surya. Sistem buatan manusia human made system adalah sistem yang dibuat oleh manusia. Misalnya, sistem komputer
dan sistem mobil Kadir, 2003.
e. Sistem Sederhana dan Sistem Kompleks
Berdasarkan tingkat kerumitannya, sistem dibedakan menjadi sistem yang sederhana misalnya sepeda dan sistem yang
kompleks misalnya otak manusia Kadir, 2003.
2.3 Konsep Dasar Informasi
Untuk lebih mengenal apa itu data dan apa itu informasi, terlebih dahulu harus mengenal definisi dari data dan informasi itu
sendiri.
2.3.1 Data dan Informasi
Data adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas, dan transaksi, yang tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh
secara langsung kepada pemakai. Data sering kali disebut sebagai bahan mentah informasi. Melalui suatu proses transformasi, data
dibuat menjadi bermakna. Sedangkan informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya
dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang Kadir, 2003. Dan Jogiyanto 2005 mendefinisikan
informasi sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang
menggambarkan suatu kejadian-kejadian event yang nyata fact yang digunakan untuk pengambilan keputusan Jogiyanto, 2005.
2.3.2 Siklus Informasi
Data merupakan bentuk yang masih mentah, belum dapat berceritera banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah
melalui suatu model untuk dihasilkan informasi. Data dapat berbentuk simbol-simbol semacam huruf-huruf atau alphabet,
angka-angka, bentuk-bentuk suara, sinyal-sinyal, gambar-gambar dan sebagainya Jogiyanto, 2005. Jadi, hal yang terpenting untuk
membedakan informasi dengan data, informasi itu mempunyai kandungan makna sedangkan data tidak. Pengertian makna di sini
merupakan hal sangat penting, karena berdasarkan maknalah si penerima dapat memahami informasi bahkan mengambil keputusan
Kadir, 2003. Hal ini dapat dilihat dari siklus informasi yang mengambarkan pengolahan data menjadi informasi. Siklus
informasi atau siklus pengolahan data adalah sebagai berikut:
Masukan Data
Proses Model
Keluaran Informasi
Sumber : Jogiyanto, 2005
Gambar 2.1
. Siklus informasi
2.3.3 Kualitas Informasi
Kualitas informasi quality of information terkadang juga dipakai untuk menyatakan informasi yang baik. Dari sekian
karakteristik yang telah dibahas, kualitas informasi sering kali di ukur berdasarkan Kadir, 2003:
a. Akurat
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas
mencerminkan maksudnya. b.
Ketepatan Waktu
Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai. Karena
informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan
Jogiyanto, 2005. c.
Relevan
Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk setiap pemakai berbeda-beda. Misalnya
informasi mengenai sebab-musabab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih
relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan Jogiyanto, 2005.
2.3.4 Nilai Informasi
Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Kegunaan
informasi adalah untuk mengurangi hal ketidakpastian di dalam proses pengambilan keputusan tentang sesuatu keadaan Jogiyanto,
2005. Akan tetapi perlu di perhatikan bahwa informasi yang
digunakan di dalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan. Sehingga tidak memungkinkan dan sulit
untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah yang tertentu dengan biaya untuk memperolehnya, karena sebagian
besar informasi dinikmati tidak hanya oleh satu pihak di dalam perusahaan. Lebih lanjut sebagian besar informasi tidak dapat
persis ditaksir keuntungannya dengan suatu nilai usang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya Jogiyanto, 2005.
2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi
Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam pengambilan keputusan, maka sistem informasi sangat
diperlukan dalam hal mendapatkan informasi Jogiyanto, 2005.
2.4.1 Pengertian Sistem Informasi
Menurut Jogiyanto 2005 sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang merupakan
kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-
prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu,
memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan
menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan yang cerdik Jogiyanto, 2005.
Pengertian lain mengemukakan bahwa sistem informasi mencakup sejumlah komponen manusia, komputer, teknologi
informasi, dan prosedur kerja, ada sesuatu yang diproses data menjadi informasi, dan dimaksudkan untuk mencapai suatu
sasaran atau tujuan Kadir, 2003. Sedangkan menurut Hall 2001 sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal di mana
data dikelompokkan,
diproses menjadi
informasi, dan
didistribusikan kepada pemakai Kadir, 2003.
