Berdasarkan latar belakang di atas, peneliti tertarik untuk meneliti dengan judul “Analisis Kepuasan Pengguna Terhadap Layanan Sirkulasi Perpustakaan
Institut Agama Islam Negeri IAIN Sumatera Utara”
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang yang telah diuraikan di atas maka yang menjadi rumusan masalah penelitian adalah: “Bagaimanakah tingkat kepuasan
pengguna pada aspek layanan sirkulasi Perpustakaan IAIN Sumatera Utara?”
1.3. Tujuan Penelitian
Berdasarkan perumusan masalah yang ada, maka penelitian ini bertujuan untuk: “mengetahui tingkat kepuasan pengguna pada aspek layanan sirkulasi
Perpustakaan IAIN Sumatera Utara.”
1.4. Manfaat Penelitian
Hasil penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat bagi: 1 Perpustakaan IAIN Sumatera Utara: yaitu sebagai masukan dan bahan
pertimbangan Perpustakaan untuk lebih meningkatkan kualitas pelayanan terutama pelayanan sirkulasi di perpustakaan.
2 Peneliti: yaitu untuk mengetahui kepuasan pengguna terhadap layanan sirkulasi Perpustakaan IAIN Sumatera Utara.
3 Peneliti selanjutnya: yaitu sebagai referensi untuk membahas masalah penelitian yang berkaitan dengan kepuasan pengguna dan layanan
sirkulasi.
1.5. Ruang Lingkup Penelitian
Ruang lingkup penelitian ini dibatasi pada kajian pengguna yang hanya berfokus kepada kepuasan pengguna dan pelayanan sirkulasi Perpustakaan IAIN
Sumatera Utara yang meliputi keanggotaan, peminjaman, pengembalian, penagihan dan perpanjangan.
Universitas Sumatera Utara
BAB II KAJIAN TEORITIS
2.1 Perpustakaan Perguruan Tinggi 2.1.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi
Pada dasarnya semua perpustakaan merupakan suatu instansi yang memiliki proses kerja yang sama, yaitu memberikan pelayanan informasi kepada
pengguna. Namun demikian dalam perkembangannya setiap jenis perpustakaan memiliki definisi dan kriteria tertentu yang membedakannya dengan perpustakaan
lain. Perpustakaan perguruan tinggi merupakan salah satu jenis dari sekian banyak jenis perpustakaan yang telah dikategorikan. Keberadaan Perpustakaan Perguruan
Tinggi sangat strategis dalam pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Secara umum peran perpustakaan perguruan tinggi adalah memberikan pelayanan
informasi yang dibutuhkan oleh penggunanya atau sivitas akademika dalam menyelenggarakan mengadakan koleksi buku, terbitan berseri, referensi, dan
bahan pustaka lainnya yang dibutuhkan sivitas akademi bersangkutan. Dalam Buku Perpustakaan Perguruan Tinggi : buku pedoman 1994 : 3 dinyatakan
bahwa: Perpustakaan Perguruan Tinggi merupakan Unit Pelayanan Teknis UPT
perguruan tinggi, yang bersama-sama dengan unit lain turut melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi dengan cara memilih, menghimpun,
mengolah, merawat serta melayankan sumber informasi kepada lembaga induknya pada khususnya dan masyarakat akademis pada umumnya.
Berdasarkan uraian di atas dapat di ketahui bahwa, Perpustakaan Perguruan Tinggi merupakan unit kerja yang bertugas membantu perguruan tinggi
sebagai induk organisasinya dalam melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi dengan cara memilih, menghimpun, mengolah, merawat serta melayankan sumber
informasi kepada lembaga induknya pada khususnya dan masyarakat akademis pada umumnya.
Menurut Sutarno dalam bukunya perpustakaan dan masyarakat 2003 : 35 mendefenisikan “perpustakaan perguruan tinggi merupakan perpustakaan yang
berada dalam suatu perguruan tinggi dan yang sederajat yang berfungsi mencapai
Universitas Sumatera Utara
Tri Dharma Perguruan Tinggi, sedangkan penggunanya adalah seluruh sivitas akademika”.
