49
4.2.3 Handling VIP Guest and Elite Member Check-in and Check-out
4.2.3.1 Handling Check-in
Hotel JW Marriott Medan, peranan Guest Relations Officer berfungsi untuk melayani VIP Guest dan Elite Member. Persiapan yang dilakukan sebelum
kedatangan VIP Guest dan Elite Member, yaitu: 1. Menentukan dan menyiapkan kesiapan kamar sehari sebelum kedatangan tamu.
2. Memastikan nama tamu, waktu kedatangan dan transportasi yang digunakan. 3. Menyiapkan dan memastikan kartu tamu guest card dan kunci kamar sudah benar
dan diletakkan di kamar. 4. Menyiapkan dan memastikan kartu ucapan selamat datang welcome card berada
di kamar. 5. Menyiapkan dan memastikan keranjang buah, rangkaian bunga, chocolate, tar cake
berada di kamar sesuai dengan kategori VIP guest dan Elite Member. 6. Saat tamu sudah berada di hotel, menyambut tamu dengan baik dan ramah.
7. Mengantarkan tamu ke lift dan ke kamar serta melakukan proses registrasi dikamar In Room Check-in.
4.2.3.2 Handling Check-out
Sebelum tamu check-out, hal-hal yang dilakukan oleh Guest Relations Officer di Hotel JW Marriott Medan ialah:
1. Melakukan courtesy call sehari sebelum tamu check-out untuk memastikan
jam keberangkatan.
50
2. Memastikan ulang semua bill VIP Guest dan Elite Member dan diantarkan ke
kamar pada tanggal check-out. 3.
Mengantarkan keberangkatan VIP Guest dan Elite Member sampai mobil atau taxi datang untuk menjemput tamu.
4.2.4 Deliver Welcome Card, Welcome Letter, dan Welcome Amenities
Satu hari sebelum kedatangan tamu, maka segala kebutuhan tamu akan dipersiapkan dengan baik sebagai usaha pemberian penghargaan atau apresiasi
kepada tamu tersebut. Guest Relations Staff mengantarkan ke kamar tamu Welcome Card, Welcome Letter, dan Welcome Amenities.
Untuk tamu VIP akan mendapatkan Welcome Card, Welcome Letter, rangkaian bunga, dan tar cake sesuai dengan jenis tamu VIP nya. Untuk Silver
Member akan mendapatkan keranjang buah, untuk Gold Member akan mendapatkan chocolate, dan untuk Platinum Elite MemberPlatinum Premier EliteMember akan
mendapatkan Chocolate, Platinum Welcome Card, dan Platinum Welcome Letter.
Berikut pembagian kelas tamu berdasarkan status elitenya:
VIP 1 : Head of States, President, Vice President, Managing Director’s CEO,
Owners, General Manager, Pop Stars
VIP 2 : Head of Sections, Managing Director’s, Top Government Officials,
Ambassador VIP 3 : Seniors Manager, Wedding Couple
VIP 4 : Special Recognitions VIP 5 : Honeymooners, Wedding Guest
51
VIP 6 : Repeat Guest
VIP 7 : Long Stay Guest more than 14 days VIP 8 : Guest with Problem
Silver Member M1 Elite Members
Gold Elite Member X1 Platinum Elite Member P6
Platinum Premier Elite Member S4 Untuk tamu yang mendapat amenities, welcome card dan welcome letter
adalah tamu yang berstatus kamar executive keatas. Khusus untuk tamu VIP 4, 6 dan 8 tidak mendapatkan welcome card. Tamu Elite Member memiliki keistimewaan
tersendiri. Walaupun menginap di kamar deluxe, namun tetap mendapatkan amenities, welcome card dan welcome letter serta akses ke executive lounge.
4.2.5 SMS Short Message Server Report
Kategori