59
3.5 Struktur Organisasi BKD Kabupaten Asahan
Gambar 3.3 Susunan Organisasi BKD Kabupaten Asahan
Sumber: BKD Kabupaten Asahan, dikelola oleh sub bidang dokumentasi
3.6 Uraian Tugas dan Fungsi Sekretariat, Bidang dan Kelompok Fungsional
Uraiannya tugas dan fungsi sekretariat, bidang dan kelompok fungsional dapat
dilihat dalam paparan dibawah: 1.
Sekretariat
Sekretaris mempunyai tugas sebagaimana unsur pembantu untuk melaksanakan sebahagian tugas dan fungsi Kepala Badan Kepegawaian Daerah
dalam mengkoordinasikan pelaksanaan pembinaan administrasi yang meliputi pembinaan ketatausahaan, ketatalaksanaan dan hukum, kerumahtanggaan,
hubungan masyarakat, perlengkapan, kepegawaian, pengumpulan data statistik bahan perumusan rencana dan prgoram, keuangan serta pemberian pelayanan
teknis administrasi kepada Kepala Badan Kepegawaian Daerah.
Universitas Sumatera Utara
60
Untuk melaksanakan tugas pokok, Sekretaris mempunyai tugas : a.
Mengkoordinasikan pelaksanaan penyusunan program dan penyelenggaraan tugas-tugas bidang secara terpadu dan tugas pelayanan administratif.
b. Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas dalam bidang umum yang meliputi
pembinaan, ketatausahaan ketatalaksanaan dan hukum kerumahtanggaan, hubungan masyarakat, perlengkapan dan kepegawaian di lingkungan Badan
Kepegawaian Daerah. c.
Megkoordinasikan pelaksanaan tugas dalam bidang keuangan yang meliputi pelaksanaan penyusunan anggaran, pembukuan keuangan baik masukan
maupun pengeluaran dan mempersiapkan laporan keuangan dalam rangka pertanggungjawaban keuangan.
d. Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas dalam bidang perencanaan yang
meliputi pengumpulan data statistik perumusan rencana dan program. e.
Menyusun Renstra Badan Kepegawaian Daerah. f.
Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan. Pembagian Tugas dan Fungsi di Lingkungan Sekretariat adalah sebagai berikut :
A. Kepala Sub Bagian UmumKepegawaian mempunyai tugas melaksanakan
sebahagian tugas Sekretariat yang yang berkaitan dengan urusan ketatausahaan, ketatalaksanaan dan hukum, kerumahtanggaan, hubungan
masyarakat, perlengkapan dan kepegawaian. Untuk melaksanakan tugas pokok, Kepala Sub Bagian UmumKepegawaian
mempunyai tugas : a.
Melaksanakan urusan rumah tangga Badan.
Universitas Sumatera Utara
61
b. Melaksanakan urusan surat menyurat yang meliputi menerima,
membaca, meneliti, mengagendakan dan mendistribusikan surat masuk sesuai dengan tujuan surat.
c. Mempersiapkan administrasi perjalanan dinas dan mempersiapkan
urusan rumah tangga dinas. d.
Mempersiapkan pelayanan angkutan dan perawatan kendaraan dinas serta memelihara kebersihan kantor dan pekarangan.
e. Mempersiapkan berkas pengusulan kenaikan pangkat, kenaikan gaji,
cuti dan usul perpindahan pegawai. f.
Melaksanakan urusan administrasi Ketatausahaan. g.
Menyusun dan mempersiapkan rencana kebutuhan barang dan perbekalan serta alat tulis kantor.
h. Pengadaan perlengkapan dan perbekalan Badan.
i. Mempersiapkan dan menyusun pelaksanaan acara-acara dinas.
j. Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan atasan.
B. Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan sebagian
tugas Sekretariat yang berkaitan dengan penyusunan anggaran belanja langsung dan tidak langsung, pembukuan dan verifikasi serta penyusunan
anggaran belanja langsung dan tidak langsung. Untuk melaksanakan tugas pokok, Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai
tugas : a.
