Komunikasi Organisasi LANDASAN TEORI

16

BAB II LANDASAN TEORI

A. Komunikasi Organisasi

1. Pengertian Komunikasi Organisasi Pentingnya komunikasi bagi manusia tidaklah dapat dipungkiri begitu juga halnya bagi suatu organisasi. Dengan adanya komunikasi yang baik suatu organisasi dapat berjalan lancar dan berhasil dan begitu pula sebaliknya, kurangnya atau tidak adanya komunikasi organisasi dapat macet atau berantakan. Komunikasi yang efektif adalah penting bagi semua organisasi. Oleh karena itu, para pimpinan organisasi dan para komunikator dalam organisasi perlu memahami dan menyempurnakan kemampuan komunikator mereka kohler 1981. Secara Etimologis atau menurut asal katanya, istilah komunikasi berasal dari bahasa latin communication, yang bersumber dari kata Communis. Arti kata communis di sini adalah sama, dalam arti sama makna. 1 Pendapat hampir sama juga dikemukakan oleh Astrid Susanto, yaitu perkataan komunikasi berasal dari kata communicare yang di dalam bahasa latin memiliki arti “berpartisipasi” atau “memberitahukan”. Kata communis berarti “milik bersama” atau “berlaku dimana- mana”. 2 Sedangkan ditinjau dari segi terminologis istilah, para ahli komunikasi mendefinisikan komunikasi antara lain sebagai berikut: 1 Onong Uchyana Effendi, Dinamika Komunikasi, Bandung: PT. Remaja Rosda Karya, 2000, h. 3-4. 2 Phil Astrid S. Susanto, Komunikasi Dalam Teori dan Praktek, Bandung: Bina Cipta, 1998, h. 1. Barelson dan Stener sebagaimana yang dikutip oleh Sasa Djuarsa Sendjaja dalam bukunya “Pengantar Komunikasi” mengatakan bahwa komunikasi adalah suatu proses informasi, gagasan, emosi, keahlian, dan ain-lain. Melalui penggunaan simbol-simbol seperti kata-kata, gambar-gambar, angka-angka, dan lain-lain. 3 Sedangkan menurut Onong Uchyana Effendy, komunikasi berarti proses penyampaian suatu pernyataan oleh seseorang kepada orang lain untuk memberitahukan atau merubah sikap, pendapat dan perilaku, baik langsung secara lisan maupun tak langsung melalui media. 4 Dari beberapa definisi komunikasi menurut para ahli komunikasi, dapat dikatakan bahwa seseorang berkomunikasi berarti mengharapkan agar orang lain ikut berpartisipasi atau bertindak sesuai tujuan, harapan, dan isi pesan yang disampaikan. Ada bermacam-macam pendapat mengenai apa yang dimaksud dengan organisasi. Khocler mengatakan organisasi adalah system hubungan yang berstruktur yang mengkoordinasi usaha suatu kelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Lain lagi dengan pendapat Wright; dia mengatakan bahwa organisasi adalah suatu bentuk system terbuka dari aktifitas yang dikoordinasikan oleh dua orang atau lebih untuk mencapai suatu tujuan bersama. Menurut R. Wayne Pace dan Don F. Faules mengklasifikasikan komunikasi organisasi menjadi dua, yaitu definisi fungsional dan definisi interpretatif. Definisi fungsional komunikasi organisasi yaitu sebagai pertunjukkan dan penafsiran pesan diantara unit-unit kemonukasi yang merupakan 3 Sasa Djuarsa Sendjaja, Pengantar Komunikasi Universitas Terbuka, 1998, h. 7. 4 Onong, Dinamika Komunikasi, h. 9. bagian dari suatu organisasi tertentu. Sedangkan definisi interpretatif komunikasi organisasi yaitu proses penciptaan makna atas interaksi yang merupakan organiasi. 5 Dari berbagai definisi komunikasi organisasi di atas, dapat disimpulkan bahwa komunikasi organisasi adalah proses pengiriman dan penerimaan berbagai pesan dari komunikator kepada komunikan yang berada dalam satu sistem yang saling berhubungan, mempunyai kepentingan, visi, dan misi yang sama di dalam kelompok formal maupun informal. 