Dari beberapa uraian di atas, dapat dipahami bahwa perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi yang
berfungsi menyediakan dan menyebarluaskan informasi guna membantu perguruan tinggi tersebut mencapai tujuannya yakni Tri Dharma Perguruan Tinggi
pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat.
2.1.2 Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi
Tujuan perpustakaan perguruan tinggi harus sejalan dengan tujuan perguruan tingginya. Sebagai unsur penunjang perguruan tinggi dalam mencapai
visi dan misinya, maka perpustakaan perguruan tinggi memiliki tujuan. Menurut pendapat Sulistyo Basuki 1993 : 52, tujuan perpustakaan perguruan tinggi antara
lain sebagai berikut: a. Memenuhi keperluan informasi masyarakat perguruan tinggi, lazimnya
staf pengajar dan mahasiswa. Sering pula mencakup tenaga kerja administrasi perguruan tinggi.
b. Menyediakan bahan pustaka referensi pada semua tingkatan akademis, artinya mulai dari mahasiswa tahun pertama hingga ke
mahasiswa pascasarjana dan pengajar. c. Menyediakan ruangan belajar bagi pengguna perpustakaan.
d. Menyediakan jasa peminjaman yang tepat guna bagi berbagai jenis pengguna.
e. Menyediakan jasa informasi aktif yang tidak saja terbatas pada lingkungan perguruan tinggi juga lembaga industri lokal.
Sedangkan menurut Syihabuddin Qalyubi 2007: 11, tujuan perpustakaan perguruan tinggi yaitu untuk:
a. Memenuhi keperluan informasi pelajar dan mahasiswa b. Menyediakan bahan pustaka rujukan pada semua tingkat akademis
c. Menyediakan ruangan untuk pengguna d. Menyediakan jasa peminjaman dan menyediakan jasa informasi aktif
bagi pengguna. Berdasarkan beberapa pendapat di atas, dapat dipahami bahwa pada
dasarnya tujuan penyelenggaraan perpustakaan perguruan tinggi adalah untuk mendukung Tridharma perguruan tinggi dalam menyelenggarakan pendidikan
dengan menyediakan sumber-sumber informasi ilmiah bagi masyarakat perguruan
Universitas Sumatera Utara
tinggi agar pelaksanaan program kegiatan perguruan tinggi berjalan dengan lancar dan semakin berkualitas.
2.1.3 Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi
Supaya tujuannya dapat terlaksana, perpustakaan perguruan tinggi harus menjalankan fungsinya dengan baik. Pada prinsipnya fungsi utama perpustakaan
perguruan tinggi adalah menunjang Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
Dalam Buku Perpustakaan Perguruan Tinggi : buku pedoman 2004 : 3, perpustakaan perguruan tinggi memiliki berbagai fungsi sebagai berikut:
a. Fungsi Edukasi Perpustakaan merupakan sumber belajar para sivitas akademika, oleh
karena itu koleksi yang disediakan adalah koleksi yang mendukung pencapaian tujuan pembelajaran, pengorganisasian bahan
pembelajaran setiap program studi, koleksi tentang strategi belajar mengajar dan materi pendukung pelaksanaan evaluasi pembelajaran.
b. Fungsi Informasi Perpustakaan merupakan sumber informasi yang mudah diakses oleh
pencari dan pengguna informasi. c. Fungsi Riset
Perpustakaan mempersiapkan bahan-bahan primer dan sekunder yang paling mutakhir sebagai bahan untuk melakukan penelitian dan
pengkajian ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni. Koleksi pendukung penelitian di perpustakaan perguruan tinggi mutlak dimiliki karena
tugas perguruan tinggi adalah menghasilkan karya-karya penelitian yang dapat diaplikasikan untuk kepentingan pembangunan masyarakat
dalam berbagai bidang.
d. Fungsi Rekreasi Perpustakaan harus menyediakan koleksi rekreatif yang bermakna
untuk membangun dan mengembangkan kreativitas, minat, dan daya inovasi pengguna perpustakaan.
e. Fungsi Publikasi Perpustakaan selayaknya juga membantu melakukan publikasi karya
yang dihasilkan oleh warga perguruan tinggi yakni sivitas akademika dan staf nonakademik.
f. Fungsi Deposit Perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan
pengetahuan yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya. g. Fungsi Interpretasi
Perpustakaan sudah seharusnya melakukan kajian dan memberikan nilai tambah terhadap sumber-sumber informasi yang dimilikinya
untuk membantu pengguna dalam melakukan dharmanya.
