• Melakukan ketentuan-ketentuan rencana program public relation yang termasuk didalamnya budget dana dan rencana proposal kerja.
• Membuat jadwal rencana program harian untuk menghindari rencana yang tak terduga termasuk hal-hal yang mendadak muncul.
• Memiliki hubungan kerja yang efektif dengan pers. • Mengontrol waktu dan pengecekan.
4.4 Upaya Public Relations dalam Meningkatkan Penjualan Kamar
Public Relation adalah setiap upaya yang diprogramkan perusahaan untuk membina hubungan baik dengan publikkonsumen, dengan sasaran menciptakan
citra positif atau kepercayaan publik terhadap perusahaan, melalui pemberian informasi-informasi.
Salah satu pengertian Public Relations adalah suatu jenis kegiatan komunikasi. Dalam proses komunikasi dikenal dengan unsur media sebagai saluran yang dapat
mengantarkan pesan kepada komunikan. Saluran berupa sarana yang dapat digunakan untuk menyampaikan pesan komunikasi itu kepada khalayak sasaran.
Upaya dan peranan public relations di Danau Toba International Hotel Medan dalam meningkatkan penjualan kamar diarahkan kepada :
1. PromosiPengenalan kepada masyarakat yaitu berupa memberikan informasi
kepada masyarakat luas dengan : • Membuat brosur, spanduk, leaflet, flyers, untuk kepentingan pomosi.
• Mencari, menemukan cara serta media yang cocok dan efektif untuk menawarkan fasilitas dan pelayanan Danau Toba International Hotel.
• Mengadakan kontrak kerjasama dengan surat kabar. • Menyelenggarakan acara press gathering.
• Mempersiapkan bahan-bahan penerangan yang objektif dan jujur.
Universitas Sumatera Utara
• Menghubungi Dinas Pariwisata serta kantor pemerintah setempat dalam mendapatkan informasi tamu yang akan menginap.
2. Media komunikasi yang digunakan Public Relation dalam mempromosikan
produknya sebagai berikut : • Telepon
Merupakan salah satu alat komunikasi untuk menyampaikanmenerima pesan kepadadari perusahaan atau organisasi lain yang bekerjasama
dengan Danau Toba International Hotel yang dilakukan secara lisan. • Tatap muka dan pertamuan dalam konferensi pers
Suatu alat komunikasi untuk menyampaikan suatu informasi secara langsung diluar lingkungan perusahaan. Wujudnya dalam bentuk rapat,
diskusi dan konferensi bisa diadakan untuk melangsungkan komunikasi antar personal yang bersifat auditif.
• Media Pers Media yang dimaksud disini adalah sarana yang disampaikan dalam
bentuk tertulis atau tercetak yang sudah dikenal publik seperti: surat kabar, surat, majalah perusahaan, poster dan papan reklame, booklet dan
pamflet dan foto grafik serta lukisan. • Media Elektronik
Dalam kehidupan sehari-hari untuk hubungan antar personal ataupun antar lembaga, instansi atau perusahaan dikenal medium seperti :
telegraf, telex, dan faksimili. • Media Online
Media online yaitu internet. Public Relation mempromosikan suatu produk dan jasanya melalui media baru yang disebut dengan media
Universitas Sumatera Utara
online e-PR. Public Relation melalui media internet memiliki peranan yang lebih besar dan luas dibandingkan dengan Public Relation di dunia
fisik. Tugas dan tanggung jawab Public Relations di Danau Toba International Hotel
Medan: 1.
Menyambut kedatangan tamu-tamu VIP dan berita acara kedatangan mereka di informasikan kepada staff Danau Toba International Hotel Medan dan
media massa apabila diperlukan. 2.
Berpartisipasi dalam kegiatan masyarakat dan kegiatan-kegiatan professional public relation serta bertindak sebagai representatif dari Danau Toba
International Hotel Medan. 3.
Menyiapkan press release. 4.
Mengkoordinasikan usaha-usaha public relation dengan pihak promosi. 5.
Mengeluarkan ide-ide dan mengusulkan usaha-usaha promosi untuk kegiatan tertentu.
6. Mengadakan korespondensi termasuk pengiriman foto-foto mengenai
perkembangan hotel dan para pegawainya dengan “target audiences”, media massa, pelanggan dan lain-lain.
7. Membina hubungan dengan departemen Heads untuk memperoleh berita-
berita yang aktual. 8.
Menyiapkan“Tour Hotel”bagi grup masyarakat sekolah-sekolah, asosiasi dan lain-lain yang ingin mengetahui fasilitas hotel.
9. Memeriksa arsip kliping yang ada hubungannya dengan usaha hoteldan
mengatur pendistribusian kepada General Manager dan kepada pihak-pihak yang berkepentingan.
Universitas Sumatera Utara
10. Memberikan perhatian khusus bagi relasi dan pelanggan hotel pada saat-saat
penting bagi mereka, misalnya hari besar keagamaan, ataupun hari ulang tahun pribadiperusahaan.
11. Memelihara arsip-arsip Press Release, biografi para staff besrta foto-fotonya
dan foto-foto Danau toba International Hotel Medan. 12.
Mengkoordinasikan dan mengedit majalahbulletin untuk dikonsumsi di linkungan hotel dan keluar hotel.
13. Melakukan tugas-tugas pemasaran lainnya dari waktu ke waktu jika diminta
SalesMarketing Manager. 14.
Melakukan tindak lanjut follow-up dari komplain tamu untuk tujuan perbaikan.
Universitas Sumatera Utara
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