2. Teori Organisasi Dalam kajian ilmu komunikasi organisasi setidaknya ada lima teori organisasi yang cukup terkenal. Teori organisasi dapat membantu untuk melihat proses komunikasi dalam organisasi. Masing-masing teori tersebut tentu akan berbeda pandangannya terhadap komunikasi organisasi. Kelima teori tersebut yaitu teori klasik, teori hubungan manusia, teori sistem sosial, teori politik dan teori simbol. Menurut Scott Goldhaber, 1986 ada empat yang merupakan unsur kunci dari teori oganisasi klasik, yaitu pembagian kerja, hierarki proses fungsional, struktur dan pengawasan yang ketat. Teori system memandang organisasi sebagai kaitan bermacam-macam komponen yang saling tergantung satu sama lain dalam mencapai tujuan organisasi. Dalam teori politik, ahli-ahli teori politik melihat kekuasaan power, konflik dan distribusi dari sumber-sumber yang langka 5 R. Wayne Pace dan Don F. Faules, Komunikasi Organisasi, Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan, Bandung: PT. Remaja Rosdakarya,2005, h. 31-33. sebagai pokok permasalahan pada organisasi. Perspektif teori simbolis didasarkan pada satu seri asumsi mengenai hakikat organisasi dan tingkah laku manusia. 6 Dalam skripsi ini peneliti memakai teori Hubungan Manusia oleh Elton Mayo. Teori hubungan manusia ini diperkenalkan pada tahun 1930-1 an, dan didukung pula oleh Barnard 1938, Roethlisherger dan Dichson 1939. Elton Mayo adalah mahasiswa kedokteran. Tetapi tidak begitu lama ia lalu mengikuti minatnya akan filsafat dan psikologi. Mayo lahir di Australia, kemudian pergi ke Amerika Serikat dan menjadi staf dosen di Universitas Harvard, dan akhirnya menjadi Dosen Riset Industri pada Fakultas Ilmu-Ilmu Perusahaan Berijazah di Harvard. Mayo amat terkenal dengan proyek yang lazimnya disebut Howthorne Studies atau percobaan-percobaan Hawthorne. Dari hasil penelitian Elton Mayo, para peneliti mengambil kesimpulan bahwa hubungan sosial atau manusiawi di antara perapekerja, peneliti dan penyelia supervisors lebih penting dalam menentukan produktivitas daripada perubahan-perubahan kondisi kerja di atas. Moral pekerja anggota organisasi yang tinggi akan menaikkan produktivitas, kemudian timbul pertanyaan bagaimana cara untuk meningkatkan moral anggota. Moral meningkat atau tidak tergantung seberapa besar perhatian yang bersifat pribadi, individual an simpati diberikan kepada karyawan, dan struktur sosial kelompok kerja. Bahkan faktor- faktor sederhana, seperti siapa yang duduk dekat seseorang karyawan, merupakan hal penting dalam organisasi. Dalam teori hubungan manusia, manusia sebagai anggota organisasi merupakan inti organiasasi sosial. Manusia terlibat dalam tingkah laku organisasi. 6 “Teori-teori Organisasi dan Iklim Komunikasi Organisasi”, artikel diakses pada 2 Mei 2011 dari http:images.insandinami.multiply.multiplycontent.comattachment0 SIqYZgoKCnkAAHGYQMM1220Teori20Organisasi20Komunikasi.ppt?nmid=107388138 Misalnya anggota organisasi yang memutuskan apa peranan yang akan dilakukannya dan bagaimana melakukannya. Tanpa manusia organisasi tidak akan ada. Oleh karena itu factor manusia dalam organisasi haruslah mendapat perhatian dan tidak dapat diabaikan seperti halnya dengan teori klasik. 7 Teori hubungan manusia ini menekankan pada pentingnya individu dan hubungan sosial dalam kehidupan organisasi. Teori ini menyarankan strategi peningkatan dan penyempurnaan organisasi dengan meningkatkan kepuasan anggota organisasi dan menciptakan organisasi yang dapat membantu individu mengambangkan potensinya. Dengan meningkatkan kepuasan kerja dan mengarahkan aktualisasi diri pekerja, akan mempertinggi motivasi bekerja sehingga akan dapat meningkatkan produksi organisasi. Inilah permulaan teori hubungan manusia menolak prinsip teori struktural klasik dan menentang pandangan yang mekanis terhadap organisasi yang tidak sensitif terhadap kebutuhan sosial anggota organisasi. 