Melaksanakan penyusunan rencana anggaran Badan Kepegawaian Daerah.
Universitas Sumatera Utara
62
b. Melaksanakan penyampaian dan melakukan pengolahan administrasi
keuangan. c.
Menyusun Rencana Kerja dan AnggaranRKA Badan Kepegawaian Daerah.
d. Melaksanakan penyusunan Dokumen Pelaksanaan AnggaranDPA
Badan Kepegawaian Daerah sesuai dengan APBD yang ditetapkan. e.
Melaksanakan penyusunan laporan bulanan keuangan sesuai dengan Dokumen Pelaksanaan AnggaranDPA.
f. Melaksanakan tugas lain yang diperintah atasan.
C. Kepala Sub Bagian Program mempunyai tugas melaksanakan sebahagian
tugas Sekretaris yang berkaitan dengan pengumpulan data statistik bahan perumusan rencana dan program.
Untuk melaksanakan tugas pokok, Kepala Sub Bagian Program mempunyai tugas :
a. Melaksanakan penyusunan rencana program kerja tahunan Badan
Kepegawaian Daerah. b.
Melaksanakan pembuatan laporan dan mengevaluasi kegiatan kerja tahunan Badan Kepegawaian Daerah.
c. Melaksanakan penyiapan bahan penyusunan data statistik dan analisa
perencaaan dalam rangka penyusunan program kerja Badan Kepegawaian Daerah.
d. Mempersiapkan bahan penyusunan recana anggaran pemangunan.
e. Meyusun Rencana StrategisRenstra Badan Kepegawaian Daerah.
f. Melaksanakan tugas lain yang diperintah atasan.
Universitas Sumatera Utara
63
2. Bidang Pengadaan dan Mutasi Kepegawaian
A. Kepala Bidang Pengadaan dan Mutasi Kepegawaian mempunyai tugas
sebagai unsur pelaksanaan sebahagian tugas dan fungsi Kepala Badan Kepegawaian Daerah yang berkaitan dengan analisa kebutuhan pegawai,
pengadaan dan penempatan pegawai serta mutasi pegawai. Untuk melaksanakan tugas pokok, Kepala Bidang Pengadaan dan Mutasi
Kepegawaian mempunyai tugas : a.
Mengkoordinasi pelaksanaan dan pelayanan teknis yang berkaitan dengan analisa kebutuhan pegawai.
b. Mengkoordinasi pelaksanaan dan pelayanan teknis yang berkaitan
dengan pengadaan dan penempatan pegawai. c.
Mengkoordinasi pelaksanaan dan pelayanan teknis yang berkaitan dengan mutasi pegawai.
d. Mengkoordinasi penyusunan rencana kebutuhan sumber daya manusia
aparatur pemerintah Kabupaten. e.
Mengkoordinasi pelaksanaan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan. B.
Kepala Sub Bidang Analisa Kebutuhan, Pengadaan dan Penempatan Pegawai mempunyai tugas melaksanakan sebahagian tugas Bidang
Pengadaan dan Mutasi Kepegawaian yang berkaitan dengan penyusunan rencana kebutuhan, pengadaan, penempatan serta pengembangan pegawai.
Untuk melaksanakan tugas pokok, Kepala Sub Bidang Analisa Kebutuhan, Pengadaan dan Penempatan Pegawai mempunyai tugas :
a. Menghimpun dan mempelajari peraturan Perundang-Undangan,
kebijakan teknis, pedoman dan petunjuk teknis serta bahan-bahan
Universitas Sumatera Utara
64
lainnya yang berhubungan dengan kebutuhan, pengadaan dan penempatan pegawai.
b. Menyiapkan bahan dan data, mencari, mengumpulkan, menghimpun
dan mengelola data serta informasi yang berhubungan dengan rencana kebutuhan, pengadaan dan penempatan pegawai.
c. Menganalisa kebutuhan, menyiapkan bahan dan data dalam rangka
penyusunan formasi pegawai dilingkungan Pemerintah Kabupaten Asahan.
d. Menyiapkan pedoman dan petunjuk teknis penerimaan calon pegawai
yang meliputi penyiapan dan mengeluarkan pengumuman, menerima dan meneliti lamaran dan persyaratan administrasi serta menyiapkan
bahan-bahan dalam rangka pelaksanaan seleksi. e.
