KOMUNIKASI ORGANISASI DAN KOMUNIKASI VERTIKAL

BAB II URAIAN TEORITIS

Dalam penelitian yang dilakukan beberapa uraian teoritis yang digunakan dapat dijelaskan sebagai berikut:

II.1 KOMUNIKASI ORGANISASI DAN KOMUNIKASI VERTIKAL

II.1.1 Komunikasi Organisasi

Menurut Louis Forsdale 1981, ahli komunikasi dan pendidikan, communication is the process by which a system is established, maintained, and altered by means of shared signals that operate according to rules”. Komunikasi adalah suatu proses memberikan signal menurut aturan tertentu, sehingga dengan cara ini suatu sistem dapat didirikan, dipelihara, dan diubah. Pada definisi ini komunikasi juga dipandang sebagai suatu proses. Kata signal maksudnya adalah signal yang merupakan verbal dan nonverbal yang mempunyai aturan tertentu. Dengan adanya aturan ini menjadikan orang yang menerima signal yang telah mengetahui aturannya akan dapat memahami maksud dari signal yang diterimanya. 1 Menurut Katz Robert kahn, dua ahli psikologi sosial dari Pusat Riset Survei Universitas Michigan, komunikasi adalah pertukaran informasi dan penyampaian makna yang merupakan hal utama dari suatu sistem sosial atau organisasi. Jadi komunikasi sebagai suatu “proses penyampaian informasi dan 1 Dr. Arni Muhammad, Komunikasi Organisasi, PT Bumi Aksara, Jakarta, 1995, hal. 2 25 Universitas Sumatera Utara pengertian dari satu orang ke orang lain. Dan satu-satu cara mengelelola aktivitas dalam suatu organisasi adalah melalui proses komunikasi”. 2 Schein 1982 mengatakan bahwa organisasi adalah suatu koordinasi rasional kegiatan sejumlah orang untuk mencapai beberapa tujuan umum melalui pembagian pekerjaan dan fungsi melalui hierarki otoritas dan tanggung jawab. Schein juga mengatakan bahwa organisasi mempunyai karakteristik tertentu yaitu mempunyai struktur tujuan, saling berhubungan satu bagian dengan bagian yang lain dan tergantung kepada komunikasi manusia untuk mengkoordinasikan aktivitas dalam organisasi tersebut. Sifat tergantung antara satu bagian dengan bagian lain menandakan bahwa organisasi yang dimaksudkan Schein ini adalah merupakan suatu sistem. 3 Menurut Goldhaber 1986, memberikan definisi komunikasi organisasi sebagai berikut, “organizational communication is the process of creating and exchanging message within a network of interdependent relationship to cope with environmental uncertainly”. Atau dengan kata lain komunikasi organisasi adalah Dipandang dari sudut perspektif fungsional komunikasi organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu. Sedangkan dari sudut perspektif interpretif, komunikasi organisasi dapat didefinisikan sebagai proses penciptaan makna atas interaksi yang menciptakan, memelihara, dan mengubah organisasi dan menekankan peran “orang-orang” dan proses dalam menciptakan makna. 2 Ruslan, Rosady, Manajemen Public Relation dan Media Komunikasi, PT RajaGrafindo Persada, Jakarta, 2003, hal. 83. 3 Dr. Arni Muhammad, op.cit, hal. 23. Universitas Sumatera Utara proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam suatu jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau yang selalu berubah-ubah. Meskipun bermacam-macam persepsi dari para ahli mengenai komunikasi organisasi, ada beberapa hal yang umum yang disimpulkan yaitu: 4 1 Komunikasi organisasi terjadi dalam suatu sistem terbuka yang kompleks yang dipengaruhi oleh lingkungannya sendiri baik internal maupun eksternal. 2 Komunikasi organisasi meliputi pesan dan arusnya, tujuan, arah, dan media. 3 Komunikasi organisasi meliputi orang dan sikapnya, perasaannya, hubungannya, dan keterampilan skillnya. Komunikasi organisasi mempunyai peranan penting dalam memadukan fungsi-fungsi manajemen dalam suatu perusahaan yaitu: 5 7. Menetapkan dan menyebarluaskan tujuan perusahaan. 8. Menyusun rencana untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan . 9. Melakukan pengorganisasian terhadap sumber daya manusia dan sumber daya lainnya dengan cara efektif. 10. Mengadakan seleksi, pengembangan dan penilaian anggota organisasi. 11. Memimpin, mengarahkan, memotivasi dan menciptakan iklim yang menimbulkan keinginan orang untuk memberikan kontribusi. 12. Mengendalikan prestasi. 4 Dr. Arni Muhammad, I b I d, hal. 67. 5 Amir Purba.dkk, Pengantar Ilmu Komunikasi, Pustaka Bangsa Press, Medan, 2006, hal. 112-113. 27 Universitas Sumatera Utara Proses komunikasi menghidupkan organisasi melalui informasi yang dikomunikasikan kepada para manajer agar mereka mempunyai dasar perencanaan, rencana dikomunikasikan kepada pihak lain agar dilaksanakan. Pengarahan mengharuskan manajer berkomunikasi dengan bawahan agar tujuan tercapai. Komunikasi dalam organisasi khususnya mempunyai hubungan dengan satu atau lebih dimensi-dimensi stuktur organisasi misalnya peranan, status, kompleksitas teknologi, pola-pola otoritas dan sebagainya. Setiap langkah dalam manajemen dan pengoperasian suatu organisasi sangat tergantung pada komunikasi misalnya peningkatan aktivitas, penyelesaian konflik, memperbaiki semangat pekerja, dan meningkatkan produksi. Komunikasi merupakan suatu medan yang sangat penting dalam manajemen organisasi, organisasi jelas memerlukan informasi, dengan berkembangnya organisasi kebutuhan informasi juga bertambah. 6 Komunikasi menyediakan alat-alat untuk pengambilan keputusan, melaksanakan keputusan, menerima umpan balik, dan mengoreksi tujuan serta prosedur organisasi. “Apabila komunikasi berhenti maka aktivitas organisasi akan berhenti. Dengan demikian tinggallah kegiatan-kegiatan individu yang tidak terorganisasi”. 7 6 Reksihadiprodjo, Soekanto T.Hani Handoko, Organisasi Perusahaan Teori, Struktur, dan Perilaku, BPFE, Yogyakarta, 1991, hal. 117. 7 Tommy Suprapto, Pengantar Teori Komunikasi, Media Pressindo, Yogyakarta, 2006, hal. 100. Universitas Sumatera Utara

