Ruang Lingkup Bidang Usaha Organisasi dan Manajemen 1. Struktur Organisasi

PT. Flora Sawita Chemindo menggunakan teknologi dari FELD HAHN Gmbh, German, perusahaan rekayasa dan konstruksi pabrik kimia asal Jerman dan sejak berdirinya dibantu oleh konsultan asing.

4.1.2. Ruang Lingkup Bidang Usaha

PT. Flora Sawita Chemindo memproduksi asam lemak fatty acid dan glycerine yang bahan bakunya berasal dari minyak sawit CPO dan minyak inti sawit PKO, dengan kapasitas produksi normal 54.000 MTTahun dengan normal waktu operasinya adalah 250 hari per tahun. Keberadaan perusahaan ini telah diterima oleh negara-negara lain seperti Malaysia, Singapura, Thailand, Hongkong, Filipina, Taiwan, Korea, China, India, Iran serta Amerika dan Eropa, sehingga produk akhir yang diproduksi terutama diekspor ke luar negeri. Oleochemical adalah bahan-bahan kimia yang berasal dari minyak dan lemak hewan dan tumbuhan. Minyak sawit mengandung asam lemak jenuh dan asam lemak tak jenuh yang dalam proses selanjutnya akan menghasilkan fraksi olein, stearin dan asam lemak. Jenis produk yang dihasilkan untuk asam lemak terdiri dari rantai pendek dan rantai panjang, yang termasuk ke dalam rantai pendek yaitu caprilic acid C 8 dan capric acid C 10 , sedangkan rantai panjang yaitu lamic acid C 12 , myristic acid C 14 , palmitic acidstearic acid C 16 C 18 , dan light end. Semua produk tersebut dikemas dalam beberapa bentuk sesuai dengan permintaan konsumen. Universitas Sumatera Utara Produk padat solid form dikemas dalam bentuk jumbo bag dengan kapasitas 600 kg dan paper bag kapasitas 25 kg. Sedangkan produk cair liquid form dikemas dalam bentuk drum dengan kapasitas 18 kg untuk blue drum, dan 21 kg untuk silver drum, serta dalam bentuk bulk shipment atau ISO container ISO tank.

4.1.3. Organisasi dan Manajemen 1. Struktur Organisasi

Susunan organisasi perusahaan dipersiapkan seefisien mungkin dan didasarkan kepada fungsi-fungsi yang diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan yang telah ditetapkan. Untuk memudahkan pembagian tugas suatu organisasi maka dibuat suatu struktur organisasi. Dengan adanya struktur organisasi maka setiap karyawan dan pimpinan perusahaan mengetahui batas- batas kewajiban, wewenang maupun tanggung jawab yang akan dilaksanakan. Struktur organisasi merupakan dasar dari setiap aktifitas yang akan dilaksanakan oleh organisasi. Suatu struktur organisasi dapat menjelaskan pembagian kerja, wewenang dan tanggung jawab. Dengan adanya struktur organisasi akan lebih mempermudah untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. PT. Flora Sawita Chemindo mempunyai struktur organisasi garis dan staff. Pada struktur organisasi ini bagian-bagian utama langsung berada di bawah seorang pemimpin serta pemberian wewenang dan tanggung jawab bergerak vertikal ke bawah, pembagian unit-unit organisasi didasarkan pada spesialisasi tugas. Universitas Sumatera Utara Pada pelaksanaannya, PT. Flora Sawita Chemindo telah melaksanakan prinsip-prinsip organisasi seperti adanya perumusan tujuan dan strategi perusahaan, pembagian kerja dan pendelegasian wewenang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Bagan struktur organisasi PT. Flora Sawita Chemindo dapat dilihat pada Gambar 4.1. Universitas Sumatera Utara CHIEF EXECUTIVE OFFICER CHIEF OPERATING OFFICER Secretary Management Representative Safety and Pollution Control Advisor Maintenance Engineering ProcessTank Farm Superint. Utility Superint. Quality Ass. Superint. PPIC Superint. Elec.Inst. Superint. Fatty Acid Glycerine Sup. T.Farm,Flaking, Bagging Sup. Control Room Operator Lead Operator Field Operator Operator Utility Supervisor Operator Quality Ass. Supervisor Analyst Staff