Prinsip-prinsip dalam membuat analisis pekerjaan yang utama Umar, 2010 adalah :
1. Analitis
Hal ini menjelaskan bahwa pekerjaan diurai menjadi komponen- komponen yang tidak hanya mencantumkan aktivitas, tetapi juga
memberikan gambaran yang jelas tentang apa yang seharusnya dilakukan oleh si pejabat, bagaimana aktivitas itu saling bekerjasama, kompleksitas,
tantangan, dan manfaatnya bagi organisasi. 2.
Obyeknya adalah pekerjaan Hal ini menunjukan bahwa pekerjaan yang ditawarkan hanya akan dapat
dikerjakan dengan kemampuan, pengalaman, pengetahuan dan keahlian tertentu dari orang yang mengerjakannya. Dengan demikian, yang
diutamakan dalam analisis ini adalah jenis pekerjaan, bukan orang- orangnya.
3. Pekerjaan saat ini
Para analisis hanya menganalisis isi pekerjaan saat ini dan tidak begitu mempertimbangkan perubahan-perubahan yang mungkin terjadi di
kemudian hari, juga apa yang terjadi di masa lalu. Setelah pekerjaan dianalisis, selanjutnya dituliskan deskripsi pekerjaannya. Dalam hal ini
perlu kehati-hatian, bahwa kelemahan-kelemahan dalam menulis deskripsi pekerjaan sering dijumpai, misalnya isi deskripsi pekerjaan ternyata kaku,
sehingga menghalangi fleksibilitas perusahaan.
2.3.1 Deskripsi Pekerjaan
Deskripsi pekerjaan Hasibuan, 2004 merupakan informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanggungjawab, kondisi pekerjaan, hubungan
pekerjaan dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu jabatan tertentu dalam organisasi. Menurut Dessler 2010 menjabarkan deskripsi pekerjaan
sebagai pernyataan tertulis tentang apa yang sebenarnya dilakukan oleh pekerja, bagaimana orang itu melakukannya dan bagaimana kondisi
kerjanya.
Uraian pekerjaan harus jelas dan persepsinya mudah dipahami, serta menguraikan hal-hal berikut Hasibuan, 2004 :
a. Identifikasi pekerjaan atau jabatan, yakni memberikan nama jabatan, seperti Rektor, Dekan, Dosen dan Kabag Administrasi.
b. Hubungan tugas dan tanggungjawab, yakni perincian tugas dan tanggungjawab secara nyata diuraikan secara terpisah agar jelas
diketahui. Rumusan hubungan hendaknya menunjukan hubungan antara pejabat dengan orang lain di dalam maupun di luar organisasi.
c. Standar wewenang dan pekerjaan, yakni kewenangan dan prestasi yang harus dicapai oleh setiap pejabat harus jelas.
d. Syarat kerja harus diuraikan dengan jelas, seperti alat-alat, mesin-mesin dan bahan baku yang akan digunakan untuk melakukan pekerjaan
tersebut. e. Ringkasan pekerjaan atau jabatan, hendaknya menguraikan bentuk
umum pekerjaan dengan hanya mencantumkan fungsi-fungsi dan aktivitas utamanya.
f. Penjelasan tentang jabatan di bawah dan di atasnya, yaitu harus dijelaskan jabatan darimana si petugas dipromosikan dan ke jabatan
mana si petugas akan dipromosikan.
2.3.2 Spesifikasi Pekerjaan
Spesifikasi pekerjaan Hasibuan, 2004 adalah uraian persyaratan mutu minimum orang yang bisa diterima agar dapat menjalankan satu
jabatan dengan baik dan kompeten, spesifikasi pekerjaan disusun berdasarkan uraian pekerjaan dengan menjawab pertanyaan tentang ciri,
karakteristik, pendidikan, pengalaman dan yang lainnya dari orang yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut dengan baik.
Spesifikasi memberikan uraian informasi Hasibuan, 2004 mengenai hal-hal berikut :
a. Tingkat pendidikan pekerja. b. Jenis kelamin pekerja.
c. Keadaan fisik pekerja. d. Pengetahuan dan kecakapan pekerja.
e. Batas umur pekerja. f.
Nikah atau belum. g. Minat pekerja.
h. Emosi dan tempramen pekerja. i.
Pengalaman pekerja.
2.4. Beban Kerja