II.1.2 Komunikasi Vertikal

Saluran arus komunikasi yang dibahas dalam penelitian ini adalah komunikasi vertikal dan hanya yang bersifat formal. Berikut penjelasan komunikasi vertikal yang merupakan jaringan formal dalam organisasi:

II.1.2.1 Komunikasi Vertikal Ke Bawah Downward Communication

Komunikasi ke bawah dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari jabatan berotoritas lebih tinggi kepada mereka yang berotoritas lebih rendah. Biasanya kita beranggapan bahwa informasi bergerak dari manajemen kepada para pegawai; namun, dalam organisasi kebanyakan hubungan ada pada kelompok manajemen. 8 Komunikasi ke bawah menunjukkan arus pesan yang mengalir dari para atasan atau para pimpinannya kepada bawahannya. Kebanyakan komunikasi ke bawah digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan yang berkenaan dengan tugas-tugas dan pemeliharaan. Pesan tersebut biasanya berhubungan dengan pengarahan, tujuan, disiplin, perintah, pertanyaan dan kebijaksanaan umum. 9 a. Tipe Komunikasi Vertikal ke Bawah Secara umum komunikasi vertikal ke bawah dapat diklasifikasikan atas lima tipe yaitu: 1 Instruksi Tugas Instruksi tugaspekerjaan yaitu pesan yang disampaikan kepada bawahan mengenai apa yang diharapkan dilakukan mereka dan bagaimana 8 R. Wayne Pace Don F.Faules, Komunikasi Organisasi Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan, PT Remaja Rosdakarya Offset, Bandung, 2005, hal. 184. 9 Dr. Arni Muhammad, op.cit, hal. 108-112. Universitas Sumatera Utara melakukannya. Pesan itu mungkin bervariasi seperti perintah langsung, diskripsi tugas, prosedur manual, program latihan tertentu, alat-alat Bantu melihat dan mendengar yang berisi pesan-pesan tugas dan sebagainya. Faktor yang prinsipal adalah mempengaruhi isi dari instruksi tugas-tugas yang kelihatannya kompleks dan menghendaki keterampilan dan pengelaman untuk melakukannya. Instruksi tugas yang tepat dan langsung cenderung dihubungkan dengan tugas yang sederhana yang hanya menghendaki keterampilan dan pengalaman yang minimal. Instruksi yang lebih umum biasanya digunakan bagi tugas-tugas yang kompleks, dimana karyawan diharapkan mempergunakan pertimbangannya, keterampilan dan pengalamannya. 2 Rasional Rasional pekerjaan adalah pesan yang menjelaskan mengenai tujuan aktivitas dan bagaimana kaitan aktivitas itu dengan aktivitas lain dalam organisasi atau objektif organisasi. Kualitas dan kuantitas dari komunikasi rasional ditentukan oleh filosofi dan asumsi pimpinan mengenai bawahannya. Bila pimpinan menganggap bawahannya pemalas, atau hanya mau bekerja bila dipaksa maka pimpinan memberikan pesan yang bersifat rasional ini sedikit. Tetapi bila pimpinan menganggap bawahannya orang yang dapat memotivasi diri sendiri dan produktif, maka biasanya diberikan pesan rasional yang banyak. 3 Ideology Pesan mengenai ideologi ini adalah merupakan perluasan dari pesan rasional. Pada pesan rasional penekannya ada pada penjelasan tugas dan kaitannya dengan perspektif organisasi. Sedangkan pada pesan ideology 30 Universitas Sumatera Utara sebaliknya mencari sokongan dan antusias dari anggota organisasi guna memperkuat loyalitas, moral, dan motivasi. 