3 penentuan tingkat persediaan minimum harus mempertimbangkan
kemungkinan terjadinya: a
keterlambatan pasokan bahan baku, b
pengembalian barang, c
perubahan permintaan yang terjadi, 4
jaminan transportasi untuk efektivitas pengiriman bahan sampai ketujuan,
5 pemilihan pemasok terbaik, kemudian penegasan kembali komitmen
dengan pemasok.
b. Review dan Pengujian Pengendalian Manajemen
Dari hasil review dan pengujian terhadap pengendalian manajemen perusahaan diperoleh informasi sebagai berikut :
1 prosedur permintaan akan barang, bahan atau jasa tertentu telah
dirumuskan secara tertulis, 2
pembelian terselenggara dengan orientasi yang paling
menguntungkan bagi perusahaan, 3
para calon pemasok memenuhi persyaratan penawaran, 4
prosedur penentuan pemasok terpilih dan pertimbangannya, 5
kebijakan yang jelas dan tegas mengenai penerimaan hadiah, tanda mata dari pemasok,
6 pengambilan keputusan terakhir tentang melakukan transaksi atau
tidak,
Universitas Sumatera Utara
7 ketentuan tentang penggunaan formulir permintaan dan pejabat yang
berwenang menandatanganinya, 8
penentuan batas pemesanan kembali berdasarkan tingkat persediaan minimum,
9 kurangnya koordinasi antara bagian pembelian dengan gudang
mengenai jumlah persediaan minimum, 10
pencatatan secara manual agar perusahaan mempunyai back-up data transaksi,
11 perusahaan mempunyai catatan pengangkutan dan tarif angkutan.
Berdasarkan hasil review ini, maka ditentukan tujuan pemeriksaan sebenarnya “keterlambatan proses produksi terjadi karena keterlambatan pengadaan barang”.
c. Pemeriksaan Lanjutan
Pemeriksaan ini bertujuan untuk memperoleh bukti yang cukup untuk mendukung tujuan pemeriksaan yang sesungguhnya, yang telah ditetapkan
berdasarkan hasil review dan pengujian pengendalian manajemen. Langkah- langkah pemeriksaan pada tahap ini meliputi :
1 mengumpulkan tambahan informasi latar belakang objek
pemeriksaan yang diperlukan, 2
memperoleh bukti-bukti yang relevan, material dan kompeten, 3
membuat ringkasan atas bukti yang telah diperoleh dan mengelompokkannya ke dalam kelompok kriteria, penyebab dan
akibat,
Universitas Sumatera Utara
4 menyusun kesimpulan atas dasar ringkasan bukti yang telah
diperoleh dan mengidentifikasi bahwa akibat yang ditimbulkan dari ketidaksesuaian antara kondisi dan kriteria cukup penting dan
material. Kesimpulan ini merupakan pemantapan temuan hasil pemeriksaan.
Dari pemeriksaan lanjutan, ditemukan beberapa temuan hasil pemeriksaan sebagai berikut:
Tabel 4.1 Daftar Ringkasan Temuan Pemeriksaan
No. Kondisi
Kriteria Penyebab
Akibat
1.
Persediaan digudang berada
dibawah persyaratan
minimum.
Bagian pembelian
mengumpulkan, mencatat dan
memelihara catatan yang faktual tentang
persediaan yang maksimum dan
minimum. Penetapan tingkat
pemesanan kembali tidak
memperhitungkan perubahan
permintaan. Bagian gudang
melakukan perubahan
permintaan kepada bagian
pembelian.
2.
Keterlambatan pengadaan barang.
Bagian pembelian melakukan aktivitas
pengadaan barang berdasarkan Purchase
Requisition dari
gudang. Kurangnya
koordinasi antara bagian pembelian
dengan bagian gudang mengenai
perubahan permintaan
barang. Proses produksi
tidak memenuhi
jadwal produksi.
Berdasarkan ringkasan temuan pemeriksaan yang telah diperoleh, maka kesimpulan pemeriksaan dibedakan atas kondisi, kriteria, penyebab dan akibat.
1 Kondisi : keterlambatan pengadaan barang.
2 Kriteria :
Universitas Sumatera Utara
a aktivitas pembelian disesuaikan dengan purchase requisition dari
bagian gudang, meliputi waktu pengiriman, kualitas dan kuantitasnya, b
koordinasi antara bagian pembelian dengan bagian gudang mengenai jumlah jumlah persediaan material yang ada digudang,
c informasi catatan yang faktual tentang persediaan yang maksimum dan
minimum. 3
Penyebab : a
kurangnya koordinasi antara bagian gudang kepada bagian pembelian mengenai perubahan permintaan yang terjadi,
b penetapan tingkat persediaan minimum tidak memperhitungkan
perubahan permintaan, yang mengharuskan waktu pengadan barang lebih cepat dari permintaan sebelumnya demi kelancaran
aktivitas produksi. 4
Akibat: proses produksi tidak sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.
d. Pelaporan