3. Fungsi dan Bentuk Komunikasi Organisasi Sendjaja 1994 menyatakan fungsi komunikasi dalam organisasi adalah sebagai berikut: 1 Fungsi informatif. Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi. Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan 7 Ibid organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan bawahan membutuhkan informasi untuk melaksanakan pekerjaan, di samping itu juga informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti, dan sebagainya. 2 Fungsi regulatif. Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Terdapat dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif, yaitu berkaitan dengan orang-orang yang berada dalam tataran manajemen, yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Juga memberi perintah atau intruksi supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya. Kemudian, berkaitan dengan pesan. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan. 3 Fungsi persuasif. Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya. 4 Fungsi integratif. Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi yang dapat mewujudkan hal tersebut, yaitu: Saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut buletin, newsletter dan laporan kemajuan organisasi. Saluran komunikasi informal seperti perbincangan antar pribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga, ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi. 8 Adapun bentuk-bentuk komunikasi organisasi dapat dikelompokkan sebagai berikut: a Komunikasi lisan dan tulisan Komunikasi lisan dan tulisan merupakan jenis komunikasi verbal. Komunikasi lisan dan diartikan sebagai suatu proses dimana seorang pembicara berinteraksi secara lisan dengan pendengar untuk mempengaruhi tingkah laku penerima. Misalnya seorang Rektor menyampaikan suatu keputusan kepada bawahannya dengan menyandikan keputusan itu dalam bentuk kata-kata yang diucapkan langsung ke Purek nya. Purek yang mendengar kata-kata tersebut menginterpretasikan artinya atau maksudnya serta berespons terhadap keputusan yang disampaikan tersebut. Sedangkan kalau komunikasi tulisan apabila keputusan yang akan disampaikan oleh Rektor tadi disandikan ke dalam simbol- simbol yang dituliskan pada kertas atau pada tempat lain yang bisa dibaca, kemudian dikirimkan pada Purek yang dimaksudkan. Komunikasi tertulis ini dapat berupa surat, memo, buku petunjuk, gambar, laporan, sedangkan komunikasi lisan dapat dalam bentuk percakapan interpersonal secara tatap muka, atau melalui telepon, dan media lainnya. 8 Adi Prakosa, “Teori Komunikasi Organisasi”, artikel diakses pada 1 Mei 2011 dari http:adiprakosa.blogspot.com200712teori-komunikasi-organisasi.html b Komunikasi verbal dan non verbal Komunikasi verbal bisa dikatakan bentuk yang paling umum digunakan dalam organisasi. Oleh karena itu adalah penting bagi seorang manajer untuk mengetahui lebih banyak mengenai komunikasi tersebut. Komunikasi verbal adalah komunikasi yang menggunakan simbol-simbol atau kata-kata, baik yang dinyatakan secara oral atau lisan maupun tulisan. Komunikasi verbal merupakan karakteristik khusus dari manusia. Tidak ada makhluk lain yang dapat menyampaikan bermacam-macam arti melalui kata-kata. Kemampuan menggunakan