4.6. Manajemen Pengetahuan pada Institut Pertanian Bogor IPB
Manajemen Pengetahuan di IPB terjadi melalui berbagai program diantaranya: sharing dengan berbagai media, pelatihan, pemilihan tenaga
kependidikan berprestasi dan Knowledge Management System. Adapun penjelasannya adalah sebagai berikut :
Kegiatan sharing informasi, pengetahuan dan pengalaman dilakukan dengan berbagai media atau sarana lain. Pada dunia nyata, sharing
pengetahuan biasa terjadi melalui obrolan-obrolan santai antar pegawai. Pembentukan kepanitian atau tim lintas unit kerja juga digunakan sebagai
sarana pegawai untuk dapat berbagi pengetahuan dan pengalaman. Interaksi yang terjadi pada tim kerja lintas unit tersebut, secara tidak langsung menjadi
sarana konversi pengetahuan. Budaya untuk saling membimbing, khususnya senior membimbing junior atau atasan membimbing bawahan, berjalan cukup
efektif dalam proses mentransfer pengetahuan. Pegawai tidak sungkan untuk bersama belajar melalui pola learning by doing. Apabila ada pegawai yang
tidak mengetahui cara mengerjakan suatu pekerjaan, maka ada pegawai lain yang siap sedia untuk membantu dengan mempraktekan bagaimana
mengerjakan hal tersebut. Sistem pelaporan setelah melakukan perjalanan dinas, apa saja yang mereka lakukan dan dapatkan selama proses perjalanan
dinas, pun menjadi sarana yang efektif untuk bisa berbagi pengalaman dan pengetahuan. Secara umum laporan hasil perjalanan dinas dibuat dalam
bentuk dokumen laporan dengan dilampirkan berkas-berkas lain yang mendukung. Selain itu, papan pengumuman menjadi sarana yang efektif
untuk berbagi informasi. Tidak lama lagi, IPB pun akan menerapkan sistem SMS Center.
Sistem SMS yang bekerja sama dengan salah satu operator nasional ini, akan mempermudah dalam menyebarkan informasi kepada
pegawai, sehingga tidak ada lagi pegawai yang tidak mengetahui perkembangan informasi terbaru seputar IPB.
Pada dunia maya, fasilitas internet umum seperti email, chating, yahoo group
atau sejenisnya, menjadi sarana pegawai berbagi informasi, pengetahuan dan pengalaman. Sharing tersebut terjadi baik antar individu ke
individu atau dari individu ke kolektif. Jarak yang jauh, murahnya biaya yang
dikerluarkan, keterbatasan waktu untuk dapat bertemu langsung, ataupun kesibukan lain, membuat fasilitas ini menjadi sarana yang paling banyak
dipilih pegawai dalam berbagi informasi dan pengetahuan. Selain itu, beberapa pegawai aktif sebagai bloger. Mereka menuangkan ide, gagasan,
pengalaman, pengetahuan atau sekedar curhat dalam bentuk tulisan. Tulisan ini lalu dipostingkan ke blog pribadi mereka. Blog ini merupakan sarana yang
diberikan oleh Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi DKSI kepada pegawai IPB dan seluruh civitas IPB yang lain. Selain sebagai tempat berbagi
pengetahuan dan pengalaman dalam bentuk tulisan, adanya blog ini pun dapat meningkatkan rating IPB pada dunia maya.
