hasil
dari penelusuran informasi itu tidak selamanya cocok dengan kebutuhan pemakai, ada kalanya menyimpang dikarenakan kurang tepatnya dalam merumuskan
pertanyaan penelusuran search statement.
38 Hasugian 2003 menjelaskan bahwa sistem temu kembali informasi pada
dasarnya adalah suatu proses untuk mengidentifikasi, kemudian memanggil retrieval suatu dokumen dari suatu simpanan file, sebagai jawaban atas
permintaan informasi. Sedangkan Salton yang dikutip oleh Janusaptari 2006, 2 menyatakan
bahwa temu kembali informasi merupakan: Suatu sistem yang menyimpan informasi dan menemukan kembali
informasi tersebut. Secara konsep bahwa ada beberapa dokumen atau kumpulan record yang berisi informasi yang diorganisasikan ke dalam
sebuah media penyimpanan untuk tujuan mempermudah ditemukan kembali. Dokumen yang tersimpan tersebut dapat berupa kumpulan
record informasi bibliografi maupun data lainnya. Dari pendapat-pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa temu kembali
informasi adalah proses pencarian dokumen dengan mengguanakan istilah query yang berhubungan agar dokumen yang muncul sesuai dengan subjek yang
dibutuhkan pengguna.
2.2.4 Pengolahan Dokumen Elektronik
