Analisis Manajemen Pendistribusian pada Program Program Beasiswa

Sebagaimana telah di jelaskan pada Bab 2 secara garis besarnya, menurut Sondang P. Siagian pada buku Fungsi-Fungsi Manajerial bahwa fungsi manajemen umumya disingkat POAC Planning, Organizing,Actuating, dan Controllig. Berikut adalah hasil penelitian penulis di BAZDA Kota Tangerang Selatan khususnya di program beasiswa tentang penerapan fungsi-fungsi manajemen diantaranya: 1. Perencanaan Planning Setiap kegiatan apapun tujuannya hanya dapat berjalan secara efektif dan efisien bilamana sebelumnya sudah dipersiapkan dan direncanakan terlebih dahulu denga matang. Perencanaan Planning adalah suatu usaha yang dilakukan oleh sebuah yayasan, lembaga ataupun perusahaan untuk merencanakan kegiatannya selama satu tahun kedepan. Demikian pula usaha BAZDA Kota Tangerang Selatan dalam menigkatkan perencanaan utuk program beasiswa agar lebih baik dan terencana seluruh kegiatan yang akan diadakan. Perencanaan yang dilakukan untuk program beasiswa di BAZDA Kota Tangerang Selatan adalah meningkatkan prestasi dan mencerdaskan anak bangsa. Setiap program acara dan kegiatan yang akan diadakan oleh program beasiswa BAZDA Kota Tangerang Selatan telah direncanakan terlebih dahulu, setiap kegiatan yang aka diadakan telah disesuaikan dengan perencaaan yang telah ditetapkan. a. Perkiraan Forecasting Perkiraan adalah suatu tindakan yang dilakukan dengan dasar persangkaan, dugaan, perasaan hati, taksiran atau perhitungan yang dilakukan secara belum tepat. Langkah pertama yang dilakukan oleh BAZDA Kota Tangerang dalam menjalankan program beasiswa adalah melakukan perkiraan forecastig terhadap program beasiswa tersebut. Perkiraan yang dilakuka adalah memperkiraan seluruh kegiatan yang akan dilakukan dalam kurun waktu satu tahun mendatang. Perkiraan-perkiraan tersebut meliputi segala hal yang berhubungan dengan perencanaan diantaranya menentukan perkiraan anggaran yang akan dikeluarkan selama satu tahun untuk program beasiswa ini yang telah dirinci dengan baik dan telah dibuat laporan keuangan agar terlihat jelas pengeluaran dan pemasukan yang terjadi setiap tahunnya. Di dalam laporan keuangan berisi tentang pengeluaran yang dibutuhkan setiap tahun dengen memperkirakan uang yang keluar untuk pemberian beasiswa kepada peserta tingkat SDMI, SLTP dan SLTA. Berikut ini adalah pengeluaran utuk program beasiswa BAZDA Kota Tangerang Selatan dapat dilihat pada table sebagai berikut: Tabel 4.2 Rekapitulasi PengeluaranProgram beasiswa 2013 NO URAIAN SLTA 2orgkelRp. 1.350.000 SLTP 2 orgkel Rp. 1.350.000 SDMI 4 orgkel Rp. 300.000 1 PAMULANG 21.600.000 21.600.000 9.600.000 2 CIPUTAT 18.900.000 18.900.000 8.400.000 3 CIPUTAT TIMUR 16.200.000 16.200.000 7.200.000 4 PONDOK AREN 29.700.000 29.700.000 13.200.000 5 SERPONG 24.300.000 24.300.000 10.800.000 6 SERPONG UTARA 18.900.000 18.900.000 8.400.000 7 SETU 16.200.000 16.200.000 7.200.000 JUMLAH 145.800.000 145.800.000 64.800.000 Sumber: data sekunder di BAZDA Kota Tangerang Selatan Dari tabel diatas tentang pengeluaran program beasiswa dapat di simpulkan bahwa BAZDA Kota Tangerang Selatan telah melakukan perkiraan yang baik, disesuaikan dengan laporan-laporan keuangan tentang pengeluaran yang telah di uraikan diatas. b. Tujuan Objective Tujuan adalah segala sesuatu yang menjadi arah akhir yang akan dituju oleh organisasi dengan memanfaatkan rencana satu kali pakai dan rencana yang terus menerus dipakai. Setelah melakukan tindakan perkiraan, langkah selanjutya dalam kegiatan perencanaan adalah menentukan tujuan. Program beasiswa BAZDA Kota Tangerang Selatan