13
4. Mencegah duplikasi dan plagiat. Perpustakaan digital lebih “aman”,
sehingga tidak akan mudah untuk diplagiat. Bila penyimpanan koleksi perpustakaan menggunakan format PDF, koleksi perpustakaan hanya
bisa dibaca oleh pengguna, tanpa bisa mengeditnya.
5. Publikasi karya secara global. Dengan adanya perpustakaan digital,
karya-karya dapat dipublikasikan secara global ke seluruh dunia dengan bantuan internet.
Selain keunggulan, perpustakaan digital juga memiliki kelemahan yaitu: 1.
Tidak semua pengarang mengizinkan karyanya didigitalkan. Pastinya, pengarang akan berpikir-pikir tentang royalti yang akan diterima bila
karyanya didigitalkan. 2.
Masih banyak masyarakat Indonesia yang buta akan teknologi. Apalagi, bila perpustakaan digital ini dikembangkan dalam perpustakaan di
pedesaan. 3.
Masih sedikit pustakawan yang belum mengerti tentang tata cara mendigitalkan koleksi perpustakaan. Itu artinya butuh sosialisasi dan
penyuluhan tentang perpustakaan digital.
2.3 Dokumen Elektronik e-document
Koleksi perpustakaan digital tentunya terdiri dari dokumen digital atau dokumen elektronik. Dokumen elektronik dapat berupa buku elektronik e-book,
jurnal elektronik e-journal, database online atau dokumen lain dalam format elektronik.
1. Buku elektronik e-book
Buku elektronik e-book adalah buku yang diterbitkan dalam format elektronik. Pada prinsipnya muatan isi content buku elektronik sama dengan
versi cetaknya. Hanya karena formatnya berbeda maka cara penggunaannya pun berbeda. Buku elektronik dapat dibeli secara utuh seperti halnya dengan buku
biasa, terutama yang tersedia terekam dalam CD atau media rekam elektronik lainnya, tetapi ada yang dilanggan secara online.
Buku elektronik terdiri dari dua hal yaitu buku itu sendiri, dan alat bacanya e-book readers. Ini memang perbedaan utama antara buku konvensional dan
buku elektronik. Sebuah buku konvensional, tentu saja sebuah buku, sementara sebuah buku elektronik adalah sebuah buku dan sebuah alat baca. Selain itu, buku
elektronik juga mengandalkan Internet untuk penyebaran dan akses, membuatnya semakin berbeda dari buku konvensional. Sebagian buku elektronik hanya dapat
dinikmati dengan sistem lisensi lewat Internet. Artinya, pembaca buku elektronik
Universitas Sumatera Utara
14
tidak sungguh-sungguh “memegang” buku itu secara fisik, melainkan mengaksesnya dalam kurun waktu tertentu.
2. Jurnal elektronik e-journal
Jurnal elektronik e-journal pada prinsipnya tidak jauh berbeda dengan buku elektronik, muatan isi dalam jurnal eletronik sama dengan versi cetaknya.
Akan tetapi pada umumnya jurnal elektronik dilanggan secara online apakah per judul atau dalam bentuk paket. Biasanya bila perpustakaan melanggan jurnal
elektronik selalu disertai back issue. Dewasa ini jurnal ilmiah lebih banyak yang diterbitkan dalam format elektronik. Menurut Hasugian 2008: 19, “hal itu
disebabkan oleh karena biaya publikasinya lebih murah, manajemen pengelolaannya mudah, penyebaran jauh lebih cepat dan penggunaannya jauh
lebih mudah dan cepat jika dibanding dengan versi cetaknya”. Perpustakaan perguruan tinggi di Indonesia sudah banyak yang melanggan jurnal elektronik,
karena harganya lebih murah dari cetak, pengelolaan lebih praktis, tidak mengharuskan ruangan yang luas, dan banyak lagi kemudahan yang
diakibatkannya. Banyak pengertian dari jurnal elektronik yang telah dikemukakan oleh
beberapa ahli, diantaranya seperti yang dikemukakan oleh Pryterch 2000 : 256 dalam bukunya Harrod’s Librarians Glossary and Reference Book
mendefinisikan: Electronic Journal – a journal for which the full end product ia available
on journal in which all aspects of preparation, refereeing, assembly and distribution are carried out electronically. A developing area in which
many problems need resolving – copyright, distribution, funding, Peer review, Research assessment – before the electronic journal is accepted by
all.