Elec.Inst. Superivisor Electrician Technician Civil Supervisor Staff Mechanical Supervisor Mechanic Workshop Supervisor WelderPipe Fitter Isolator Mechanical Workshop Mechanical Engineering General Affair Staff Security Chief Security Personnel Supervisor Staff Staff Staff EDP Staff Finance Supervisor Accounting Supervisor F A Manager Staff Staff Staff Staff Purchasing Supervisor Fin. Goods Supervisor Warehouse Supervisor Shipping and Sales Supervisor Comercial Manager HRD Manager Gambar 2.1. Bagan Struktur Organisasi PT. Flora Sawita Chemindo Sumber : PT. Flora Sawita Chemindo U n iv e rs ita s Su m a te ra U ta ra

2. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab

Pembagian tugas dan tanggung jawab setiap bagian dalam struktur organisasi di PT. Flora Sawita Chemindo adalah sebagai berikut : 1. Chief Executive Officer CEO Tugas dari Chief Executive Officer CEO adalah : 1 Memimpin dan mengurus semua aspek kegiatan perusahaan. 2 Mengawasi pencatatan transaksi dan administrasi perusahaan. 3 Mengarahkan kegiatan perusahaan. Tanggung jawab Chief Executive Officer CEO adalah : 1 Bertanggung jawab kepada pemegang saham. 2 Memberikan pertanggungjawaban dan segala keterangan tentang jalannya perusahaan termasuk laporan keuangan kepada pemegang saham. 2. Chief Operating Officer COO Tugas dari Chief Operating Officer COO adalah : 1 Memimpin dan mengurus kegiatan perusahaan. 2 Membina hubungan baik dengan seluruh pihak yang diperlukan. Tanggung jawab Chief OperatingOfficer COO adalah : 1 Bertanggung jawab kepada Chief Executive Officer CEO. 2 Bertanggung jawab atas kelancaran kerja di setiap bagian dibawahnya. Universitas Sumatera Utara 3. Sekretaris Tugas dari Sekretaris adalah sebagai berikut : 1 Melaksanakan segala hal yang berhubungan dengan administrasi perusahaan. 2 Membantu mengurus surat menyurat perusahaan. 3 Membantu menyusun dan membuat catatan rapat Chief Executive Officer, Chief Opearting Officer dan General Manager. Tanggung jawab Sekretaris adalah menyampaikan segala keputusan Chief Executive Officer dan Chief Operating Officer kepada General Manager dan Manager. 4. Management Representative MR Tugas dari Management Representative MR adalah : 1 Menyusun prosedur-prosedur kerja yang dilaksanakan perusahaan. 2 Mengawasi mekanisme prosedur kerja yang dilaksanakan oleh perusahaan. Tanggung jawab Management Representative adalah melaksanakan dan mengawasi prosedur kerja dan sistem standarisasi yang dilaksanakan oleh perusahaan. 5. Operational General Manager Tugas dari Operational General Manager adalah : 1 Mengawasi dan mengatur operasi produksi yang sedang berjalan. 2 Menyusun langkah-langkah perencanaan dalam proses produksi. Universitas Sumatera Utara Operational General Manager bertanggung jawab terhadap seluruh pengaturan proses produksi yang berhubungan dengan berjalannya proses produksi, yaitu : 1 Production Superintendent, bertanggung jawab atas pengawasan proses operasi fatty acid plant, glycerine plant, hydrogen production plant, tank farm, flaking, beading dan packing. Production Superintendent membawahi : 1 Fatty Acid dan Glycerine Supervisor yang bertanggung jawab atas pengawasan langsung di section fatty acid, glycerine. 2 Tank Farm, Flaking dan Bagging Supervisor, yang bertanggung jawab terhadap semua proses loading, flaking dan packing produk dan operasi kegiatan lain di tank farm. 2 Utilities Superintendent, bertanggung jawab sepenuhnya dalam mengatur dan mengawasi seluruh kegiatan seksi utilitias beserta fasilitas yang ada dan sesuai dengan kerangka kerja dari tujuan, strategi dan program perusahaan. Utilities Superintendent membawahi Utilities Supervisor yang bertanggung jawab terhadap pengoperasian peralatan di bagian utilitas efisien dan aman. 3 Quality Assurance Superintendent, merencanakan dan mengkoordinir pengawasan terhadap kondisi bahan-bahan sebelum diolah, sedang diolah, sampai produk jadi untuk mencapai standar yang diinginkan. Quality Assurance Superintendent membawahi Quality Assurance Superintendent Universitas Sumatera Utara Supervisor yang bertanggung jawab untuk mengawasi dan mengkoordinir pekerjaan Quality Control. 