2. Sistem Manajemen Pembelian
Pembelian merupakan kegiatan yang menyeluruh dan terfokus pada pengadaan material dan jasa yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi.
Bagian pembelian berfungsi dalam menentukan kebutuhan memilih pemasok, kedatangan sesuai waktu, harga, bentuk dan kondisi yang layak, menerbitkan
kontrak atau order dan memastikan pengiriman. Sistem manajemen dalam aktivitas pembelian mempunyai tugas yang penting dan bertanggung jawab
penuh dalam melakukan pembelian material yang dibutuhkan, sehingga tujuan organisasi dapat tercapai.
Dalam menjalankan aktivitas pembelian, PT.PP London Sumatra Indonesia,Tbk Medan menerapkan beberapa kebijakan pembelian yang harus
dipatuhi. Kebijakan dalam hal ini adalah peraturan atau seperangkat aturan yang menuntun dan mengarahkan tindakan-tindakan dalam aktivitas pembelian yang
dilakukan oleh perusahaan. Adapun kebijakan pembelian yang dilakukan oleh perusahaan yaitu :
a. aktivitas pembelian harus disertai dokumen-dokumen pendukung yang
lengkap antara lain surat permintaan pembelian, surat permintaan penawaran harga, surat order pembelian, dokumen penerimaan barang
dan bukti kas keluar, b.
setiap dokumen yang berkaitan dengan dokumen pembelian harus diotorisasi oleh pihak-pihak yang terkait dalam sistem dan prosedur
pembelian,
Universitas Sumatera Utara
c. pemilihan pemasok terbaik harus melalui sistem tender,
d. pemilihan pemasok dilakukan dalam jangka waktu paling lambat 2
dua minggu setelah surat permintaan penawaran harga diterbitkan.
Penerapan kebijakan oleh perusahaan dalam pelaksananaan pembelian dapat membantu tugas bagian pembelian dalam melakukan kegiatan pembelian.
Adapun bagian yang terkait dengan kegiatan pembelian material yang dilakukan oleh PT. PP London Sumatra Indonesia, Tbk adalah bagian gudang, bagian
pembelian, bagian penerimaan dan bagian akuntansi dengan uraian prosedur pembelian material yang dilakukan dibawah ini.
a. Pengajuan purchase requisition PR oleh kebun gudang dengan
persetujuan manager kebun process enginer yang bersangkutan kepada bagian Procurement departemen Medan.
b. Procurement memeriksa dan melakukan proses pembelian material
melalui cara tender tertutup kepada beberapa pemasok supplier hingga pelaksanaan tender tersebut terlaksana.
c. Procurement department akan menerbitkan purchase order PO sebanyak
4 empat rangkap, yang terdiri dari : 1
pihak supplier, 2
pihak kebun gudang, 3
keuangan Account ADM Section, 4
file.
Universitas Sumatera Utara
d. Pihak supplier melaksanakan pengiriman material ke kebun gudang
sesuai dengan purchase order PO yang diterima. e.
Pihak kebun gudang yang membutuhkan material akan menerima material tersebut sesuai dengan spesifikasi yang telah tercantum didalam
purchase requisition PR dan purchase order PO yang mereka terima, kemudian dilakukan pencatatan didalam buku krani gudang guna
mencocokkan spesifikasi barang tersebut ditandai dengan passed oleh kepala tata usaha KTU dan approve oleh manager. Pihak kebun
gudang yang menerima material tersebut akan menerbitkan Goods Service and Received Notes GSRN sebanyak 3 tiga rangkap :
1 pihak procurement department,
2 pihak account ADM section,
3 file.
f. Pihak supplier mengeluarkan bukti Surat Penerimaan Barang SPB,
sebagai bukti bahwa barang sudah diterima oleh kebun gudang. g.
Pihak supplier mengajukan permintaan pembayaran kepada Account ADM section dengan melampirkan :
1 surat tanda terima barang dari supplier,
2 surat tagihan pembayaran,
3 kwitansi pembayaran,
4 faktur pajak.
h. Pihak Account ADM section akan memeriksa kecocokan jumlah unit
material antara copy purchase order PO yang telah diterima dari
Universitas Sumatera Utara
Procurement department dengan Goods service and Received Notes GSRN asli dari kebun gudang serta akan melampirkannya dengan
dokumen tagihan pada bagian no. G. i.
Setelah semuanya lengkap dan sesuai dengan dokumen maka pembuatan voucher dilakukan untuk pembayaran.
Adapun informasi yang diperlukan dalam pelaksanaan sistem manajemen pembelian :
a. jenis persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali reorder
point, b.
order pembelian yang telah dikirim kepada pemasok, c.
order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok, d.
total saldo utang dagang pada tanggal tertentu, e.
saldo utang dagang kepada pemasok tertentu, f.
tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan pembelian. Dokumen yang digunakan adalah purchase requisition, surat permintaan
penawaran harga, purchase order, laporan penerimaan barang, surat perubahan order pembelian, dan bukti kas keluar.
a. Surat permintaan pembelian Purchase Requisition
dibuat 2 lembar untuk setiap kali pemesanan. Satu lembar untuk fungsi pembelian dan tembusan arsip fungsi yang meminta barang.
b. Surat permintaan penawaran harga
Universitas Sumatera Utara
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya bersifat berulangkali terjadi, yang menyangkut jumlah
rupiah pembelian yang besar. c.
Surat order pembelian Purchase Order Dokumen ini terdiri dari 7 tembusan, yaitu:
1 surat order pembelian, merupakan lembar pertama surat order
pembelian yang dikirim kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan,
2 tembusan pengakuan oleh pemasok, tembusan surat order pembelian
ini dikirimkan kepada pemasok, dimintakan tanda tangan dari pemasok tersebut dan dikirim kembali ke perusahaan sebagai bukti telah
diterima dan disetujui order pembelian serta kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang seperti tersebut dalam dokumen,
3 tembusan bagi unit peminta barang, tembusan ini dikirimkan kepada
fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang dimintanya telah dipesan,
4 arsip tanggal penerimaan, tembusan ini disimpan oleh fungsi
pembelian menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan, 5
arsip pemasok, tembusan ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut nama pemasok, sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai
pemasok, 6
tembusan fungsi penerimaan, tembusan ini dikirim ke fungsi penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis,
Universitas Sumatera Utara
spesifikasi, mutu, kuantitas dan pemasoknya seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut,
7 tembusan fungsi akuntansi, tembusan surat order pembelian ini dikirim
ke fungsi akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.
d. Laporan penerimaan barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi,
mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian. e.
Surat perubahan order pembelian. f.
Bukti kas keluar, dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian dan berfungsi sebagai perintah
pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran.
Catatan akuntansi yang digunakan, yaitu: 1
register bukti kas keluar Voucher Register, 2
jurnal pembelian, 3
kartu utang, 4
kartu persediaan.
3. Pelaksanaan Pemeriksaan Operasional Atas Kegiatan Pembelian
Kategori