Struktur Organisasi Tugas pokok dan uraian tugas Bagian Umum Sekretariat Daerah Kab. Kepala Sub Bagian Tata Usaha, Keprotokolan dan Persandian

42

3.3. Struktur Organisasi

3.1. Gambar Struktur Organisasi Sekretariat Daerah Kab. Dairi Universitas Sumatera Utara 43

3.4. Tugas pokok dan uraian tugas Bagian Umum Sekretariat Daerah Kab.

Dairi a. Kepala Bagian Umum Kepala Bagian Umum mempunyai tugas pokok melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan pemerintahan daerah di bidang umum, dan fasilitasi koordinasi dan evaluasi penyelenggaraan kebijakan serta pengelolaan administrasi tugas-tugas bidang : tata usaha, perjalanan dinas, keprotokolan, rumah tangga, perlengkapan dan keuangan sekretariat daerah. Uraian tugas kepala Bagian Umum sebagai berikut : a. Menyusun program, kegiatan dan anggaran bagian umum b.Mengkoordinasikan dan mengawasi pelaksanaan tugas sub bagian umum c. Menyiapkan bahan-bahan penyususnan kebijakan pemerintah daerah dalam rangka pengelolaan administrasi umum d. Melaksanakan penyusunan konsep kebijakan Bupati dalam penyelenggaraan pembinaan dalam rangka pengelolaan administrasi umum e. Menyiapkan bahan-bahan dalam rangka pemantauan penyelenggaraan pemerintah daerah dalam rangka pengelolaan administrasi umum f. Membantu melaksanakan evaluasi dan pengendalian penyelenggaraan tugas- tugas pemerintah daerah dalam rangka pengelolaan administrasi umum g. Menyiapkan bahan-bahan penyusunan laporan pelaksanaan tugas Bupati dalam rangkapengelolaan administrasi umum h. Memberikan petunjuk kepada bawahan baik secara lisan maupun tertulis i. Menetapkan dan menerbitkan DP3 untuk kelancaran disiplin kerja bawahan Universitas Sumatera Utara 44 j. Melaporkan seluruh pelaksanaan tugas kepada Sekretaris Daerah melalui Asisten Administrasi Umum k. Melaksanakan tugas-tugas lainnya yang diberikan oleh atasan, sesuai dengan tugas dan fungsinya.

b. Kepala Sub Bagian Tata Usaha, Keprotokolan dan Persandian

Kepala Sub Bagian Tata Usaha, Keprotokolan dan Persandian mempunyai tugas pokok melaksanakan pengumpulan bahan-bahan dalam rangka penyiapan perumusan kebijakan daerah dibidang umum, dan fasilitasi pelaksanaan koordinasi dan evaluasi penyelenggaraan kebijakan serta pengelolaan tugas-tugas ketatausahaan, perjalanan dinas, keprotokolan dan persandian. Uraian tugas Kepala Sub Bagian Tata Usaha, Keprotokolan dan persandian sebagai berikut : a. Menyusun program, kegiatan dan anggran sub bagian tata usaha, keprotokolan dan persandian b. Mengkoordinasikan dan mengawasi pelaksanaan tugas staf pada sub bagian tata usaha, keprotokolan dan persandian c. Mengumpulkan bahan-bahan dalam rangka penyusunana kebijakan pemerintah daerah dibidang tata usaha, keprotokolan dan persandian d. Mengumpulkan bahan-bahan penyusunan konsep kebijkaan Bupati dalam penyelenggaraan pembinaan di bidang tata usaha, keprotokolan dan persandian e. Menyusun petunjuk tentang pengelolaan persandian f. Melaksankan pengiriman, penerimaan dan penyampaian berita sandi Universitas Sumatera Utara 45 g. Mengurus dan memelihara peralatan sandi h. Mengendalikan dan mengarahkan surat serta menyampaikan kepada yang berkepentingan dengan mencatat dalam kartu kendali atau lembar pengantar i. Mengatur klasifikasi surat-surat menurut peraturan perundangan yang berlaku j. Mengatur semua administrasi surat menyurat termasuk naskah dinas rahasia serta pengamanannya k. Mengendalikan penggunaan stempel jabatan dan sekretariat daerah l. Menghimpun, meyimpan arsip, dan berkoordinasi dengan instansi terkait untuk pengelolaan arsip in aktif m. Memelihara kerahasiaan segenap arsip menurut ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku n. Menyusun pedoman acara keprotokoleran o. Menyiapkan pelayanan tamu pemerintah daerah p. Menyiapkan keprotokoleran pada acara-acara pelantikan, rapat-rapat dinas dan pertemuan lainnya yang diselenggarakan oleh pemerintah daerah q. Menyiapkam upacara rutin dan keprotokoleran lainnya r. Menyiapkan dan memproses urusan administrasi perjalanan dinas s. Menyiapkan penerbitan DO bahan bakar dan pelumas kendaraan dinas di lingkungan sekretariat daerah t. Memfasilitasi pengordinasian jadwal kunjungan Bupati kepada pimpinan dan instansi sejajaran pemerintah daerah Universitas Sumatera Utara 46 u. Mengoordinasikan tata cara pertemuan Bupati kepada pimpinan dan instansi sejajaran pemerintah daerah v. Memfasilitasi pembawa acara MC pada acarapertemuan yang bersifat protokoler dan upacara-upacara kenegaraan w. Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait dalam hal tertib acara dan pembuatan pidato Bupati x. Mempersiapkan protokoler dan penyelenggaraan penerimaan tamu-tamu daerah y. Mengatur dan mengurus pertemuan antar Bupati dengan pejabat-pejabat lain daerah, pemerintah pusat maupun Lembaga Non Departemen lainnya z. Melaksanaakan pengelolaan persandian aa. Membantu melaksanakan pemantauan dan pengendalian penyelenggaraan pemerintahan daerah di bidang tata usaha, keprotokolan dan persandian bb. Membantu melaksanakan evaluasi tugas-tugas pemerintah daerah dibidang tata usaha, keprotokolan dan persandian cc. Menyiapkan bahan-bahan dalam mengoordinasikan penyusunan laporan pelaksanaan tugas Bupati dibidang tata usaha, keprotokolan dan persandian dd. Memberikan petunjuk kepada bawahan baik secara lisan maupun tertulis ee. Menetapkan dan menerbitkan DP3 untuk kelancaran disiplin kerja bawahan ff. Melaporkan seluruh pelaksanaan tugas kepada Kepala Bagian Umum gg. Melaksanakan tugas-tugas lainnya yang diberikan oleh atasan, sesuai dengan tugas dan fungsinya. Universitas Sumatera Utara 47

c. Kepala Sub Bagian Keuangan