Identifikasi Masalah Pembatasan Masalah
mempunyai peranan untuk memperlancar dan perkembangan suatu organisasi.
Secara umum inti dari kegiatan tatausaha mencakup 6 pola fungsi, yaitu:
a. Menghimpun,
yaitu kegiatan-kegiatan
mencari data
mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada sehingga siap untuk dipergunakan bilamana
diperlukan.
b. Mencatat, yaitu kegiatan membukukan dengan berbagai
peralatan tulis keterangan yang diperlukan sehingga terwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.
c. Mengelolah,
yaitu bermacam
kegiatan mengerjakan
keterangan-keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna.
d. Menggandakan, yaitu kegiatan memperbanyak dengan
berbagai cara dan alat. e.
Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain.
f. Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan
alat di tempat tertentu dan aman.
5
Masalah kepegawaian termasuk dalam ruang lingkup kegiatan tata usaha mengenai tenaga pendidik dan kependidikan terkait dengan cara
memperoleh guru, jumlah guru dan bagaimana membantu guru tertentu. Keuangan serta pembukuan pada setiap lembaga pendidikan
dilaksanakan pada staf administrasi keuangan yang kemudian akan dipertanggung jawabkan kepada kepala sekolah dan jika lembaga
pendidikan swasta akan mempertanggung jawabkannya kepada kepala sekolah dan kepada kepala yayasan.
Kemungkinan penyelesaian pekerjaan operatif yang bersangkutan secara lebih baik. Dalam garis besarnya tatausaha ini mempunyai 3
peranan pokok yaitu: 1
Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk
mencapai tujuan dari suatu organisasi. 2
Menyediakan keterangan-keterangan bagi puncak pimpinan organisasi itu untuk membuat keputusan atau melakukan
tindakan yang tepat.
5
Daryanto, Administrasi Pendidikan, Jakarta, PT Rineka Cipta, 2008, h. 93
3 Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu
keseluruhan.
6
Menurut Suryosubroto beberapa kegiatan dari tatalaksana sekolah ketatausahaan sekolah yang terpenting adalah a. Surat dinas sekolah
dan buku agenda, b. Buku ekspedisi, c. Buku catatan rapat sekolah, d. Buku pengumuman, dan e. Pemeliharaan gedung bagunan sekolah.
7
Kegiatan dari ketatausahaan sekolah tersebut akan diuraikan satu persatu sebagai berikut:
a Surat dinas sekolah dan buku agenda
Semua surat menyurat yang dilakukan dalam rangka kepentingan kehidupan dan realisasi program sekolah dapat kita sebut surat
dinas. Baik
surat masuk
maupun surat
keluar harus
diinventarisasikan dan
didokumentasikan dicatat
disertai arsipnya.
b Buku ekspedisi
Buku ekspedisi berguna untuk membuktikan bahwa suatu surat yang dikirimkan sudah sampai kepada alamatnya atau orang yang
diserahi tanggung jawab. c
Buku catatan rapat sekolah Rapat sekolah yang biasa disebut sebagai rapat dewan guru atau
rapat guru perlu dicatat baik prosesnya maupun hasil atau keputusan yang diambil. Pencatatnya disebut notulis adalah orang
yang ditunjuk oleh pemimpin rapat. d
Buku pengumuman Buku pengumuman dimaksudkan untuk media pengumpulan
informasi pemberitahuan yang terutama ditunjukkan kepada para guru.
6
The Liang Gie, op, cit., h. 20
7
Sobry Sutiksono, Manajemen Pendidikan, Lombok: Holistica, 2012, Cet I, h. 92- 93.