2.4.2 Komponen Sistem Informasi
Dalam suatu sistem informasi terdapat komponen-komponen yaitu hardware, software, prosedur, orang, database, jaringan
komputer dan komunikasi data Kadir, 2003:
a. Perangkat keras hardware
Mencakup peranti-peranti fisik seperti komputer dan printer.
b. Perangkat lunak software
Sekumpulan instruksi yang memungkinkan perangkat keras untuk dapat memproses data.
c. Prosedur
Sekumpulan aturan
yang dipakai
untuk mewujudkan
pemrosesan data dan pembangkitan keluaran yang dikehendaki.
d. Orang
Semua pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan sistem informasi, pemrosesan, dan penggunaan keluaran sistem
informasi.
e. Basis data database
Sekumpulan tabel, hubungan, dan lain-lain yang berkaitan dengan penyimpanan data.
f. Jaringan komputer dan komunikasi data
Sistem penghubung yang memungkinkan sumber resources di pakai secara bersama atau diakses oleh sejumlah pemakai.
2.5 Konsep Sistem Informasi Kepegawaian
Konsep dasar sistem informasi ini menjelaskan pengertian kepegawaian, fungsi kepegawaian, dan pengertian sistem informasi
kepegawaian.
Semua perusahaan besar memiliki fungsi sumber daya manusia yang menangani banyak proses khusus yang berhubungan dengan
personil perusahaan. Sistem konseptual yang digunakan dalam mengelola personil disebut sistem informasi sumber daya manusia
human resource information system, McLeod dan Schell, 2004.
2.5.1 Pengertian Kepegawaian
Pegawai atau sumber daya manusia merupakan potensi yang merupakan asset dan berfungsi sebagai modal non material atau
non finansial di dalam organisasi bisnis, yang dapat diwujudkan menjadi potensi nyata real secara fisik dan non fisik dalam
mewujudkan eksistensi organisasi. Sedangkan menurut Nawawi 2000, sumber daya manusia atau pegawai adalah manusia yang
bekerja di lingkungan suatu organisasi disebut juga personil, tenaga kerja, pegawai atau karyawan Samsudin, 2006.
Sumber daya manusia mendukung area fungsional lain dengan membantu mendapatkan personil baru, mempersiapkan personil
untuk melakukan tugasnya, dan menangani semua pencatatan yang berhubungan dengan pegawai dan mantan pegawai McLeod dan
Schell, 2004 Saat pegawai bekerja untuk perusahaan, mereka tidak dikelola
oleh SDM, tetapi oleh manajer area tempat mereka bekerja. SDM karena itu melaksanakan fungsi pendukung, memudahkan arus
sumber daya personil melalui perusahaan McLeod dan Schell, 2004.
2.5.2 Fungsi Kepegawaian
Menurut Cascio kegiatan-kegiatan utama dalam sumber daya manusia adalah sebagai berikut Marwansyah,2010:
a. Cuti Cuti adalah tidak masuk kerja yang diizinkan dalam jangka waktu
tertentu. 1. Cuti Tahunan
Cuti Tahunan yang tidak diambil pada tahun berjalan, dapat diberikan pada tahun berikutnya maksimum 6 hari.
2. Cuti Besar a Pegawai yang bekerja secara terus menerus tanpa
mengambil Cuti Tahunanselama 6 tahun berturut-turut berhak atas Cuti Besar, untuk selama 3 bulan termasuk
Cuti Tahunan pada tahun berjalan. b Untuk
memenuhi kewajiban
Agama Ibadah
hajiUmrohPNS dapat menggunakan cuti besar, dengan catatan dilaksanakan sesuai dengan ketentuan ijin cuti
besar.
3. Cuti karena alasan penting Diberikan untuk alasan Ibu, Bapak, IstriSuami, Anak, Adik,
Kakak, Mertua Menantu sakit keras atau meninggal dunia dan perkawinan pegawai yang pertama.