Pelatihan menjadi salah satu bentuk dari Manajemen Pengetahuan yang diterapkan oleh IPB. Pelatihan ini disesuaikan dengan kebutuhan pegawai
pada unit kerja masing-masing. Ada beberapa klasifikasi pelatihan. Berdasarkan waktu pelaksanaan, pelatihan dibagi menjadi 2 yaitu pelatihan
yang bersifat rutin dan pelatihan yang disesuaikan dengan kebutuhan. Pelatihan yang bersifat rutin, diantaranya : Pelatihan Kesamaptaan untuk
satpam. Pelatihan ini rutin dilaksanakan setiap tahun, sebagai sarana untuk terus meningkatkan kualitas pegawai satpam dilingkungan IPB. Pelatihan
yang bersifat insidental atau sesuai kebutuhan, diantaranya pelatihan Pelayanan Prima. Pelatihan ini sejalan dengan budaya servant leadership
yang diterapkan oleh rektor IPB. Selain itu, pelatihan ini merupakan elaborasi jargon IPB “mencari dan memberi yang terbaik”. Melalui pelatihan pelayan
prima ini, pegawai diharapkan dapat memahami secara konsep maupun praktik bagaimana melakukan pelayanan terbaik kepada seluruh civitas IPB
yang lain serta elemen lain diluar IPB. Berdasarkan pelaksana kegiatan, pelatihan dibagi menjadi 2, yaitu
pelatihan yang dilaksanakan oleh internal IPB dan pelatihan yang dilaksanakan oleh eksternal IPB. Pelatihan yang dilaksanakan oleh internal
IPB diantaranya : Pelatihan Pembuatan Daftar Gaji, Pelatihan Pemegang Uang Sediaan PUS, Pelatihan Kepustakaan Elektronik, Pelatihan Pejabat di
Lingkungan IPB, Pelatihan Sistem Informasi Berbasis Jaringan Networking. Pelatihan ini dikordinir oleh Seksi Pengembangan SDM,
Direktorat SDM IPB. Pelatihan yang dilaksanakan oleh eksternal IPB, biasanya dilaksanakan oleh Kementrian Pendidikan Nasional Kemendiknas
atau lembaga-lembaga pelatihan yang bekerja sama dengan Kemendiknas. Beberapa pelatihan yang dilaksanakan oleh Kemendiknas diantaranya :
Pelatihan Kepegawaian, Sosialisasi Jabatan Fungsional Tenaga Laboran, Bimbingan Teknis Pembinaan PNS di Lingkungan Kemendiknas, serta
Pelatihan Pengadaan Barang dan Keuangan. IPB juga melaksanakan program pemilihan tenaga kependidikan
berprestasi. Program ini merupakan program rutin yang dilaksanakan IPB pada setiap tahunnya. Para pemenang pada program ini akan mendapatkan
reward berupa piagam penghargaan dan uang. Para pemenang program ini
juga akan diikut sertakan pada Program Pemilihan Tenaga Kependidikan Tingkat Nasional yang dilaksanakan oleh Direktorat Perguruan Tinggi
Kemendiknas. Ada beberapa kategori yang dilombakan pada Program Pemilihan Tenaga Kependidikan Berprestasi, yaitu : Kategori Administrasi
Akademik, Kategori Pranata Laboratorium, Kategori Pustakawan, Kategori Pengelola Keuangan, dan Kategori Arsiparis. Kategori-kategori tersebut
dilombakan pada tingkat IPB dan Nasional. Ada 2 kategori lain yang khusus dilaksanakan di IPB, yaitu Kategori Administrasi Umum dan Satpam.
Program Pemilihan Tenaga Kependidikan Berpretasi pada tingkat IPB maupun Nasional, diharapkan dapat terus memotivasi pegawai untuk
meningkatkan kapasitas pengetahuan dan pengalaman dalam bekerja sesuai dengan bidangnya masing-masing. Selain itu, sharing knowledge yang
terjadi, diharapkan juga dapat menjadi katalisator dalam menciptakan ide-ide kreatif dan inovasi-inovasi untuk meningkatkan layanan mutu akademik dan
administrasi pada masing-masing bidang kerja. Knowledge Management System
KMS merupakan suatu sistem informasi yang dikelola oleh Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi
DKSI IPB. Knowledge Management System dibuat untuk mempermudah pegawai IPB dalam berbagi pengetahuan dan pengalaman masing-masing.
Knowledge Management System menjadi solusi atas keterbatasan waktu dan
tempat bagi pegawai dalam berbagi pengetahuan dan pengalaman, pegawai
dapat memanfaatkan fasilitas Knowledge Management System kapanpun dan dimanapun.
4.7. Hubungan Manajemen Pengetahuan dengan Organisasi Pembelajar
Kategori