Dari pengertian di atas dapat diketahui bahwa jurnal elektronik merupakan seluruh proses persiapan, pengumpulan, distribusi yang dilakukan secara
elektronik. Namun ada beberapa hal yang perlu diselesaikan, seperti hak cipta, pendanaan, peer-review, penilaian penelitian sebelum jurnal elektronik diterima
oleh semua pihak.
Universitas Sumatera Utara
15
3. Dokumen Grey Literature
Grey literature merupakan terbitan yang dihasilkan oleh lembaga pemerintah, atau lembaga pendidikan dan badan swasta yang pada umumnya tidak
didistribusikan secara luas dan tidak diperjualbelikan. Umumnya grey literature berisi berbagai macam hasil penelitian sehingga informasinya sangat diperlukan.
Bentuk grey literature meliputi skripsi, tesis, disertasi, artikel, atau laporan penelitian.
Menurut Hirtle yang dikutip oleh Mason 2013: 1, grey literature adalah : The quasi-printed reports, unpublished but circulated papers, unpublished
proceedings of conferences, printed programs from conferences, and the other non-unique material which seems to constitute the bulk of our
modern manuscript collection.
Pendapat Hirtle di atas dapat diartikan bahwa grey literature adalah laporan dalam bentuk tercetak dan tidak dipublikasikan seperti prosiding suatu
konferensi dan seminar, program tercetak dari konferensi dan bahan non-unik lainnya yang digunakan untuk menyusun koleksi manuskrip modern.
Selain pendapat Hirtle di atas, pengertian grey literature menurut Farace 1997 yang dikutip oleh Suminarsih 2011: 5 mendefinisikan bahwa:
Grey Literature is that which is produced at all levels by government, academia, business, and industries, both of in print and electronic formats
but which is not controlled by commercial publishing interest and where is the publishing is not the primary activity of the organization.
Hal ini berarti bahwa grey literature merupakan seluruh terbitan yang dihasilkan oleh lembaga pemerintah, lembaga pendidikan, kalangan bisnis dan
industri, baik dalam format tercetak maupun format elektronik, tetapi tidak dikendalikan oleh kepentingan komersial dan kegiatan publikasinya bukan
merupakan kegiatan utama organisasinya. Contohnya adalah kebijakan pemerintah, laporan suatu perusahaan, skripsi, tesis, disertasi, hasil suatu kajian,
studi kelayakan, laporan penelitian dan sebagainya. Paparan di atas sudah menjelaskan apa yang dimaksud dengan grey
literature. Sedangkan dalam materi ini yang dimaksud dengan grey literature pada perpustakaan perguruan tinggi pada umumnya adalah karya ilmiah berupa
Disertasi, Tesis, Skripsi, Tugas Akhir, danatau Kertas Karya yang dihasilkan oleh mahasiswa, dan karya ilmiah yang dihasilkan dosen berupa kajian, makalah
Universitas Sumatera Utara
16
seminar lokakarya dan temu ramah ilmiah serta laporan penelitian. Rananda 2012: 1 mengemukakan pendapatnya mengenai perbedaan antara skripsi, tesis
dan disertasi yaitu:
1.
Skripsi merupakan karya tulis ilmiah hasil penelitian danatau percobaan yang disusun oleh mahasiswa di bawah bimbingan dosen
pembimbing skripsi dan dipertanggung-jawabkan dalam suatu Sidang Ujian Akhir Program untuk memenuhi persyaratan memperoleh derajat
kesarjanaan strata satu S1. Skripsi sebagai salah satu syarat yang harus dipenuhi sebagai bagian untuk mendapatkan gelar sarjana S1.
Skripsi menjadi salah satu pembeda antara jenjang pendidikan sarjana S1 dan diploma D3.
2.