Menempatkan CPNS sesuai bidang keahliannya. f.
Menyiapkan sumpah janji PNS yang baru diangkat dari CPNS. g.
Menyiapkan proses usulan pengajuan KARPEG. h.
Menginventarisasikan permasalahan-permasalahan yang berhubungan dengan bidang pengadaandan penempatan pegawai dan menyiapkan
bahan petunjuk pemecahan masalah. i.
Melaksanakan tugas lain yang diperintah oleh atasan. C.
Kepala Sub Bidang Mutasi mempunyai tugas melaksanakan sebahagian tugas Bidang Pengadaan dan Mutasi Kepegawaian yang berkaitan dengan
mutasi kepegawaian. Untuk melaksanakan tugas pokok, Kepala Sub Bidang Mutasi mempunyai
tugas :
Universitas Sumatera Utara
65
a. Menghimpun dan mempelajari peraturan Perundang-Undangan,
kebijakan teknis, pedoman dan petunjuk teknis serta bahan-bahan lainnya yang berhubungan dengan mutasi kepegawaian.
b. Mencari, mengumpulkan, menghimpun dan mengelolah data serta
informasi yang berhubungan dengan bidang mutasi kepegawaian. c.
Menyiapkan bahan penyusunan kebijaksanaan, pedoman dan petunjuk teknis di bidang mutasi kepegawaian.
d. Menginventarisasikan permasalahan-permasalahan yang berhubungan
dengan bidang mutasi kepegawaian dan menyiapkan bahan petunjuk pemecahan masalah.
e. Melaksanakan koordinasi dengan unit kerjainstansi terkait sesuai
dengan bidang tugasnya dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas. f.
Memproses adminsitrasi
pemberhentian, pengangkatan
dan memindahan PNS dalam jabatan struktural dan fungsional.
g. Melaksanakan urusan adminstrasi kepegawaian tentang pemindahan
pegawai baik tenaga teknisadministratif maupun tenaga fungsional, baik didalam Kabupaten maupun antar KabupatenProvinsi.
h. Melaksanakanmemproses adaministrasi rekomendasi pengangkatan
PNS menjadi Kepala Desa. i.
Melaksanakan tugas lain yang diperintah oleh atasan.
3. Bidang Pendidikan dan Pelatihan
A. Kepala Bidang Pendidikan dan Pelatihan mempunyai tugas sebagai unsur
pelaksana sebaagian tugas Badan Kepegawaian Daerah yang berkaitan dengan bidang pendidikan latihan prajabatan, pendidikan latihan jabatan
Universitas Sumatera Utara
66
struktural, teknis fungsional dan ujian dinas dalam rangka terciptanya sumber daya manusia aparatur Pemerintah Kabupaten Asahan yang
profesional dan berkualitas tinggi. Untuk melaksanakan tugas pokok, Kepala Bidang Pendidikan dan Pelatihan
mempunyai tugas : a.
Megkoordinasikan pelaksanaan dan pelayanan teknis yang berkaitan dengan pendidikanpelatihan prajabatan.
b. Megkoordinasikan pelaksanaan dan pelayanan teknis yang berkaitan
dengan pendidikanpelatihan jabatan struktural. c.
Megkoordinasikan pelaksanaan dan pelayanan teknis yang berkaitan dengan pendidikanpelatihan teknis fungsional.
d. Megkoordinasikan pelaksanaan dan pelayanan teknis yang berkaitan
dengan penyelenggaraan ujian dinas. e.
Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas lain yang diperintah oleh atasan. B.