Prosedur PermohonanPemberian Cuti: a Diajukan kepada atasan langsung secara hirarkis sampai
kepada pejabat yang berwenang memberikan cuti. b Apabila atasan tersebut mengijinkan, dapat diterbitkan surat
ijin cuti. 4. Cuti Sakit
a 2 hari pemberitahuan kepada atasan. b 2 sd 14hari mengajukan kepada pejabat berwenang dengan
melampirkan surat keterangan Dokter. c Cuti sakit diberikan paling lama 1 tahun dan dapat
ditambah 6 bulan apabila dipandang perlu berdasarkan keterangan Dokter.
d Apabila dalam jangka waktu 1 tahun 6 bulan belum sembuh, harus diuji kembali kesehatannya oleh Dokter
Tim penguji kesehatan tersendiri untuk : Dapat bekerja kembali diberikan uang tunggu, dan tidak dapat bekerja
kembali, diberhentikan dengan hormat sebagai pegawai. e Pegawai yang mengalami gugur kandungan berhak atas cuti
sakit paling lama satu setengah bulan.
5. Cuti Bersalin a Untuk Persalinan anak yang pertama dan kedua diberikan
Cuti Bersalin selama 1 bulan sebelum dan 2 bulan setelah melahirkan.
b Untuk persalinan anak ketiga dan seterusnya diberikan cuti diluar tanggungan Negara
6. Promosi dan Mutasi Promosi berarti perpindahan dari suatu jabatan ke jabatan yang
lain yang mempunyai status dan tanggung jawab yang lebih tinggi. Sedangkan Mutasi merupakan perpindahan dari satu
bagian ke bagian lain Samsudin, 2006. 7. Pemensiunan pegawai
Pemensiunan pegawai berarti pemberhentian pegawai dengan hak pensiun, tetapi tidak semua pemberhentian pegawai berarti
pemensiunan pegawai Samsudin, 2006.
2.5.3 Pengertian Sistem Informasi Kepegawaian
Sistem Informasi Kepegawaian adalah sebuah basis data yang berfungsi sebagai penyimpan informasi dan sebagai alat bantu
untuk membuat keputusan secara efektif, sehingga mengurangi jumlah kertas yang digunakan oleh bagian SDM dan menghimpun
banyak data yang dibutuhkan agar informasi SDM dapat disimpan dengan mudah Marwansyah,2010.
2.5.4 Model Sistem Informasi Kepegawaian
Sistem informasi kepegawaian yang membedakan dari sistem informasi fungsional lain adalah beragamnya aplikasi yang
dimungkinkan. Keragaman ini tercemin dalam enam subsistem output
pada model yang diilustrasikan dalam gambar 2.2 di bawah ini McLeod dan Schell, 2004.
Sistem Informasi Akuntansi
Subsistem Intelijen sumber daya manusia
Subsistem riset sumber daya manusia
Database HRIS
Subsistem manajemen angkatan kerja
Subsistem perekrutan Subsistem perencanaan
angkatan kerja
Subsistem kompensasi
Subsistem tunjangan
Subsistem laporan lingkungan
Sumber Internal
Sumber lingkungan
Pengguna Data
Informasi Subsistem
Output
Subsistem Input
Sumber. McLeod dan Schell, 2004
Gambar 2.2
Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Model HRIS meliputi tiga subsistem input : SIA Sistem
Informasi Akuntansi, penelitian sumber daya manusia, dan intelijen sumber daya manusia. SIA menyediakan data personil
berkaitan dengan keuangan. Penelitian sumber daya manusia
memperkaya database dengan data dan informasi yang diperoleh melalui proyek penelitian khusus. Intelijen SDM mengumpulkan
data dan informasi dari semua elemen lingkungan kecuali pemegang saham dan pemilik, serta pelanggan McLeod dan
Schell, 2004. Database
HRIS bukan hanya data mengenai pegawai tetapi juga mengenai perorangan dan organisasi di lingkungan perusahaan
yang mempengaruhi arus personil. Output
HRIS paling sering berbentuk laporan periodik dan database queries
. Output dihasilkan oleh perangkat lunak pesanan atau siap pakai, yang merupakan hasil kerja sama SI dan SDM.