Universitas Sumatera Utara
Sesuai dengan fungsinya maka Perpustakaan Perguruan Tinggi harus memberikan pelayanan kapada sivitas akademika maupun pengguna perpustakaan
dari luar perguruan tinggi. Hal ini dilaksanakan demi terlaksananya visi dan misinya yaitu sebagai sarana pendukung dalam kegiatan belajar mengajar,
penelitian, pengabdian pada masyarakat pada umumnya, serta memiliki kualitas koleksi yang memadai dan sesuai kebutuhan sehingga menimbulkan kepuasan
akan kebutuhan informasi para pengguna. Dari beberapa teori di atas dapat dijadikan sebagai referensi bahwa fungsi
dari sebuah Perpustakaan Perguruan Tinggi merupakan penyediaan fasilitas pengajaran dan penelitian untuk memenuhi kebutuhan anggota sivitas
akademikanya. Untuk dapat menyelenggarakan fungsi tersebut, adapun peranan pustakawan sangat penting karena pustakawan harus dapat melihat lebih jauh dan
lebih luas akan kebutuhan para penggunanya. Sebaliknya pustakawan juga harus diberikan sumber daya yang cukup seperti dana yang memadai dan staf yang
cukup serta hal-hal yang lainnya.
2.2 Pelayanan Perpustakaan
Kegiatan pelayanan perpustakaan adalah melayani atau memberikan pelayanan dalam kebutuhan informasi pengguna. Dimana pengguna perpustakaan
menginginkan pelayanan yang berkualitas baik yang akan menghasilkan kepuasan dalam memenuhi kebutuhan informasi pengguna. Menurut Kotler
dalam Laksana 2008 : 85 menyatakan layanan service adalah “a service any act or performance that one party can offer to another that is
essentially intangible and does not result in the ownership of anything, its production may or may no be to a physical product”. Pendapat di atas dapat
diartikan bahwa pelayanan adalah setiap tindakan atau kegiatan yang dapat ditawarkan oleh satu pihak kepada pihak lain, yang pada dasarnya tidak terwujud
dan tidak mengakibatkan kepemilikan apapun. Produksinya dapat dikaitkan pada suatu produk fisik.
Universitas Sumatera Utara
Layanan pada konsep Perpustakaan dapat dijelaskan sebagai pelayanan Perpustakaan, sebagai mana dinyatakan dalam Buku Perpustakaan Perguruan
Tinggi 2004 : 71 bahwa ”layanan Perpustakaan adalah pemberian informasi dan fasilitas kepada pengguna”.
Berdasarkan penjelasan di atas dapat dinyatakan bahwa layananpelayanan service adalah suatu kegiatan atau tindakan yang dapat ditawarkan oleh satu
pihak dalam memenuhi kepuasan pada pihak lain, sedangkan pada konsep perpustakaan dapat disimpulkan pengertian layananpelayanan kebutuhan
informasi pengguna perpustakaan. Sehingga pelayanan service dalam bidang layanan internet yaitu merupakan satu layanan tambahan pada sebuah
perpustakaan yang digunakan dengan adanya kemajuan dalam bidang teknologi informasi.