komunikasi verbal secara efektif adalah penting bagi administrator dan manajer. Dengan adanya komunikasi verbal memungkinkan pengidentifikasian tujuan, pengembangan strategi dan tingkah laku untuk mencapai tujuan. Sedangkan yang dimaksud dengan komunikasi nonverbal adalah penciptaan dan pertukaran pesan dengan tidak menggunakan kata-kata seperti komunikasi yang menggunakan gerakan tubuh, sikap tubuh, vocal yang bukan kata-kata, kontak mata, ekspresi muka, kedekatan jarak dan sentuhan. Atau dapat juga dikatakan bahwa semua kejadian di sekeliling situasi komunikasi yang tidak berhubungan dengan kata-kata yang diucapkan atau dituliskan. Dengan komunikasi nonverbal orang dapat mengekspresikan perasaannya melalui ekspresi wajah dan nada atau kecepatan berbicara. Misalnya seorang pimpinan berbicara dengan suara yang keras dan wajah yang merah padam, itu menandakan bahwa pimpinan tersebut sedang marah pada karyawan tersebut. c Komunikasi ke atas, ke bawah, dan ke samping Komunikasi ke atas adalah pesan yang mengalir dari bawahan kepada atasan atai dari tingkat yang lebih rendah kepada tingkat yang lebih tinggi. Semua pegawai perusahaan kecuali yang berada pada tingkatan yang palin atas mungkin berkomunikasi ke atas. Komunikasi ke bawah menunjukkan arus pesan yang mengalir dari para atasan atau para pmpinan kepada bawahannya. Kebanyakan komunikasi ke bawah digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan yang berkenaan dengan tugas-tugas dan pemeliharaan. d Komunikasi formal dan informal Jaringan komunikasi formal salurannya ditentukan oleh struktur yang telah direncanakan yang tidak dapat dipungkiri oleh organisasi. Komunikasi formal ini mencakup susunan tingkah laku organisasi, pembagian departemen maupun tanggung jawab tertentu, posisi jabatan, dan distribusi pekerjaan yang ditetapkan bagi anggota organisasi yang berbeda. Sedangkan jaringan komunikasi informal tidaklah direncanakan dan biasanya tidaklah mengikuti struktur formal organisasi, tetapi timbul dari interaksi sosial yang wajar di antara anggota organisasi. Yang termasuk komunikasi informal ini adalah berita-berita dari mulut kemulut mengenai diri seseorang, pimpinan maupun mengenai organisasi yang biasanya bersifat rahasia. 4. Iklim Komunikasi Organisasi Untuk melihat komunikasi yang terjadi dalam suatu organisasi dapat digunakan tiga pendekatan yaitu pendekatan makro, mikro, dan individual.  Pendekatan Makro organisasi dipandang sebagai suatu struktur global yang berinteraksi dengan lingkungannya.  Pendekatan Mikro memfokuskan kepada komunikasi dalam unit dan submit pada suatu organisasi.  Pendekatan individual berpusat pada tingkah laku komunikasi individual dalam organisasi. Pendekatan dalam sub bab ini adalah bahwa iklim komunikasi merupakan suatu citra makro, abstrak dan gabungan dari suatu fenomena global yang disebut komunikasi organisasi. Kita mengasumsikan bahwa iklim berkembang dari interaksi antara sifat-sifat suatu organisasi dan persepsi individu atas sifat-sifat itu. Iklim dipandang sebagai suatu kualitas pengalaman subjektif yang berasal dari persepsi atas karakter-karakter yang relatif langgeng pada organisasi. 9 Payne dan Pugh 1976 mendefinisikan iklim organisasi sebagai suatu konsep yang merefleksikan isi dan kekuatan dari nilai-nilai umum, norma, sikap, tingkah laku dan perasaan anggota terhadap suatu sistem sosial. Selanjutnya Litwin dan Stringer 1968 memberikan dimensi iklim organisasi sebagai berikut: 1 Rasa tanggung jawab 2 Standar atau harapan tentang kualitas pekerjaan 3 Ganjaran atau reward 4 Rasa persaudaraan 5 Semangat tim Penelitian yang dilakukan Redding menunjukkan bahwa iklim komunikasi lebih luas dari persepsi bawahan anggota terhadap kualitas hubungan dan komunikasi dalam organisasi serta tingkat pengaruh dan keterlibatan. Redding 9 Falcione et al., 1987, hlm. 198, 203 Goldhaber, 1986 mengemukakan lima dimensi penting dari iklim komunikasi tersebut. 