telah memiliki tujuan yang akan dicapai. Tujuan dari program beasiswa di BAZDA Kota Tangerang Selatan ini adalah untuk membantu mencerdaskan anak bangsa 37 . Untuk mewujudkan hal tersebut para pengurus BAZDA Kota Tangerang Selatan telah membantu setiap siswa-siswa yang membutuhkan bantuan beasiswa tanpa terkecuali selama siswa tersebut memang bener-bener membutuhkan karena seseorang pinter bukan karena otaknya yang jenius tetapi sejauh mana kebutuhan-kebuthannya itu terpenuhi atau tidak. Jadi BAZDA Kota Tangerang Selatan ini memberikan kesempatan- kesempatan kepada siswa-siswa yang putus sekolah ingin melanjutkan sekolahnya. Dengan adanya program beasiswa ini diharapkan dapat membantu para pelajar yang kurang mampu dan berprestasi untuk melanjutkan 37 Endang saefudin, Drs.K.H, Ketua BAZ Kota Tangerang Selatan, Wawancara Pribadi, Tangerang Selatan, 26 september pendidikan kejenjang yang lebih tinggi dan dapat mengurangi pelajar yang putus sekolah di Kota Tangerang Selatan. c. Program programming Program adalah rencana sekali pakai yang meliputi serangkaian kegiatan dan berisi langkah untuk mencapai tujuan. Program beasiswa merupakan program pendidikan yang diadakan oleh BAZDA Kota Tangerang Selatan yang telah berjalan sejak beridirnya BAZDA pada tahun 2009. Program beasiswa ini memiliki 2 jenis bantuan beasiswa, pertama, bantuan beasiswa temporer ini merupakan bantuan beasiswa yang di berikan oleh BAZDA Kota Tangerang Selatan untuk melengkapi kekurangan atau kebutuhan pelajar atau siswa pada pendidikan dengan melalui proposal dan ini tidak dibataskan waktunya seperti membantu kekurangan biaya sekolah 1 bulan, seragam sekolah dan lain-lain. Kedua, bantuan beasiswa berkelanjutan ini merupakan bantuan yang di berikan oleh BAZDA Kota Tangerang Selatan kepada para pelajar atau siswa dengan bantuan yang di salurkan setiap tahun sampai menyelesaikan sekolah tingkat SLTA, dan bantuan tersebut langsung di berikan kepada pihak sekolah 38 . 38 Endang saefudin, Drs.K.H, Ketua BAZ Kota Tangerang Selatan, Wawancara Pribadi, Tangerang Selatan, 26 september Dari uraian tentang program diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa program beasiswa BAZDA Kota Tangerang Selatan telah melakukan programnya dengan baik dan dapat di pertanggung jawabkan. d. Prosedur Procedure Prosedur adalah serangkaian perintah yang terperinci untuk menjalankan kegiatan yang berurutan yang sering atau tidak terjadi dalam suatu lembaga atau yayasan yang harus dikelola dengan baik. Prosedur yang dilakukan oleh BAZDA Kota tangerang Selatan pada program beasiswa adalah memenuhi persyaratan yang telah ditentukan jika ingin menjadi anggota program beasiswa, dengan syarat memnuhi kriteria sebagai anggota program beasiswa yaitu pelajar tingkat SDMI, SLTP dan SLTA dengan klasifikasi yatim dan dhuafa dengan melampirkan: 39 1. Surat permohonan dari pihak kepala sekolah. 2. Slip pembayaran setiap bulannya. 3. SKTM Surat Keterangan Tidak Mampu. 4. KK Kartu Keluarga. 39 Endang saefudin, Drs.K.H, Ketua BAZ Kota Tangerang Selatan, Wawancara Pribadi, Tangerang Selatan, 26 september Dari uraian tentang prosedur diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa program beasiswa yang diadakan di BAZDA Kota Tangerang Selatan telah melakukan prosedur yang baik. e. Anggaran Budget Anggaran merupakan kumpulan angka-angka yang akan dicapai oleh perusahaan. BAZDA Kota Tangerang Selatan telah melakukan penganggaran budget yang telah dirinci dalam laporan keuangan. Setiap tahun BAZDA Kota Tangerang Selatan mengadakan rapat atau RAKER untuk menentukan anggaran biaya yang akan