2.2.1 Jenis-jenis Layanan Perpustakaan
Setiap perpustakaan memiliki layanan yang menjadi pendorong bagi pengguna untuk berkunjung ke perpustakaan. Layanan perpustakan merupakan
keberhasilan suatu perpustakaan dalam memenuhi kebutuhan pengguna. Dalam Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi 1999 :
31-34 dinyatakan bahwa pada umumnya perpustakaan memiliki beberapa jenis layanan antara lain :
1. Orientasi Perpustakaan 2. Layanan Sirkulasi
3. Layanan Rujukan 4. Layanan Majalah
5. Layanan Pandang Dengar 6. Jasa Kesiagaan Informasi
7. Penelusuran Pustaka, dimana layanan ini terbagi dua yaitu:
a. Layanan internet b. Layanan CD-ROM
8. Layanan Fotocopy 9. Kerjasama Pinjam Antar Perpustakaan
10. Kerjasama Silang Layan 11. Pembuatan Indeks, Abstrak, dan Bibliografi
12. Layanan Terjemahan 13. Penyewaan Fasilitas
Universitas Sumatera Utara
Untuk beberapa layanan yang telah di uraikan di atas tidak semua perpustakaan memilikinya, sebab setiap perpustakaan memiliki layanan yang
sesuai dengan pengguna dan dana yang teralokasi kepada perpustakaan yang bersangkutan.
Dengan adanya perkembangan teknologi informasi yang diperlukan oleh pengguna maka semakin tinggi tuntutan perpustakaan untuk meningkatkan
layanan jasa perpustakaan agar dapat memberikan yang terbaik bagi penggunanya. Sehingga informasi baru dapat digunakan untuk melayani
pengguna dengan penggunaan teknologi yang tepat, akurat dan waktu yang singkat.
Berdasarkan teori di atas, Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri Sumatera utara menyediakan layanan layanan sirkulasi yang dipergunakan untuk
mahasiswa dalam mendukung segala aktivitas dalam memanfaatkan perpustakaan. 2.3 Pelayanan Sirkulasi
2.3.1 Pengertian Pelayanan Sirkulasi
Layanan sirkulasi adalah layanan yang mengelolah peredaran koleksi perpustakaan. Kata Sirkulasi berasal dari bahasa inggris “circulation” yang
mempunyai arti perputaran. Layanan sirkulasi merupakan tempat masuk dan keluarnya bahan pustaka. Pada bagian inilah yang mendominasi semua kegiatan
yang terdapat pada perpustakaan. Dalam ilmu perpustakaan, pelayanan sirkulasi sering juga disebut dengan pelayanan peminjaman dan pengembalian pustaka.
Namun, sebenarnya pengertian sirkulasi ini mencakup pengertian yang lebih luas, yakni “semua bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan,
dan penggunaan koleksi dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan Lasa, 2008 : 213”.
Menurut Sjahrial Pamuntjak 2000 : 97, “peminjaman buku atau sirkulasi adalah kegiatan peredaran koleksi perpustakaan, baik untuk dibaca di dalam
perpustakaan maupun dibawa keluar perpustakaan”. Sedangkan Noerhayati 1987 : 120, menyatakan bahwa “sirkulasi berupa kegiatan pelayanan pencatatan dalam
pemanfaatan dan penggunaan koleksi bahan pustaka dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna”. Pendapat lain dikemukan oleh Soeatminah
1992 : 7” layanan sirkulasi adalah “kegiatan kerja yang berupa memberikan bantuan kepada pemakai perpustakaan dalam proses peminjaman dan
pengembalian bahan pustaka”.
Universitas Sumatera Utara
Dari uraian di atas dapat dipahami bahwa pelayanan sirkulasi adalah kegiatan pelayanan jasa perpustakaan yang berhubungan dengan peminjaman dan
pengembalian bahan pustaka agar dapat dimanfaatkan dan digunakan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan.
2.3.2 Sistem Layanan Sirkulasi
Sistem layanan sirkulasi yang dilaksanakan perpustakaan terbagi kedalam dua sistem layanan, yaitu sistem layanan terbuka open access dan
sistem layanan tertutup closed access. Perpustakaan perguruan tinggi harus dapat menentukan sistem pelayanan yang sesuai dengan keadaan dan kondisi
perpustakaan tersebut. Menurut Sjahrial-Pamuntjak 2000 : 101, “Sistem pelayanan pemakai
pada perpustakaan umumnya dapat dilaksanakan melalui dua cara diantaranya, pelayanan dengan sistem terbuka opened cccess dan pelayanan dengan sistem
tertutup closed access”.Untuk perpustakaan yang koleksinya masih sederhana atau sedikit, maka sistem yang baik digunakan adalah sistem pelayanan
tertutup. Sebaiknya untuk koleksi yang banyak maka digunakan sistem layanan terbuka. Menurut Sjahrial-Pamuntjak.