1 Supportiveness, atau bawahan mengamati bahwa hubungan komunikasi mereka dengan atasan membentu mereka membangun dan menjaga perasaan diri berharga dan penting 2 Partisipasi membuat keputusan 3 Kepercayaan, dapat dipercaya dan dapat menyimpan rahasia 4 Keterbukaan dan keterusterangan 5 Tujuan kinerja yang tinggi, pada tingkat mana tujuan kinerja dikomunikasikan dengan jelas kepada anggota organisasi. Iklim komunikasi organisasi terdiri dari persepsi-persepsi atas unsur-unsur organisasi dan pengaruh unsur-unsur tersebut terhadap komunikasi. Pengaruh ini didefinisikan, disepakati, dikembangkan dan dikokohkan secara berkesinambungan melalui interaksi dengan anggota organisasi lainnya. Unsur-unsur dasar yang membentuk suatu organisasi: 1. Anggota organisasi. Di pusat organisasi terdapat orang-orang yang melaksanakan pekerjaan organisasi. Mereka terlibat dalam kegiatan- kegiatan perasaan yang mencakup emosi, keinginan, dan aspek-aspek perilaku manusia yang bukan aspek intelektual. 2. Pekerjaan dalam organisasi. Pekerjaan yang dilakukan anggota organisasi. Terdiri dari tugas-tugas formal dan informal. Tugas ini menghasilkan produk dan memberikan pelayanan organisasi. 10 10 Ahmad Elqorni , “Iklim Komunikasi Organisasi”, artikel diakses pada 5 Mei 2011 dari http:elqorni.wordpress.com20090424iklim-komunikasi-organisasi Iklim komunikasi Organisasi merupakan fungsi kegiatan yang :  menunjukkan kepada anggota organisasi bahwa organisasi tersebut mempercayai mereka dan memberi kebebasan dalam mengambil resiko  mendorong mereka dan memberi mereka tanggung jawab dalam mengerjakan tugas-tugas mereka  menyediakan informasi yang terbuka dan cukup tentang organisasi  mendengarkan dengan penuh perhatian serta memperoleh info yang dapat dipercayai dan terus terang dari anggota organisasi. Iklim komunikasi memberi pedoman bagi keputusan dan perilaku individu. Keputusan-keputusan yang diambil oleh anggota organisasi. Untuk melaksanakan pekerjaan mereka secara efektif, mengikatkan diri mereka dengan organisasi. Iklim komunikasi dapat menjadi salah satu pengaruh yang paling penting dalam produktivitas organisasi, karena iklim mempengaruhi usaha anggota Organisasi 5. Kinerja Organisasi Kinerja organisasi merupakan indikator tingkatan prestasi yng dapat mencapai dan mencerminkan keberhasilan pemimpin. Kinerja merupakan hasil yang dicapai dari perilaku anggota organisasi Gibson, 1998:179. Jadi kinerja organisasi merupakan hasil yang diinginkan organisasi dari perilaku orang-orang di dalamnya. 11 Konsep kinerja performance dapat didefinisikan sebagai sebuah pencapaian hasil atau degree of accomplishtment Rue dan Byars, 1981 dalam Kebn 1995. Hal ini berati bahwa, kinerja suatu organisasi itu dapat dilihatdari 11 Darius, “Kinerja Organisasi”, artikel diakses pada 1 Mei 2011 dari http:ekonomimanajemen.blogspot.com201001kinerja-organisasi.html tingkatan sejauh mana organisasi dapat mencapai tujuan yang didasarkan pada tujuan yang sudah ditetapkan sebelumnya. Informasi tentang kinerja organisasi dapat digunakan untuk mengevaluasi apakah proses kerja yang dilakukan organisasi selama ini sudah sejalan dengan tujuan yang diharapkan apa belum. 12

B. Akhlak