dikeluarkan selama satu tahun mendatang dan dirinci untuk apa saja dana yang dikeluarkan setiap bulan sesuai dengan kegiatan atau program yang telah disepakati pada rapat yang membahas tentang rencana kegiatan didalam laporan keuangan berisi tentang pengeluaran yang dibutuhkan setiap bulan dengan memperkirakan uang yang keluar untuk pemberian beasiswa kepada peserta tingkat SDMI, SLTP dan SLTA. Dengan uraian tentang laporan keuangan realisasi keuangan untuk program beasiswa tahun 2013 dan didistribusikan kepada 7 kecamatan yaitu kecamatan pamulang, ciputat, ciputat timur, pondok aren, serpong, serpong utara dan setu yang ada di Kota Tangerang Selatan adalah: 1. Beasiswa SLTA 2 orgkel Rp. 1.350.000 2. Beasiswa SLTP 2 orgkel Rp. 1.350.000 3. Beasiswa SDMI 4 orgkel Rp. 300.000 Setiap tahun jumlah yang harus di keluarkan adalah SLTA Rp. 145.800.000, SLTP Rp. 145.800.000, SDMI Rp. 64.800.000 dan jumlah keselurahn untuk program beasiswa ini adalah Rp. 356.400.000. Anggaran biaya untuk program beasiswa berasal dari dana zakat yang berasal dari UPZ DKM, Kantor Kelurahan dan Kantor Kecamatan setiap bulannya dikumpulkan oleh pengurus BAZDA dan digunakan untuk keperluan mengembangkan program yang terdapat di BAZDA termasuk program beasiswa. 2. Pengorganisasian Organizing Langkah selanjutnya setelah perencanaan adalah pengorganisasian sebab dengan adanya pengorganisasian maka rencana pemberian beasiswa menjadi lebih mudah pelaksanaannya karena adanya spesialisasi kegiatan. Pengorganisasian dapat didefinisikan sebagai proses penetapan pekerjaan- pekerjaan yang efektif untuk dikerjakan, pengelompokkan pekerjaan sesuai dengan bagian kerjanya agar tujuan dapat dicapai secara efektif dan efisien. Proses pengorganisasian dapat ditunjukkan dengan kemampuan dan keahlian yang dimiliki oleh setiap pengurus BAZDA Kota Tangerang Selatan. Dalam melakukan pengorganisasian dilakukan adalah membagi dan menggolongkan tindakan yang akan dikerjakan dalam kesatuan tertentu. Hal tersebut penting untuk dilaksanakan karena dengan cara membagi dan menggolongkan tindakan yang akan dikerjakan dapat memudahkan para pengurus untuk melaksanakan tugasnya. Dalam membentuk tugas-tugas untuk program beasiswa, BAZDA Kota Tangerang Selatan telah menetapkan BAZCAM Koordinator yang menentukan siapa saja yang berhak menerima program beasiswa tersebut karena pihak kecamatanlah yang sangat mengetahui keadaan masyarakatnya seperti apa. Selanjutnya pihak sekolah Pembimbing yang mengontrol atau mengawasi peserta beasiswa karena sekolahlah yang mengetahui bagaimana sikap dan prestasi peserta beasiswa tersebut. BAZCAM dan sekolah melaporkan semua kegaitannya itu kepada pihak BAZDA. Langkah selanjutnya yang perlu diperhatikan dalam pengorganisasian adalah menetapkan jalinan hubungan. Hal ini penting karena dengan adanya cara ini dapat memudahkan jaringan komunikasi diantara BAZDA dengan pihak sekolah agar dapat melakukan kegiatan atau tugasnya dengan baik. Jalinan hubungan yang pertama dihubungi apabila terjadi suatu masalah adalah pihak sekolah kemudian pihak sekolah mengubungi BAZDA. Dari uraian tentang membagi-bagi dan menggolong-golongkan tindakan yang akan dikerjakan dalam kesatuan tertentu dapat ditarik kesimpulan bahwa dalam melakukan hal tersebut BAZDA Kota Tangerang Selatan telah melakukannya dengan baik, agar setiap pihak dapat bekerja sesuai dengan kemampuannya masing-masing. 