4 Production Planning and Inventory Control Superintendent, bertanggung jawab terhadap perencanaan dan jadwal produksi. Bagian ini bekerjasama dengan bagian pemasaran dalam memenuhi permintaan produk agar penggunaan kapasitas pabrik optimum dan jadwal produksi tercapai. 5 Safety and Pollution Control Superintendent, bertugas untuk memastikan agar seluruh peralatan dan fasilitas Safety and Pollution Control dioperasikan secara tepat, dapat diandalkan dan tersedia agar keselamatan kerja dan pengendalian sumber polusi di dalam perusahaan terjamin serta memastikan agar peraturan dan undang-undang keselamatan kerja, keselamatan terhadap kebakaran dan pengendalian lingkungan dan sumber polusi terpenuhi. 6. Maintenance Manager Tugas Maintenance Manager adalah melakukan pengawasan dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan pemeliharaan terhadap seluruh peralatan proses dan utilitas. Tanggung jawab Maintenance Manager adalah : 1 Bertanggung jawab terhadap perawatan dan pemeliharaan peralatan. 2 Bertanggung jawab atas pengaturan seluruh kegiatan yang berhubungan dengan perawatan. Universitas Sumatera Utara Maintenance Manager membawahi Civil Supervisor yang bertanggung jawab mengawasi, membimbing, memimpin dan mengontrol pengawas pekerja dalam pelaksanaan pekerjaan perawatan dan perbaikan sarana pabrik. Maintenance Manager juga membawahi dua bagian sebagai berikut : 1 ElectricalInstrument Superintendent, bertanggung jawab dalam mengatur dan mengawasi kegiatas ElectricalInstrumentation. Bagian ini membawahi ElectricalInstrument Supervisor yang bertanggung jawab terhadap pengawasan para teknisi ElectricalInstrumentation yang dibawahinya. 2 MechanicalWorkshop Superintendent, bertanggung jawab dalam mengatur dan mengawasi seluruh kegiatan seksi MechanicalWorkshop beserta fasilitas yang ada. MechanicalWorkshop Superintendent membawahi : 1 Mechanical Supervisor, bertanggung jawab sepenuhnya terhadap pengawasan mekanik dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaannya. 2 Workshop Supervisor, bertanggung jawab atas pengawasan machinist, welder, pipe fitter, insulation fitter dan helper dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaannya. 7. Finance and Accounting General Manager Tugas Finance and Accounting General Manager adalah : 1 Mengkoordinir tugas pembukuan dan pertanggungjawaban keuangan. 2 Mengatur penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran uang perusahaan. 3 Menyusun neraca dan perhitungan laba rugi setiap bulan. Universitas Sumatera Utara 4 Merencanakan anggaran pendapatan dan belanja tahunan. 5 Mengatur perhitungan pajak dan kewajiban keuangan perusahaan. 6 Mengkoordinir penagihan atas piutang yang timbul akibat penjualan hasil produksi dan piutang lainnya. Tanggung jawab Finance and Accounting General Manager, adalah : 1 Bertanggung jawab atas pengeluaran uang untuk pembayaran usaha dan pembayaran kepada pihak lain. 2 Bertanggung jawab terhadap keuangan perusahaan. Finance and Accounting General Manager membawahi Ensambling Distributed Programmers yang bertugas membuat dan mengawasi program komputer yang terpadu. Finance and Accounting General Manager juga membawahi dua bagian sebagai berikut: 1 Finance Supervisor, bertugas merencanakan, mengkoordinasikan dan mengawasi semua kegiatan yang berhubungan dengan fungsi keuangan. 