4. Membuat rencana perbaikan
5. Melaksanakan perbaikan
6. Memeriksa hasil perbaikan
7. Membuat standarisasi
8. Menentukan masalah berikutnya
Mencari masalah
Menganalisis masalah
Mencari penyebab
Melaksanakan perbaikan
Memeriksa hasil
perbaikan Membuat
standarisasi Menentukan
masalah berikutnya
Membuat rencana
perbaikan
Gambar 2.2 Delapan Langkah Perbaikan Kualitas Continuous Improvement
1. Mencari Masalah
Untuk memulai langkah ini perlu dibentuk tim perbaikan mutu Quality Improvement Team QIT atau gugus kendali mutu GKM. Dalam melakukan
tugasnya tim GKM ini sebaiknya dibimbing oleh para manajer agar lebih terarah dan efektif dalam proses mencari atau mengidentifikasi masalah. Setelah itu tim
GKM melakukan pengamatan terhadap semua masalah yang ada yaitu segala sesuatu yang tidak memenuhi persyaratan yang telah ditentukan baik dari segi
biaya, mutu dan waktu. Disini dapat digunakan pendekatan yang disebut dengan “orientasi kelemahan”. Orientasi kelemahan ini memfokuskan pada pengurangan
kesenjangan gap antara kinerja saat ini atau aktual dengan yang ditargetkan, hal ini berarti bahwa dasar perbaikannya adalah menghilangkan kelemahan.
Selanjutnya tim GKM melakukan eksporasi masalah secara mendalam, hal ini dapat menggunakan alat bantu seperti : brainstorming. Identifikasi masalah
melalui brainstorming dilakukan dengan cara setiap anggota tim GKM diminta mengungkapkan apa saja masalah yang diketahuinya. Seluruh masalah yang
terungkap dicatat dan selanjutnya diseleksi sehingga diperoleh satu masalah.. Dengan demikian pada langkah pertama ini, setelah semua masalah
teridentifikasi dilakukan pemilihan masalah. Dalam memilih masalah ini harus mempertimbangkan dan memilih satu masalah yang paling besar dampaknya
kepada keseluruhan proses.
2. Menganalisis Masalah
Setelah masalah terpilih dengan tema tertentu, langkah berikutnya adalah melakukan pengumpulan data dan analisa data. Langkah ini dapat menggunakan
beberapa alat bantu seperti : lembar data, stratifikasi, diagram pareto, histogram dan diagram tebar. Lembar data check sheet dirancang untuk pengumpulan data.
Dengan membaca lembar ini diharapkan dapat memberikan gambaran tentang jumlah kejadian dan akumulasi jumlah kejadian, memudahkan atau mempercepat
memahami bentuk permasalahan. Dalam stratifikasi atau pengelompokan data ini, data yang ada
dikelompokkan berdasarkan keperluan analisa. Misalnya : jenis kelamin, usia, penyebab, akibat, dan lain - lain. Dengan stratifikasi ini diharapkan dapat
mempermudah dan mempercepat analisa situasi dan masalah, membantu menentukan sumber masalah serta mengurangi variabilitas data. Diagram pareto
ini terdiri dari grafik balok dikombinasikan dengan grafik garis yang menunjukkan penjumlahan grafik balok tersebut dan dari sini dapat diketahui
masalah utama yang membutuhkan usaha perbaikan. Hal ini didasarkan pada konsep pareto yaitu bahwa 20 penyebab mengakibatkan 80 permasalahan.
Alat bantu grafik ini bisa berupa grafik garis, balok, dan lingkaran. Grafik garis biasanya menunjukkan satu atau lebih parameter terhadap waktu. Grafik balok
biasanya menunjukkan perbandingan dua atau lebih parameter terhadap kuantitas atau jumlah. Sedang grafik lingkaran menunjukkan prosentase dua atau lebih
parameter. Alat bantu histogram ini adalah grafik balok yang menggambarkan penyebaran dan sebagai hasil dari satu macam pengukuran atau suatu kejadian
atau proses. Dengan mempelajari gambaran penyebaran data ini bisa diidentifikasi adanya pola penyimpangan data terhadap standart spesifikasi mutu.
Alat bantu diagram tebar scatter diagram ini menggambarkan korelasi atau hubungan antara dua variabel faktor. Dari sini kita dapat melihat,
meramalkan dan menyimpulkan hubungan dua variabel. Dengan diketahuinya korelasi antara dua variabel maka perubahan variabel yang satu dapat diketahui
atau dimanipulasi dari variabel yang lain.
3. Mencari Penyebab
