Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongan yang diterima setiap karyawan. Informasi dalam kartu penghasilan ini dipakai
sebagai dasar perhitungan PPh pasal 21 yang menjadi beban setiap karyawan.
II.E. Prosedur Penggajian dan Pengupahan
Prosedur adalah suatu tata cara kerja atau kegiatan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan urutan waktu dan memiliki pola kerja yang tetap yang telah
ditentukan. Prosedur dapat dilakukan oleh manusia sepenuhnya, oleh komputer sepenuhnya atau gabungan dari keduanya. Biasanya suatu prosedur meliputi lebih
dari satu tugas utama. Siklus pemrosesan data secara lengkap dari suatu perusahaan terdiri dari beragam prosedur yang masing-masing berbeda dari yang
lainnya dalam hal jumlah dan urutan langkah. Menurut Mulyadi Sistem akuntansi penggajian terdiri dari jaringan
prosedur sebagai berikut:
1. Prosedur pencatatan waktu hadir 2. Prosedur pembuatan daftar gaji
3. Prosedur distribusi biaya gaji 4. Prosedur pembuatan bukti kas keluar
5. Prosedur pembayaran gaji.
10
Prosedur – prosedur tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:
Ad.1. Prosedur Pencatatan Waktu Hadir
Prosedur pencatatan waktu hadir biasanya dilakukan oleh bagian pencatat waktu dengan tujuan memperoleh catatan kehadiran karyawan, menetapkan
10
Mulyadi., Op.Cit., hal.385
besarnya gaji dan upah beserta uang lembur yang harus diterima oleh karyawan lembur berdasarkan banyaknya jam kerja.
Pencatatan waktu hadir bisa menggunakan daftar hadir biasa yang ditandatangani oleh setiap karyawan padaa waktu masuk dan pulang atau
menggunakan kartu jam hadir yang dicap secara otomatis. Pada daftar kartu hadir dicatat waktu masuk dan waktu keluar karyawan baik pada jam kerja biasa
maupun jam kerja lembur. Dari daftar ini ditentukan apakah seorang karyawan akan menerima gaji penuh atau harus dipotong berdasarkan atas absensi uang
lembur. Pencatatan waktu kerja dilakukan dengan menggunakan daftar hadir dan waktu kerja. Kartu kerja mencatat jumlah jam kerja karyawan untuk seluruh jam
kerja karyawan setiap hari. Catatan ini berfungsi sebagai alat untuk mengawasi catatan hadir yang dapat digunakan sebagai daftar penentuan insentif.
Ad.2. Prosedur Pembuatan Daftar Gaji
Dalam prosedur ini bagian pembuatan daftar gaji membuat daftar gaji karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat
keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan jabatan, pemberhentian karyawan, penurunan jabatan, data – data jam kerja dan jam masuk serta daftar
gaji bulan sebelumnya.
Ad.3. Prosedur Distribusi Biaya Gaji
Setelah jam hadir dan jam kerja karyawan dicatat, maka langkah selanjutnya adalah menghitung besarnya gaji dan upah setiap karyawan. Jika gaji
dan upah melebihi penghasilan tidak kena pajak maka petugas pembuatan daftar gaji dan upah akan menghitung potongan PPh Pasal 21, demikian juga potongan–
potongan lainnya seperti jamsostek, dana pensiun, iuran organisasi dan lain–lain akan dicantumkan daftar gaji dan upah.
Ad.4. Prosedur Pembuatan Bukti Kas Keluar
Prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dan keuangan. Berdasarkan daftar gaji yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji, Fungsi akuntansi
membuat dokumen bukti kas keluar sebagai perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah.
Ad.5. Prosedur Pembayaran Gaji
Prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi
keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke amplop gaji. Jika
jumlah karyawan perusahaan terlalu banyak, pembagian amplop gaji dan upah biasanya dilakukan oleh juru bayar pay master.
Menurut Mulyadi sistem akuntansi pengupahan terdiri dari jaringan prosedur sebagai berikut:
1. Prosedur pencatatan waktu hadir
