Rencana produksi bulanan ini yang menjadi dasar perhitungan inventory control untuk pemesanan material raw material dan packaging material.
2. Rencana produksi mingguan, merupakan rencana produksi yang dibuat oleh planner di setiap minggu. Rencana produksi mingguan pada
PT. VWX dilakukan untuk menentukan apa yang akan diproduksi dilihat dari prioritas pengerjaan produk yang ditentukan oleh faktor jumlah
permintaan yang paling besar, serta ketersediaan sumber daya yang ada. Rencana produksi mingguan kemudian didistribusikan ke bagian produksi
sebagai acuan untuk pengerjaan produksi. Proses produksi yang dilakukan di PT. VWX terdiri dari beberapa tahapan
yaitu diawali dengan penimbangan raw material atau bahan baku sesuai dengan protap prosedur tetap yang dilakukan oleh bagian warehouse raw material. Setelah
penimbangan raw material selesai dilakukan maka bahan baku yang telah ditimbang sesuai dengan protap diproses dengan cara dimasak dengan mesin mixing di ruang
produksi sehingga menjadi bulk bahan setengah jadi. Tahap selanjutnya adalah tahap cooling atau proses pendinginan bulk selama waktu yang telah ditentukan. Bulk
yang telah didinginkan masuk ke dalam tahap filling atau tahap pengisian bulk ke dalam packaging. Untuk proses skin care, bulk yang sudah melewati tahap filling
dapat masuk ke dalam tahap packing atau proses akhir produksi yaitu pengemasan produk jadi ke dalam carton box sesuai dengan standar yang telah ditentukan.
Sedangkan untuk proses make up, bulk yang telah masuk ke dalam tahap filling tersebut masuk dalam proses pressing atau proses pemadatan bulk dalam wadah
pressing sebelum masuk dalam proses packing. Alur proses produksi di PT VWX digambarkan dalam Gambar 5 dan Gambar 6 berikut.
Gambar 5 Proses produksi produk skin care
Penimbangan Material Pemasakan Mixing
Cooling Filling
Packing
Gambar 6 Proses produksi produk make up
4.3 Pengadaan dan Pengendalian
Raw Material
Sistem pengadaan dan pengendalian raw material yang saat ini dilakukan di PT. VWX yaitu disesuaikan dengan kebutuhan rencana produksi selama tiga bulan
ditambah dengan stock pengaman safety stock. Besarnya safety stock ditentukan berdasarkan lead time masing - masing raw material. Raw material yang mempunyai
lead time 3 bulan atau lebih maka safety stock yang digunakan sebesar 100 dari total kebutuhan rencana produksi aktual selama satu bulan berjalan, sedangkan material
yang mempunyai lead time kurang dari 3 bulan maka safety stock yang digunakan sebesar 30 dari total kebutuhan rencana produksi aktual satu bulan berjalan.
4.3.1 Prosedur Pembelian Raw Material
Bersamaan dengan proses perencanaan produksi dan jadwal produksi maka dikerjakan pula perencanaan kebutuhan raw material dan jadwal dari
pemesanan yang baru. Berdasarkan kebutuhan ini maka ditentukan berapa, apa saja, dan kapan bahan baku akan dipesan dan disediakan agar kebutuhan pada
rencana produksi dapat terpenuhi. Prosedur pembelian raw material di PT. VWX yaitu :
1. Pembelian dilakukan jika terdapat kekurangan persediaan dari hasil perhitungan kebutuhan raw material untuk produksi selama tiga
bulan. Perhitungan kebutuhan raw material dilakukan dengan menghitung jumlah unit bahan baku yang dibutuhkan oleh masing -
Penimbangan Material Pemasakan Mixing
Cooling Filling
Pressing Packing
masing produk dibandingkan dengan data stock, rencana produksi selama tiga bulan, safety stock dan data outstanding PO purchased
order raw material yang ada di supplier. Jika dari hasil pengolahan data perencanaan kebutuhan material terdapat
kekurangan persediaan maka akan dibuatkan pemesanan raw material yang baru yang disesuaikan dengan MOQ minimum
order quantity, lead time dan waktu dibutuhkan. Pemesanan raw material berupa PR purchased requisition diserahkan oleh PPIC
Production Planner and Inventory Control ke manajer PPIC untuk mendapat persetujuan agar dapat diproses oleh bagian
pembelian purchasing. 2. Purchasing membuat PO Purchased Order sesuai dengan
permintaan PPIC. PO tersebut selanjutnya diserahkan kepada manajer purchasing untuk mendapat persetujuan, jika PO tersebut
disetujui maka purchasing kemudian mengirimkan PO ke supplier melalui fax dan memastikan bahwa supplier telah menerima PO
tersebut dan mengkonfirmasi mengenai harga dan batas waktu pengiriman.
4.3.2 Prosedur Penerimaan Raw Material
Prosedur penerimaan raw material di PT. VWX yaitu : 1. Purchasing memonitor kedatangan raw material yang telah
dipesan ke supplier. 2. Penanganan terhadap penerimaan raw material yang dipesan sesuai
dengan karakteristik masing - masing raw material. 3. Sebelum raw material diterima oleh gudang, pihak gudang akan
verifikasi antara surat jalan dan PO. Apabila sesuai, maka raw material dapat diterima oleh gudang. Apabila ada ketidaksesuaian
antara surat jalan dengan PO, purchasing melakukan konfirmasi kepada supplier untuk pengembalian atau penukaran raw material.
4.3.3 Prosedur Pemakaian Raw Material
Pemakaian raw material untuk produksi melibatkan bagian produksi dan gudang. Prosedur pemakaian raw material pada PT. VWX yaitu :