Tesis adalah salah satu karya ilmiah tertulis yang disusun mahasiswa secara individual berdasarkan hasil penelitian empiris untuk dijadikan
bahan kajian akademis. Tesis adalah pernyataan atau teori yang didukung oleh argumen-argumen untuk dikemukakan, merupakan hasil
dari studi yang sistematis atas masalah, tesis mengandung metode pengumpulan, analisis dan pengolahan data, dan menyajikan
kesimpulan serta mengajukan rekomendasi. Tesis adalah karya ilmiah yang disyaratkan untuk lulus pendidikan jenjang S2.
3.
Disertasi adalah karya ilmiah mahasiswa untuk jenjang pendidikan S3 yang berupaya menciptakan suatu teori baru dengan menguji hipotesis
yang disusun berdasarkan teori yang sudah ada. Disertasi berupa paparan diskusi yang menyertai sebuah pendapat atau argumen.
Dokumen elektronik mempunyai format bermacam-macam antara lain format html atau hypertext mark up language, Portable Document Format PDF,
Microsoft Word atau Ms-Word, Microsoft Excel terutama untuk dokumen teks. Sedangkan dokumen gambar sering kita jumpai dalam format JPEG, GIF dan
sebagainya, seperti tabel di bawah ini: Tabel 1. Jenis-Jenis Format File
Format File Ekstensi File
Keterangan
Dokumen CSV
DOC DOCX
ODP ODS
ODT PDF
PPT PS
RTF Comma Separated Values
Microsoft Word Document Microsoft Word 2007 Document
OpenDocument presentation OpenDocument spreadsheet
OpenDocument Text Document Portable Document Format
Microsoft PowerPoint Presentation Postscript document
Rich Text Format
Universitas Sumatera Utara
17
WPD WPS
XLS Wordperfect Document
Microsoft Works Document Microsoft Excel Spreadsheet
Gambar BMP
GIF JPG
PCX PNG
TGA TIFF
WBMP Windows bitmap
Compuserve graphics interchange JPEG compliant image
PC Paintbrush Bitmap Graphic Portable Network Graphic
Truevision Targa Graphic Tagged image file format
Wireless Bitmap File Format
Audio AC3
FLAC MP3
OGG WAV
WMA AC3 Audio File
Free Lossless Audio Codec Compressed audio file
Ogg Vorbis Compressed Audio File Windows audio file
Windows media file
Video AVI
FLV IPOD
MOV MP4
MPG Windows video file
Flash Video MPEG-4 Video File
Apple QuickTime Movie MPEG-4 Video File
Moving Picture Experts Group File
Sumber: Fileinfo.com Berdasarkan tabel di atas dapat dijelaskan bahwa format-format file
dokumen elektronik terbagi atas berbagai jenis. Format dokumen yang paling sering digunakan yaitu PDF. Seperti yang dinyatakan oleh Priyanto 2009: 1
alasan menggunakan PDF yaitu “PDF biasanya mempertahankan tampilan dan bentuk sesuai dengan dokumen asli legal issues, memiliki kemampuan temu
kembali search secara full-text, dan memiliki fasilitas untuk security”. Sementara untuk format file gambar, yang paling sering digunakan yaitu
format JPG. Format file ini sering dimanfaatkan untuk untuk menyimpan gambar yang digunakan untuk keperluan halaman website, multimedia dan publikasi
elektronik lainnya. Untuk format audio biasanya menggunakan MP3 dengan alasan selain format audio ini yang paling popular, MP3 juga memberikan kualitas
suara yang baik serta kapasitas MP3 dapat mengurangi ukuran file dari ukuran file original.
Universitas Sumatera Utara
18
Semua format file di atas memungkinkan untuk menjadi format dari dokumen elektronik yang menjadi koleksi perpustakaan digital yang dapat diakses
oleh pengguna. Suatu universitas dapat dikatakan baik jika memiliki rata-rata yang tinggi
dalam menghasilkan karya ilmiah, jurnal, penemuan, dsb, dan tentu saja hasil– hasil tersebut tentu harus dapat diketahui dan bermanfaat bagi orang banyak sebab
percuma jika memiliki banyak hasil penemuan yang baik namun tidak bisa diketahui oleh publik sehingga tidak mendapatkan manfaat apa-apa. Salah satu
cara publikasinya adalah tentu saja melalui media elektronik seperti situs web universitas.
2.4 Situs Web dan Layanan Online pada Perpustakaan Perguruan Tinggi