3. Pengarahan Actuating Setelah melakukan pengorganisasian dengan baik langkah selanjutnya yang akan dilakukan adalah pengarahan actuating. Pengarahan actuating adlah memberikan tugas kepada para pengurus suatu organisasi untuk bergerak menuju tujuan yang telah ditentukan. Dari analisis tentang pengarahan diatas dapat disumpulkan bahwa pengarahan yang dilakukan oleh BAZDA Kota Tangerang Selatan untuk program beasiswa telah dilaksanakan dengan baik. Hal tersebut dapat dibuktikan dengan adanya pengarahan yang jelas dan terarah untuk memajukan program beasiswa. a. Memotivasi Motivasi adalah proses kejiwaan yang merupakan tujuan dan arah dari setiap perilaku. Langkah pertama yang harus dilakukan dalam actuating adalah motivasi. Motivasi sangat penting untuk dilaksanakan dalam pengarahan karena dengan adanya motivasi dapat meningkatkan semangat kerja koordinator dan pendamping program dalam melaksanakan tugasnya. Dengan adanya motivasi juga dapat menentukan tujuan yang akan dicapai dalam satu tahun kedepan terhadap program beasiswa ini. Motivasi harus dimiliki oleh setiap koordinator dan pendamping program dari dalam diri masing-masing orang, karena motivasi merupakan tujuan dan arah yang dilakukan dari setiap perilaku. Koordinator program beasiswa di BAZDA Kota Tangerang Selatan telah memiliki motivasi serta dorongan yang kuat untuk dapat mengembangkan program beasiswa yang lebih baik dan lebih terarah. Motivasi yang diberikan oleh pendamping program terhadap para peserta beasiswa adalah meningkatkan semangat belajar para peserta dengan mengajak para peserta untuk belajar lebih giat lagi guna mendapatkan hasil atau prestasi yang baik. b. Perjalinan Hubungan Perjalinan hubungan adalah suatu hal yang dilakukan oleh suatu lembaga atau organisasi untuk dapat menjalin hubungan yang baik antara ketua dan sesama pengurus. Perjalinan hubungan atara koordinator dan pmbimbing program beasiswa telah dilakukan dengan baik. Hubungan antara koordinator dengan pendamping program sudah terjalin dengan naik dan sangat erat, komunikasi juga telah dilakukan dengan baik. Antara sesama pengurus telah mengetahui tugas dan tanggung jawabnya masing-masing dan selalu berkomunikasi dengan baik sesuai dengan jalinan hubungan yang telah dibuat untuk membicarakan hal-hal penting yang terjadi untuk meningkatkan mutu dan kualitas para pengurus agar dapat bekerja secara optimal, sehingga apabila ada masalah dapat diselesaikan dengan baik melalui musyawarah dan mufakat. Perjalinan hubungan merupakan hal yang tidak dapat dipisahkan dalam pengarahan. Karena dengan adanya penjalinan hubungan dapat memudahkan para pengurus untuk berkomunikasi dengan pengurus yang lain. Untuk program beasiswa perjalinan hubungan telah dilakukan dengan baik oleh seluruh pendamping program. Dari uraian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa dalam melakukan penjalinan hubungan program beasiswa telah melakukannya dengan baik. Jalinan hubungan yang dilakukan oleh koordinator terhadap para pendamping program telah dilakukan dengan baik dan memiliki jalinan hubungan yang erat. 4. Pengawasan Controling Untuk mengefektifkan seluruh fungsi manajemen yang telah dijelaskan diatas, hal yang tak kalah penting dan harus dilaksanakan adalah pengawasan controlling. Pengawasan controlling adalah proses untuk menjamin bahwa tujuan organisasi dan manajemen dapat tercapai dan berjalan dengan efektif dan efisien. Pengawasan controlling sangat penting untuk dilaksanakan. Didalam program beasiswa kegiatan pengawasan controlling telah dilaksanakan dengan baik dan sesuai dengan ilmu manajemen. Langkah-langkah pengawasan yang dilakukan BAZDA Kota Tangerang Selatan untuk program beasiswa. a. Menetapkan Standard Stadard merupakan suatu kriteria untuk mengukur hasil pekerjaan yang sudah