Tujuan dalam permintaan dari pemberian hadiah adalah untuk mengembangkan dan membangun koleksi perpustakaan dan akan menguntungkan
perpustakaan karena dapat menambah atau memperbesar koleksi. Perpustakaan yang menerima dan memberikan hadiah bahan pustaka karena mempertimbangkan :
•
Apakah koleksi sesuai dengan subjek dan tujuan perpustakaan.
•
Dapatkah perpustakaan menanggung pengolahan penempatan, penyimpanan dan penggunaan koleksi.
•
Dapatkah perpustakaan mengalokasikan dana untuk pengolahan dan perantaraan bahan perpustakaan tersebut. Soetminah , 1992: 72.
2.3.3.3 Tukar-Menukar
Pengadaan buku melalui tukar menukar dan hadiah gift and exchange merupakan potensi yang besar dalam pengadaan koleksi bahan perpustakaan di suatu
perpustakaan karena dapat diperoleh secara cuma-cuma apabila bahan perpustakaan tersebut tidak menyimpang dari tujuan perpustakaan. Dalam tukar menukar bahan
perpustakaan untuk koleksi perpustakaan perlu memperhatikan tujuan pertukaran, tugas unit pertukaran, pelaksanaan kegiatan pertukaran dan sumber pertukaran.
Menurut Sulistyo-Basuki 1993: 56 pertukaran bahan perpustakaan antara perpustakaan mempunyai beberapa tujuan yaitu:
1. Untuk memperoleh buku-buku tertentu yang tidak dapat dibeli di toko buku,
atau tidak tersedia karena alasan lain. Sebagai contoh terutama buku-buku terbitan pemerintah, majalah-majalah dan lain-lain yang dikirim perpustakaan
hanya pertukaran.
2. Sistem pertukaran memberi jalan bagi perpustakaan untuk buku-buku duplikat
dan hadiah yang tidak sesuai 3.
Pertukaran mengembangkan kerjasama yang baik antara perpustakaan khususnya pada tingkat internasional.
Untuk dapat melakukan pertukaran, perpustakaan perlu memperhatikan prosedur tukar-menukar. Menurut Yulia 1993: 43, ada beberapa hal yang perlu
diperhatikan dalam melakukan tukar-menukar bahan perpustakaan antara lain: 1.
Perpustakaan yang menawarkan, langkah pertama adalah menyusun daftar bahan perpustakaan yang akan ditukarkan. Penawaran dapat dilakukan melalui
judul maupun pengarang. 2.
Perpustakaan mengirimkan penawaran kepada sejumlah perpustakaan lain yang diperkirakan memiliki bahan yang sesuai dengan bahan yang ditawarkan,
serta menjalin kerjasama dengan perpustakaan yang menawarkan. Dalam penawaran tersebut disebutkan syarat-syarat tukar menukar, misalnya bahan
perpustakaan apa yang diinginkan, ongkos kirim, dan sebagainya.
3. Perpustakaan yang menerima penawaran harus mempelajari tawaran dan
persyaratan dari pihak yang menawarkan. 4.
Perpustakaan yang menerima memilih daftar yang diinginkan dan menyusun daftar bacaan yang ditawarkan sebagai bahan penukaran.
5. Apabila kedua perpustakaan telah sepakat dalam melakukan tukar-menukar,
maka penukaran dapat dilaksanakan.
Universitas Sumatera Utara
6. Kemudian diolah sesuai dengan prosedur inventarisasi setelah kedua belah
pihak menerima hasil pertukaran. Selain prosedur diatas, ada beberapa sumber pertukaran bahan perpustakaan
seperti yang dikemukakan oleh Yulia, 1993: 57, antara lain : 1.
Universitasakademik yang berupa terbitan resmi, disertai atau abstrak bahan pustaka duplikat, terbitan univeristy press, terbitan perustakaan, reprint,
terbitan unit penelitian. 2.
Pemerintah, berupa undang-undang, peraturan-peraturan, lembaran negara, dan terbitan resmi lainnya.
3. Organisasi ilmiah dan profesi
4. Perusahaan-perusahaan industri.
Dari penjelasan di atas maka pustakawan harus mempedomani prosedur tersebut, agar tidak merugikan perpustakaan dan pustakawan juga harus mengetahui
beberapa sumber pertukaran bahan perpustakaan sehingga tidak mengalami kesulitan untuk mengadakan pertukaran.
2.3.3.4 Titipan
