adalah mencatat data tersebut dalam catatan akuntansi yang permanen, dalam catatan akuntansi transaksi–transaksi digolongkan sesuai dengan klasifikasi yang
akan dituju dalam rekening–rekening yang bersangkutan dalam buku besar. Jurnal merupakan catatan transaksi keuangan permanen yang pertama yang digunakan
untuk mencatat transaksi keuangan perusahaan, di dalam jurnal transaksi diringkas untuk penyajian informasi dalam laporan keuangan.
II.A.2. Tujuan Sistem Akuntansi
Mulyadi mengatakan tujuan umum pengembangan sistem akuntansi sebagai berikut :
1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru.
2. Untuk memperbaiki
pengecekan perbaikan
intern yaitu
memperbaiki tingkat keandalan reliability informasi akuntansi dan
untuk menyediakan
catatan lengkap
mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan organisasi.
3. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian maupun
struktur informasinya.
4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan dalam catatan akuntansi.
4
Hal ini berarti akuntan harus memahami bagaimana transaksi diawali, data yang diperoleh dapat dibaca oleh mesin, file komputer diakses dan diperbaharui,
data diproses untuk mempersiapkan sebuah informasi dan informasi dilaporkan ke para pemakai internal dan external. Akuntan juga harus memahami catatan
akuntansi, prosedur, dokumen pendukung dan laporan keuangan. Peranan sistem akuntansi adalah untuk membantu menjaga keamanan
harta milik perusahaan, meyediakan data akuntansi yang diperlukan tepat pada
4
Mulyadi, Op Cit., hal 19
waktunya, mempermudah dan memperlancar kegiatan perusahaan, dan mengurangi pemborosan serta menekan biaya. Kebutuhan pengembangan sistem
akuntansi adalah untuk menyediakan Informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru atau suatu perusahaan menciptakan usaha baru yang berbeda dengan usaha
yang telah dijalankan selama ini. Perusahaan biasanya memerlukan pengembangan sistem akuntansi lengkap mengenai sistem akuntansi piutang,
sistem akuntansi utang, sistem akuntansi penggajian dan pengupahan, sistem akuntansi biaya, sistem akuntansi kas, sistem akuntansi persediaan, sistem
akuntansi aktiva tetap dan sistem akuntansi pokok. Adakalanya sistem akuntansi yang berlaku tidak dapat memenuhi kebutuhan manajemen, baik dalam hal mutu,
ketepatan penyajian maupun struktur pengembangan sistem akuntansi untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada sehingga
dapat menghasilkan laporan dengan mutu informasi yang lebih baik dan tepat penyajiannya dengan struktur informasi yang sesuai dengan tuntutan kebutuhan
manajemen. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern,
diperlukan pengembangan sistem akuntansi dalam pengendalian internal hal ini dirancang untuk memberikan jaminan tercapainya realibitas pelaporan keuangan,
efektifitas dan efisiensi operasi, dan kesesuaian dengan peraturan yang berlaku. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan
akuntansi. Pengembangan sistem akuntansi seringkali ditujukan untuk menghemat biaya. Hal ini memungkinkan perusahaan mengurangi biaya dengan menghapus
atau mengurangi pekerjaan – pekerjaan seperti menyimpan persediaan berlebih,
menganalisis kebutuhan persediaan, menyiapkan permintaan dan pesanan pembelian dan mengirimkan pesanan pembelian ke pemasok. Oleh karena itu
dalam menghasilkan informasi perlu dipertimbangkan besarnya manfaat yang diperoleh dengan pengorbanan yang dilakukan.
II.B. Pengertian Gaji dan Upah
Pada dasarnya setiap perusahaan dalam melaksanakan kegiatan usahanya sangat membutuhkan tenaga kerja. Sumbangan yang diberikan oleh tenaga kerja
kepada perusahaan dimulai dari menyusun dan merencanakan kegiatan
perusahaan, melakukan pengawasan sampai pada tercapainya tujuan. Sumbangan tersebut dapat berupa tenaga kerja, pikiran, pengalaman, dan keahliaan. Sebagai
imbalan dari apa yang mereka sumbagka memulai pekerjaan aka memperoleh balas jasa berupa lazimnya disebut gaji dan upah.
