4.1 Sekilas Tentang Bagian Perencanaan dan Data
Bagian Perencanaan dan Data mempunyai tugas melaksanakan penyusunan rencana dan program, pelayanan data dan informasi serta penyusunan
laporan dan evaluasi program berdasarkan sasaran, program dan kegiatan yang ditetapkan oleh Sekretariat Direktorat Jenderal. Salah satu program yang
dilaksanakan adalah Education Management Information System EMIS.
Program EMIS merupakan unit kerja yang menangani pengumpulan, pengolahan dan penyajian data pendidikan agama Islam dan kelembagaan secara
kuantitatif dalam menyediakan informasi sesuai dengan kondisi dan kebutuhan yang diperlukan. Data yang dikumpulkan dan diolah di EMIS System merupakan
data yang dihimpun dari seluruh sekolah, pondok pesantren dan kelembagaan agama Islam yang ada di seluruh Indonesia. Data yang dibutuhkan disebar melalui
formulir untuk setiap lembaga keagamaan dan pendidikan yang bernaung di bawah Kementerian Agama.
Dalam menyaksanakan tugasnya, Bagian Perencanaan dan Data menyelenggarakan fungsi:
a. Penyiapan bahan rumusan rencana dan program b. Pelaksanaan penyusunan rencana dan program
c. Penyiapan data serta pengembangan sistem informasi d. Penyusunan bahan dan pelaksanaan pengendalian dan eveluasi program
Bagian Perencanaan dan Data terdiri dari beberapa subbagian yang merupakan unit kerja, yaitu:
1. Subbagian Perencanaan Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan rencana, program dan anggaran
Direktorat Jenderal serta penyiapan bahan pidato pimpinan 2. Subbagian Data dan Informasi
Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan dan pelaksanaan pengumpulan, pengolahan, penyajian dan pelayanan data perencanaan serta pengembangan
sistem informasi 3. Subbagian Pengendalian dan Evaluasi Program
Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pengendalian, evaluasi dan monitoring program.
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan
Islam
4.2 Mendefinisikan Lingkup Scope Definition
Perangkat lunak atau suatu aplikasi merupakan bagian dari suatu sistem yang lebih besar, maka hal pertama yang dilakukan adalah menentukan kebutuhan
untuk semua elemen sistem dan kemudian dilanjutkan dengan menentukan kebutuhan perangkat lunak. Penentuan kebutuhan sistem ini sangat perlu ketika
perangkat lunak harus berinteraksi dengan elemen-elemen sistem yang lain seperti perangkat keras, manusia dan basis data. Maka hal itu dapat dijelaskan dalam
pendefinisian lingkup dan batasan sistem yang dikembangkan. Penelitian pengembangan sistem yang dilakukan lebih difokuskan pada
batasan masalah dan ruang lingkup kegiatan di Bagian Perencanaan dan Data Kementerian Agama dengan pengembangan sistem informasi pendataan pondok
pesantren yang mendukung teknologi jaringan berbasis web. Pengembangan sistem ini mengatur pengolahan data pondok pesantren dari mulai proses
penginputan, cek data¸ pelaporan, hingga statistik pengembangan pondok pesantren. Data pondok pesantren yang diolah dalam sistem ini hanya berada pada
ruang lingkup kegiatan pendidikan formal dan informal pondok pesantren, kondisi belajar mengajar dan keterangan penerimaan bantuan. Untuk itu penelitian hanya
membatasi visi dan misi dari aplikasi SIMPONTREN Sistem Informasi Manajemen Pondok Pesantren yang memiliki peran sebagai data sentral
perkembangan pondok pesantren di Indonesia setiap tahunnya. Penerapan aplikasi ini dalam lingkup internet karena melibatkan kantor
wilayah tingkat propinsi dan penyajian akan informasi ini bersifat umum. Untuk itu seluruh aktivitas yang dilakukan secara online dan data yang terdistribusi
secara langsung. Beberapa kegiatan pada sistem informasi ini dapat diakses oleh siapa saja yang membutuhkan informasi pondok pesantren dan pengunjung web
ini yang merupakan public user, tetapi yang memiliki hak akses penuh akan sistem adalah admin yang berada di kantor pusat Kementerian Agama dan yang
melakukan penginputan serta pengeditan data adalah operator data entry yang berada di setiap kantor wilayah Kementerian Agama masing-masing propinsi.
4.3 Analisis Sistem Analysis