Tujuan sistem pelayanan tertutup dan sistem pelayanan terbuka adalah. a. Mengamankan koleksi perpustakan serta menghindari dan menekan
terjadinya kehilangan koleksi perpustakaan. b. Mengetahui siapa peminjam koleksi perpustakaan dan berapa yang
sedang dipinjam. c. Mengetahui batas waktu pengembalian buku yang sedang dipinjam.
Dalam praktiknya pelayanan sirkulasi terdiri dari dua yang biasa diterapkan diperpustakaan mulai dari sistem tertutup untuk perpustakaan yang
kecil sampai pada sistem terbuka untuk mengatasi layanan sirkulasi pada perpustakaan yang besar. Pada perpustakaan tertentu ada menggunakan kedua
sistem layanan ini, yaitu sistem layanan terbuka open access untuk koleksi standar dan sistem layanan tertutup close access untuk koleksi pinjam singkat.
Universitas Sumatera Utara
1. Sistem Pelayanan Terbuka
Sistem layanan terbuka merupakan cara yang dapat membantu pengguna perpustakaan untuk mencari informasi yang dibutuhkan secara langsung ke rak.
Pada perpustakaan tinggi yang melayanai civitas akademika dan koleksi yang banyak biasanaya menggunakan sistem layanan terbuka.
Sistem layanan terbuka memberikan kebebasan kepada pengguna perpustakaan memilih dan mengambil sendiri pustaka yang dikehendakinya dari
ruang koleksi. Keuntungan yang diperoleh dengan menggunakan sistem layanan terbuka
adalah: a. Kartu katalog tidak segera rusak, karena sedikit yang menggunakanya.
b. Menghemat tenaga. Sebab dalam sistem ini petugas tidak perlu mengembalikan pustakawan hanya mencatat kemudian
mengembalikan buku-buku yang telah dibaca ditempat maupun yang dikembalikan hari itu juga.
c. Judul-judul buku yang diketahui lebih banyak. d. Akan segera diketahui judul buku yang dipinjam, nama dan alamat
peminjam. e. Apabila calon peminjam tidak menemukan buku tertentu yang dicari
maka saat itu pula dapat memilih judul buku yang relevan. f. Kecil sekali kemungkinan terjadi salah paham.
Kerugian atau kelemahan dari sistem layanan terbuka adalah: a. Frekwensi kerusakan lebih besar.
b. Memerlukan ruangan yang lebih luas. Sebab letak rak satu
dengan yang lain memerlukan jarak yang longgar. c. Susunan buku menjadi tidak teratur. Oleh karena itu pustakawan harus
sering menyusun buku. d. Pengguna yang pertama kali datang keperpustakaan itu sering
bingung.
2. Layanan Tertutup
Sistem layanan tertutup tidak memperkenankan pengguna memasuki ruang koleksi
Sjahrial-Pamuntjak dalam Buku Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan 2000:103, “ Menyatakan bahwa pelayanan pemakai sistem tertutup merupakan
pelayanan sirkulasi yang tidak memungkinkan pemakai memilih dan mengambil sendiri bahan pustaka”.
Universitas Sumatera Utara
Pada sistem pelayanan tertutup setiap pengguna harus mengetahui lebih dahulu dengan jelas pengarang judul buku atau subjek yang diinginkan kemudian
meminta petugas perpustakaan mencarikannya keruang koleksi. Dalam sistem ini, pengguna harus menggunakan katalog yang disediakan untuk memilih
pustaka yang diperlukanya. Keuntungan menggunakan sistem layanan tertutup adalah:
a. Susunan koleksi akan tetap rapi karena hanya petugas perpustakaan yang dapat masuk kejajaran koleksi.
b. Terjadinya kehilangan dan kerusakan bahan perpustakaan dapat diperkecil.