Gaji dan upah pada dasarnya sama-sama merupakan imbalan jasa dalam bentuk uang yang dibayarkan atas prestasi kerja kepada perusahaan. Didalam
pengertiannya, gaji dan upah adlah berbeda. Gaji adalah imbalan yang diterima oleh pimpinan staff, pegawai tetap atas prestasi yang diberikannya kepada
perusahaan sedangkan upah adalah imbalan yang diterima pegawai atau buruh tidak tetap atas prestasi kerja yang diberikan kepada perusahaan.
Pengertian penggajian payroll sering diartikan sebagai jumlah total yang dibayarkan kepada karyawan untuk suatu periode tertentu. Gaji biasanya
dibayarkan untuk pembayaran jasa manajemen, administrasi atau jasa – jasa yang serupa. Tarif gaji biasanya dinyatakan dalam suatu periode bulan atau tahun.
Besarnya gaji yang diterima berdasarkan gaji tetap bulanan yang diberikan kepada karyawan tetap atau karyawan yang sedang terikat berdasarkan perjanjian dengan
perusahaan.
Menurut Mulyadi : Gaji umumnya merupakan pembayaran atas jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer
5
.
Imbalan terhadap karyawan pelaksana baik yang terdidik maupun tidak terdidik biasanya disebut upah wages dan tarif upah didasarkan atas jam kerja, mingguan
atau borongan. Berdasarkan upah yang diterima oleh karyawan biasanya berdasarkan hasil yang dikerjakan.
Ricky W. Griffen dan Ronald J. Ebert mengatakan bahwa Upah adalah Kompensasi dalam bentuk uang yang dibayarkan berdasar jumlah waktu
yang digunakan untuk bekerja
6
Dalam praktek istilah gaji dan upah sering dipakai secara bergantian. Gaji atau upah pokok seorang karyawan sering ditambah dengan komisi, bonus,
pembagian laba, tunjangan kesejahteraan. Bentuk gaji yang dibayarkan biasanya tidak dipengaruhi sistem penggajian yang telah disepakati oleh majikan maupun
karyawan, walaupun pembayaran berupa uang tunai, namun dapat saja berupa surat – surat berharga, wesel, pemondokan dan barang atau jasa lainnya.
Dari pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa gaji merupakan balas jasa yang diberikan kepada karyawan yang mempunyai ikatan kerjanya kuat,
umumnya diperuntukkan bagi pegawai manajerial dan masa kerjanya lebih panjang. Dalam hal ini gaji dibayarkan secara teratur dalam periode bulanan dan
5
Mulyadi, Op.Cit., hal.373
6
Ricky W. Griffin dan Ronald J. Ebert, Business, 7
th
Edition, Bisnis, Penerjemah: Benyamin Molan, Edisi ketujuh: Indeks, Jakarta, 2005, Hal.330
cenderung tetap jumlahnya berdasarkan ketentuan yang berlaku diperusahaan. Sedangkan upah merupakan balas jasa yang diberikan kepada karyawan yang
ikatan kerjanya kurang kuat karyawan pelaksana berdasarkan waktu kerja setiap hari ataupun setiap minggu berdasarkan produktivitas atau jam kerja karyawan.
Setelah kita mengetahui pengertian dari sistem akuntansi serta pengertian gaji dan upah dari uraian yang telah disebutkan di atas, maka dapat disimpulkan
bahwa sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah organisasi, formulir, catatan, dan laporan yang bertujuan untuk memberikan informasi keuangan
kepada manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan dalam bidang penggajian dan pengupahan karyawan.
II.C. Formulir dan Catatan Akuntansi yang digunakan II.C.1. Formulir atau dokumen
Sistem akuntansi penggajian dalam kesehariannya memerlukan beberapa dokumen yang menjadi alat dalam proses sistem itu sendiri. Dokumen yang
digunakan dalam sistem akuntansi penggajian adalah:
1. Kartu waktu 2. Daftar gaji
