Contoh : formulir pengusulan bahan pustaka
Untuk buku Untuk terbitan berkala
Untuk non-buku 1
Pengarang Judul
Spesifikasinya 2
Judul Alamat penerbit
Jenis 3
Edisi Frekuensi terbit
Ukuran 4
Tahun terbit ISSN jika ada
Informasi sumber 5
Penerbit Harga Langganan
6 ISBN jika ada
Subyek 7
Jumlah eksemplar Informasi sumber
8 Harga satuan
9 Informasi sumber
Sumber : Perpustakaan Perguruan Tinggi :Buku Pedoman 2004 : 52
Apabila perpustakaan mengikuti langkah-langkah di atas, sudah tentu bahan pustaka yang disediakan akan sesuai dengan kebutuhan pengguna dan
pelayanan di perpustakaan dapat ditingkatkan.
2.4.3 Pengadaan Bahan Pustaka
Pengadaan koleksi adalah proses menghimpun bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi perpustakaan. Koleksi yang diadakan suatu perpustakaan
hendaknya relevan dengan minat dan kebutuhan, lengkap dan terbitan mutakhir agar tidak mengecewakan pengguna yang dilayani.
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi 2004:38 pengadaan bahan pustaka dilaksanakan melalui:
1. Pembelian dan pelangganan
Universitas Sumatera Utara
` 2. Hadiah 3. Pertukaran
4. Wajib simpan terbitan perguruan tinggi 5. Titipan
Sedangkan menurut Darmono 2001 : 58 secara umum pengadaan bahan pustaka di lingkungan perpustakaan mencakup 3 kegiatan utama yaitu :
1. Pemilihan atau seleksi bahan pustaka.
2. Pengadaan bahan pustaka melalui pembelian, tukar –
menukar,penerimaan hadiah dan penerbitan sendiri oleh perpustakaan. 3.
Inventarisasi bahan yang telah diadakan serta statistik pengadaan bahan pustaka.
Pembelian adalah pengadaan bahan pustaka yang dilakukan dengan cara transaksi jual beli. Pengadaan bahan pustaka dengan cara pembelian adalah cara
yang paling ideal dalam pembinaan koleksi, sebab ada kebebasan untuk menentukan pilihan bahan pustaka yang dikehendaki. Pengadaan bahan pustaka
hendaknya berorientasi kepada pengguna sehingga sesuai dengan tujuan dan fungsi perpustakaan.
Menurut Bafadal 2001 : 37 untuk membeli bahan pustaka dapat dilakukan dengan berbagai cara yaitu :
1. Membeli ke penerbit
Yang dimaksud disini adalah untuk memperoleh bahan pustaka, pustakawan membeli ke penerbit. Pembelian kepenerbit ini relatif
lebih murah bila dibandingkan dengan membeli ke toko buku. Hal ini disebabkan pemilik toko mencari keuntungan walaupun sedikit.
2. Membeli di toko buku
Tidak semua perpustakaan dekat dengan penerbit sehingga apabila membeli langsung kepada penerbit akan memakan biaya banyak untuk
ongkos perjalananya. Apabila hal yang demikian terjadi sebaiknya pustakawan membeli buku yang dekat dengan perpustakaannya.
3. Memesan
Sering kali terjadi seorang pustakawan ingin membeli bahan pustaka ke penerbit, tetapi bahan pustaka yang akan dibeli sudah habis.
Apabila hal yang demikian ini terjadi maka pustakawan bisa memesan bahan pustaka tersebut. Pemesanan ini bisa ke toko buku atau
penyalur. Atau juga bisa langsung kepada penerbit.
Sedangkan menurut Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi 1999 : 15, membeli bahan pustaka dapat dilakukan dengan
cara :
Universitas Sumatera Utara
1. Pemesanan langsung kepada penerbit
Cara ini dapat ditempuh baik untuk bahan yang diterbitkan di dalam negeri maupun diluar negeri. Pembelian juga dapat dilakukan langsung
ditoko buku di dalam negeri.