c. Ruangan perpustakaan yang disediakan tidak perlu luas. d. Untuk koleksi yang sangat rentan terhadap kerusakan maka sistem ini
sangat sesuai. Dari pendapat diatas keuntungan yang diperoleh dengan menggunakan
sistem layanan tertutup adalah terjaganya kondisi buku dirak dan kehilangan buku dapat dikendalikan, ruangan yang dibutuhkan untuk koleksi perpustakaan tidak
terlalu luas dan untuk koleksi yang mudah rusak sistem ini sangat baik digunakan. Kerugian menggunakan sistem layanan tertutup :
a. Dalam menemukan bahan pustaka pengguna hanya dapat mengetahui ciri-ciri kepengarangan dan ciri-ciri fisik bahan pustaka yaitu judul,
pengarang, ukuran buku dan jumlah halaman. b. Judul buku yang dipilih melalui katalog kartu maupun online tidak
selalu menggunakan buku yang dimaksud. c. Pengguna tidak dapat melakukan browsing dijajaran rak.
d. Jika peminjam banyak, dan tugas perpustakaan relativ terbatas hal ini membutuhkan waktu dan tenaga yang cukup banyak, sehingga
pemakai harus menunggu lebih lama. Perpustakaan Perguruan Tinggi ;Buku Pedoman.1999 : 33,Pengelolaan koleksi. Jakarta
Kerugian yang didapat dengan sistem layanan tertutup sangat penting diperhatikan karena dengan sistem ini biasanya pengguna akan sulit mencari buku
yang dikehendakinya dan tenaga perpustakaan yang kurang memadai akan membuat pencarian bahan pustaka memerlukan waktu yang lama.
2.3.3 Syarat Sirkulasi
Pelayanan di perpustakaan sangatlah penting bagi penggunanya. Layanan perpustakaan yang ramah dan profesional juga ikut berperan dalam
menumbuhkan kenyamanan bagi pengguna, agar pengguna betah berkunjung ke
Universitas Sumatera Utara
perpustakaan. Supaya tujuan tersebut dapat tercapai, maka perlu diperhatikan syarat-syarat sirkulasi yang baik menurut Lasa 2008 : 170, yaitu sebagai berikut:
a. Mekanisme kerja dapat dilakukan dengan cepat, tepat, dan benar; sistem kerja manual maupun dengan mesin seperti komputer
sebaiknya dapat diselesaikan dengan cepat, tepat, dan benar. b. Dapat menjaga keamanan koleksi dan pengguna; sistem pengaturan
ruangan, pintu, dan meja kursi dapat menciptakan keamanan koleksi serta kenyamanan pengguna.
c. Administrasi sirkulasi yang tepat; sistem pencatatan sirkulasi sebaiknya dapat dilakukan dengan benar, praktis, dan tidak
menimbulkan kesalahpahaman dengan pengguna. Untuk itu dalam penerapan administrasi sirkulasi perlu dikerjakan seteliti mungkin.
Senada dengan pendapat di atas, Mudhoffir 1992 : 57, menyatakan bahwa “hal-hal pokok pada pelayanan sirkulasi meliputi: 1 peraturan,
persyaratan dan tata tertib, 2 keanggotaan dan pendaftaran, 3 macam-macam peminjaman”. Dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman 2004
: 73, dinyatakan bahwa “kelancaran proses layanan sirkulasi antara lain tergantung kepada sistem peminjaman yang dipilih, petugas yang terampil, dan
peraturan peminjaman yang jelas”. Berdasarkan pendapat di atas dapat dipahami bahwa untuk dapat
menyelenggarakan pelayanan sirkulasi yang baik perpustakaan harus memperhatikan beberapa syarat, diantaranya mekanisme kerja dan administrasi
yang tepat dan benar, pemilihan dan penerapan sistem peminjaman yang sesuai, petugas perpustakaan yang terampil, peraturan peminjaman yang jelas, serta
keamanan koleksi dan kenyamanan tempat.
