HadiahSumbangan Sistem Pengadaan Bahan Perpustakaan

2.3.3.2 HadiahSumbangan

Pengadaan bahan perpustakaan dapat dilakukan melalui hadiahsumbangan baik itu dari lembaga pemerintah maupun swasta, organisasi perorangan serta organisasilembaga dari luar negeri. Akan tetapi tidak semua bahan perpustakaan yang berasal dari sumbanganhadiah dapat diterima karena hal tersebut tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna atau dengan perpustakaan. Untuk itu pustakawan harus teliti dalam menyeleksi koleksi bahan perpustakaan yang disesuaikan oleh kebutuhan pengguna. Berbagai instansi pemerintah, yayasan, maupun LSM umumnya memiliki publikasi yang dapat diberikan cuma-cuma kepada perpustakaan. Pustakawan sebaiknya pro aktif dalam mencari unit kerja, instansi, LSM yang mana dapat menghadiahkan buku-buku bagi keperluan perpustakaan. Pendekatan antar unit kerjainstansi mutlak diperlukan, sebab dengan adanya surat resmi dari pejabat perpustakaan akan melancarkan tugas pustakawan dalam memperoleh koleksi yang disumbangkan dari instansi tersebut. Hadiah juga dapat diberikan bila perpustakaan yang bersangkutan memiliki banyak duplikasi terbitan. Melalui berita acara yang jelas, koleksi-koleksi duplikat tersebut dapat diberikan kepada perpustakaan lain yang dibutuhkan. Demikian pula dengan koleksi yang tidak sesuai dengan subyek yang sesuai dengan perpustakaan. Pada umumnya mereka akan menyeleksi dan menawarkannya pada perpustakaan lain. Bahan perpustakaan yang diperoleh dari sumbanganhadiah dapat dilakukan dengan 2 cara: 1. Hadiah atas pemintaan Hadiah atas permintaan dilakukan dengan mengajukan permintaan langsung kepada lembaga penyumbang. Perpustakaan mengajukan permintaan secara tertulis dengan surat yang sah sebagai bukti autentik. Berikut ini akan dijelaskan langkah perolehan bahan perpustakaan melalui hadiah atas permintaan antara lain: a. Menyusun daftar bahan pustaka yang akan diminta b. Mengirimkan daftar ke alamat yang dituju c. Mengirimkan surat ucapan terima kasih kepada pengirim atau sumbangan atau hadiah yang telah diberikan. 2. Hadiah tak langsung Hadiah tak langsung dapat diperoleh melalui hadiah dari instansi,lembaga atau organisasi tanpa diminta. Bila suatu perpustakaan memiliki bahan perpustakaan yang jumlah eksemplarnya banyak maka bahan perpustakaan tersebut dapat diberikan kepada perpustakaan yang lain yang lebih membutuhkan diberikan sebagai hadiah. Universitas Sumatera Utara Tujuan dalam permintaan dari pemberian hadiah adalah untuk mengembangkan dan membangun koleksi perpustakaan dan akan menguntungkan perpustakaan karena dapat menambah atau memperbesar koleksi. Perpustakaan yang menerima dan memberikan hadiah bahan pustaka karena mempertimbangkan : • Apakah koleksi sesuai dengan subjek dan tujuan perpustakaan. • Dapatkah perpustakaan menanggung pengolahan penempatan, penyimpanan dan penggunaan koleksi. • Dapatkah perpustakaan mengalokasikan dana untuk pengolahan dan perantaraan bahan perpustakaan tersebut. Soetminah , 1992: 72.

2.3.3.3 Tukar-Menukar