2. Pemesanan melalui agen
Pemesanan melalui agen dilakukan melalui agen dalam negeri maupun luar negeri. Tata cara pemesanan melalui agen ini ditempuh apabila
bahan yang dipesan dalam jumlah banyak dan diterbitkan oleh bermacam-macam penerbit.
3. Pemesanan secara tetap standing order
Pustaka yang terbit secara berkala atau berseri atau yang dilengkapi dengan suplemen dapat dipesan melalui pesanan tetap.
Dalam melakukan kegiatan pembelian bahan pustaka diperlukan langkah yang sistematis agar pelaksanaan pembelian dapat terlaksana dengan benar.
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi 2004: 54 menyatakan langkah-langkah pembelian bahan pustaka adalah sebagai berikut:
1. Memeriksa dan melengkapi data bibliografi pustaka yang diusulkan. 2. Mencocokkan usul dengan pustaka yang dimiliki melalui katalog.
perpustakaan atau pangkalan data perpustakaan.
3. Memeriksa atau menolak usulan. 4. Membuat daftar pesanan beberapa rangkap menurut kebutuhan.
5. Mengirim daftar pesanan. 6. Mengarsipkan satu rangkap daftar pesanan.
7. Membayar pesanan atau langganan. 8. Menyusun laporan penelitian pelangganan.
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi 2004: 54, prosedur penerimaan bahan pustaka yang dibeli atau dipesan adalah sebagai
berikut: 1.
Memeriksa secara teliti bahan perpustakaan yang diterima dan surat pengantarnya.
2. Mencocokan bahan perpustakaan yang diterima dengan arsip pesanan.
3. Menyisihkan dan mengembalikan bahan pustaka yang tidak sesuai
dengan pesanan, cacat, disertai dengan permintaan penggantian. 4.
Menandai tanda terima atau faktur dan mengembalikannya kepada pengirim.
5. Menandai kepemilikan bahan pustaka dan mebubuhkan cap
perpustakaan. 6.
Membuat berita acara penerimaan. Selain dengan cara pembelian, pengadaan bahan pustaka dapat diperoleh
dengan menerima hadiah sebagai penambahan koleksinya terutama bagi
Universitas Sumatera Utara
perpustakaan yang dananya terbatas. Pada umumnya perpustakaan menerima hadiah dari berbagai instansi sebagai penambahan koleksinya. Penerimaan
hadiahpun harus dilakukan dengan hati-hati dan teliti, karena tidak semua bahan pustaka yang diterima sebagai hadiah sesuai dengan kebutuhan pengguna
perpustakaan. Bahan pustaka sumbanganhadiah secara langsung dari penyumbang atau
diminta. Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman 2004 : 55 menyatakan bahwa perpustakaan yang menerima hadiah secara langsung perlu melakukan
beberapa hal : 1.
Meneliti kiriman bahan pustaka hadiah dan mencocokkannya dengan surat pengantarnya.
2. Memilih bahan pustaka hadiah yang dibutuhkan.
3. Menyisihkan bahan pustaka hadiah yang tidak diperlukan.
Perpustakaan yang meminta hadiah bahan pustaka perlu : 1.
Menyusun daftar bahan pustaka yang diperlukan. 2.
Mengirimkan surat permohonan bahan pustaka hadiah dan setelah bahan pustaka diterima.
3. Memeriksa dan mencocokkan daftar kiriman bahan pustaka hadiah
dengan surat pengantarnya. 4.
Mengirimkan kembali surat pengantar disertai ucapan terima kasih. 5.
Mengolah bahan pustaka hadiah yang diterima seperti pengolahan bahan pustaka biasa.
Sedangkan menurut Soeatminah 1992 : 72, langkah dalam mengajukan permintaan hadiah bahan pustaka adalah sebagai berikut :
1. Menyusun daftar bahan pustaka yang akan dimintakan sebagai hadiah.
2. Mengirimkannya kepada alamat yang ditujui sebagai surat
permohonan dengan penjelasan kegunaannya, serta dilampiri daftar yang telah disiapkan.