2.3.4 Tujuan Pelayanan Sirkulasi
Layanan sirkulasi merupakan bagian penting dalam suatu perpustakaan karena berhubungan dengan peredaran koleksi. Pelayanan sirkulasi memerlukan
sistem yang efisien dan mudah dijalankan agar pengguna dapat bertransaksi dengan cepat dan maksimal dalam layanan. Menurut Lasa 2008 : 213, tujuan
pelayanan sirkulasi adalah: 1. Agar para pengguna mampu memanfaatkan koleksi perpustakaan
secara optimal. 2. Agar mudah diketahui identitas peminjaman, buku yang dipinjam dan
waktu pengembalian.
Universitas Sumatera Utara
3. Untuk menjamin pengembalian pinjaman dalam waktu yang ditentukan.
4. Untuk memperoleh data kegiatan pemanfaatan koleksi suatu perpustakaan.
5. Untuk mengontrol jika terdapat pelanggaran. Sedangkan tujuan pelayanan sirkulasi menurut Sjahrial-Pamuntjak 2000 :
99, yaitu: Supaya mereka mampu memanfaatkan koleksi tersebut semaksimal
mungkin, mudah untuk mengetahui identitas peminjam koleksi tersebut, terjaminnya pengembalian pinjaman dalam waktu yang jelas, diperoleh
data kegiatan perpustakaan terutama yang berkaitan dengan pemanfaatan koleksi dan apabila terjadi pelanggaran dapat segera diketahui.
Berdasarkan pendapat di atas dapat diketahui bahwa tujuan pelayanan sirkulasi antara lain agar koleksi yang ada dapat dimanfaatkan secara maksimal
oleh pengguna, identitas peminjam dapat diketahui secara pasti agar pengembalian pinjaman lebih terjamin, dan untuk mengontrol jika terjadi
pelanggaran oleh pengguna pelayanan sirkulasi.
2.3.5 Fungsi Pelayanan Sirkulasi
Fungsi pelayanan sirkulasi berkaitan erat dengan kegiatan yang dilakukan pada bagian sirkulasi tersebut. Jika fungsi pelayanan sirkulasi berjalan dengan
baik maka kegiatan yang ada pada bagian sirkulasi menjadi semakin lancar dan baik pula. Adapun fungsi pelayanan sirkulasi menurut Sulistyo-Basuki 1991:
257, yaitu: a. Mengawasi pintu masuk dan keluar perpustakaan
b. Pendaftaran anggota, perpanjangan keanggotaan, dan pengunduran diri anggota perpustakaan
c. Meminjamkan serta mengembalikan buku, dan memperpanjang waktu peminjaman
d. Menarik denda bagi buku yang terlambat dikembalikan e. Mengeluarkan surat peringatan bagi buku yang belum dikembalikan
pada waktunya f. Tugas yang berkaitan dengan peminjaman buku, khususnya buku
hilang atau rusak g. Bertanggung jawab atas segala berkas peminjaman
h. Membuat statistika peminjaman i. Peminjaman antar perpustakaan
Universitas Sumatera Utara
j. Mengawasi urusan penitipan tas, jas, jaket, mantel, dan sebagainya milik pengunjung perpustakaan
k. Tugas lainnya terutama yang berkaitan dengan peminjaman. Selain itu ada pendapat yang hampir sama dengan pendapat di atas,
Syihabuddin-Qalyubi 2007: 221, menyatakan terdapat beberapa fungsi pelayanan sirkulasi, yaitu sebagai berikut:
a. Pengawasan pintu masuk dan keluar perpustakaan. b. Pendaftaran anggota, perpanjangan keanggotaan dan pengunduran diri
anggota perpustakaan. c. Peminjaman, pengembalian dan perpanjangan waktu peminjaman.
d. Pengurusan keterlambatan pengembalian koleksi yang dipinjam, seperti denda.
e. Pengeluaran surat peringatan bagi buku yang belum dikembalikan pada waktunya dan surat bebas pustaka.
f. Penugasan yang berkaitan dengan peminjaman buku, khususnya buku hilang atau rusak.
g. Pertanggungjawaban atas segala berkas peminjaman. h. Pembuatan statistik peminjaman berupa statistik anggota yang
memperbaharui keanggotaannya, anggota baru, anggota yang mengundurkan diri, pengunjung perpustakaan, statistik peminjam,
statistik jumlah buku yang dipinjam, statistik peminjaman buku berdasarkan subyek, dan jumlah buku yang masuk daftar tandon.
i. Peminjaman antar perpustakaan. j. Pengawasan urusan penitipan tas, jas atau mantel milik pengunjung
perpustakaan. k. Penugasan lainnya, terutama yang berkaitan dengan peminjaman.
