3 fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan
melakukan pemilihan pemasok, 4
fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih, 5
fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok,
6 fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi
gudang untuk disimpan, 7
fungsi penerimaan melaporkan penerimaan barang kepada fungsi akuntansi,
8 fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar
faktur dari pemasok tersebut, fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah : 1
surat permintaan pembelian, 2
surat permintaan penawaran harga, 3
surat order pembelian, 4
laporan penerimaan barang, 5
surat perubahan order, 6
bukti kas keluar.
d. Pengendalian Internal Atas Pembelian
Dalam sistem pembelian terdiri dari dua hal penting, yaitu pengendalian internal dan fungsi yang terkait dengan pembelian. Adapun prosedur
Universitas Sumatera Utara
pengendalian internal menurut Arens dan Loebbecke 2000;295 terdiri dari pemisahan tugas yang cukup, otorisasi transaksi dan aktivitas yang tepat,
dokumen dan catatn khusus, pengendalian fisik terhadap aset-aset dan catatan- catatan, serta tanda-tanda independen dalam pelaksanaan.
1 Pemisahan tugas yang cukup
Bertujuan untuk mencegah kecurangan dan kesalahan yang mampu, arti khusus bagi auditor, meliputi : pemisahan antara pemeliharaan
asset dengan akuntansi untuk melindungi perusahaan terhadap tindakan pencurian. Pemisahan antara otorisasi transaksi dengan
pemeliharaan yang berhubungan dengan asset untuk mencegah kemungkinan tindakan pencurian dalam organisasi, pemisahan antara
tanggung jawab operasi dengan tanggung jawab catatan penyimpanan untuk memastikan informasi yang tidak memihak, serta pemisahan
antara tugas teknologi informasi dengan tugas pengguna utama diluar teknologi informasi untuk mengganti kemungkinan tugas ini sangat
beruntung pada ukuran organisasi.
2 Otorisasi transaksi dan aktivitas yang tepat
Meliputi otorisasi umum dan otorisasi khusus. Otorisasi umum berarti bahwa manajemen menetapkan kebijakan organisasi untuk dipatuhi,
sedangkan otorisasi khusus digunakan untuk transaksi individual.
3 Dokumen dan catatan khusus
Dokumen dan catatan khusus merupakan objek fisik dimana transaksi dimasukkan dan diikhtisarkan, yang meliputi: faktur penjualan sales
invoice, pesanan dan pembelian purchase order, catatan tambahan subsidiary records, jurnal-jurnal penjualan sales journals, dan
kartu-kartu waktu karyawan employee time cards. Dokumen ini harus memberikan jaminan yang cukup bahwa seluruh aset telah di
control dengan tepat dan seluruh transaksi telah dicatat dengan benar, dan sebaiknya diberi nomor berurutan untuk memudahkan
pengendalian terhadap dokumen yang hilang dan sebagai suatu bantuan dalam menemukan dokumen ketika diperlukan kemudian hari.
4 Pengendalian fisik terhadap aset-aset dan catatan-catatan
Tipe terpenting dari tindakan pencegahan untuk usaha melindungi aset-aset dan catatan-catatan adalah dengan menggunakan tindakan
pencegahan secara fisik, karena jika aset-aset tidak dilindungi, maka catatan-catatan tersebut akan dapat dicuri, rusak atau hilang.
5 Tanda-tanda independen dalam pelaksanaan
Karakteritik utama dari orang-orang yang melaksanakan prosedur verifikasi internal adalah independen dari individu-individu yang pada
umumnya bertanggung jawab untuk mempersiapkan data, yang berarti adalah pemisahan tugas.
Universitas Sumatera Utara
4. Pemeriksaan Operasional Atas Sistem Pembelian Untuk Meningkatkan Efisiensi Dan Efektivitas Perusahaan
Menurut IBK. Bayangkara dalam bukunya Audit Manajemen 2008:13 “efisiensi berhubungan dengan bagaimana perusahaan melakukan operasinya,
sehingga dicapai optimalisasi penggunaan sumber daya yang dimiliki”.
