h. Communicatives
Karyawan operator telepon selalu menempatkan kata “please” dalam setiap berkomunikasi atau dalam komunikasi melalui telepon harus
Sedangkan menurut Sugiarto 2004:75, syarat-syarat menjadi operator telepon adalah sebagai berikut :
1. Memiliki kemampuan dalam mengoperasikan computer.
2. Mengetahui sistem kerja dalam switchboard.
3. Menguasai atau hapal luar kepala nomor – nomor yang ada di hotel dan
nomor telepon perusahaan penerbangan, travel agent, dan lain – lain. 4.
Mengucapkan spelling board dengan benar sehingga mempermudah dalam menyampaikan pesan telepon dari tamu.
5. Memahami seluk beluk telepon baik lokal, antar kota maupun antar negara.
2.5 Tugas dan Tanggungjawab Operator Telepon
Pada umumnya tugas dan tanggungjawab dari bagian operator telepon yaitu memberikan pelayanan komunikasi dengan cepat, ramah tamah, dan sopan terhadap
semua pihak yang memerlukan jasa telepon baik yang berada di dalam internal maupun diluar eksternal hotel.
Tugas dan tanggungjawab masing – masing jabatan di operator telepon : 1.
Supervisor Operator Telepon a.
Menyusun dan memeriksa laporan pemasukan dan pengeluaran biaya operasional tiap bulan.
b. Menangani masalah - masalah yang ada karena pelayanan telepon.
c. Menyusun jadwal kerja bawahan agar operasional pelayanan telepon
lancar. d.
Mengontrol pemakaian telepon karyawan di luar urusan dinas. e.
Membina kerjasama dengan kepala seksi lainnya seperti PT. Telkom atau PT. Indosat.
f. Memeriksa kebersihan dan kelengkapan alat kerja yang diperlukan di
operator telepon. g.
Membuat laporan biaya telepon perbulan. h.
Membuat laporan perbaikan kepada bagian teknik apabila ada kerusakan – kerusakan.
i. Memeriksa kehadiran para petugas telepon
j. Mengontrol telepon yang masuk dan keluar hotel.
k. Memastikan bahwa semua telepon telah disambungkan ke tujuan yang
dimaksud. l.
Memeriksa dan mengontrol daftar tamu yang harus dibangunkan wake-up call sesuai dengan permintaan tamu atau berdasarkan jadwal penerbangan
bagi tamu atau rombongan kru pesawat. m.
Memonitor program musik dan video di hotel. n.
Memeriksa dan menyelesaikan masalah dengan tamu yang tercatat di dalam operator log book.
o. Membantu petugas telepon bila sambungan yang diperlukan sangat
banyak. 2.
Operator Telepon a.
Mengisi daftar hadir time card dan membaca buku laporan log book. b.
Menerima tugas dari shift sebelumnya dan menyelesaikan masalah yang belum selesai.
c. Bertanggungjawab terhadap semua telepon yang masuk maupun ke luar
dan dilakukan sesingkat mungkin. d.
Membantu sistem operasional komunikasi hotel agar berjalan dengan lancar.
e. Menerima pesan telepon dari tamu untuk ditindak lanjuti hingga tuntas.
f.
Mengerjakan wake-up call membangunkan tamu dari tidurnya sesuai
dengan permintaan tamu. g.
Menghafal nomor – nomor telepon penting, khusunya untuk keadaan darurat misalnya dinas pemadam kebakaran.
h. Mengetahui informasi tentang fasilitas hotel dan acara acara yang
berlangsung di hotel. i.
Mengetahui pengetahuan yang luas tentang sistem telepon dan dapat bekerja dengan seluruh peralatan yang ada di ruang operator telepon.
j. Menjaga agar ruang operator selalu bersih dan rapi.
k. Menggunakan bahasa yang sopan dengan menyebutkan identitas hotel saat
membuka percakapan
l. Mengetahui dan mengingat dengan baik nomor tiap departemen di hotel.
2.6 Tata Cara Bertelepon