4 Informasi Pesan informasi dimaksudkan untuk memperkenalkan bawahan dengan praktik-praktik organisasi, peraturan-peraturan organisasi, keuntungan, kebiasaan dan data lain yang tidak berhubungan dengan instruksi dan rasional. Misalnya buku handbook dari karyawan adalah contoh dari pesan informasi. 5 Balikan Balikan adalah pesan yang berisi informasi mengenai ketepatan individu dalam melakukan pekerjaannya. Salah satu bentuk sederhana dari balikan ini adalah pembayarn gaji karyawan yang telah siap melakukan pekerjaannya atau apabila tidak ada informasi dari atasan yang mengkritik pekerjaannya, berarti pekerjaannya sudah memuaskan. Tetapi apabila hasil pekerjaan karyawan kurang baik balikannya mungkin berupa kritikan atau peringatan terhadap karyawan tersebut. b. Faktor yang Mempengaruhi Komunikasi Vertikal ke Bawah. Arus komunikasi dari atasan kepada bawahan tidaklah selalu berjalan lancar, tetapi dipengaruhi oleh berbagai faktor antara lain sebagai berikut: 1 Keterbukaan Kurangnya sifat terbuka di antara pimpinan dan karyawan akan menyebabkan pemblokan atau tidak mau menyampaikan pesan dan gangguan dalam pesan. Umumnya para pimpinan tidak begitu memperhatikan arus komunikasi ke bawah. Pimpinan mau memberikan informasi ke bawah bila Universitas Sumatera Utara mereka merasa bahwa pesan itu penting bagi penyelesaian tugas. Tetapi apabila pesan tidak relevan dengan tugas, pesan tersebut tetap dipegangnya. 2 Kepercayaan pada pesan tulisan Kebanyakan para pimpinan lebih percaya pada pesan tulisan dan metode difusi yang menggunakan alat-alat elektronik daripada pesan yang disampaikan secara lisan dengan tatap muka. Hasil penelitian Dahle menunjukkan bahwa pesan itu akan lebih efektif bila dikirimkan dalam bentuk lisan dan tulisan. 3 Pesan yang berlebihan Karena banyaknya pesan-pesan dikirimkan secara tertulis maka karyawan dibebani dengan memo-memo, buletin, surat-surat pengumuman, majalah dan pernyataan kebijaksanaan, sehingga banyak sekali pesan-pesan yang harus dibaca oleh karyawan. 4 Timing Timing atau ketepatan waktu pengiriman pesan mempengaruhi komunikasi ke bawah. Pimpinan hendaklah mempertimbangkan saat yang tepat bagi pengiriman pesan dan dampak yang potensial kepada tingkah laku karyawan. Pesan seharusnya dikirimkan ke bawah pada saat saling menguntungkan kepada kedua belah pihak yaitu pimpinan dan karyawan. 5 Penyaringan Pesan-pesan yang dikirimkan kepada bawahan tidaklah semuanya diterima mereka. Tetapi mereka saring mana yang mereka perlukan. Penyaringan pesan ini dapat disebabkan oleh bermacam-macam faktor di antaranya perbedaan Universitas Sumatera Utara persepsi di antara karyawan, jumlah mata rantai dalam jaringan komunikasi dan perasaan kurang percaya kepada supervisor. Ada lima jenis informasi yang biasa dikomunikasikan dari atasan kepada bawahan: 10 1. informasi mengenai bagaimana melakukan pekerjaan, 2. indormasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan, 3. informasi mengenai kebijakan dan praktik-praktik organisasi, 4. informasi mengenai kinerja pegawai, dan 5. informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas sense of mission.

