Walaupun demikian Pokja Perencanaan dan Evaluasi masih sering mendapatkan kendala yaitu ketidaktersediaan perbekalan farmasi khususnya obat yang diperlukan
untuk pelayanan pasien. Ketidaktersediaan obat ini dapat terjadi faktor eksternal dan faktor internal. Faktor eksternal karena barang memang tidak tersedia dari distributor
yang bersangkutan, faktor internal disebabkan karena adanya masalah administrasi pada direktorat keuangan dan IFRS sendiri karena perubahan status rumah sakit menjadi BLU
penuh.
3.2.4.3. Pokja Perbekalan
Pokja perbekalan dipimpin oleh seorang kepala yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada kepala Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum Pusat
H. Adam Malik, mempunyai tugas membantu kepala Instalasi farmasi dalam hal menyelenggarakan dan mengkoordinasikan terhadap penerimaan, penyimpanan,
pendistribusian dan pengendalian stok perbekalan farmasi, peracikan, pembuatan, pengemasan kembali perbekalan farmasi serta melaksanakan pencatatan, pelaporan dan
evaluasi dari setiap pelaksanaan tugas di lingkungan Pokja Perbekalan. Pokja perbekalan melaksanakan tugasnya mulai dari penerimaan, penyimpanan,
pendistribusian perbekalan farmasi meliputi obat, bahan obat, AKHP, reagensia, radiofarmasi dan instrumen serta melakukan kegiatan produksi dan repacking sediaan
farmasi. Pokja perbekalan telah menerapkan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit
SIRS secara online sehingga mempermudah segala transaksi dan pemantauan persediaan perbekalan farmasi.
Universitas Sumatera Utara
Perbekalan farmasi yang masuk diterima oleh Panitia Penerima Barang, bersama- sama dengan Bendaharawan Barang kemudian diperiksa keadaan perbekalan farmasi,
bila memenuhi syarat administrasi diserahkan ke Instalasi Farmasi melalui pokja perbekalan.
Pokja perbekalan memiliki 6 ruangan yang berfungsi sebagai gudang untuk menyimpan perbekalan farmasi, yaitu:
1. gudang umum
2. gudang floorstock
3. gudang Jamkesmas
4. gudang Askes
5. gudang perbekalan farmasi cathlab jantung bedah jantung
6. gudang bahan berbahaya bahan mudah terbakar
Penyimpanan dan penyusunan perbekalan farmasi dilakukan sesuai dengan:
- sifatnya obat termolabil di lemari es
- bentuk sediaan oral, injeksi, infus, salep
- bahan baku obat mudah menguapterbakar
- obat narkotika dan psikotropik dalam lemari khusus dan terkunci
- disusun secara alfabetis dengan sistem First In First Out FIFO dan First
Expired First Out FEFO. Dalam pendistribusian perbekalan farmasi, Pokja Perbekalan melayani:
1. Depo Farmasi seperti Rindu A, Rindu B, IGD, dan CMU Lantai III dan
Instalasi rawat jalan.
Universitas Sumatera Utara
2. Instalasi seperti IDT Instalasi Diagnostik Terpadu Radiologi dan
Hemodialisa. Beberapa instalasi lainnya seperti Instalasi Patologi Klinik telah memiliki Kerja Sama Operasional KSO dengan pihak lain namun
barang yang tidak ada pada KSO pengadaannya dilaksanakan oleh instalasi farmasi.
3. User lainnya seperti poli-poli rawat jalan.
Pokja perbekalan selain melakukan kegiatan produksi juga melakukan kegiatan repacking dan pengenceran sediaan farmasi. Kegiatan produksi seperti aquadest, NaCl
0,9 dan kloralhidrat. Repacking seperti Isodin, Alkohol 96. Pengenceran seperti Alkohol 70, H
2
O
2
3, dan Formalin 10. Administrasi yang dilakukan di Pokja Perbekalan diantaranya adalah:
1. Buku penerimaan perbekalan farmasi
2. Buku pengeluaran perbekalan farmasi
3. Pelaporan penerimaanpengeluaran tiap bulan
4. Kartu stok untuk semua perbekalan farmasi.
3.2.4.4 Pokja Apotek