2 Accounting Supervisor, bertugas merencanakan, mengkoordinasikan dan mengawasi semua kegiatan yang berhubungan dengan fungsi akuntansi. 8. Commercial General Manager Tugas Commercial General Manager adalah : 1 Memastikan tersedianya bahan baku serta sampainya penjualan produk ke tempat tujuan. 2 Mengarahkan kegiatan penjualan dan pengiriman produk. 3 Memonitor harga pembelian dan penjualan di pasar. Universitas Sumatera Utara 4 Melaksanakan administrasi yang berhubungan dengan bahan-bahan dan transaksi penjualan produk. 5 Berusaha secara maksimal untuk memperluas pangsa pasar produk perusahaan. Tanggung jawab Commercial General Manager adalah : 1 Bertanggung jawab sepenuhnya terhadap kegiatan penjualan dan pengiriman produk. 2 Bertanggung jawab sepenuhnya terhadap administrasi yang berhubungan dengan pengadaan bahan-bahan dan transaksi penjualan produk. Commercial General Manager membawahi tiga bagian sebagai berikut : 1 Purchasing SuperintendentSupervisor, bertugas mengkoordinir kegiatan pengadaan barang dan jasa yang diperlukan. 2 Warehouse SuperintendentSupervisor, bertugas mengkoordinasi dan memonitor kegiatan penerimaan, penyimpanan, pendistribusian dan pemesanan suku cadang. 3 Sales Administration and Shipping SuperintendentSupervisor 1 Menyiapkan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan penjualan, memeriksa laporan sesuai dengan dokumen. 2 Mengkoordinasi dan mengontrol kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan pengapalan dan pengiriman produk-produk yang di ekspor maupun penerimaan barang impor dan pengirimanpengapalan produk yang dijual di pasar lokal. Universitas Sumatera Utara 9. Human Resources Development Manager Tugas Human Resources Development Manager adalah : 1 Mengawasi segala kegiatan bagian personalia. 2 Membina hubungan dengan instansi pemerintah dan instansi lain yang terkait. 3 Menyelesaikan perselisihan dan perburuhan sesuai dengan kebijaksanaan perusahaan dan pemerintah. 4 Mengatur penyedian jasa-jasa administrasi, sekretariat dan arsip. 5 Menyalurkan sasaran perusahaan, kebijaksanaan dan instruksi dari CEO dan COO kepada semua yang berkewajiban. Tanggung jawab Human Resources Development Manager adalah : 1 Bertanggung jawab kepada CEO dan COO. 2 Bertanggung jawab dalam penyampaian dan pelaksanaan apa yang dikehendaki pimpinan perusahaan kepada karyawan. Human Resources Development Manager membawahi tiga bagian sebagai berikut : 1 General Affairs Supervisor, memimpin dan mengawasi semua karyawan yang berada diperusahaan dan mengatur hal-hal yang berhubungan dengan kemasyarakatan. 2 Security Chief Tugas Security Chief, adalah sebagai berikut : Universitas Sumatera Utara 1 Mengatur tugas penjagaan selama 24 jam yang terdiri dari 3 shift dan terdiri dari 4 orang. 2 Melayani tamu-tamu perusahaan sesuai dengan petunjuk atasan. 3 Memberikan laporan kepada atasan atas pelanggaran yang dilakukan karyawan dalam bidang keamanan, ketertiban dan lain-lain. Security Chief bertanggung jawab terhadap sistem keamanan di dalam pabrik. 3 Personnel and Administration Supervisor Tugas Personnel and Administration Supervisor adalah : 1 Membuat laporan jumlah karyawan kepada Departemen Tenaga Kerja, mencatat lowongan kerja serta menetapkan syarat bagi karyawan baru. 2 Memeriksa daftar absensi yang ditunjukkan dalam time recorded card kartu catatan waktu untuk menentukan jumlah jam kerja biasa dan jam lembur yang mencatatnya dalam daftar gaji. Tanggung jawab Personnel and Administration Supervisor adalah : 1 Bertanggung jawab dalam penambahan, pengurangan dan pelatihan sumber daya manusia. 