II.1.2.2 Komunikasi Vertikal ke Atas Upward Communication

Komunikasi ke atas dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari tingkat yang lebih rendah bawahan ke tingkat yang lebih tinggi penyelia. Semua pegawai dalam semua organisasi, kecuali mungkin mereka yang menduduki posisi puncak, mungkin berkomunikasi ke atas yaitu, setiap bawahan dapat mempunyai alasan yang baik atau meminta informasi dari atau memberi informasi kepada seseorang yang otoritasnya lebih tinggi daripada dia. Suatu permohonan atau komentar yang diarahkan kepada individu yang otoritasnya lebih besar, lebih tinggi, atau lebih luas merupakan esensi komunikasi ke atas. 11 10 R. Wayne Pace Don F.Faules, op.cit, hal. 185. 11 R. Wayne Pace Don F. Faules, I b I d, hal. 189 Universitas Sumatera Utara Sebagai bawahan, para karyawan pada berbagai bidang dan divisi tersebut, tidak diminta maupun apalagi jika diminta, memberikan laporan, pertanyaan untuk hal-hal yang belum dipahami, pendapat, usul, saran, dan keluhan, bahkan juga kritik yang diperlukan bagi aktivitas kinerja organisasi. Tujuan dari komunikasi ini adalah untuk memberikan balikan, memberikan sasaran, dan mengajukan pertanyaan. Komunikasi ini mempunyai efek pada penyempurnaan moral dan sikap karyawan, tipe pesan adalah integrasi dan pembaruan. 12 a. Fungsi Komunikasi Vertikal ke Atas Arus komunikasi yang mengalir pada tingkat ini adalah arus pesan dari para karyawan kepada pimpinan mereka, baik kepada kepala bagian, kepala divisi, kepala departemen maupun pimpinan puncak. Menurut Smith Goldhaber, 1986 komunikasi ke atas berfungsi sebagai balikan kepada pimpinan atasan memberikan petunjuk tentang keberhasilan suatu pesan yang disampaikan kepada bawahan dan dapat memberikan stimulus kepada karyawan bawahan untuk berpartisipasi dalam merumuskan pelaksanaan kebijaksanaan bagi organisasinya. Komunikasi ke atas mempunyai beberapa fungsi atau nilai tertentu. Menurut Pace 1989 fungsinya adalah sebagai berikut: 1 Dengan adanya komunikasi ke atas supervisor dapat mengetahui kapan bawahannya siap untuk diberi informasi dari mereka dan bagaimana baiknya mereka menerima apa yang disampaikan karyawan. 2 Arus komunikasi ke atas memberikan informasi yang hanya berharga bagi pembuat keputusan. 12 Dr. Arni Muhammad, op.cit, hal. 117-118. Universitas Sumatera Utara 3 Komunikasi ke atas memperkuat appresiasi dan loyalitas karyawan terhadap organisasi dengan jalan memberikan kesempatan untuk menanyakan pertanyaan, mengajukan ide-ide dan saran-saran tentang jalannya organisasi. 4 Komunikasi ke atas memperbolehkan, bahkan mendorong desas-desus muncul dan membiarkan supervisor mengetahuinya. 5 Komunikasi ke atas menjadikan supervisor dapat menentukan apakah bawahan menangkap arti seperti yang dia maksudkan dari arus informasi yang ke bawah. 6 Komunikasi ke atas membantu karyawan mengatasi masalah-masalah pekerjaan mereka dan memperkuat keterlibatan mereka dalan tugas- tugasnya dan organisasi. b. Apa yang Seharusnya Dikomunikasikan ke Atas? Kebanyakan dari hasil-hasil analisis penelitian mengenai komunikasi ke atas mengatakan bahwa supervisor dan pimpinan haruslah mendapatkan informasi dari bawahannya mengenai hal-hal berikut: 1 Apa yang dilakukan bawahan, pekerjaannya, hasil yang dicapainya, kemajuan mereka dan rencana masa yang akan datang. 