Berdasarkan pemaparan pendapat beberapa ahli di atas dapat dinyatakan bahwa ada beberapa fungsi pelayanan sirkulasi, dimana fungsi-fungsi tersebut
berperan penting untuk menciptakan layanan yang berkualitas sesuai dengan aturan dan tugas yang ada sehingga dapat berjalan dengan tertib dan aman dalam
melayani kebutuhan pengguna perpustakaan.
2.3.6 Kegiatan Pelayanan Sirkulasi
Semua kegiatan yang dilakukan pelayanan sirkulasi saling berkaitan, oleh sebab itu layanan sirkulasi disusun dan terkoordinasi sesuai dengan jenis tugas
pada setiap bagian. Menurut Lasa 2004 : 18, “kegiatan dalam sirkulasi meliputi: keanggotaan, pinjaman koleksi, pengembalian koleksi, penagihan, sanksi, surat
keterangan bebas pinjam, dan statistik”. Syahrial-Pamuntjak 2000 : 98, menyatakan “proses pelayanan sirkulasi meliputi kegiatan: keanggotaan,
Universitas Sumatera Utara
peminjaman, pengembalian, perpanjangan, penagihan, sanksi, dan memberikan keterangan bebas pinjaman”. Kegiatan tersebut akan diuraikan pada uraian
berikut:
a. Keanggotaan
Salah satu tugas dibagian sirkulasi adalah menerima pendaftaran anggota perpustakaan dan melayani perpanjangan keanggotaan. Keanggotaan merupakan
tanda bukti bahwa pengguna perpustakaan sudah mendaftarkan dirinya sebagai anggota perpustakaan. Untuk beberapa perpustakaan tugas menerima anggota
perpustakaan ada yang menjadi tanggung jawab bagian administrasi perpustakaan. Mengenai syarat dan jenis keanggotaan berbeda-beda tergantung kepada
kebijakan perpustakaan. Syarat keanggotaan pada perpustakaan yang sudah terotomasi tentu saja berbeda dengan perpustakaan yang masih tradisional.
Menurut Sutarno 2003 : 98, pendaftaran anggota berguna untuk: • Mengetahui jati diri peminjam, memperlihatkan tanggung jawab untuk
mengamankan milik perpustakaan dan melindungi hak pembaca yang • lain, yang memungkinkan ingin mempergunakan dengan baik.
• Mengukur daya guna perpustakaan bagi mereka yang dilayaninya. • Mengukur kedudukan sosialnya dengan jalan mengetahui jumlah buku
yang dipinjam oleh para pembaca. • Mengetahui golongan peminjaman untuk mengetahui pula kebutuhan
mereka, selera yang sesuai dapat dipergunakan sebagai data perbandingan dengan perpustakaan lain, kemudian meningkatkan.
Jenis keanggotaan menurut Rahayuningsih 2007 : 96 meliputi “keanggotaan intern dan ekstern. Anggota intern yaitu anggota yang terdiri dari
orang yang berkaitan langsung dengan lembaganya, sedangkan anggota ekstern yaitu anggota yang terdiri dari orang yang tidak berkaitan langsung dengan
lembaganya”. Tujuan dari kegiatan keanggotaan ini adalah “untuk mengetahui identitas
anggota, alamat, dan golongan, sedangkan secara psikologis bertujuan agar anggota merasa memiliki perpustakaan dan tidak menyalah gunakan perpustakan
tersebut Mudhoffir, 1992 : 69”.
Universitas Sumatera Utara
b. Peminjaman