secara langsung. Beberapa kegiatan pada sistem informasi ini dapat diakses oleh siapa saja yang membutuhkan informasi pondok pesantren dan pengunjung web
ini yang merupakan public user, tetapi yang memiliki hak akses penuh akan sistem adalah admin yang berada di kantor pusat Kementerian Agama dan yang
melakukan penginputan serta pengeditan data adalah operator data entry yang berada di setiap kantor wilayah Kementerian Agama masing-masing propinsi.
4.3 Analisis Sistem Analysis
Analisis sistem mempelajari suatu masalah dan mempunyai tujuan utama untuk melakukan tindakan. Terdapat tiga tahapan analisis sistem dalam
metodologi RAD yang akan digunakan dalam menganalisis sistem SIMPONTREN yang akan dirancang. Diantaranya adalah Analisis Masalah
Problem Analysis, Analisis Persyaratan Requirement Analysis dan Analisis Keputusan Decision Analysis.
4.3.1 Analisis Masalah Problem Analysis
Sistem Informasi Manajemen Pondok Pesantren SIMPONTREN merupakan sistem pengolahan data pondok pesantren yang berjalan saat ini sudah
menggunakan sistem terkomputerisasi, yaitu dengan menggunakan program aplikasi Visual FoxPro 6.0. Tetapi sistem tersebut belum terintegrasi sehingga
mengalami kendala dalam proses penginputan dan proses pengolahan data lainnya. Proses pendataan pondok pesantren yang dilakukan subbagian Data dan
Informasi Direktorat Pendidikan Islam dimulai dari proses penyebaran formulir ke semua pondok pesantren yang berada di bawah naungan Kementerian Agama.
Setelah formulir diisi oleh pihak pondok pesantren maka formulir selanjutnya dikirm kembali ke kantor wilayah Kementerian Agama baik itu
tingkat kabupaten kota maupun tingkat propinsi. Di kantor wilayah data formulir pondok pesantren diinput ke aplikasi SIMPONTREN, karena sistem yang stand
alone maka penginputan data memerlukan waktu yang cukup lama. Setelah proses penginputan dilakukan maka selanjutnya data dikirim ke kantor pusat untuk
dilakukan proses validasi. Pengiriman data dilakukan dengan berbagai cara, diantaranya pengiriman data melalui email atau pengiriman data yang sudah
berbentuk CD Compact Disk yang dikirim melalui jasa pengiriman barang. Ini juga dapat menghambat waktu pengolahan data dan kurang terjaminnya
keselamatan dan keamanan data hingga sampai ke subbagian Data dan Informasi. Proses validasi pada aplikasi SIMPONTREN dilakukan untuk memeriksa
keakuratan dan kelengkapan data dan proses ini akan menunjukkan kesalahan atau ketidaklengkapan penginputan data. Ada juga beberapa kendala pada saat validasi
dilakukan oleh subbagian Data dan Informasi di kantor pusat Kementerian Agama, yaitu ketika terjadi kesalahan yang terekam pada saat proses validasi
maka admin atau subbagian Data dan Informasi tidak dapat mengecek kebenaran dan memperbaikinya, karena formulir sebagai bukti kebenaran data dan proses
penginputan yang berada dan dilakukan di kantor wilayah di tiap propinsi atau kabupaten kota. Sehingga ini sangat menyulitkan dalam proses perbaikan data
pondok pesantren. Hal ini dapat menyebabkan rendahnya tingkat kebenaran dan keakuratan data tersebut.
Data yang sudah valid selanjutnya akan dilakukan proses report atau pelaporan. Laporan yang diproses dalam aplikasi SIMPONTREN ditampilkan
dalam bentuk standart yaitu berupa tabel yang berisikan data yang diminta. Selama ini pada sistem berjalan proses pembuatan laporan yang dilakukan pada
aplikasi SIMPONTREN hanya bisa dijalankan oleh subbagian Data dan Informasi. Sedangkan direktorat atau bagian yang terkait lainnya hanya menerima
laporan dalam bentuk booklet sebagai publikasi data yang menyajikan statistik perkembangan pondok pesantren setiap tahunnya dan bisa juga laporan dalam
bentuk kertas untuk menyajikan data lebih rinci atau sesuai dengan permintaan data apa yang dibutuhkan.
Setelah proses pelaporan data pondok pesantren, selanjutnya dilakukan pengolahan data secara statistik yang dapat mengetahui perkembangan pondok
pesantren tiap tahunnya. Data pondok pesantren akan diolah dan ditampilkan dalam bentuk diagram dan grafik. Tetapi proses pengolahan secara statistik ini
tidak dapat dilakukan di aplikasi SIMPONTREN yang dirancang dengan menggunakan Visual FoxPro 6.0. Dalam proses pengolahan data statistik saat ini
diperlukan aplikasi perangkat lunak lainnya yaitu Microsoft Excel. Setelah dijelaskan dengan rinci permasalahan, maka pada bagian ini
dibahas mengenai analisis terhadap problems masalah-masalah yang dihadapi dan opportunities peluang-peluang yang bisa diambil dari keadaan sistem saat
ini. Analisis terhadap problem dan opportunities akan diperlihatkan dengan menggunakan 2 dua metode yaitu Rich Picture dan Matriks Masalah,
Kesempatan, Tujuan dan Batasan.
a. Rich Picture