2 Mengadakan hubungan keluar dengan perusahaan lain dan pejabat yang menangani bidang perburuhan dan tenaga kerja. Universitas Sumatera Utara 3. Tenaga Kerja dan Jam Kerja Perusahaan PT. Flora Sawita Chemindo mengelompokkan tenaga kerja ke dalam dua jenis klasifikasi, selain staff dan karyawan, yaitu : 1. Tenaga kerja tetap Tenaga kerja tetap ini terdiri dari dua jenis, yaitu operator supervisor dan pembantu helper. 2. Tenaga kerja kontrak Tenaga kerja dengan sistem kontrak ini digunakan sesuai dengan waktu penyelesaian suatu proyek dengan kontraknya. Jika kontrak ini sudah selesai maka tenaga kerja tersebut tidak lagi bekerja dengan perusahaan itu sebelum ada kontrak baru atau perpanjangan kontrak. Pada saat ini terdapat 10 orang tenaga kerja kontrak. Jadwal kerja karyawan dibagi menjadi 2 bagian golongan yaitu karyawan reguler dan karyawan shift. Pembagian jam kerja untuk reguler di PT. Flora Sawita Chemindo dibagi atas dua bagian seperti yang terlihat pada Tabel 4.1. Universitas Sumatera Utara Tabel. 4.1. Jadwal Kerja Karyawan Reguler Hari Kerja Jam Kerja Jam Istirahat Senin 08.00 – 16.00 Wib 12.00 – 13.00 Wib Selasa 08.00 – 16.00 Wib 12.00 – 13.00 Wib Rabu 08.00 – 16.00 Wib 12.00 – 13.00 Wib Kamis 08.00 – 16.00 Wib 12.00 – 13.00 Wib Jum’at 08.00 – 16.00 Wib 12.00 – 13.00 Wib Sabtu 08.00 – 12.00 Wib - Minggu - - Sumber : PT. Flora Sawita Chemindo Jadwal kerja Karyawan shift di PT. Flora Sawita Chemindo, terbagi atas tiga shift, yaitu sebagai berikut : 1. Shift 1 : 23.00 Wib – 08.00 WIB 2. Shift 2 : 08.00 Wib – 15.30 WIB 3. Shift 3 : 15.30 Wib – 23.00 WIB d. Sistem Pengupahan dan Fasilitas yang Digunakan Sistem pengupahan karyawan di PT. Flora Sawita Chemindo dibagi atas 2 kelompok, yaitu sebagai berikut : 1. Karyawan tetap, yaitu karyawan yang diangkat dan diberhentikan berdasarkan Surat Keputusan Direksi dan mendapatkan gaji. Universitas Sumatera Utara 2. Karyawan kontrak, yaitu karyawan yang ini digaji sesuai dengan proyek yang dikerjakan berdasarkan kontrak yang dilakukan. Sistem insentif dan fasilitas yang mendukung lainnya yang diberikan oleh perusahaan adalah untuk mendorong karyawan yang bekerja lebih giat dan berprestasi dalam bekerja yaitu prestasi yang dapat meningkatkan dan memajukan perusahaan maka perusahaan memberikan insentif dan fasilitas berupa : 1. Pemberian cuti, perusahaan memberikan cuti tahunan atau cuti hari besar agama, cuti sakit, cuti hamil dan melahirkan khusus karyawan wanita kepada karyawan. 2. Tunjangan hari besar agama. Perusahaan memberikan tunjangan untuk hari besar keagamaan, misalnya Idul Fitri, Natal, Waisak, dan lain-lain. 3. Jaminan Sosial Tenaga Kerja Jamsostek. Perusahaan memberikan asuransi keselamatan kerja untuk melindungi karyawan dari hal-hal yang tidak diinginkan selama menjalankan pekerjaannya. 4. Perawatan kesehatan. Perusahaan menyediakan sarana perawatan kesehatan berupa Poliklinik yang terletak di lokasi perusahaan. 5. Fasilitas kerja. Untuk menunjang kelancaran pekerjaan karyawan, perusahaan juga menyediakan peralatan-peralatan yang dibutuhkan karyawan untuk meningkatkan keselamatan kerja seperti safety shoes, helmet, dan lain-lain. 6. Sarana ibadah. PT. Flora Sawita Chemindo menyediakan sarana ibadah bagi karyawan yang beragama Islam yaitu 1 buah Mesjid yang berada di lokasi perusahaan dan juga Musholla di masing-masing lantai dan terletak di gedung perusahaan. Universitas Sumatera Utara 7. Kantin dan koperasi, perusahaan juga menyediakan kantin dan koperasi di dalam lingkungan perusahaan dengan harga yang terjangkau dan bergizi, sehingga membantu dalam menjaga kondisi fisik karyawan serta koperasi karyawan yang bertujuan untuk membantu meningkatkan kesejahteraan karyawan.

4.1.4. Proses Produksi 1. Bahan