a aktivitas pembelian disesuaikan dengan purchase requisition dari
bagian gudang, meliputi waktu pengiriman, kualitas dan kuantitasnya, b
koordinasi antara bagian pembelian dengan bagian gudang mengenai jumlah jumlah persediaan material yang ada digudang,
c informasi catatan yang faktual tentang persediaan yang maksimum dan
minimum. 3
Penyebab : a
kurangnya koordinasi antara bagian gudang kepada bagian pembelian mengenai perubahan permintaan yang terjadi,
b penetapan tingkat persediaan minimum tidak memperhitungkan
perubahan permintaan, yang mengharuskan waktu pengadan barang lebih cepat dari permintaan sebelumnya demi kelancaran
aktivitas produksi. 4
Akibat: proses produksi tidak sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.
d. Pelaporan
Tahap ini merupakan tahap terakhir dari kegiatan pemeriksaan operasional yaitu membuat laporan hasil audit operasional. Laporan hasil pemeriksaan
operasional atas pembelian dibuat secara tertulis dan disampaikan kepada Direktur. Laporan harus disusun secara objektif, jelas dan singkat agar isinya
mudah dimengerti. Laporan pemeriksaan operasional pada umumnya meliputi unsur-unsur sebagai berikut :
Universitas Sumatera Utara
1 tujuan dan ruang lingkup pemeriksaaan, untuk memberikan gambaran
manfaat tersebut kepada pembaca, 2
temuan pemeriksaan, yang dijelaskan secara objektif dalam bahasa yang jelas dan sederhana,
3 saran dan rekomendasi, untuk mengambil tindakan yang perlu
dilakukan untuk mengatasi masalah yang ada.
e. Tindak Lanjut
Tindak lanjut atas hasil pemeriksaan operasional merupakan indikasi yang menunjukkan sampai sejauh mana pemeriksaan yang telah dilakukan mendapat
tanggapan dan dukungan dari direktur, karena segala usaha dilakukan dalam melaksanakan pemeriksaan operasional akan berarti apabila disertai dengan tindak
lanjut atas saran atau rekomendasi yang telah diberikan. Adapun saran atau rekomendasi yang telah diberikan, sebagai berikut :
1 dibutuhkan koordinasi yang efektif antara bagian pembelian dengan
bagian gudang mengenai jumlah persediaan minimum yang terdapat di gudang, dimana bagian gudang membuat tembusan data mengenai
persediaan barang ke bagian pembelian sehingga bagian pembelian dapat mem-follow up permintaan barang dari gudang,
2 analisa skedul produksi mingguan untuk mengetahui penyimpangan dari
rencana, sehingga dapat menghindari terjadinya jumlah persedian dibawah persyaratan minimum akibat dari proses produksi yang berjalan lebih cepat
dari dugaan semula, karena melonjaknya permintaan pasar.
Universitas Sumatera Utara
B. Analisis Hasil Penelitian 1. Analisis Deskriptif Kualitatif
a. Pelaksanaan sistem manajemen pembelian pada PT. PP London Sumatra Indonesia, Tbk.
PT. PP London Sumatra Indonesia, Tbk dalam melakukan kegiatan pembelian telah menunjukkan sistem manajemen yang baik dan terpercaya.
Sistem manajemen ini mempunyai tugas yang penting dan bertanggung jawab penuh dalam melakukan pembelian material yang dibutuhkan. Pelaksanaan
sistem manajemen pembelian dapat dilihat dari kebijakan pembelian yang dilakukan PT. PP London Sumatra Indonesia, Tbk serta penerapan kebijakan
tersebut pada pelaksanaan kegiatan pembelian. Kegiatan dari pembelian dapat dilihat dari fungsi pemisahan tugas,
prosedur dan otorisasi serta kelengkapan dokumennya. Adapun kegiatan pembelian tersebut dilakukan sesuai dengan tahapannya :
1 tahap permintaan material sesuai kebutuhan,
2 tahap pembelian material secara tepat,
3 tahap penerimaan material,
4 tahap penyimpanan material.
Kegiatan pembelian yang dilakukan pada tahapan diatas menjelaskan bahwa pembelian yang dilakukan bagian pembelian sesuai rencana sehingga
tercapailah tugas-tugas bagian pembelian, sebagai hasil dari sistem manajemen pembelian yang baik.
Universitas Sumatera Utara