Kepala Sub Bidang Diklat Prajabatan dan Struktural mempunyai tugas melaksanakan sebahagian tugas Bidang Pendidikan dan Pelatihan yang
berkaitan dengan diklat prajabatan dan diklat jabatan struktural. Untuk melaksanakan tugas pokok, Kepala Sub Diklat Praabatan dan Struktural
mempunyai tugas : a.
Menghimpun dan mempelajari peraturan Perundang-Undangan, kebijakan teknis, pedoman dan petunjuk teknis serta bahan-bahan
lainnya yang berhubungan dengan Diklat Prajabatan dan Struktural. b.
Menyiapkan bahan penyusunan kebijaksanaan, pedoman dan petunjuk teknis di bidang Diklat Prajabatan dan Struktural.
Universitas Sumatera Utara
67
c. Menginventarisasikan permasalahan-permasalahan yang berhubungan
dengan bidang Diklat Prajabatan dan Struktural dan menyiapkan bahan petunjuk pemecahan masalah.
d. Menyiapkan bahan dalam rangka rencana penyusunan pegawai yang
akan mengikuti Diklat Prajabatan dan Struktural di lingkungan Pemerintah Kabupaten Asahan.
e. Menginventarisasikan bahan penyusunan laporan pegawai yang telah
mengikuti Diklat Prajabatan dan Struktural. f.
Menyiapkan konsep keputusan dan intruksi tentang penerimaan calon siswa yang akan mengikuti Diklat Prajabatan dan Struktural.
g. Menyusun kebuthan Diklat Struktural sesuai dengan tingkat pendidikan
PNS di lingkungan Pemerintah Kabupaten Asahan. h.
Menyiapkan konsep pengajuan bantuan PNS yang akan mengikuti pendidikan Prajabatan dan Struktural serta pendidikan lainnya.
i. Melaksanakan tugas lain yang di perintah oleh atasan.
C. Kepala Sub Bidang Diklat Teknis Fungsional dan Ujian Dinas mempunyai
tugas melaksanakan sebahagian tugas Bidang Pendidikan dan Pelatihan yang berkaitan dengan pendidikandan pelatihan teknis fungsional dan
pelaksanaan ujian dinas. Untuk melaksanakan tugas pokok, Kepala Sub Bagian Diklat Teknis
Fungsional dan Ujian Dinas mempunyai tugas : a.
Menghimpun dan mempelajari peraturan Perundang-Undangan, kebijakan teknis, pedoman dan petunjuk teknis serta bahan-bahan
Universitas Sumatera Utara
68
lainnya yang berhubungan dengan Diklat Teknis Fungsional dan Pelaksanaan Ujian Dinas.
b. Menyiapkan bahan penyusunan kebijaksanaan, pedoman dan petunjuk
teknis di bidang Diklat Teknis Fungsional dan Pelaksanaan Ujian Dinas.
c. Menginventarisasikan permasalahan-permasalahan yang berhubungan
dengan bidang Diklat Teknis Fungsional dan menyiapkan bahan petunjuk pemecahan masalah.
d. Menyiapkan bahandalam rangka rencana penyusunan dan pengusulan
pegawai yang akan megikuti ujian dinas untuk kenaikan pangkat dan diklat teknis fungsional di lingkungan Pemerintah Kabupaten Asahan.
e. Menyiapkan konsep keputusan dan instruksi tentang penerimaan calon
siswi yang akan mengikuti diklat teknis fungsional dan ujian dinas. f.
Menyiapkan bahan dan rangka penyusunan laporan bagi pegawai yang telah megikuti diklat teknis fungsional dan ujian dinas.
g. Menyiapkan konsep pengajuan bantuan bagi PNS yang akan mengikuti
pendidikan teknis fungsional dan ujian dinas. h.
Melaksanakan tugas lain yang diperintah oleh atasan.
4. Bidang Dokumentasi dan Kepangkatan
A. Kepala Bidang Dokumentasi dan Kepangkatan mempunyai tugas sebagai
unsur pelaksanaan sebahagian tugas Kepala Badan Kepegawaian Daerah dalam mengkoordinasikan dan mempersiapkan data, dokumentasi
pegawai, kepangkatan tenaga fungsional dan kepangkatan tenaga administrasi.