3. Apabila bahan pustaka hadiah datang, maka perlu diperiksa dan
dicocokkan dengan surat pengantarnya, dan apabila sudah cocok dapat lansung diinventaris.
4. Mengirimkan surat ucapan terima kasih kepada pengirim, beserta
pengembalian tanda terima.
Universitas Sumatera Utara
Untuk hadiah tidak atas permintaan, langkah-langkah yang harus dilakukan setelah menerima hadiah :
1. Mencocokkan kiriman bahan pustaka dengan surat pengantar dan
lampirannya. 2.
Mengirim surat ucapan terima kasih sambil mengembalikan surat pengantar.
3. Menyeleksi bahan pustaka : yang cocok dengan tujuan, fungsi,
serta ruang lingkup layanan perpustakaan diinventaris. Titipan adalah pengadaan bahan pustaka yang diperoleh dengan cara
titipan dari perorangan atau organisasi. Dalam hal ini titipan yang ada di perpustakaan perolehannya tidak terencana dengan matang sama seperti hadiah.
Pada umumnya perolehan bahan pustaka dengan cara titipan tidak memiliki anggaran khusus dalam biaya operasionalnya.
Ada beberapa langkah yang harus dilakukan perpustakaan dalam penerimaan titipan. Penitipan bahan pustaka harus disepakati oleh kedua belah
pihak, yaitu : 1.
Pustaka beserta daftarnya diterima, kemudian dicocokkan, diinventaris dan diproses sampai dapat dipinjamkan.
2. Perpustakaan dan penitip menandatangani surat serah terima yang
dilengkapi dengan keterangan seperti : a.
Lama penitipan. b.
Pustaka boleh dipinjamkan, sehingga pustaka diperlakukan sama dengan pustaka lain.
c. Dipelihara oleh perpustakaan seperti koleksi lainnya.
d. Apabila pustaka rusak, perpustakaan akan memperbaiki, tetapi
pustaka hilang perpustakaan tidak menggantinya. e.
Setelah ketentuan disepakati bersama, maka kedua belah pihak menandatangani dan masing-masing menyimpan satu dokumen
serah terima. Soeatminah, 1992 : 74.
Secara umum perpustakaan menerima penitipan bahan pustaka apabila titipan tersebut dalam jangka waktu yang cukup lama misalnya lebih dari 1 tahun.
Maksudnya jikalau penitipan terlalu singkat akan merugikan perpustakaan karena memproses buku memerlukan tempat, waktu, dan dana yang cukup. Oleh sebab
itu, pihak perpustakaan harus mempertimbangkan syarat penitipan yang diajukan
Universitas Sumatera Utara
oleh pemilik bahan pustaka. Jika persyaratan yang dianjurkan memberatkan perpustakaan lebih baik titipan tersebut ditolak.
Tukar-menukar adalah pengadaan bahan pustaka yang dilakukan secara terencana karena biasanya pertukaran dilakukan adanya kerjasama antar
perpustakaan. Pertukaran bahan pustaka dapat dilakukan apabila perpustakaan memiliki jumlah eksemplar yang terlalu banyak dan sejumlah koleksi yang tidak
dapat diperlukan lagi tetapi dibutuhkan oleh perpustakaan lain. Proses tukar- menukar sangat jarang dilakukan bila dibandingkan dengan pengadaan bahan
pustaka dengan cara pembelian, hadiah dan sumbangan. Menurut Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan
Tinggi 1999 : 16, langkah-langkah untuk melaksanakn tukar-menukar diantaranya sebagai berikut :
1. Mendaftar pustaka yang akan dipertukarkan.
2. Mengirim daftar penawaran disertai dengan persyaratannya.
Misalnya biaya pengiriman, pengambilan, dan sebagainya. 3.
Menerima kembali daftar penawaran yang telah dipilih oleh pemesan. 4.
Mencatat alamat pemesan. 5.
Menyampaikan pustaka yang dipilih kepada pemesan.
Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman 2004 : 55 langkah- langkah yang dilakukan dalam melakukan tukar-menukar adalah :
1. Mendaftar bahan pustaka yang akan dipertukarkan.
2. Mengirimkan daftar penawaran disertai persyaratannya, misalnya
biaya pengiriman, pengambilan, dan sebagainya. 3.
Menerima kembali daftar penawaran yang sudah dipilih pemesan. 4.
Mencatat alamat pemesan. 5.
Menyampaikan bahan pustaka yang dipilih oleh perpustakaan atau lembaga yang memesannya.
Sedangkan menurut Soeatminah 1992 :74 adapun langkah-langkah yang dilakukan dalam tukar-menukar yaitu :
1. Setiap pustaka yang akan ditukarkan harus dikeluarkan dari koleksi,
diambil katalognya, dan diberi tanda stempel tanda pengeluaran dari
Universitas Sumatera Utara
koleksi. Di dalam buku inventaris juga dicatat sebagai keterangan, sehingga sudah resmi bukan milik perpustakaan yang bersangkutan.
2. Sejumlah pustaka yang akan ditukarkan didaftar secara berturut
berdasarkan abjad, misalnya : Buku
: Nama pengarang dan judul Majalah
: Judul, volume, tahun, nomor 3.
Perpustakaan mengirimkan daftar tersebut kepada sejumlah perpustakaan yang diperkirakan akan membutuhkannya, lengkap
dengan syarat penukaran, misalnya ongkos kirimnya. 4.
Perpustakaan penerima memilih pustaka yang diperlukan dan mengirim daftar pustaka yang ditawarkan sesuai sebagai gantinya.
5. Apabila kedua perpustakaan telah sepakat, maka proses tukar-menukar
dapat dilakukan dan masing-masing dapat mulai menginventaris pustaka hasil tukar-menukar.
Sumber pertukaran bahan pustaka menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi 2004: 58 yaitu:
1. Univeritasakademik yang berupa terbitan resmi, disertai abstrak bahan
pustaka duplikat, terbitan university press, terbitan perpustakaan, reprint, terbitan unit penelitian.
2. Pemerintah berupa undang –undang, peraturan, lembaran negara,
program pemerintah. 3.
Organisasi ilmiah dan profesi. 4.
Perusahan-perusahan industri. Tujuan pertukaran koleksi adalah untuk memperoleh buku-buku tertentu
yang tidak dapat dibeli di toko buku ataupun tidak tersedia karena alasan lain. Sistem pertukaran memberi jalan bagi perpustakaan untuk membuang buku-buku
duplikat dan hadiah yang tidak sesuai Cara pengadaan yang terakhir adalah menerbitkan bahan pustaka dari
perpustakaan sendiri. Penerbitan sendiri biasanya berasal dari lembaga induk dimana perpustakaan tersebut bernaung ataupun dari perpustakaan itu sendiri.
Contoh majalah, jurnal yang diterbitkan oleh fakultas dan program studi yang ada pada perguruan tinggi tempat perpustakaan bernaung.
Menurut Buku Pedoman Pembinaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi 1999: 19 menyatakan penerbitan sendiri mencakup:
1. Penerbitan dari lembaga induk tempat perpustakaan berada
a. Perpustakaan hendaknya dijadikan pusat
penyimpanandepositorysemua penerbitan lembaga itu.
Universitas Sumatera Utara
b. Perpustakaan dapat ditunjukan sebagai penyalur dari semua
penerbitan lembaga yang bersangkutan. 2. Penerbitan oleh perpustakaan sendiri seperti daftar tambahan koleksi
bulletin, manual bibliografi, dan lain-lain. Penambahan koleksi perpustakaan dengan cara menerbitkan terbitan
sendiri dapat dilakukan perpustakaan dengan cara menerbitkan terbitan berseri bulletin, phamplet, jurnal, indeks, ataupun bibliografi
perpustakaan.
2.4.4 Penerimaan Bahan Pustaka