dilakukan. Standard yang dibuat biasanya didasarkan pada suatu kondisi atau kemampuan kerja yang normal. Bentuk standard dapat dibedakan kedalam dua macam bentuk, yaitu standard kuantitatif dan standard kualitatif. Standard kuantitatif merupakan suatu standard yang dinyatakan didalam satuan tertentu. Didalam manajemen program beasiswa standard kuantitatif yang dimaksud adalah melakukan suatu tindakan koreksi terhadap perilaku peserta dengan cara menghitung jumlah koreksi yang dilakukan untuk program beasiswa di BAZDA Kota Tangerang Selatan ini berdasarkan satuan tertentu agar dapat menilai dan memeriksa kesalahan dan masalah yang terdapat untuk program beasiswa ini agar dapat melakukan perbaikan. Tindakan koreksi yang dilakukan adalah memeriksa jumlah kesalahan dan masalah yang ada sesuai dengan kesepakatan yang telah disepakati oleh para pendamping program agar dapat segera melakukan perbaikan. Standard kualitatif dapat berupa pendapat umum, langganan, dan lain sebagainya. Yang dimaksud dengan standard kualitatif adalah menjelaskan serta menjabarkan pendapat yang dimiliki dan didapat dari pendapat para orang tua anggota beasiswa tentang program beasiswa ini dan kontribusinya bagi yang menerima dana beasiswa tersebut. Dalam suatu pengawasan melakukan standard merupakan hal yang penting untuk dilakukan agar dapat mengukur standard kualitatif yang telah dilakukan. Dari uraian tentang menetapkan standard diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa dalam menetapkan tsndard besiswa BAZDA Kota Tangerang Selatan telah melakukannya dengan baik. b. Membandingkan prestasi peserta dengan standard Langkah kedua ini dilakukan untuk memenuhi sampai seberapa jauh adanya penyimpangan yang telah terjadi didalam pengawasan untuk program beasiswa ini. Selain itu, langkah kedua ini dapat dipakai untuk mengetahui adanya gejala tentang semakin besarnya penyimpangan yang mungkin terjadi dan dilakukan oleh peserta dalam mempertanggung jawabkan yang tidak sesuai dengan standard pengawasan yang baik. Membandingkan prestasi peserta dengan standard merupakan hal yang penting untuk dilaksanakan karena dengan adanya hal ini dapat memudahkan koordinator dan pendamping program dalam membandingkan prestasi yang telah dicapai, misalnya prestasi peserta pada hasil nilai raport dengan tindakan atau perilaku peserta disekolah. Dari uraian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa dalam membandingkan prestasi peserta beasiswa yang dicapai dengan standard beasiswa BAZDA Kota Tangerang Selatan telah mencapai prestasinya dengan baik. c. Melakukan tindakan koreksi Langkah ketiga ini dilakukan dengan tujuan untuk memperbaiki dan menyempurnakan segala kegiatan. Tindakan koreksi telah dilakukan oleh BAZDA Kota Tangerang Selatan untuk program beasiswa. kebijakan serta hasil yang tidak sesuai dengan rencana standarnya segera dilakukan koreksi dan pembentulan terhadap hal yang sesuai tersebut agar dapat dilakukan analisis ulang dalam melakukan pengawasan. Dengan cara memeriksa secara terperinci setiap prestasi dan perilaku peserta beasiswa di sekolah, setelah itu melakukan perbaikan setelah dikoreksi. Agar dapat segera melakukan penilaian dan perbaikan terhadap prestasi dan perilaku peserta beasiswa tersebut lebih baik lagi. Koreksi yang dilakukan dengan cara memriksa prestasi dan perilaku peserta beasiswa mulai dari nilai-nilai pelajaran, perilaku di ekolahs dan perilaku di luar sekolah. Dari uraian tentang melakukan tindakan koreksi diatas dapat disimpulkan bahwa dalam melakukan tindakan koreksi terhadap peserta beasiswa telah malakukannya dengan baik.