Universitas Sumatera Utara
69
Untuk melaksanakan tugas pokok, Kepala Bidang Dokumentasi dan Kepangkatan mempunyai tugas :
a. Mengkoordinasikan penyiapan, pengumpulan data dan dokumentasi
kepegawaian. b.
Mengkoordinasikan pelaksanaan penyusunan administrasi pegawai dalam bidang kepangkatan yang berkaitan dengan tenaga fungsional.
c. Mengkoordinasikan pelaksanaan penyusunan administrasi pegawai
dalam bidang kepangkatan tenaga administrasi. d.
Mengkoordinasikan pelaksanaan penyusunan administrasi pegawai dalam bidang Pencantuman Gelar Kesarjanaan.
e. Mengkoordinasikan pelaksanaan penyusunan administrasi pegawai
dalam bidang Peninjauan Masa Kerja dan Kenaikan Gaji Berkala. f.
Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas lain yang diperintah oleh atasan. B.
Kepala Sub Bidang Dokumentasi mempunyai tugas melaksankan sebahagian tugas Bidang Dokumentasi dan Kepangkatan yang
berhubungan dengan pengumpulan data dan dokumentasi kepegawaian. Untuk melaksanakan tugas pokok, Kepala Sub Bidang Dokumentasi
mempunyai tugas : a.
Mengumpulkan, menghimpun dan mengelolah data serta informasi yang berhubungan dengan kepegawaian.
b. Menyusun daftar urut Kepangkatan PNS.
c. Menyiapkan
bahan dalam
rangka menetapkan
kebijaksanaan pengelolaan data kepegawaian serta memelihara DP-3 PNS.
d. Melakukan penyimpanan, pemeliharaan dan dokumentasi pegawai.
Universitas Sumatera Utara
70
e. Melaksanakan tugas lain yang diperintah oleh atasan.
C. Kepala Sub Bidang Kepangkatan Tenaga Administrasi dan Tenaga
Fungsional mempunyai tugas melaksanakan sebahagian tugas Bidang Dokumentasi dan Kepangkatan yang berkaitan dengan pelaksanaan
penyusunan administrasi pegawai dalam bidang kepangkatan tenaga administrasi dan tenaga fungsional.
Untuk melaksanakan tugas pokok, Kepala Sub Bidang KepangkatanTenaga Adminstrasi dan Tenaga Fungsional mempunyai tugas :
a. Melakukan urusan administrasi kepegawaian tentang kenaikan pangkat
yang berhubungan dengan bidang tenaga administrasi dan tenaga fungsional.
b. Melakukan urusan administrasi kepegawaian tentang kenaikan gaji
berkala. c.
Melakukan koordinasi dengan unit kerja terkait sesuai dengan bidang tugasnya dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas.
d. Melaksanakan tugas lain yang diperintah oleh atasan.
5. Bidang Pemberhentian dan Pensiun
A. Kepala Bidang Pemberhentian dan Pensiun mempunyai tugas sebagai
unsur pelaksana sebahagian tugas Badan Kepegawaian Daerah yang berkaitan pembinaan disiplin, kesejahteraan pegawai dan pemberhentian
pegawai. Untuk melaksanakan tugas pokok, Kepala Bidang Pemberhentian dan Pensiun
mempunyai tugas :
Universitas Sumatera Utara
71
a. Mengkoordinasikan pelaksanaan penyiapan bahan pembinaan disiplin
pegawai. b.
Mengkoordinasikan penyusunan rencana pelaksanaan pemberhentian pegawai.
c. Mengkoordinasikan penyusunan rencana pelaksanaan kesejahteraan
pegawai. d.
Mengkoordinasikan tugaslain yang diperintahkan oleh atasan. B.
