Keterangan : Why
ialah alasan “Mengapa diperlukan perbaikan terhadap penyebab” What ialah “Apa rencana perbaikan untuk mencapai kondisi di 3”
Where ialah “Lokasi yang tepat untuk melaksanakan perbaikan” When ialah “Alokasi waktu yang diperkirakan untuk perbaikan”
Who ialah “Anggota tim yang melaksanakan perbaikan memperoleh data hasil perbaikan dan melaporkan kemajuan perbaikan”
How ialah “Metode untuk memperbaiki faktor penyebab utama 2” Selanjutnya dengan teknik brainstorming para anggota tim GKM bersama
– sama mengisi semua kolom dan untuk How, berusaha mencari berbagai alternatif metode dan memilih yang paling tepat. Dalam hal ini sebaiknya
melibatkan pula para karyawan yang akan memakai solusi tersebut untuk memperoleh input yang konstuktif. Disamping itu, untuk mengarahkan rencana
perbaikan yang jelas perlu menentukan target dan kriteria sebagai berikut : 1.
Mencapai tingkat perbaikan mutu yang diharapkan, bila semua penyebab utama dapat dipecahkan.
2. Mencapai tingkat ketrampilan yang diharapkan dari tim GKM.
3. Benchmarking ke pesaing GKM yang melakukan proses yang sama.
Target ini dapat dinyatakan dengan prosentase atau satuan unit yang spesifik sesuai dengan karakteristik masalah yang diperbaiki. Untuk hal ini perlu dibuat
matriks rencana pencapaian target.
5. Melaksanakan Rencana Perbaikan
Berikut ini beberapa hal penting mesti diperhatikan dalam melaksanakan rencana perbaikan, diantaranya :
- Jadikan table 5W + 1H hasil dari langkah 4 di atas sebagai pegangan untuk
monitoring. -
Atasi hambatan yang muncul di lapangan, bila perlu konsultasi dengan atasan. -
Catat semua kejadian selama pelaksanaan perbaikan. -
Adakan pertemuan evaluasi secara teratur, untuk memastikan bahwa semua rencana dilakukan secara konsisten.
Apabila semua rencana pada langkah 4 dilakukan dengan benar maka 50 dari implementasi perbaikan dapat dikatakan sudah “ditangan”. Namun demikian tidak
menutup kemungkinan masih terjadinya kesalahan akibat faktor manusia, proses atau teknis. Dari sini akan diperoleh trial error check yang akan menjadi
pelajaran yang berharga bagi anggota tim GKM untuk meningkatkan kemampuan dan ketrampilan perbaikan, agar dapat menghindari kesalahan – kesalahan yang
sama pada proses perbaikan untuk masalah berikutnya. Perlu ditekankan kembali disini bahwa penguasaan proses perbaikan yang
benar adalah jauh lebih penting daripada hasil akhirnya. Artinya tim GKM harus berorientasi proses task oriented dan bukan berorientasi pada hasil akhir result
oriented biasanya cenderung untuk mengambil tindakan “potong jalan” karena ingin cepat memperoleh hasil dengan mengabaikan proses yang benar. Tindakan
semacam ini tentu tidak akan memberikan pelajaran yang berharga bagi anggota tim maupun anggota baru berikutnya. Dalam implementasi rencana perbaikan
perlu dilakukan heck point terhadap hal – hal sebagai berikut : -
Apakah karyawan yang akan memakai solusi terlibat dalam perencanaan solusi ?
- Apakah dilakukan suatu uji coba solusi ?
- Apakah umpan balik diperoleh dengan cepat ?
- Apakah ada efek sampingan yang lebih berat ketimbang keuntungan solusi ?
6. Memeriksa Hasil Perbaikan
Setelah mengimplementasikan suatu solusi maka harus diperiksa apakah solusi tersebut memang memecahkan masalah atau mencapai target yang
direncanakan.. Misalnya, suatu grafik yang menunjukkan kerusakan menurun dalam suatu kurun waktu menunjukkan adanya perbaikan. Pemeriksaan hasil
perbaikan dapat pula dilakukan dengan cara membandingkan hasil yang dicapai setelah perbaikan dengan hasil sebelum perbaikan. Dalam membandingkan tentu
harus menggunakan cara pengukuran yang sama, sehingga hasilnya dapat jelas terlihat apakah ada perbaikan atau tidak.
Evaluasi hasil ini sangat penting untuk mengetahui apakah masalah sudah diatasi dan target tercapai, penuh atau parsial, dan mengapa hal tersebut bisa
terjadi. Bila target tercapai secara parsial, apakah harus revisi ulang rencana perbaikan ? Hal ini tentu saja harus dicek ulang dan diperbaiki lagi. Bila target
memang tercapai, apakah penentuan target sudah benar, artinya tidak terlalu rendah ? Adapun alat bantu yang mungkin dapat digunakan dalam pemeriksaan
hasil implementasi rencana perbaikan antara lain : lembar periksa dan diagram pareto. Seluruh kegiatan evaluasi di atas dibutuhkan dan disampaikan kepada
manajemen puncak untuk disetujui. Setelah manajemen dan tim bertanggung jawab untuk mengimplementasikan serta pemakaiannya.
7. Membuat Standarisasi
