Alat bantu grafik ini bisa berupa grafik garis, balok, dan lingkaran. Grafik garis biasanya menunjukkan satu atau lebih parameter terhadap waktu. Grafik balok
biasanya menunjukkan perbandingan dua atau lebih parameter terhadap kuantitas atau jumlah. Sedang grafik lingkaran menunjukkan prosentase dua atau lebih
parameter. Alat bantu histogram ini adalah grafik balok yang menggambarkan penyebaran dan sebagai hasil dari satu macam pengukuran atau suatu kejadian
atau proses. Dengan mempelajari gambaran penyebaran data ini bisa diidentifikasi adanya pola penyimpangan data terhadap standart spesifikasi mutu.
Alat bantu diagram tebar scatter diagram ini menggambarkan korelasi atau hubungan antara dua variabel faktor. Dari sini kita dapat melihat,
meramalkan dan menyimpulkan hubungan dua variabel. Dengan diketahuinya korelasi antara dua variabel maka perubahan variabel yang satu dapat diketahui
atau dimanipulasi dari variabel yang lain.
3. Mencari Penyebab
Pada langkah ketiga ini dilakukan identifikasi segala sebab - sebab yang mungkin dan dipilih beberapa yang berpengaruh besar kepada masalah yang
dibahas. Dengan melakukan analisa sebab – akibat ini dapat menggunakan alat bantu seperti : diagram sebab - akibat Ishikawa cause – and – effect diagram,
lembar data, grafik, brainstorming dan diagram aliran. Diagram ishikawa atau yang disebut juga dengan fishbone diagram ini dapat menunjukkan hubungan
antara penyebab dengan akibatnya. Dengan diagram ini diharapkan menemukan dan mengatasi penyebab masalah bukan gejalanya.
Dalam fishbone diagram dibuat penjabaran tulang utama dengan judul heading 4 M + 1 E Man women, Machine, Method, Material dan
Environment. Dengan teknik brainstorming team, pada setiap tulang utama tadi dijabarkan semua aktivitas yang relevan sehingga merupakan cabang dan ranting
tulang serta ditulis apa aktivitas tersebut. Kemampuan membuat cabang hingga “5 - Whys” dan ranting – ranting inilah akan menentukan kemudian alur
penelusuran tracking penyebab masalah hingga ke akarnya. Setelah semua anggota tim GKM setuju dengan semua aktivitas dalam bentuk jumlah cabang dan
ranting bagi setiap tulang utama, maka brainstorming dilanjutkan dengan analisa setiap tulang berikut cabang dan ranting – rantingnya untuk mencari akar
penyebab masalah. Hasil dari analisa di atas dibuat suatu table matriks seluruh penyebab yang diperoleh, lalu disortir secara ilmiah untuk memperoleh penyebab
- penyebab dominan utama. Penentuan penyebab dominan ini dimaksudkan untuk memperoleh penyebab yang akan diambil guna perencanaan perbaikan atau
peningkatan kualitas.
4. Membuat Rencana Perbaikan
Setelah diketahui akar penyebabnya maka dengan demikian solusinya dapat direncanakan dengan langsung membalik akar penyebab tersebut. Untuk
memudahkan pembalikan akar penyebab dituangkan dalam suatu model matriks untuk perencanaan perbaikan mutu seperti tabel berikut ini.
Tabel 2.1 Matrik Rencana Perbaikan 5W + 1H No
1 Penyebab
Dominan 2
Why Kenapa
3 What
Apa 4
Where Dimana
5 When
Kapan 6
Who Siapa
7 How
Bagaimana 8
1 2
3 4
Keterangan : Why
ialah alasan “Mengapa diperlukan perbaikan terhadap penyebab” What ialah “Apa rencana perbaikan untuk mencapai kondisi di 3”
Where ialah “Lokasi yang tepat untuk melaksanakan perbaikan” When ialah “Alokasi waktu yang diperkirakan untuk perbaikan”
Who ialah “Anggota tim yang melaksanakan perbaikan memperoleh data hasil perbaikan dan melaporkan kemajuan perbaikan”
How ialah “Metode untuk memperbaiki faktor penyebab utama 2” Selanjutnya dengan teknik brainstorming para anggota tim GKM bersama
– sama mengisi semua kolom dan untuk How, berusaha mencari berbagai alternatif metode dan memilih yang paling tepat. Dalam hal ini sebaiknya
melibatkan pula para karyawan yang akan memakai solusi tersebut untuk memperoleh input yang konstuktif. Disamping itu, untuk mengarahkan rencana
perbaikan yang jelas perlu menentukan target dan kriteria sebagai berikut : 1.
Mencapai tingkat perbaikan mutu yang diharapkan, bila semua penyebab utama dapat dipecahkan.
2. Mencapai tingkat ketrampilan yang diharapkan dari tim GKM.
3. Benchmarking ke pesaing GKM yang melakukan proses yang sama.
Target ini dapat dinyatakan dengan prosentase atau satuan unit yang spesifik sesuai dengan karakteristik masalah yang diperbaiki. Untuk hal ini perlu dibuat
matriks rencana pencapaian target.
5. Melaksanakan Rencana Perbaikan