Pengertian efektivitas menurut IBK. Bayangkara 2008:14 “efektivitas dipahami sebagai tingkat keberhasilan suatu perusahaan untuk mencapai
tujuannya”.
Efektivitas operasi merupakan kegiatan pokok yang penting di dalam suatu perusahaan, karena dari kegiatan itu sasarannya adalah penghematan waktu,
tenaga dan biaya dan pencapaian tujuan perusahaan. Dalam suatu organisasi yang menerapkan pencapaian tingkat efisiensi yang tinggi, mungkin akan
terhambat dalam hal pencapaian efektivitas atau sebaliknya. Jadi efisiensi dapat menjadi pelengkap tetapi juga dapat bertentangan dengan efektivitas. Oleh karena
itu diperlukan suatu upaya untuk mengendalikan tingkat efektivitas dalam pelaksanaannya. Untuk mengetahui hal tersebut diperlukan adanya suatu
pemeriksaan operasional atas suatu kegiatan guna mengetahui tercapai atau tidaknya efektivitas yang telah ditetapkan perusahaan sebelumnya.
Peranan pemeriksaan operasional atas sistem pembelian dalam hubungannya untuk meningkatkat efisiensi dan efektivitas perusahaan meliputi
Universitas Sumatera Utara
seluruh aspek dan kegiatan yang bersangkutan dengan pembelian. Tujuan dilakukannya pemeriksaan operasional atas kegiatan pembelian adalah :
a. menilai pelaksanaan kegiatan pembelian,
b. mencari alternatif dalam usaha meningkatkan efisiensi dan efektivitas
pembelian, c.
memberikan saran perbaikan atas berbagai kelemahan yang ditemukan.
Dalam melakukan penilaian kegiatan pembelian, auditor harus berpegang pada prinsip bahwa prosedur yang ditetapkan dalam pemeriksaan telah
mengandung pokok-pokok pengendalian yang cukup, sehingga dapat mengurangi risiko ketidakefisienan dan ketidakefektifan hingga pada tingkat terendah, akan
tetapi auditor harus menyadari bahwa pengendalian yang berlebihan akan mengakibatkan kegiatan menjadi kurang efisien dan kurang efektif.
Dengan adanya analisa dan pengujian atas aktivitas pembelian, maka auditor dapat memberikan rekomendasi atau saran-saran bagi perusahaan untuk
mempertahankan prestasi atau menanggulangi kelemahan yang ada dalam upaya mencapai efektivitas pembelian. Dari rekomendasi atau saran-saran yang
diberikan oleh auditor, perusahaan dapat segera mengambil tindakan untuk menanggulangi kelemahan dan meningkatkan prestasinya melalui alternatif-
alternatif yang direkomendasikan berdasarkan penilaian kegiatan dan analisa pembelian.
Universitas Sumatera Utara
B. Tinjauan Penelitian Terdahulu
Tabel 2.1 Penelitian Terdahulu
No. Nama Peneliti
Tahun Penelitian
Hasil Penelitian
1 Melisa Regina
2007 Audit operasional dapat menunjang
efektivitas pengendalian internal pembelian.
2 Hanik Silfiah
2008 Prosedur pembelian yang diterapkan
oleh PT. Megah Utama Tbk, Gresik telah berjalan dengan efektif dan
efisien.
Perbedaan penelitian terdahulu dengan penelitian penulis terletak pada masalah yang diteliti penulis. Pada penelitian terdahulu masalah yang diteliti
penulis bertujuan :
1. untuk mengetahui apakah pelaksanaan audit operasional berperan dalam
menunjang efektivitas pengendalian internal pembelian, 2.
untuk mengetahui apakah prosedur pembelian telah berjalan secara efektif dan efisien.
Adapun masalah yang diteliti oleh penulis, adalah untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan sistem manajemen pembelian dan mengetahui bagaimana
pelaksanaan pemeriksaan operasional atas kegiatan pembelian agar dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas pada PT.PP London Sumatra Indonesia,
Tbk Medan.
Universitas Sumatera Utara