Kepala Sub Bidang Pembinaan Disiplin dan Kesejahteraan Pegawai mempunyai tugas melaksanakan sebahagian tugas Kepala Bidang
Pemberhentian dan Pensiun yang berkaitan dengan rencana pelaksanaan pembinaan disiplin dan kesejahteraan pegawaidan.
Untuk melaksanakan tugas pokok, Kepala Sub Bidang Pembinaan Disiplin dan Kesejahteraan Pegawai mempunyai tugas :
a. Menyiapkan bahan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis
pembinaan kedudukan hukum pegawai, peningkatan kesejahteraan, kesehatan, kebutuhan materil dan finansial pegawai.
b. Menyiapkan bahan dalam rangka penyelesaian masalah kepegawaian
yang berhubungan dengan pelanggaran peraturan kepegawaian dan masalah kedudukan hukum pegawai.
c. Menyiapkan bahan telahan dan konsep keputusan dalam rangka
penyelesaian batas pelanggaran peraturan kepegawaian. d.
Menyiapkan bahan dalam rangka pembinaan mental pegawai. e.
Melakukan pembinaan dan peningkatan kesejahteraan, kesehatan, kebutuhan materil dan finansial pegawai.
Universitas Sumatera Utara
72
f. Melaksanakan pemberian tunjangan cacat, dana perawatan, uang duka
dan uang tunggu. g.
Pemberian tanda jasa dan cuti pegawai. h.
Memproses usul perceraian dan usul beristri lebih dari seorang bagi PNS.
i. Memproses usul Karis, Karsu dan Taspen.
j. Melaksanakan tugas lain yang diperintah oleh atasan.
C. Kepala Sub Bidang Pemberhentian Pegawai mempunyai melaksanakan
tugas sebahagian tugas Bidang Pemberhentian dan Pensiun yang berkaitan dengan pemberhentian pegawai.
Untuk melaksanakan tugas pokok, Kepala Sub Bidang Pemberhentian Pegawai mempunyai tugas :
a. Melakukan penyelesaian administrasi pemberhentian dan pensiun
pegawai. b.
Meneliti bahan-bahan kelengkapan usul mutasi pemberhentian PNS dengan hak pensiun.
c. Meneliti kelengkapan persyaratan pensiun jandaduda.
d. Melaksanakan tugas lain yang diperintah oleh atasan.
Universitas Sumatera Utara
73
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
Bentuk penelitian yang digunakan oleh peneliti yaitu deskriptif kualitatif dengan menggunakan metode observasi terstruktur maupun tidak terstruktur serta
wawancara secara terbuka dan mendalam kepada pihak yang berhubungan dengan judul penelitian ini peneliti sebagai instrumen utamanya. Metode kualitatif adalah
metode yang lazim digunakan dalam penelitian ilmu sosial. Data yang diperoleh tersebut berbentuk kata-kata dan dianalisis dalam
terminologi respon-renspon individual, kesimpulan deskriptif atau bisa keduanya. Tujuan analisis adalah untuk mengorganisasikan data ke dalam makna,
interpretasi individual atau kerangka kerja yang menjelaskan fenomena-fenomena yang dikaji. Kesimpulan yang dirumuskan tidak dimaksudkan untuk
menggeneralisasikannya ke dalam populasi yang lebih besar. Penelitian ini dilakukan untuk membangun pengetahuan melalui
pemahanan dan penemuan. Pada konteks ini, statement-statement relasional digunakan dalan kerangka pengembangan teori.
Setelah dilakukan penelitian dan pengumpulan data, maka telah dikumpulkan sejumlah data, baik data primer yang diperoleh dari hasil wawancara
oleh beberapa informan dan data sekunder yang diperoleh dari hasil observasi serta dokumen-dokumen di kantor Badan Kepegawaian Daerah dan tinjauan
sumber pustaka lainnya. Data-data yang dikumpulkan tersebut merupakan data yang diperlukan untuk mengetahui bagaimana Pelaksanaan Rekrutmen Pegawai
Negeri Sipil Pada Kantor Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Asahan.
Universitas Sumatera Utara
Kategori