C. Evaluasi Manajemen Pendistribusian Dana ZIS Pada Program Beasiswa

Setelah melakukan penelitian dan pengumpulan data yang lengkap melalui wawancara, arsip-arsip dan laporan kegiatan, dan data-data primer maupun sekunder lainnya, pada program beasiswa ini para peserta beasiswa mendapat fasilitas hanya berupa uang dalam satu tahun untuk keperluan pembayaran setiap bulannya. Penulispun melakukan evaluasi atas kegiatan manajemen dan program beasiswa BAZDA Kota Tangerang Selatan. Kegiatan manajemen yang terdiri dari perencanaan Planning, pengorganisasian Organizing, penggerakan Actuating, dan pengawasan Controling. Menurut penulis bahwa program beasiswa BAZDA Kota Tangerang Selatan ini melakukan kegiatan manajemen dengan baik. Di mulai dari perencanaan Planning, menurut penulis dalam melakukan perencanaan seluruh tim mulai dari ketua BAZDA, BAZCAM Koordinator, sekolah Pembimbing dan peserta beasiswa betul-betul memikirkan dan membahas secara detail tentang kebutuhan, jadwal kegiatan, pembimbingan pada peserta beasiswa sehingga seluruh hal wajib dan yang dibutuhkan oleh para peserta dapat terpenuhi dengan baik dan lancar. Berikutnya adalah pengorganisasian Organizing, menurut penulis dalam melakukan pengorganisasian selalu menerapkan system dan peraturan yang baik kepada seluruh koordinator, pembimbing maupun peserta yang terlibat dalam unsur-unsur pengorganisasian tersebut seperti tanggung jawab, wewenang yang berdasarkan struktur organisasi, serta tindakan-tindakan yang dilakukan. Menurut penulis unsur-unsur tersebut yang dilaksanakan oleh seluruh tim mulai ketua BAZDA sampai divisi-divisi dalam manajemen telah melakukan tanggung jawab dengan baik sesuai dengan kinerjanya masing-masing. Selanjutnya adalah penggerakan Actuating setelah rencana kerja dibuat, struktur organisasi sudah ditetapkan dan posisi-posisi dalam struktur organisasi telah diisi, maka langkah berikutnya adalah menggerakan para peserta beasiswa BAZDA Kota Tangerang Selatan. Menurut penulis dalam pelaksanaan penggerakan di dalam manajemen ini, ketua BAZDA memiliki peranan yang sangat penting agar kegiatan penggerakan ini dapat terlaksana. Bapak Endang Saefuddin selaku ketua umum BAZDA ini dituntut memiliki kemampuan atau seni dalam melakukan kepemimpinan. Bagaimana bapak Endang Saefuddin memberikan arahan, nasehat dan job dest kepada koordinator, pembimbing dan peserta beasiswa yang merupakan salah satu program pendidikan dari BAZDA Kota Tangerang Selatan, ataupun yang terlibat dalam program tersebut dengan cara pendekatan secara emosional kepada pembimbing dan peserta dapat tersampaikan secara baik, sehingga efeknya dalam seluruh kegiatan program mampu bekerja secara maksimal, profesional, dan amanah. Sehingga kegiatan program beasiswa pun berjalan dengan baik. Sedangkan fungsi manajemen yang keempat yang diterapkan oleh pihak manajemen program beasiswa adalah pengawasan Controling, kegiatan pengawan ini pun menjadi tanggung jawab wajib ketua BAZDA dan koordinator program beasiswa dan dibantu oleh pembimbing, karena tidak mungkin pemimpin mampu mengawasi setiap detail yang terjadi pada saat kegiatan berlangsung. Menurut penulis pada pengawasan ini menggunakan pengawasan secara tidak langsung pemimpin melakukan pemeriksaan pelaksana kegiatan program beasiswa ini melalui laporan-laporan yang diterima dari bawahan atau divisi yang diberikan tanggung jawab dalam program beasiswa.