2.5.4.1 input masukan
tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui data apa saja yang menjadi masukan pada sistem yang berjalan. Masukan
sistem yang berjalan adalah :
1. Formulir Daftar Riwayat Hidup Pegawai
Formulir daftar riwayat hidup diberikan oleh Bagian Kepegawaian kepada pegawai untuk mendata riwayat hidup pegawai.
2. Surat Usul Pensiun
surat yang menyatakan seorang pegawai mengajukan pensiun. Surat Usul pensiun dikelompokkan sebagai dokumen.
3. Formulir cuti
Formulir cuti diisi oleh pegawai untuk diberikan ke Bagian Kepegawaian untuk mendapat persetujuan cuti.
2.5.4.2 Ouput Keluaran
1. SK Pensiun
Surat Keputusan
pensiun yang
dikeluarkan oleh
Bagian Kepegawaian kepada pegawai yang mengajukan permohonan
pensiun. 2.
Laporan Pensiun Laporan yang dibuat Bagian Kepegawaian untuk Manajer yang
memberi informasi apakah pegawainya diterima atau ditolak. 3.
Laporan Data Pegawai Laporan yang berisi data pegawai.
4. Laporan Cuti
Laporan yang dibuat Bagian Kepegawaian untuk Manajer yang memberi informasi apakah cuti pegawainya disetujui atau tidak.
2.6 Pengamanan Sistem Informasi Kepegawaian
Guna mempertahankan keamanan dan privasi catatan-catatan sistem informasi kepegawaian, perusahaan-perusahaan hendaknya
Rivai dan Sagala, 2009: 1. Membatasi akses ke sistem informasi kepegawaian dengan
mengendalikan akses ke komputer dan arsip-arsip data. Ada baiknya files yang berisi informasi penting diamankan dengan
memberikan kata-kata sandi password. 2. Memberikan akses ke bagian-bagian yang berbeda dari basis
data dengan menggunakan kata-kata sandi dan kode-kode khusus.
3. Memberikan izin untuk mengakses informasi pegawai-pagawai hanya berdasrkan kepentingan tertentu saja.
2.7 Rapid Aplication Development RAD 2.7.1 Tentang RAD
RAD adalah Metode yang memilki tujuan yang sama seperti prototyping
, yaitu memberikan respon yang cepat pada kebutuhan pemakai, tetapi dengan lingkup yang lebih luas. RAD adalah
seperangkat strategi, metodologi peralatan yang terintegrasi yang ada dalam satu kerangka kerja menyeluruh yang disebut
information engineering McLeod, 2004.
Adapun metode Sistem Informasi Kepegawaian ini,
menggunakan Rapid Application Development RAD, yang memiliki tahapan-tahapan berikut Kendall, 2008:
1. Perencanaan Syarat-syarat Dalam fase ini, User dan peneliti mengidentifikasi tujuan-
tujuan aplikasi atau sistem serta mengidentifikasi syarat- syarat informasi yang ditimbulkan dari tujuan-tujuan
tersebut. Fase ini memerlukan peran aktif dari kedua belah pihak tersebut. Selain itu juga melibatkan User dari beberapa
level yang berbeda dalam organisasi. Orientasi dalam fase ini ialah menyelesaikan problem-problem yang ada. Meskipun
teknologi informasi dan sistem bisa mengarahkan sebagian dari sistem yang diajukan, fokusnya akan selalu tetap pada
upaya pencapaian tujuan perusahaan. 2. Workshop Design
Fase ini untuk merancang dan memperbaiki yang dapat digambarkan sebagai workshop. Selama workshop desain
RAD, User merespon working prototype yang ada dan menganalisis, memperbaiki modul-modul yang dirancang
menggunakan perangkat lunak berdasarkan respon User. 3. Fase Implementasi
Analis bekerja secara intens dengan pengguna selama workshop design
untuk merancang aspek-aspek bisnis dan
non-teknis dari perusahaan. Segera setelah aspek-aspek ini disetujui dan sistem dibangun dan disharing, sub-sub sistem
di ujicoba dan diperkenalkan kepada perusahaan.
2.8 Strategi Pengembangan