2 Menjelaskan masalah-masalah pekerjaan yang tidak terpecahkan yang mungkin memerlukan bantuan tertentu. 3 Menawarkan saran-saran atau ide-ide bagi penyempurnaan unitnya masing-masing atau organisasi secara keseluruhan. Universitas Sumatera Utara 4 Menyatakan bagaimana pikiran dan perasaan mereka mengenai pekerjaannya, teman sekerjanya, dan organisasi. c. Kesulitan Mendapatkan Informasi ke Atas Sharma 1979 mengemukakan empat alasan mengapa komunikasi ke atas terlihat amat sulit: 13 1 Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka. Penelitian menunjukkan bahwa pegawai merasa bahwa mereka akan mendapat kesulitan bila mereka berbicara kepada penyelia mereka dan cara terbaik untuk naik pangkat dalam organisasi tersebut adalah sepakat dengan penyelia mereka. 2 Perasaan bahwa penyelia dan manajer tidak tertarik kepada masalah pegawai. Pegawai sering sekali melaporkan bahwa manajer mereka tidak memperhatikan masalah mereka. Manajer mungkin tidak memberi tanggapan terhadap masalah pegawai dan mungkin menahan beberapa komunikasi ke atas karena hal itu mungkin membuat mereka terlihat buruk dalam pandangan atasan mereka. 3 Kurangnya penghargaan bagi komunikasi ke atas yang dilakukan pegawai. Seringkali penyelia dan manajer tidak berhasil memberikan penghargaan yang nyata atau terselubung untuk mempertahankan agar saluran komunikasi ke atas tetap terbuka. 4 Perasaan bahwa penyelia dan manajer tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang disampaikan pegawai. Bisa terjadi penyelia terlalu 13 R. Wayne Pace Don F. Faules, op.cit, hal. 191-192. Universitas Sumatera Utara sibuk untuk mendengarkan atau bawahan tidak dapat menemukan mereka. Bila penyelia ada di tempatnya, ia tidak tanggap pada apa yang dikatakan bawahan tersebut. d. Faktor yang Mempengaruhi Efektivitas Komunikasi Vertikal ke Atas 1 Komunikasi ke atas lebih mungkin digunakan oleh pembuat keputusan pengelolaan, apablia pesan itu disampaikan tepat pada waktunya. 2 Komunikasi ke atas yang bersifat positif, lebih mungkin digunakan oleh pembuat keputusan mengenai pengelolaan daripada komunikasi yang bersifat negatif. 3 Komunikasi ke atas lebih mungkin diterima, jika pesan itu mendukung kebijaksanaan yang baru. 4 Komunikasi ke atas mungkin akan lebih efektif, jika komunikasi itu langsung kepada penerima yang dapat berbuat mengenai hal itu. 5 Komunikasi ke atas akan lebih efektif, apabila komunikasi itu mempunyai daya tarik secara intuitif bagi penerima. Pesan dari bawahan lebih siap diterima jika mereka setuju. e. Prinsip-prinsip Komunikasi Vertikal ke Atas 1 Program komunikasi ke atas yang efektif harus direncanakan. 2 Program komunikasi ke atas yang efektif berlangsung secara terus- menerus. 3 Program komunikasi ke atas yang efektif menggunakan saluran yang rutin. 37 Universitas Sumatera Utara 4 Program komunikasi ke atas yang efektif, menekankan kesensitivan dan penerimaan ide-ide yang menyenangkan dari level yang lebih rendah. 5 Program komunikasi ke atas yang efektif memerlukan pendengar yang objektif. 6 Program komunikasi ke atas yang efektif memerlukan pengambilan tindakan berespon terhadap masalah. 7 Program komunikasi ke atas yang efektif menggunakan bermacam-macam media dan metode untuk memajukan arus informasi. 2

II.2 KEPEMIMPINAN